Мозговой штурм с помощью досок Confluence
И получить действительно хорошие идеи
Просмотр тем
В начале 2024 года доски станут доступными для всех пользователей Confluence.
В рамках традиционного метода мозгового штурма группа людей собирается возле доски. Участники команды сидят за столом переговоров и стремительно выдают идеи.
Но сегодня сеансы работы с доской должны стать менее «аналоговыми». По данным Forbes, в 2023 году 12,7 % штатных сотрудников работали из дома, а еще 28,2 % — по той или иной гибридной модели.
Такая культура удаленной работы не отменяет потребности команды в проведении мозговых штурмов. Для продвижения работы над проектами по-прежнему нужны упражнения на творческое мышление. Однако, если некоторые из ключевых сотрудников находятся в разных часовых поясах, собрать всех в конференц-зале не получится.
Решение: доски Confluence.
Доски Confluence обладают всеми функциями физической доски (можно приклеивать записки, соединять элементы линиями, спонтанно фиксировать творческие озарения и т. д.), а также расширенными возможностями цифрового решения для удаленной работы. Доски Confluence синхронизируются с Jira, благодаря чему удаленные сотрудники могут совместно работать на доске как в режиме реального времени, так и в асинхронном режиме.
По сути, перед вами воплощение ваших любимых функций физической доски, дополненных преимуществами всех доступных воображению цифровых возможностей для проведения сеансов мозгового штурма в команде. Вот как это работает.
Как проводят мозговой штурм на доске Confluence?
Доски Confluence выступают единым достоверным источником информации обо всех заданиях и проектных идеях, позволяя связывать между собой идеи, планы и задания в едином центре с интерфейсом доски. Вы не работаете с физической доской, но получаете все ее преимущества.
Больше не нужно переключаться между вкладками, устройствами или компьютерами, пытаться на скорую руку объединить программные решения и в конечном итоге путаться во множестве логинов и имен пользователей. Confluence синхронизируется с Jira, нашим ПО для отслеживания задач, благодаря чему каждая доска становится не просто складом идей, а интерактивным и динамичным инструментом для управления проектами и эффективной организации работы.
Используя доски в Confluence, вы сразу же получите ряд преимуществ в управлении проектами.
- Единый достоверный источник информации об идеях, заданиях и рабочих процессах, доступный для просмотра всем участникам команды. Совместная работа представлена наглядно, и можно добавлять контекст непосредственно на доску через вложения.
- Доступ для всей команды, обеспечивающий прозрачность каждого проекта и позволяющий сотрудникам предлагать идеи для сеансов мозгового штурма.
- Мгновенная экономия средств за счет объединения инструментов: если вы зарегистрированы в Confluence, можете сразу приступить к работе с досками.
Расширенные возможности удаленного взаимодействия, повышающие эффективность работы всей организации. С помощью досок Confluence каждый сотрудник может участвовать в важных собраниях по мозговому штурму или получать данные о рабочем процессе, чтобы понять, как индивидуальная работа вписывается в общую картину каждого проекта. Доступ к доске Confluence также можно предоставить всей команде, чтобы делиться обновлениями было проще.
Как повысить эффективность мозгового штурма с помощью Confluence
Итак, мы рассказали о том, что доски Confluence оснащены различными дополнительными возможностями, которых нет у альтернативных решений. А что насчет той неуловимой стороны работы с досками — творческого настроя, который заряжает всех присутствующих в конференц-зале бодростью и энтузиазмом не хуже крепкого кофе или диетической газировки?
Доска — это больше чем просто инструмент для планирования рабочих процессов. Эффективный сеанс мозгового штурма поможет вам решить проблемы, правильно задавая вопросы.
Как отмечают в журнале Harvard Business Review, движение позитивной психологии зародилось в ходе мозгового штурма. Такой сеанс позволил поставить принципиально новый вопрос: что, если для психологического благополучия нужно не только отсутствие отрицательных факторов, но и присутствие положительных?
Подобные творческие идеи могут изменить все за доли секунды. Очень важна спонтанность, когда вы задаете вопросы «А что, если?», о которых раньше никто не задумывался.
Как это учитывается в досках Confluence и упражнениях на творческое мышление? Ознакомимся со всеми возможностями.
Используйте интерактивные доски Confluence для структурирования и упорядочивания идей
Конечно, занятия на белой доске могут стать решающим творческим моментом. Сеанс мозгового штурма призван помочь вашей команде раскрепоститься и дать каждому возможность высказать свои идеи, не опасаясь, что они будут отклонены.
Но одних упражнений на творческое мышление недостаточно. Интерактивные доски отлично подходят для структурирования разрозненной коллекции идей в виде кампании, проекта или новой инициативы.
Проблема традиционных досок в том, что на них приходится без конца что-то стирать, изменять и редактировать. Зато интерактивные доски Confluence предлагают цифровую помощь в упорядочении идей.
- Взаимосвязь между идеями можно проиллюстрировать стикерами, линиями и разделами — точно так же, как если бы вы стояли у доски с маркером в руке.
Задачи и подзадачи Jira можно сразу назначать отдельным участникам команды, чтобы после сеанса мозгового штурма вы получили не только идеи, но и список дел для команды.
Создавайте шаблоны и специальные страницы для мозгового штурма и упражнений на творческое мышление
Физическая доска — это просто доска с большим количеством пустого пространства. А вот доски Confluence можно предварительно заполнить рекомендуемыми шаблонами, что даст хороший старт любому сеансу мозгового штурма.
- Шаблоны для мозгового штурма будут заполнены примечаниями, которые помогут вам подойти к судьбоносным вопросам «а что если».
- Шаблоны ретроспективы помогают проводить разбор старых проектов: что в них было хорошо, что плохо, а что никуда не годится.
- Матрицы расстановки приоритетов создают на доске сетку, чтобы вы могли упорядочить (и, следовательно, приоритизировать) решения, стоящие перед вашей командой.
- Руководства по формированию команды отлично подходят для распределения пользователей по конкретным проектам в вашей организации, что может стать поводом для отдельных сеансов мозгового штурма посредством Confluence.
- Карты концепций могут иметь решающее значение для планирования ресурсов команды, рабочих процессов и одновременного планирования нескольких проектов.
При переходе на цифровую доску вы не потеряете ни одной функции. Стикеры? Их можно использовать. Наклейки? Используйте их, чтобы реагировать и голосовать за понравившиеся идеи. На интерактивной доске Confluence можно делать все то же, что и на физической доске, но при этом с легкостью пересекая часовые пояса. Как будто вы все в одной комнате.
Вдохновляйте команду из единого источника достоверной информации
Ключевой фактор успеха — совместная работа в масштабах всей компании. Если вы не можете собрать всю команду в комнате за одной доской, может возникнуть впечатление, что важные участники команды остались не у дел. В результате во время сеанса мозгового штурма вы не черпаете вдохновение из разных точек зрения, получая важные вопросы от участников с разными взглядами.
Confluence меняет все. Можно автоматически синхронизировать новые обновления на главной страницей Confluence или добавлять обновления по конкретному проекту на доску Confluence. Также в планах внедрение таких функций, как @упоминания, чтобы на обсуждения с коллегами было легко ссылаться и перенаправлять их.
При работе с традиционной доской кто-то должен вести протокол. С помощью досок Confluence можно проводить виртуальный сеанс мозгового штурма и без труда действовать в разных часовых поясах.
Также есть удобная функция интеграции досок с Jira.
С помощью интерактивных досок Confluence можно сгруппировать определенный набор задач, идей или назначений. Интеллектуальные разделы гарантируют, что вам не придется обновлять задачи Jira после сеансов планирования. Вы и ваша команда можете работать дальше без необходимости возвращаться и вносить изменения в Jira. По сути, вы можете создать разделы с настроенными действиями Jira, которые затем будут применяться ко всем текущим заявкам Jira в этих разделах. Используйте эту функцию для массового обновления таких полей, как приоритет, исполнитель, оценка сложности и многое другое.
Причем это работает в двух направлениях. Участники команды могут загружать свои заметки или веб-ссылки на доску, чтобы все могли с ними сверяться. Результат: виртуальные сеансы мозгового штурма легко превращаются в список дел, как в инструменте управления проектами.
Вставляйте изображения и ссылки, чтобы проиллюстрировать идеи и сделать их привлекательнее
В определенный момент «аналоговая» доска исчерпывает свои возможности. Можно клеить на нее стикеры и даже распечатанные картинки, но когда в проекте появляются видео, вебинары и конференц-звонки, никакая доска не поможет.
Хотя одна все же справится.
На интерактивную доску Confluence можно вставлять изображения, иллюстрирующие ваши идеи. Это поможет донести идеи гораздо быстрее, чем доска, заполненная длинными кусками текста, и особенно актуально для визуальных и дизайнерских проектов.
При формировании доски также можно использовать эту функцию для назначения задач участникам команды. Вы можете выделять сеансы виртуальных мозговых штурмов, чтобы копирайтер знал, о чем писать. Вы можете записывать, как делаете заметки в реальном времени, чтобы дать обратную связь дизайнеру. А можно просто вставить ссылку на видео, которое вам попалось в Интернете, и дать дополнительный контекст и предысторию всем участникам команды, которым это необходимо.
Проводите совместные сеансы с интерактивной доской для удаленных команд
Ряд функций на досках Confluence помогает удаленным участникам команды быть в курсе дел, даже если они не были на первом сеансе работы с доской. Но мы еще не рассказали о том, насколько совместным может быть этот процесс.
С интерактивной доской Confluence ваши сеансы не ограничиваются присутствующими в комнате. Вы можете организовать сеанс в режиме онлайн на компьютере или в конференц-зале и вовлечь участников удаленной команды, рассредоточенных по всему миру. Они больше не будут чувствовать себя брошенными, а вам не придется дожидаться, пока они наверстают упущенное, упускать их спонтанные идеи и реакции.
Не стоит забывать, что важность состояния потока доказана научно. Спонтанность и живая реакция имеют большое значение для творчества. Как отмечается в одном исследовании, «возможность неожиданности» — одна из важнейших составляющих потока. Идеи, появляющиеся во время сеансов мозгового штурма, мгновенно стимулируют чувство потока.
Этот эффект не так просто передать по электронной почте. Для стимуляции творческого процесса нужны живое взаимодействие и спонтанные реакции, которые в конечном итоге приведут к появлению лучших идей на вашей доске.
Проводите мозговой штурм и планируйте проекты прямо в Jira
Если вы уже используете Jira, то знаете, как полезен единый источник достоверной информации для каждого проекта. В Jira есть все необходимое для создания рабочих процессов, обеспечивающих развитие бизнеса: от отслеживания багов до инструментов управления проектами Kanban.
Однако перенос сеансов мозгового штурма в Confluence может показаться непростой задачей. Не создаст ли это ненужных сложностей?
Нет, если посмотреть, как работают доски Confluence. Confluence объединяет всю вашу работу в одном представлении. Вы по-прежнему можете использовать Jira и даже сделать работу с Jira эффективнее.
- Преобразуйте стикеры и фигуры в задачи Jira. Стикер на доске — удобный способ сделать небольшую заметку. А на досках Confluence это гораздо больше, чем просто напоминание. Стикеры можно преобразовывать в задачи Jira, что позволяет управлять Jira, не покидая доски.
- Подключите задачи Jira к планированию работы. Что делать, если у вас несколько задач Jira и вам нужно понимать, как они сочетаются друг с другом? Их можно соединить с помощью доски Confluence. А можно импортировать задачи Jira для визуализации заданий. Иногда для этого достаточно заполнить доску уже выполненной работой по планированию.
- Редактируйте задачи Jira вместе со страницами Confluence, опять же не покидая доски.
Наряду с этими функциями вы можете встраивать планы и добавлять ссылки по мере необходимости. Сложно вставить PDF-файл на настоящую доску, а с досками Confluence вы можете провести полностью цифровое мероприятие для всех участников удаленной команды.
Поощряйте творческие идеи и инновации с помощью досок Confluence
Готовы перенести свою доску в мир цифровой совместной работы и консолидации инструментов? Не просто проводите мозговые штурмы — используйте инструмент, который поможет вам превратить каждую идею в нечто большее. В итоге вы получите надежную систему управления проектами, которая обеспечит движение проекта, выполнение задач вашей командой и связь с удаленными сотрудниками.
В начале 2024 года интерактивные доски станут доступны для всех пользователей Confluence.
