O trivago transforma a cultura de reuniões, a colaboração e as viagens usando a Teamwork Collection com IA incorporada da Atlassian

Desafio: o trivago, plataforma global líder em pesquisa de hotéis, estava crescendo e as equipes estavam evoluindo. Mas a fragmentação entre equipes e ferramentas, a tecnologia antiga e as formas inconsistentes de trabalhar eram um obstáculo. As equipes estavam sobrecarregadas pelas reuniões e tinham dificuldade para colaborar, trabalhar com eficiência e dimensionar as tarefas. 

Solução: para modernizar as práticas e criar uma plataforma central, o trivago resolveu unificar equipes com um System of Work implementado com a Atlassian. O upgrade para a Teamwork Collection ajudou a melhorar a colaboração e concedeu acesso ao aplicativo de comunicação por vídeo do Loom e às capacidades de IA e pesquisa empresarial do Rovo. 

Impacto: com a Teamwork Collection no núcleo do System of Work, o trivago está substituindo reuniões desnecessárias e documentos longos por vídeos rápidos do Loom, transformando as sessões de trabalho com o uso de quadros brancos do Confluence e do Rovo para ajudar os funcionários a encontrar respostas e agir em poucos segundos.

Hotel? Trivago. Trabalho em equipe? Atlassian.

A Trivago é uma das empresas digitais europeias mais bem-sucedidas a nível global. Em um setor de viagens muito competitivo, velocidade, experiência do cliente e inovação são tudo. Essas qualidades em geral sofrem com o crescimento da empresa, mas a Trivago decidiu evitar a erosão típica desses pontos fortes melhorando a estrutura, as ferramentas e o trabalho em equipe. 

A empresa estabeleceu uma nova meta: ser a empresa de aprendizado e execução mais rápida do setor, aproveitar o melhor da IA para impulsionar ganhos de produtividade e inovação e permitir que sua base de talentos de mais de 600 pessoas tenha sua execução escalada para 6.000.

Para apoiar essa ambição de priorizar a IA e modernizar a forma como as equipes trabalham, a Trivago padronizou a Teamwork Collection da Atlassian para toda a força de trabalho das equipes de tecnologia e negócios, junto do Jira Service Management e do Jira Product Discovery, como parte da plataforma Atlassian mais ampla da empresa.

Melhorar formas de trabalhar e sistemas ajuda a Trivago a:

• Conectar equipes em toda a empresa para melhorar e acelerar o planejamento, a comunicação e a entrega

• Transferir 340 horas de reunião para o conteúdo do Loom, tornando as reuniões restantes muito mais produtivas e eficazes e transformando páginas longas do Confluence em vídeos curtos e digeríveis

• Conectar a Atlassian a mais de nove ferramentas de terceiros com o Rovo, para que as pessoas possam trabalhar com mais rapidez e inteligência

• Transformar o brainstorming e a colaboração com os quadros brancos do Confluence, com organização automática de ideias e transformação em tarefas no Jira

Para Laura Bennett, administradora da suíte Atlassian da Trivago: "As equipes não deveriam ter que alternar entre várias ferramentas desconectadas. Ao investir na criação de um System of Work com a Atlassian, a gente oferece um local central para tudo."

Como resolver os problemas mais profundos: excesso de reuniões, silos e compartilhamento de conhecimento

O trivago adotou o Jira e o Confluence no início dos anos 2000 e confiou nesses aplicativos para impulsionar os negócios. Mas, com o tempo, Laura relata que surgiram problemas na forma de trabalhar.

Em uma pesquisa interna, os funcionários citaram as reuniões como a principal distração. Atualizações de status, pequenas decisões e demonstrações rápidas costumavam se transformar em longas reuniões com muitas pessoas. Os membros da equipe usavam notas adesivas nas paredes e tiravam fotos para transcrever as anotações mais tarde, um processo tedioso e propenso a erros que dificultava a ação. Todas essas práticas desaceleravam o progresso, interrompiam o foco e eram difíceis de dimensionar.

Depois das reuniões, os facilitadores adicionavam anotações ao Confluence, onde Laura diz que os funcionários “documentam tudo”. Mas era raro que todas essas páginas longas fossem usadas de novo.

Enquanto isso, o conhecimento essencial também estava nas outras ferramentas do trivago (Google Drive, Slack, aplicativos da Microsoft, entre outras). Por isso, os membros da equipe não conseguiam encontrar o que precisavam com rapidez e colaborar com outras equipes. Essa fragmentação aumentou os custos, reduziu a visibilidade e impediu a eficiência e a padronização.

Ao mesmo tempo, o trivago estava ampliando seu programa de IA com rapidez, mas a maioria das ferramentas de IA da empresa ainda estava desconectada do trabalho diário. As equipes precisavam de:

• Uma plataforma unificada alimentada por IA e acessível a todos

• Uma forma de tornar a documentação e as reuniões mais eficientes, utilizáveis e úteis

• Pesquisa e automação que possam abranger todo o conjunto de ferramentas com segurança e inteligência

O trivago precisava repensar seus processos e plataformas.

Como uma piada sobre melhorar a comunicação interna levou a uma mudança significativa em toda a empresa

Quando os líderes da Trivago brincaram dizendo que queriam um "TikTok corporativo" (com conteúdo curto e envolvente), não estavam tentando lançar a próxima rede social. Eles precisavam resolver esses desafios mais profundos. O modo como o trabalho acontecia dentro da empresa não estava mais alinhada com o modo como as pessoas se comunicavam e tomavam decisões no ambiente de trabalho moderno.

Depois de ver uma demonstração do Loom, Laura se convenceu de que era bem o que eles estavam procurando. Ela explicou: "Antes, a gente só tinha ferramentas para capturar e registrar capturas de tela, mas nada que oferecesse criação rápida de vídeos e fácil compartilhamento. O Loom atendeu com perfeição às duas necessidades."

Como a Trivago já confiava no Jira e no Confluence, foi possível reunir esses aplicativos e adicionar o Loom e o Rovo, tudo por um valor muito menor do que o que teria sido gasto com a compra do Loom como um aplicativo independente. "A gente sabia que o Loom representaria uma grande melhoria na qualidade de vida. Quando a gente viu o Loom como parte da Teamwork Collection, a gente ficou impressionado com o que era possível obter por uma fração do custo", lembra Laura.

Como a Trivago já havia migrado para a Atlassian Cloud e estava sendo padronizada na plataforma, a decisão foi simples. Investir na Teamwork Collection significava que, enfim, teriam um lugar para tudo, além de uma maneira econômica de adicionar capacidades de comunicação por vídeo e IA.

Transformação da colaboração, reuniões e trabalho diário com a Teamwork Collection

Com a Teamwork Collection da Atlassian no centro do System of Work, o trivago está remodelando a comunicação, colaboração e tomada de decisões diárias das equipes.

Loom: o catalisador de uma nova cultura de reuniões

As equipes do trivago não demoraram a adotar o Loom como uma forma de transformar quando e como se reúnem. Em vez de optar por reuniões como padrão, os funcionários agora fazem uma pergunta simples antes de enviar um convite: “Isso poderia ser um Loom?”

Os desenvolvedores foram uns dos primeiros a usar o Loom para registrar orientações rápidas e gerar progresso sem necessidade de colaboração em tempo real. Com essa demonstração, outras equipes viram como o aplicativo poderia dar suporte ao trabalho delas. Assim, começaram a usar o Loom para tudo, desde atualizações básicas de status e demonstrações até orientações sobre páginas do Confluence, quadros do Jira e check-ins de ORC, área onde o aplicativo está sendo muito valioso. “O que antes era uma análise presencial do progresso e das contribuições de ORC agora pode ser pré-gravado no Loom. Isso nos permite concentrar as reuniões em decisões e escalonamentos em vez de relatórios de status, encurtando nossas sessões e melhorando a preparação”, Laura explica.

Ela acrescenta: "Com o Loom como parte do Teamwork Collection da Trivago, as equipes da Atlassian trocaram reuniões desnecessárias e páginas longas do Confluence por vídeos rápidos do Loom, tornando a comunicação mais rápida, envolvente e fácil de entender. A Teamwork Collection está ajudando a Atlassian a melhorar a cultura de reuniões da empresa e a transformar a forma como a gente colabora e se comunica."

Quadros brancos e Live Docs do Confluence: dê adeus às notas adesivas e diga olá à ação instantânea

As equipes da Trivago aprimoraram ainda mais suas reuniões com os quadros brancos do Confluence. Em vez de depender de quadros brancos físicos e notas adesivas, os funcionários usam a função para colaborar em vários locais e agrupar temas com rapidez. Eles também simplificaram o processo com o Rovo, usando a ferramenta para resumir os resultados, transformar ideias com rapidez em tickets do Jira e tornar os artefatos pesquisáveis.

Laura diz: "As retrospectivas costumavam ser manuais e demoradas, com notas adesivas em papel e fotos que dificultavam o acompanhamento. Com os quadros brancos do Confluence e o Rovo, a gente está executando retros digitais que são mais simples e podem ser transformados em ação com rapidez."

Rovo: um colega de equipe de IA que ajuda os funcionários a trabalhar com mais rapidez e inteligência

A escolha da Trivago do Rovo da Atlassian para IA não foi automática. "A gente testou várias soluções de IA. O Rovo se sentiu mais intuitiva e tornou a pesquisa empresarial rápida e fácil, mesmo para pessoas que não têm experiência anterior em IA", diz Laura. "Agora a gente pode conectar com segurança todas as equipes e mais de nove aplicativos separados, incluindo Slack, ferramentas da Microsoft, GitHub, Workday e os apps da Atlassian, para que a gente possa encontrar o que a gente precisa e agir em segundos."

Na pesquisa anual interna de uso de IA da Trivago, até 20% dos funcionários em todas as funções técnicas e de produtos relataram economizar mais de uma hora por dia. Equipes de tecnologia e de negócios estão aplicando o Rovo para melhorar uma variedade de fluxos de trabalho:

• Os advogados recebem solicitações de [equipes] e usam um agente para resumo e categorização automática, economizando mais de 200 horas por ano. 

• Após o lançamento da campanha, o Marketing usa o Rovo para analisar e otimizar o desempenho.

• As equipes de produto e desenvolvimento confiam no Rovo para obter ajuda com documentação e codificação para lançamentos e melhorias de produtos.

O Rovo complementa os outros investimentos em IA da Trivago, ajudando a empresa a mudar o status de apenas melhorar os processos existentes com IA para reimaginar o trabalho com IA no centro. A adoção da IA em toda a organização aumentou para 90% — um aumento de mais de 60% em dois anos. O gerente de produto e embaixador da IA, Sahil Maniar, acrescenta: "A IA na Trivago não é mais uma experiência paralela. É parte do mecanismo — moldando decisões, ampliando a criatividade e ajudando a gente a pensar melhor, não apenas a agir mais rápido."

Jira Product Discovery e Jira Service Management: gerenciando solicitações, roteiros e até mesmo lendo

A Trivago completa sua plataforma Atlassian com o Jira Product Discovery para priorização e roteiro, além do Jira Service Management para gerenciamento de serviços da corporativos e de TI. Embora as equipes técnicas tenham sido as primeiras a usar esses aplicativos na Trivago, as equipes de negócios adotaram essas ferramentas para simplificar uma variedade de fluxos de trabalho:

• Os funcionários usam o Confluence para navegar pelo catálogo da biblioteca da empresa, além dos Recursos no Jira Service Management para rastrear livros comprados.

• Os departamentos de produto e marketing reuniram quase 100 colaboradores para o planejamento estratégico e usaram o Jira Product Discovery para reunir e priorizar ideias.

• Instalações, RH, Compras Globais e outras equipes usam o Jira Service Management para simplificar a entrada e a aprovação de solicitações, ao mesmo tempo em que aumentam a visibilidade.

Reserva confirmada: jornada de mudanças nas equipes

Reunir equipes e ferramentas com a Teamwork Collection da Atlassian já representa uma economia de milhares de dólares por ano para o trivago, além de ajudar as equipes a reimaginar a maneira de trabalhar para a próxima geração.

Pensando no futuro, o trivago planeja:

• Ampliar o uso do Rovo, com foco na solução de problemas reais de negócios, capacitação de equipes e desbloqueio de novos fluxos de receita

• Expandir o Jira e o Jira Service Management para equipes de negócios adicionais, criando uma plataforma central para solicitações e colaboração

• Conectar a estratégia à execução com o Jira Product Discovery e as Metas da Atlassian para manter ORCs, roteiros e entrega em um só lugar

Para as equipes do trivago, a Atlassian é mais do que uma coleção de ferramentas. É a base de um System of Work conectado que ajuda as equipes a compartilhar conhecimento com mais rapidez, tomar decisões melhores e oferecer a melhor experiência aos clientes. Laura diz: “Conectar nossas equipes e dados com a Teamwork Collection está economizando tempo e dinheiro valiosos, e é um fator fundamental da nossa missão de ajudar nossos clientes a fazer o mesmo”.