Doodle impulsionou a inovação com o Jira Product Discovery

Um inovador em agendamentos, com a missão de manter a vantagem com a estratégia

O Doodle foi a primeira ferramenta de agendamento on-line e ainda é a única famosa por reunir muitas pessoas. Ele ganhou fama com a função de votação em grupo, que convida os participantes da reunião a votarem no horário preferido. Ainda hoje, a empresa é conhecida como líder em agendamento de um para muitos, de reuniões de equipe e retiros corporativos a casamentos e encontros de amigos.

Para o diretor de tecnologia Jens Naie e a ex-diretora de produtos Stephanie Leue, esse foco em unir as pessoas é o que torna o Doodle especial. “Há uma forte conexão entre nossos clientes e nossa empresa”, diz Stephanie. “As pessoas falam sobre o Doodle com alegria.”

O ingrediente secreto do Doodle? Estratégia ampliada

Para se manter competitiva no agora lotado espaço de agendamento on-line, a equipe do Doodle precisava aprimorar as ofertas e permanecer fiel à missão de simplificar ao máximo o agendamento de um para muitos. Caso contrário, a empresa corria o risco de perder clientes satisfeitos, participação de mercado e a vantagem de ser a pioneira.

Quando Stephanie assumiu o cargo de CPO, a paixão e a ética de trabalho das equipes estavam claras. Porém, a empresa parecia o que ela chama de "fábrica de funções". Eles estavam lançando muitas funções úteis, mas não havia uma estratégia de produto clara e centralizada que as vinculasse às metas gerais do Doodle.

"A gente contava com ótimos pesquisadores, que faziam um trabalho incrível, mas as coisas que eles descobriam nunca eram convertidas em um trabalho real com o produto”, lembra Stephanie. As equipes achavam difícil priorizar o trabalho, manter a vantagem competitiva do Doodle e se sentir conectadas umas com as outras e com a missão da empresa.

Foi quando Jens e Stephanie decidiram começar a usar o Jira Product Discovery para mapear o roteiro de toda a empresa. A equipe de engenharia já usava o Jira Software há muito tempo, então o Jira Product Discovery foi o complemento perfeito. O Doodle adicionou o Jira Product Discovery para apoiar o modelo de priorização de Timofey — a versão expandida do modelo Double Diamond — em toda a empresa. Hoje, todas as equipes usam essa estrutura, o Jira Product Discovery e o Jira Software para priorizar, planejar e gerenciar o trabalho, alinhando todos no Doodle.

Meta da Doodle: mudar de uma fábrica de recursos para líder em programação estratégica

Stephanie começou a trabalhar na Doodle em março de 2022 como diretora de produto. Quando foi promovida a CPO no ano seguinte, ela se concentrou em melhorias estratégicas.

Até então, a priorização da Doodle era relativamente ad hoc. A equipe de produto estava lançando muitas funções, mas elas não faziam parte de uma estratégia coesa. Na época, a engenharia usava quadros Kanban no Jira Software há 15 anos. Essas ferramentas e métodos funcionaram bem para a equipe, mas não estavam conectados a outras partes da empresa.

“O planejamento estratégico era basicamente colocar notas adesivas em um quadro do Miro”, lembra Stephanie. “As pessoas perguntavam por que estavam fazendo as coisas, e nem sempre tínhamos uma boa resposta”, acrescenta Jens.

Além disso, como os executivos não viam no que as equipes estavam trabalhando, eles verificavam com frequência, às vezes diariamente, por e-mail ou pelo Slack. Isso acabava distraindo e desmotivando muitos membros da equipe. “Se eu fico perguntando à minha equipe: 'No que você está trabalhando? Como está o progresso?' todos os dias, isso gera estresse”, diz Stephanie. “Eles vão sentir que estou fazendo microgestão, quando, na verdade, só preciso de transparência.”

Essa situação não refletia os valores de excelência e entusiasmo da Doodle. Mas Jens e o ex-diretor de agilidade nos negócios Timofey Yevgrashin tinham uma solução em mente.

Estrutura e transparência deixam as equipes ligadas na estratégia

Stephanie queria transformar a Doodle de uma “fábrica de funções” em uma organização mais cuidadosa e estratégica. Sua visão era que cada ação, tarefa e iniciativa se conectasse a uma meta de negócios e que cada pessoa entendesse como seu trabalho se encaixa no panorama geral.

Para atingir essas metas, Stephanie e Jens começaram adotando uma nova estrutura de priorização para toda a empresa, não apenas para a equipe de produto. No início, ela não achou que uma ferramenta pudesse resolver esse problema. Na visão dela, a nova estrutura poderia ser combinada com a pilha de tecnologia existente da Doodle, incluindo o Jira Software, para deixar todos alinhados.

“Achei que esse era um problema de processo, e que uma nova ferramenta deveria ser nossa quinta ou sexta prioridade”, ela explica. “Tivemos que encontrar uma maneira de comunicar de forma transparente, para toda a organização, como avançamos desde a ideação até a conclusão da fase de medição.”

Mas Jens e Timofey achavam que o Jira Product Discovery ainda seria uma adição valiosa. Eles queriam usar a ferramenta para aumentar e dimensionar os recursos do Jira Software em toda a Doodle, atuando como uma fonte única de informações dinâmica e interativa para cada projeto, em todos os estágios do ciclo de desenvolvimento do produto.

Conexão perfeita do trabalho diário com a visão estratégica

Jens já tinha usado o pacote da Atlassian em sua função anterior, quando trabalhava em uma empresa de entregas de alto crescimento. Como o Jira Product Discovery foi criado para se integrar ao Jira Software, Jens e Timofey acharam que ele se encaixaria bem nos métodos de trabalho já estabelecidos da Doodle. Eles apresentaram a ferramenta a Stephanie.

“O Jens e o Timofey me mostraram como o Jira Product Discovery poderia traduzir todo o nosso processo em um fluxo de trabalho bem transparente, conectado ao trabalho que já estávamos fazendo no Jira”, ela explica. “Eu fiquei muito impressionada. O Jira Product Discovery complementa o Jira e oferece a estrutura e a transparência que faltavam de forma fácil para todos na Doodle acessarem e entenderem.”

Uma estrutura personalizada para priorizar, criar estratégias e registrar ideias

Juntos, Timofey, Jens e Stephanie criaram uma estrutura para definir prioridades e roteiros no Jira Product Discovery. Dentro da ferramenta, a liderança da Doodle define os principais pilares, que estão alinhados com diferentes áreas de crescimento potencial e ponderados com base no nível de prioridade de cada trimestre. Esses pilares são traduzidos em iniciativas concretas e acionáveis no Jira Product Discovery, e as equipes trabalham no planejamento e na entrega delas no Jira Software.

Para que essa nova estrutura e ferramenta de priorização fossem realmente eficazes, Stephanie e Jens sabiam que ela precisava ser implementada em toda a organização. “A configuração inicial levou apenas cerca de duas semanas”, diz Stephanie. “A partir daí, os outros só precisavam aderir e começar a usar a ferramenta e o processo que a gente já tinha preparado.”

Agora, toda a empresa usa o Jira Product Discovery e o Jira Software. “Todas as equipes e todos os departamentos estão usando o Jira Product Discovery para promover a transparência”, explica Jens. “A maioria das equipes também usa o Jira Software. O caso de uso delas não é tão avançado quanto o da engenharia, mas todos os itens de trabalho estão lá.”

Transparência colaborativa em toda a organização

Com o Jira Product Discovery, cada iniciativa se conecta a um dos principais pilares estratégicos da Doodle, e as prioridades são definidas de forma rigorosa para garantir que as horas de engenharia sejam dedicadas àquelas que tem maior impacto. “Queremos garantir que as equipes não trabalhem em três ou quatro coisas ao mesmo tempo e que possam se concentrar nas coisas mais importantes”, explica Stephanie.

Dentro da equipe de engenharia, os gerentes também podem priorizar com mais eficiência quando precisam criar para outros departamentos. “Se nos pedem para criar algo para o setor financeiro, como podemos priorizar isso em relação à próxima iniciativa de produto?” diz Jens. “Antes do Jira Product Discovery, os departamentos mais expressivos eram atendidos primeiro, e esse não é um bom critério de prioridade. Para mim, era importante capacitar uma equipe de desenvolvimento de produto multifuncional, que criasse para outros departamentos de vez em quando.

Uma nova era de colaboração, comunicação e inovação

“Agora, a Doodle não está criando funções: está criando experiências”, diz Stephanie. Com a liderança dela e de Jens e a ajuda do Jira Product Discovery, o planejamento e a priorização de tarefas deixaram de ser algo ad hoc, que tirava tempo de outras iniciativas, e se tornaram uma parte estratégica e integrada do fluxo de trabalho contínuo.

Além disso, esse processo de planejamento leva uma fração do tempo que costumava levar. A liderança da Doodle costumava passar até 14 horas por trimestre planejando no Miro. Hoje, basta uma sessão de orientação mensal de 20 minutos para analisar o que está no Jira Product Discovery e seguir em frente.

Como resultado, as equipes da Doodle tiveram grandes melhorias em quatro áreas principais.

1. Reorientação dos recursos para a inovação

Quando Stephanie assumiu o cargo de CPO, a equipe de produto mal tinha tempo para inovar porque a maior parte era gasta em melhorias na experiência dos clientes que já tinham. Agora que as prioridades estão mais claras e a equipe está trabalhando com mais eficiência, 50% dos recursos foram transferidos para a inovação.

2. Transparência total, colaboração perfeita

Os objetivos e planos estratégicos da Doodle estão no Jira Product Discovery. Depois de definir juntas o que vão criar, as equipes usam o Jira Software para desenvolvimento e entrega. Como as ferramentas estão conectadas, elas podem monitorar as tarefas em um nível granular no Jira Software e ter uma visão mais ampla do andamento com as barras de progresso no Jira Product Discovery. Com maneiras simples de acompanhar o trabalho em diferentes níveis, os líderes têm total visibilidade e não precisam ficar pedindo atualizações aos membros da equipe.

3. Funcionários mais engajados com senso de propósito

Desde a implementação do Jira Product Discovery, o índice de recomendação dos funcionários aumentou, e os membros da equipe frequentemente mencionam a cultura de transparência da Doodle em pesquisas com os funcionários. As equipes não precisam mais ficar demonstrando a produtividade à liderança, e os funcionários se sentem mais valorizados e dignos de confiança. E, como cada tarefa se conecta a um pilar estratégico no Jira Product Discovery, todos entendem as metas mais amplas que seu trabalho individual ajuda a promover e onde se encaixam no panorama geral da empresa. Isso faz uma baita diferença para os engenheiros, que agora têm um sentido de propósito maior na hora de criar.

4. Medição do sucesso de forma holística, com métricas mais detalhadas

Desde que adotou o Jira Product Discovery, a Doodle não só melhorou as métricas mais importantes: eles alteraram a forma como medem o sucesso. Ao trocar a medição da velocidade do produto pela análise do tempo de ciclo de forma mais abrangente, a empresa conseguiu reduzir o tempo de espera em cerca de 25%. Embora ainda monitorem o Net Promoter Score (NPS), agora dão mais ênfase ao Customer Effort Score (CES) e conseguiram elevar rapidamente os índices (que variam de 0 a 5.0) de 3.6 para 4.0 e além.

Uma marca de cronograma de projetos pronta para o futuro, preparada para priorizar, planejar e unir as pessoas

Desde a adoção do Jira Product Discovery, as equipes da Doodle estão mais focadas, alinhadas e preparadas para simplificar cronogramas de novas maneiras. “Hoje, temos a segurança de que oferecemos uma ótima experiência ao cliente, e nossas pontuações CES e NPS provam isso”, diz Stephanie. “Por isso, conseguimos mudar nosso foco principal para conceitos preparados para o futuro.”

Por exemplo, um dos mais novos produtos da Doodle, o Sign-up Sheets, permite que diversos usuários da Doodle, desde profissionais de negócios até grupos de familiares e amigos, convidem quantas pessoas quiserem para horários predeterminados.

Com o Jira Product Discovery, a Doodle está indo além da expansão e melhoria de seus produtos. Guiada pela liderança colaborativa e inspiradora de Jens e Stephanie, a empresa está adotando um paradigma totalmente novo. Agora, sua cultura centrada no cliente é apoiada por uma transparência radical, priorização rigorosa e decisões estratégicas baseadas em dados. Ao melhorar os processos de descoberta e planejamento, a Doodle está pronta para continuar unindo pessoas nas próximas décadas.