O Departamento de Serviços de Saúde da Califórnia modernizou e economizou milhões com o Atlassian Cloud Enterprise

Uma agência estabelecida enfrenta obstáculos — e oportunidades — na missão significativa

Silos e tecnologias ultrapassadas atrapalham até mesmo os pensadores governamentais mais avançados e os mais ambiciosos, desafio que o Departamento de Serviços de Saúde da Califórnia (DHCS) estava enfrentando em primeira mão. Cada divisão estava correndo na direção dos seus objetivos, mas com ferramentas e processos diferentes, muitos sentiam que estavam correndo em direções diferentes.

Vendo oportunidades nesses desafios, o chefe de engenharia e fábrica de modernização da DHCS, Ryan Mosley e a defensora da Atlassian Enterprise, Elisa Aviles-Bodoin, começaram a conhecer a solução de ouro para o Golden State: padronizar com as ferramentas da nuvem da Atlassian para acelerar o progresso em direção ao objetivo de oferecer acesso equitativo a cuidados de saúde de qualidade, levando a uma Califórnia saudável para todos.

Modernizar e padronizar economiza 2,2 milhões de dólares em apenas um projeto

O DHCS vinha usando aos poucos o Jira Software Cloud e o Confluence Cloud há anos, junto com várias outras ferramentas, incluindo a versão desatualizada do SharePoint. Quando a agência começou a adotar metodologias ágeis e adicionou mais licenças da Atlassian, o uso começou a crescer com naturalidade.

À medida que mais pessoas adotaram as ferramentas da Atlassian, a Equipe de Modernização da DHCS percebeu que os funcionários estavam trabalhando mais rápido, colaborando mais e descobrindo novos jeitos de melhor servir uns aos outros e aos residentes em todo o estado. Quando Ryan mostrou aos líderes como os funcionários estavam usando a Atlassian e como a equipe poderia melhorar o gerenciamento do portfólio de toda a empresa ao padronizar a plataforma, todos estavam de acordo.

“O uso começou a se expandir para várias seções e programas dentro e fora da equipe de modernização”, diz Ryan. “Quando a comunicação e a entrega da equipe de modernização ofereceram novos níveis de transparência e informações em tempo real ao escritório do diretor, se tornou a decisão mais consciente [padronizar a Atlassian].”

Para apoiar a adoção, a equipe de Ryan colaborou com o arquiteto empresarial do DHCS Joe Chavez, a administradora do Jira Christine Corona e a representante do Atlassian Enterprise Elisa Aviles-Bodoin, em uma estratégia simples de gerenciamento de mudanças. “O gerenciamento de mudanças não é algo que a gente tem recursos permanentes para apoiar, então a gente conta com os primeiros usuários e permite que eles divulguem as ferramentas. A gente também tem reuniões da comunidade da Atlassian para discutir os desafios com os quais as pessoas estão lidando”, explica Ryan.

À medida que mais divisões começaram a trabalhar na mesma plataforma moderna, as equipes acharam mais fácil colaborar e trabalhar com mais rapidez, resultando em economias significativas. “Um projeto levou 18 meses para começar a funcionar. Depois de adotar a Atlassian e aprender formas mais valiosas de usar as ferramentas, a próxima levou seis meses. Ao monitorar tudo no Jira e em todas as ferramentas do desenvolvedor, a gente reduziu o custo de configurar a equipe e entregar o produto de US$ 2,8 milhões para US$ 600.000”, diz Ryan.

Com o aumento do uso, a Equipe de Modernização do DHCS optou por padronizar com os produtos da nuvem da Atlassian para escalabilidade, administração e governança centralizadas, segurança de nível corporativo e suporte dedicado. Depois de começar com o Confluence e o Jira Software Cloud Premium, o DHCS fez o upgrade para o plano Enterprise em 2021. Eles já aumentaram para 4.000 usuários, o que torna o DHCS uma das maiores agências governamentais do Atlassian Cloud Enterprise.

Libere recursos para se concentrar no trabalho que mais importa

Com a fonte central de verdade e plataforma de colaboração baseada em nuvem para milhares de usuários, as divisões do DHCS tiveram melhorias nas áreas de foco. Os líderes do Gabinete do Diretor também podem acompanhar o progresso e os programas no nível do portfólio. A TI em especial, está entusiasmada com os avanços nas principais iniciativas: segurança e privacidade, manutenção e operações, governança e gerenciamento de portfólio.

1. Segurança e privacidade

Com o Jira Software, as equipes têm a visão mais abrangente dos níveis de segurança da agência e de quaisquer riscos em sistemas e dados. Agora que o DHCS está na nuvem da Atlassian, eles não precisam se preocupar com a manutenção do servidor. “Eu tive que manter a infraestrutura de servidores no passado. Não é agradável”, diz Jeff Garrett, gerente técnico de produto e evangelista de DevOps. “Estar no Atlassian Cloud Enterprise significa que a gente não precisa mais fazer isso. Além disso, a gente pode adicionar e remover aplicativos com rapidez.”

2. Manutenção e operações

A TI gostou de migrar para o gerenciamento e monitoramento centralizados na nuvem, além de usar o Jira Software para rastreamento e teste (com a ajuda do aplicativo Xray Test Management).

3. Governança Empresarial

O DHCS centralizou e aprimorou a governança com a ajuda do Atlassian Cloud Enterprise. “Essas ferramentas ajudam a gente a viabilizar a conversa sobre governança. Eles apoiam a visibilidade do que a gente está fazendo e permitem que a gente cresça e amadureça”, diz Ryan.

A integração das ferramentas da Atlassian entre si e com outras ferramentas de produtividade de TI, como o Slack, criou ainda mais eficiência, melhorou o gerenciamento do conhecimento e facilitou a escalabilidade.

“A gente tentou não enterrar as coisas dentro dos itens do Jira. Se a gente corrigir o bug, extraímos essas informações para o Confluence e a gente exibe para outras pessoas. A gente também publica as alterações do Confluence e do Jira no Slack, o que deixa ainda mais fácil pesquisar tickets enquanto estou conversando com alguém”, explica Joe. “Também há vários pequenos projetos em que eles conseguiram escalar, por exemplo, da equipe de um para cinco usando um espaço do Confluence para anotar o que fazem e compartilhar com novos membros da equipe.” Ryan acrescenta: “No geral, as pessoas podem encontrar o que precisam quando precisam, em vez de esperar pela próxima reunião. Isso com certeza nos ajudou a eliminar as reuniões.”

Menos tempo gasto em reuniões e gerenciamento significa que a TI pode se concentrar no que faz de melhor: viabilizar a tecnologia que ajuda a agência a atender melhor os cidadãos da Califórnia.

Bridging IT and business for successful portfolio management

Beyond IT, business and program teams are enjoying Atlassian tools just as much – proof that Modernization’s early adopter strategy is working. “The business teams, like Communications, are really happy with the fact that we could stand up a work management template project so quickly, and they can be on their way,” Christine explains. Ryan adds, “Jira helps us have repeatable processes. The Contracts Team uses Jira to track procurements, so now I can see when a procurement is going to be finalized and when resources are going to hit the ground.”

These improvements in visibility have been invaluable when it comes to portfolio management. “The big win with Atlassian is communicating business needs and engineering execution, and bridging the two,” Ryan says. “It helps us narrow our focus into what’s most important to the business. From the portfolio view, we can see the timeline to deliver a technical initiative, then drill all the way down to the dev teams that are delivering on those goals, as well as see from the bottom up. From the portfolio management standpoint, it's really helped that communication from the program to the technical level.”

From elevating security and speed, to making information easier to find, use, and share, DHCS is seeing vast improvements for teams of all types and all tiers.

Improving the health of the agency and the citizens it serves

Optimizing DHCS’s platforms and processes with Atlassian Cloud Enterprise has not only helped improve visibility, collaboration, and delivery at the individual and team levels, but also increased speed and savings for the agency.

Now that Jira Software and Confluence Cloud are DHCS’ single source of truth, the agency is planning to expand their Atlassian platform to include Opsgenie for alerting and on-call management, Statuspage for incident management, and Jira Align to link strategy to execution so they can enhance service delivery to the state’s residents: the heart of their work.

“Bringing the business and technology together to deliver on our initiatives is the core of success,” Ryan says. “Adding to our Atlassian tool set will contribute to our evolution here at DHCS and make sure we’re all moving in the same direction and focused on the most important initiatives. It’s only going to help our organization become more efficient at delivering those services to Californians.”