Bandhan Life führt Teams mit Jira und Confluence Cloud zusammen

Herausforderung: Die indische Versicherungsgesellschaft Bandhan Life suchte eine bessere Möglichkeit, um Teams und Aufgaben firmenweit miteinander zu vernetzen. Das Ziel war, die Zusammenarbeit, die Nachverfolgung, die strategische Ausrichtung und die Sichtbarkeit zu verbessern.

Lösung: Das Unternehmen erweiterte die Verwendung von Jira und Confluence und schuf dadurch ein einheitliches, kollaboratives Arbeitssystem.

Ergebnis: Durch die Zentralisierung fast aller Teams in Jira und Confluence konnte Bandhan Life nicht nur die ursprünglichen Ziele erreichen, sondern auch Zeiteinsparungen in den Bereichen Projektmanagement und Berichterstattung erzielen.

Erstellung einer digitalen Versicherungslösung mit einem vernetzten System of Work

Bandhan Life ist Indiens erste Versicherungsgesellschaft, die digitale und verteilte Arbeitsmodelle einsetzt. Das Team hat mutige Pläne, einen Wandel in der Branche anzustoßen, um das Benutzererlebnis für Mitarbeiter, Kunden und Partner zu optimieren.

Traditionell sind Prozesse im Lebensversicherungsbereich in hohem Maße manuell und beinhalten viel Papierkram und Dokumentation. Sicherheit ist auch ein Schlüsselanliegen, da in der Branche vertrauliche Informationen mit hohem Betrugsrisiko bearbeitet werden.

Für Bandhan Life war der Übergang zu einem neuen Modell ein ehrgeiziges Ziel. Dem Team war bewusst, dass der Prozess und die Plattform des Unternehmens angepasst werden musste, um diesen Schritt zu ermöglichen.

Auf der Suche nach einem zentralisierten System für Kommunikation, Zusammenarbeit und Abstimmung

Die täglichen Abläufe bei Bandhan Life erfordern oft die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Parteien, beispielsweise wenn Mitarbeiter neue Vertriebspartner (wie Banken und Versicherungsmakler) für den Verkauf von Lebensversicherungen aufnehmen. Da so viel Koordination erforderlich war, gehörte es zu den zentralen Prioritäten dieser digitalen Transformation, die Zusammenarbeit zu vereinfachen.

Bevor Bandhan den Einsatz von Atlassian-Tools ausweitete, hatten die Mitarbeiter für jeden Workflow eigene Prozesse. Ein Großteil der Arbeit wurde in Excel erfasst und über Slack, per E-Mail und in Microsoft Teams kommuniziert. Die Informationen waren in diesen Systemen isoliert, weshalb Mitarbeiter plattformübergreifend nach Informationen suchen mussten oder auf die Hilfe von Kollegen angewiesen waren.

Das führte zu Reibungen und machte Arbeitsvorgänge langsam, aber erschwerte vor allem die Berichterstellung und Priorisierung. Bei mehr als 120 Projekten in 25 Abteilungen war es eine Herausforderung für Führungskräfte, Einblicke in den Fortschritt von Aufgaben zu erhalten und Ressourcen zuzuweisen, insbesondere bei anderen Standorten und Geschäftsbereichen.

"Allein die Erstellung eines Projektfortschritt-Berichts hat uns zwei Arbeitstage gekostet", erklärt Shahid Hussain, Vice President of the CEO's Office. "Der Bericht musste erstellt, überprüft und dann erneut bearbeitet werden, bevor er überhaupt bereit war, der Führungsetage vorgelegt zu werden."

Kiran Belsekar, Executive Vice President of CISO and IT Governance, fügt hinzu: "Eigentlich sind wir eine standortunabhängige Organisation. Aber es wurde immer schwieriger, Projekte zu verfolgen, tägliche Check-ins durchzuführen und einen Überblick über die Arbeit der Mitarbeiter zu behalten. Die ganze Belegschaft zeigte vollen Einsatz, doch die gewünschten Geschäftsergebnisse blieben leider aus."

Bandhan Life benötigte ein vernetztes System of Work, mit dem Fortschritte erfasst, Teams auf Kurs gehalten und Einblicke in einzelne Aufgaben und die Erreichung der übergeordneten Ziele erlangt werden konnten. "Wir wollten für breite Transparenz sorgen, um unsere Aktivitäten besser an den Unternehmenszielen auszurichten und die Mitarbeiter vor Informationssilos zu bewahren", so Belsekar.

Erweiterung von Jira und Confluence zu einem System of Work, unterstützt von Padah Solutions

Bandhan Life zog Padah Solutions als Solution Partner hinzu, um Hilfe bei der Lösung dieser Herausforderung zu erhalten. Priti Kumar, Gründer von Padah Solutions, empfahl, die Nutzung von Atlassian innerhalb des Unternehmens auszuweiten, anstatt ein neues Tool einzuführen. Die technischen Teams von Bandhan Life waren bereits langjährige Jira-Benutzer, daher schien ein vollständiger Umstieg auf Atlassian Cloud sinnvoll.

Um den Anforderungen verschiedener Geschäftsfunktionen gerecht zu werden, setzte Padah Solutions sowohl agile als auch Wasserfall-Jira-Boards ein. Das Unternehmen hat Jira auch in Microsoft Outlook und Teams integriert, sodass Bandhan Life diese Tools effizienter nutzen und die Kommunikation zentralisieren konnte.

"Padah hat unsere Anforderungen analysiert und effektive Lösungen entwickelt", sagt Shahid. "Wir hielten während des gesamten Prozesses häufig Rücksprache mit Padah. Aufgrund des Engagements und der Expertise mit Jira konnte dieser Prozess sehr schnell abgeschlossen werden."

Jira und Confluence: die perfekten Tools für die kollaborative Kultur von Bandhan Life

Heute dient Atlassian Cloud für nahezu das gesamte Unternehmen als Plattform für die Zusammenarbeit. Teams verwenden Jira zur Zusammenarbeit sowie zur Verfolgung von Vorgängen und Confluence als zentrale Wissensdatenbank. "Die Tools von Atlassian sind Teil unserer Unternehmenskultur geworden", sagt Kiran. "Jede Initiative beginnt in Jira."

Jetzt können die Teams von Bandhan Life problemlos während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts zusammenarbeiten, egal wie viele Personen involviert sind.

Von Anfang an erstellen Teams umfassende, durchgängige Roadmaps für die Priorisierung und Planung mit Jira Plans. Dann werden Vorgänge automatisch in Jira erstellt, Aufgaben zugewiesen und Zeitleisten festgelegt. Mitarbeiter nutzen Jira und Confluence, um während der Planung und Ausführung zu kommunizieren und so allen zu helfen, aufeinander abgestimmt zu bleiben, Abhängigkeiten zu verwalten und Verzögerungen zu minimieren. "Fast jeder ist von einer anderen Funktion abhängig, und mit Jira sind diese Abhängigkeiten leicht nachzuvollziehen", sagt Shahid. "Berichte zeigen deutlich, welche Teams in Bezug auf Support und Ergebnisse voneinander abhängig sind."

Dashboards und Filter in Jira machen es außerdem leicht, Fortschritte und wichtige Meilensteine zu verfolgen, sodass Manager nicht mehr manuell Status-Updates sammeln oder Zeit investieren müssen, um einen Bericht zu erstellen. "Wir können jetzt viel schneller erkennen, welches Projekt sich in welcher Phase befindet und welches die höchste Priorität hat", sagt Shahid. "Wir haben einen Echtzeitüberblick über das Geschehen, was das Peer-to-Peer-Verantwortungsbewusstsein fördert."

Zusammenarbeit, Kommunikation und Sichtbarkeit: gemeinsam wichtige Ergebnisse erzielen

Seit der Vereinheitlichung mit dem System of Work von Atlassian hat Bandhan Life messbare Verbesserungen in den Bereichen Geschwindigkeit, Sichtbarkeit und Effizienz verzeichnet. "Wir sind eine sehr ergebnisorientierte Organisation. Mit Jira und Confluence können wir unsere Bemühungen in dieser Hinsicht verstärken und neue Maßstäbe für ein standortunabhängiges, digitales Arbeitsmodell setzen", so Hussain.

90 % Akzeptanz in 90 Tagen

Padah Solutions unterstützte Bandhan Life dabei, Jira und Confluence gemäß den individuellen Anforderungen der unterschiedlichen Teams zu konfigurieren, was die Akzeptanz im Unternehmen stark begünstigte. In nur drei Monaten entwickelten sich die Atlassian Cloud-Tools zu einem integralen Bestandteil des Arbeitsalltags bei 90 % der Benutzer.

30 % weniger Zeitaufwand für das Projektmanagement

Mit Jira und Confluence besteht kein Bedarf, Stakeholder persönlich zu kontaktieren, um den Fortschritt einzuschätzen. In den über 100 Jira-Boards, die in den Projekten von Bandhan Life genutzt werden, finden die Manager alle erforderlichen Informationen. Seit der Umstellung benötigen Manager 30 % weniger Zeit für die Überwachung und Verwaltung von Projekten, wodurch sie mehr Zeit für wertvollere Aufgaben haben.

Steigerung der individuellen Produktivität um 20 %

Vor Jira und Confluence mussten Mitarbeiter jeden Tag Systeme durchsuchen, Kollegen um Hilfe bitten und Abhängigkeiten und Genehmigungen verwalten. Der Großteil dieser Arbeit fällt mit Jira und Confluence einfach weg. Das bedeutet tägliche Einsparungen von etwa 1,5 Stunden pro Mitarbeiter.

Einsparungen von 400 Stunden pro Jahr bei der Berichterstellung

Vor der Zentralisierung in Atlassian Cloud waren Teams zwei Tage lang mit der Erstellung eines Berichts beschäftigt, wenn die Führungsebene über den Fortschritt eines Projekts informiert werden sollte. Jira hat das fast komplett automatisiert und damit für Einsparungen von etwa 100 Stunden pro Quartal bzw. 400 Stunden pro Jahr gesorgt.

95 % der gesamten Kommunikation in Jira erfasst

Die gesamte projektbezogene Kommunikation (für alles außer Außendienstarbeiten) wird jetzt in Jira erfasst und ist nicht mehr über Excel, E-Mails, Slack und Teams verstreut, sodass Mitarbeiter nun besser über den Fortschritt und Status ihrer Vorgänge informiert sind. "Wir verfügen über umfassende Einblicke, schon bevor die Arbeit überhaupt beginnt", erklärt Shahid. "Jede Initiative wird in Jira eingegeben und eine Trigger-E-Mail informiert alle darüber, dass sie gestartet wurde."

Priorisierung in Echtzeit

Mit mehr Transparenz und einfacherer Berichterstellung können Mitarbeiter schneller Entscheidungen treffen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Führungskräfte können auch dynamisch und gemeinsam Prioritäten setzen und den Status jedes Projekts während einer Besprechungen über Jira einsehen, anstatt sich auf einen statischen Bericht verlassen zu müssen.

Weil jeder den Status und die Wichtigkeit eines Projekts auf einen Blick in Echtzeit einsehen kann, fällt es Mitarbeitern auf allen Ebenen des Unternehmens – nicht nur in Führungspositionen – leichter, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. "Mit Jira und Confluence gelingt es allen, automatisch die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren und auf bessere Endergebnisse hinzuarbeiten", sagt Shahid.

Die richtige Plattform und die richtigen Partner leiten für indischen Versicherer eine neue Ära ein

Die Vereinheitlichung von Jira und Confluence Cloud hat nicht nur die Mitarbeitererfahrung bei Bandhan Life verbessert. Auch Vertriebspartner, die ihre Policen verkaufen, und Kunden des Unternehmens profitieren davon. "Wir haben bei der Produktbereitstellung und beim Partner-Onboarding eine Geschwindigkeitssteigerung festgestellt", erklärt Hussain.

Mit den Atlassian Cloud-Tools und der Unterstützung von Padah Solutions setzen die Teams von Bandhan Life ihre Vision einer praktikableren digitalen Versicherungserfahrung für Mitarbeiter, Partner und Kunden im ganzen Land um.