Trinta dias para mais inovação e satisfação dos colaboradores: a história de migração na nuvem da Lucid

Uma “tempestade perfeita” antecipa uma rápida migração para a nuvem

Com o tempo, a tecnologia de nuvem se fortaleceu e se tornou o padrão do setor, enquanto as ferramentas baseadas em servidor ficaram mais caras e difíceis de manter. O gerenciamento dos plug-ins era complicado, as atualizações contínuas precisavam ser implementadas de modo manual e a capacidade diminuía à medida que a Lucid crescia.

Em 2019, a empresa fez o upgrade para o Atlassian Data Center para diminuir algumas das complicações operacionais da manutenção de ferramentas no local e aproveitar uma experiência mais moderna. Ela sabia que migrar para a nuvem era seu objetivo final — era apenas uma questão de tempo.

“A gente queria a posição de líder no setor. Não se vê líderes no setor de SaaS usando soluções no local”, diz David. “Na empresa, a gente agrega valor criando recursos, tornando o produto mais estável e inovando. Todo o tempo que a gente passa na manutenção de ferramentas internas é um custo de oportunidade perdida.”

Além de seguir as práticas recomendadas do setor e reduzir a sobrecarga de manutenção, a Lucid também queria realizar a migração para que pudesse utilizar seus próprios produtos baseados em nuvem e seus apps exclusivos do Atlassian Cloud da mesma forma que seus clientes fazem (um passo inestimável para incentivar a empatia e a inovação), melhorando a segurança e possibilitando acesso remoto aos funcionários.

À medida que a Lucid avaliava os custos e os benefícios da migração na nuvem a cada ano, essa transição se tornou favorável em 2020. A decisão foi fácil graças a todas as análises realizadas ao longo dos anos. David diz que foi “enfim, uma tempestade perfeita” de ter os motivos e as pessoas certas, alinhados no momento certo.

Foco, validação, comunicação: os três segredos da Lucid para realizar a migração em um mês

Com uma visão bem definida de poder praticar o que prega (trabalhar na nuvem) e um cronograma agressivo para atingir essa meta (30 dias), a Lucid e a Oxalis começaram a se preparar para a migração, se concentrando em mover apenas os ativos mais importantes e essenciais. “Como empresa, a gente decidiu que chegar à nuvem era mais importante do que garantir 100% de paridade com o que havia no local. Isso fez uma grande diferença”, lembra David. “A gente tem uma filosofia interna de que, se não estiver mais agregando valor, a gente não vai continuar investindo recursos e nem manter essa opção.”

Essa filosofia serviu de base para a governança de plug-ins da Lucid ao longo do tempo. Já haviam sido identificados quais plug-ins não eram mais muito utilizados ou seriam muito difíceis de mover, o que ajudou a Oxalis e a Lucid no planejamento da migração na nuvem. Em vez de ter que fazer um mapeamento extensivo de funcionalidades antigas para novas, a equipe identificou o que queria e precisava mover e deixou todo o resto de lado.

O Jira Cloud Migration Assistant, ferramenta atualizada da Atlassian, também foi útil ao tornar o mapeamento de usuários mais intuitivo, dando suporte mais avançado para tipos de campo personalizados e permitindo a migração de quadros entre projetos. Economizar tempo nessas tarefas significava que a Lucid poderia se concentrar mais nos testes, o que era importante não apenas para evitar problemas, mas também para ganhar adesão e gerenciar mudanças organizacionais. Foram convidados cerca de 20 testadores em toda a empresa, para que a engenharia pudesse ver como o ambiente de nuvem funcionava para vários casos de uso.

"A Oxalis descobriu que uma cadência de testes de migração em conjunto com o UAT ajuda a socializar as pessoas com as diferenças entre as implementações no local e na nuvem da Atlassian”, diz Jake. “Foram obtidos os melhores recursos da documentação interna da Atlassian e da Lucid para comunicar o que esperar com clareza e antecedência, dando aos funcionários a confiança de que há um plano para garantir uma experiência estável."

Esses investimentos intencionais em testes e comunicação valeram a pena, pois a Lucid realizou diversas simulações e iniciou a migração para a nuvem apenas algumas semanas depois. A migração foi concluída em um fim de semana e sem apresentar maiores dificuldades. "Como a gente tinha realizado várias simulações e testes de aceitação do usuário (UATs) em várias instâncias, houve apenas um item problemático no dia da migração. A gente corrigiu na hora", diz David.

A mudança foi tão tranquila que os funcionários mal perceberam sua implementação. "Quando as pessoas voltaram na segunda-feira, a maioria não percebeu nenhuma mudança, ou seja, a gente alcançou o objetivo pretendido. Eles sabiam apenas que era possível acessar o sistema pelo telefone", diz David. As pessoas que expressaram preocupação com a perda de dados ou com interrupções em seus trabalhos tiveram uma ótima surpresa. Muitas horas e semanas depois, era como se eles estivessem trabalhando no Atlassian Cloud desde sempre. "Quando soube que a gente estava migrando para o Atlassian Cloud, fiquei preocupada com o impacto que o processo poderia ter nos dados e no fluxo de trabalho que eu tinha. Agora, já não consigo me lembrar de como era trabalhar fora da nuvem”, diz Emma Reece, Especialista sênior em garantia de qualidade.

Os funcionários também estão aproveitando a experiência melhorada e os recursos úteis do Atlassian Cloud. "A interface do Jira Software é melhor e a experiência é mais suave", explica o gerente de produtos, Chance Ramey. "O Advanced Roadmaps também faz toda a diferença. Conforme as prioridades mudam, dá para atualizar os planos com rapidez e acompanhar melhor se a gente está pronto para os lançamentos."

Grande economia de tempo, além da satisfação inestimável dos funcionários

Com apenas 30 dias após a decisão de migrar, a Lucid trabalhava em perfeitas condições no Atlassian Cloud e aproveitava a velocidade, a segurança e a experiência tranquila esperada há anos. “A gente pôde parar de se preocupar com a manutenção do banco de dados, a manutenção e configuração do servidor, a automatização da configuração do Data Center e as diferenças nos ambientes. A gente sabe que a Atlassian vai corrigir as vulnerabilidades que surgirem. Há menos coisas com as quais a equipe de SRE precisa estar ciente e se preocupar. Ela consegue fazer o gerenciamento consistente do nosso ambiente de produção, o que alivia o estresse, a quantidade de testes que precisam ser feitos e muito mais”, diz David.

A equipe de David também economizou um tempo significativo em correções, escalabilidade e interrupções, muitas das quais exigiam esforço, mas não agregavam muito valor. “A equipe de SRE foi a que mais se beneficiou. Agora, há uma economia de 25% do tempo de trabalho semanal no Atlassian Cloud”, segundo ele. “Pelo menos duas vezes por mês, um dos dez membros da equipe teria que parar o que estava fazendo e passar de cinco minutos a algumas horas consertando algo. Em seguida, houve as atualizações e revisões. Também foi difícil ajustar a escalabilidade. Cada tarefa em si levava apenas alguns minutos, mas somadas, elas não agregavam muito valor e, muitas vezes, geravam interrupções durante reuniões ou nos fins de semana. Hoje, todas essas atividades não existem mais”, explica David.

Com menos interrupções e tarefas tediosas, além de maneiras mais simples de trabalhar e colaborar, os funcionários da Lucid enfim experimentam o mesmo contentamento que seus clientes. À medida que continuam avançando, a equipe espera ter o Atlassian Cloud ao seu alcance e a Oxalis ao seu lado para apoiar a satisfação dos funcionários, impulsionar a produtividade e ajudar os clientes a construírem seu futuro.