Определение жизненного цикла проекта: разбираем 5 этапов

Что такое жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл управления проектом — это структурированный план его успешной реализации. Он охватывает все необходимые этапы от зарождения идеи до окончательного воплощения.

При наличии четкого представления о различных этапах управления проектом руководитель видит общую картину и лучше понимает, как действовать на каждой стадии. Этапы разбивают проект на простые шаги, позволяющие руководителям прогнозировать дальнейшие действия. Это, в свою очередь, помогает успешно реализовать проект, не отклоняясь от намеченного курса. А правильные инструменты и методы обеспечат эффективное управление командой на всем протяжении работы.

Пять этапов жизненного цикла проекта

Жизненный цикл проекта описывает различные этапы, которые нужно пройти один за другим. Как правило, есть несколько ключевых этапов, в ходе которых решаются те или иные проектные задачи. Такая схема дает общее представление о развитии проекта, показывая важные контрольные точки этого процесса. Обычно этапов жизненного цикла всего пять: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, завершение.

На этапе инициации определяются цели, область, бюджет и хронология проекта. За ним идет этап планирования, направленный на разработку подробного плана действий. Следующий этап — выполнение, то есть реализация всего запланированного для поставки продукта. Контролировать ход работы и отслеживать отклонения от плана необходимо со старта проекта. И наконец, на этапе завершения происходит подведение итогов по заданиям, сдача проекта и архивирование записей.

Несмотря на то что названия и точное количество этапов могут различаться, большинство жизненных циклов проекта строятся по одной типовой схеме: планирование, выполнение и завершение. Главное здесь — структурированный подход, помогающий управлять ресурсами, хронологией и результатами по мере продвижения проекта по этапам.

На всех этапах проекта руководители контролируют работу команд, отслеживают прогресс и при необходимости корректируют действия, чтобы уложиться в сроки и бюджет.

Этап инициации

Этап инициации — это начало проекта, когда руководитель определяет его область и цели. На этом этапе очень важно согласовать цели с заинтересованными сторонами и заложить фундамент для успешной реализации проекта.

Далее разрабатывается устав проекта, в котором излагаются цели, задачи и область проекта. В этом уставе содержится следующая ключевая информация.

• Цель и обоснование проекта
• Основные задачи и ожидаемые результаты
• Главные заинтересованные стороны и участники команды

• Первоначальное расписание и бюджетная смета

Кроме того, руководитель оценивает осуществимость проекта, определяя его реалистичность и целесообразность.

Этап планирования

На этапе планирования руководитель разрабатывает подробный план проекта и его дорожную карту. Сюда входит определение основных сроков, распределение ресурсов и прогноз рисков, которые могут сорвать проект. Цель этапа — создать комплексную схему будущих действий команды.

Jira Product Discovery (JPD) помогает собирать и систематизировать идеи, функции и решения по продуктам и создавать собственные актуальные дорожные карты, на которых показано, какие функции будут разработаны и к какому сроку, а также в чем их польза. С помощью JPD руководители проектов могут определить идеи или функции с наибольшей ценностью для проекта и упорядочить их по приоритету.

Этап выполнения

На этапе выполнения команда претворяет план проекта в жизнь. Руководитель проекта выступает главным координатором ресурсов (сотрудников, инструментов и материалов), а также следит, чтобы каждый участник был в курсе своих заданий и сроков.

Jira is a collaboration tool that helps teams track work activities and offers simplified project tracking and enable seamless project management across both software and business teams, all while accommodating each team's unique working style.

Jira обеспечивает управление этим важнейшим этапом от начала до конца. Платформа берет на себя всю рутину, связанную с выполнением сложных проектов, чтобы команды могли заниматься важными задачами, не тратя время и силы на электронные таблицы и разрозненные инструменты.

With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget. This allows for immediate adjustments to keep the project moving forward.

Этап мониторинга и контроля

На этапе мониторинга и контроля регулярно проверяется прогресс по проекту и производительность работы команды. Это помогает убедиться в том, что все идет по плану.

На данном этапе руководитель проекта определяет, следует ли команда плану и остается ли в рамках бюджета, а также решает, нужно ли применять корректирующие меры. Отслеживать важнейшие показатели и контрольные точки удобно с помощью таких инструментов, как отчеты по статусу, учет времени, отчеты о бюджете, планы управления рисками и отзывы заинтересованных сторон. Чтобы внести изменения в план, участникам команды необходимо подать соответствующий запрос и получить подтверждение.

Этап завершения

На данном этапе официально завершается работа над проектом. Он нужен по большей части для того, чтобы получить окончательные подтверждения и подписи, проанализировать результаты проекта, определить успешные моменты и области для улучшения, а также зафиксировать полученные выводы. Все эти действия способствуют формированию культуры непрерывного обучения, а также повышению степени прозрачности и подотчетности.

Agile-подходы к жизненному циклу проекта

В традиционном управлении проектами команды обычно составляют фиксированный план, в то время как принципы Agile позволяют при необходимости изменять план проекта. В рамках методологии Agile команды проводят короткие и частые встречи, чтобы проверить план и внести коррективы. Этот подход ориентирован на итеративную разработку, сотрудничество с клиентами и адаптивность. При этом нужно заметить, что выбор методики зависит от типа проекта.

Scrum — популярная Agile-методика, в рамках которой команды работают короткими итерациями с ежедневными стендапами, где обсуждается прогресс, сложности и планы. В другой Agile-методике, Kanban, команды представляют рабочие процессы на доске Kanban, благодаря чему можно отсортировать задания по приоритету и наладить процедуры.

Преимущества эффективного управления жизненным циклом проекта

Эффективное управление жизненным циклом проекта позволяет оптимизировать процессы во многих отношениях, включая следующие.

• Высокая степень прозрачности проекта. Возможность превентивного устранения препятствий позволяет выполнять работу качественно и по графику. А это, в свою очередь, способствует принятию более продуманных решений.
• Точное управление рисками. Команды могут выявлять и снижать риски на ранних этапах. Регулярные проверки рисков позволяют укладываться в сроки, избегая дорогостоящих задержек или неудач.

• Тесное взаимодействие с заинтересованными сторонами. Благодаря регулярным обновлениям информации, встречам и отчетам о прогрессе участники вовлечены в проект на всем его протяжении.

Для организации идей и сортировки их по приоритету, а также для удобного создания дорожных карт и обмена ими с командой руководители проектов могут применять инструменты Jira.

• Jira breaks large projects into manageable tasks, tracks progress, and encourages teamwork across all teams and the organization.
• Jira Product Discovery works with Jira, providing context for and visibility into software development projects, business tasks, and more.

Jira Product Discovery: ключ к успешному жизненному циклу проекта

Jira, a popular project management tool, offers several features and project planning templates to streamline processes and provide context and visibility for projects.

JPD помогает планировать, отслеживать этапы проектов и управлять ими. Это единый инструмент для удобного сбора и систематизации идей, возможностей, функций и решений по продуктам. С его помощью команды могут сосредоточиться на тех функциях, которые принесут наибольшую пользу.

Jira is effective project management tools that natively integrate with JPD, providing context for and visibility of all project tasks.

Чем Agile-подход отличается от традиционного жизненного цикла проектов?

Разница между концепцией Agile и традиционными схемами жизненного цикла проектов состоит в подходе к изменениям и планированию. Гибкая методология Agile по своей природе итеративна и ориентирована на подстройку под изменения, а также непрерывные проверки и адаптацию. По мере продвижения проекта команда регулярно собирает новую информацию, аналитику и обратную связь, чтобы понимать, что работает, а что — нет. Это позволяет динамически корректировать план, чтобы сделать его эффективнее и точнее согласовать с целями проекта.

Традиционные подходы более линейны. Руководители проектов заранее составляют четкий план, которому команда затем строго следует. Это усложняет адаптацию к изменениям.

У каждого из подходов есть свои преимущества, однако Agile лучше подходит для проектов, изначально ориентированных на изменения.

Как управление жизненным циклом проекта способствует развитию организации?

Управление жизненным циклом проекта помогает командам оптимизировать использование ресурсов, включая сотрудников и инструменты. Такое повышение эффективности позволяет своевременно завершать проекты и содействует процветанию организации.

Какие проблемы возможны в течение жизненного цикла проекта?

Процесс управления проектами может быть сложным, так как приходится предусматривать возможные препятствия, например расширение области проекта, ограничения по ресурсам или проблемы взаимодействия.

Когда требования к проекту начинают выходить за рамки первоначальных решений, происходит расширение области проекта. Это ведет к недостатку ресурсов, задержкам и отклонениям от плана. Избежать этого помогают процессы управления изменениями. Чтобы не отступать от целей, руководителям следует как можно чаще проверять область проекта и обсуждать все изменения с заинтересованными сторонами.

Ограничения по ресурсам могут привести к задержкам и поставить под угрозу успешное завершение проекта. Для предотвращения проблем с ресурсами следует проверять их на ранней стадии планирования проекта. Заблаговременно разработайте резервный план. Постарайтесь предусмотреть возможные проблемы и продумать решения, например такие, где вы сможете обратиться за помощью к сторонним организациям или перераспределить ресурсы.

Когда возникают проблемы взаимодействия — недостаток общения, разногласия или разобщенность в команде — эффективность работы неизбежно снижается. Предотвратить такие проблемы можно путем формирования культуры, при которой участники проектной команды охотно делятся друг с другом информацией, регулярно проводят официальные и неофициальные встречи и находятся на одной волне. Упростить взаимодействие, отследить прогресс и наладить обмен сведениями можно с помощью инструментов управления проектами, например Jira.