Canva + Atlassian
"A gente ainda não chegou a um ponto em que não fosse possível fazer o que a gente queria com o Jira Software Premium.
Jeff Lai
Infraestrutura interna
150
horas de tempo de manutenção economizadas por mês
500 mil
regras de automação global executadas por mês
Setor
Design
Localização
Sede em Sydney, Austrália
Número de usuários
1.100
Como a automação fortalece a Canva em escala global
Depois que a Canva acumulou mais de 30 milhões de usuários em menos de uma década, os recursos de automação do Jira Software Premium se tornaram essenciais para assimilar esse crescimento tão rápido. Agora, a empresa economiza cerca de 150 horas por mês em tempo de manutenção, e toda a organização está funcionando com mais agilidade.
A Canva, a startup que mais cresce na Austrália, tem a missão de gerar uma mudança para o bem e viabilizar o design para todo mundo. A empresa cresceu de alguns funcionários em 2012 para mais de 1.000 oito anos depois, e agora gera mais de 50 milhões de dólares australianos em receita anual. Um milhão de usuários se inscreveram na plataforma um ano após o lançamento e, hoje, 30 milhões de pessoas usam a Canva em todo o mundo.
Com esse crescimento exponencial, surge o desafio de dimensionar processos e procedimentos internos sem aumentar a complexidade. Esse é um dos principais motivos pelos quais a Canva optou por usar o Jira Software Premium e, em particular, os recursos de automação global do produto. Com meio milhão de regras de automação acionadas a cada mês, a Canva estima que está economizando 150 horas mensais de um precioso tempo de manutenção — e apenas em uma equipe.
Dimensionar com a ajuda da automation
Para o engenheiro de software Andrew Toolan, o guru de infraestrutura interna Jeff Lai, e suas equipes, os recursos do Jira Software Premium, como a automação, quebram um galho enorme. A equipe conta com regras de automação executadas no Jira Software e no Jira Service Management. Como diz Andrew, "O Jira é uma central da verdade". As aprovações automatizadas ajudam no processo das solicitações acionadas, o que economiza alguns segundos em cada instância, mas se acumula muito ao longo do tempo.
Jeff relembra: "Quando entrei na Canva, analisei o fluxo de trabalho da equipe de TI interna, que na época era de apenas uma pessoa. Aquela pessoa azarada era bombardeada com mensagens do Slack todos os dias, sem parar. Dar uma resposta manual a cada uma dessas solicitações era um grande desperdício de tempo. Assim, criei uma central de atendimento automatizada para a equipe, e eles têm conseguido fazer muito mais desde então. Agora podemos automatizar todo o Jira".
O impacto das ferramentas da Atlassian vai além das equipes de TI e observabilidade. "A agilidade das equipes na Canva aumentou por causa do Jira Software Premium, em especial porque a gente está evoluindo", explica Jeff. Com o Automation no Jira, as equipes têm certeza de que o trabalho está progredindo e não precisam fazer o acompanhamento manual. "Assim, a gente poupa bastante tempo".
Você não precisa mais se preocupar com a solicitação — o recurso Automation garante que ela será processada."
Jeff Lai
Infraestrutura interna
O Automation salva sua vida
O Automation no Jira se conecta com o Statuspage para instruir os proprietários da tarefa nas próximas etapas após o encerramento de um ticket de incidente, por exemplo, com a escrita do relatório do incidente. "Se não fosse assim, seria necessário fazer o acompanhamento manual. Até um simples projeto de gerenciamento de incidentes consumiria grande parte da semana de um colaborador".
Incidentes de produção são executados pelo Jira Service Management, que também foi integrado ao Opsgenie e ao Slack por meio de outro aplicativo. Novos incidentes são criados no Opsgenie, que cria automaticamente um novo item do Jira Service Management com o tipo de incidente, um fluxo de trabalho associado e itens de ação que são acompanhados. Caso uma solicitação de alto nível de urgência seja criada no Jira, e a pessoa que gerou o ticket não o tiver atribuído a si mesma, o Jira envia notificações automáticas ao colaborador que está de plantão no Opsgenie. "Essa é nossa programação se o local do problema não for óbvio", diz Andrew.
Com tantos fluxos de trabalho em execução no Jira, é o armazenamento ilimitado no Jira Software Premium que dá às equipes tempo para se preparar para situações complexas. "Sei que minha instância do Jira não cairá porque alguém anexou um arquivo de backup", brinca Jeff.
O Jira é uma central da verdade."
Andrew Toolan
Engenheiro de software
Coesão e visibilidade em todas as ferramentas
A coesão entre todas as diferentes ferramentas que funcionam juntas é o que faz a Atlassian brilhar. "Antes de usar o Jira, não havia estrutura", diz Andrew. "Para encontrar um incidente de dois meses atrás, eu precisava vasculhar um canal do Slack específico". Agora, com o Jira Software Premium, temos controle sobre todos os processos e vemos o sistema como um todo por meio de mensagens automatizadas do Slack que mostram apenas o que importa.
A equipe de Jeff ativou regras de automação que atualizam os itens do Jira com base em várias condições definidas. Assim, a equipe tem tranquilidade, já que muitas vezes precisa lidar com solicitações urgentes. "Você não precisa mais se preocupar com a solicitação — o recurso Automation garante que ela será processada".
Ter essa visibilidade do fluxo de trabalho para mostrar que os tickets estão sendo recebidos e processados é um grande benefício para a Canva, diz Jeff. "Você não fica no vácuo. Você envia uma solicitação e sabe que uma pessoa a recebeu". Não tem como evitar, para uma empresa de crescimento tão rápido, o volume de solicitações estava cada vez maior no Jira. Em vez incluir mais pessoas ou aumentar a complexidade do problema, Jeff e equipe simplificaram os processos e dimensionaram com inteligência usando Automation e o Jira Software Premium.
"A gente ainda não chegou a um ponto em que não fosse possível fazer o que a gente queria com o Jira Software Premium."
Quer saber mais sobre as regras de automação que a Canva usa todos os dias? Jeff foi um fofo e colocou todas na Comunidade da Atlassian, aqui.
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