Brainstormen met Confluence-whiteboards

Confluence-whiteboards gebruiken om ideeën te structureren en te ordenen

Whiteboard-sessies kunnen zeker een cruciale vorm van tijdsbesteding zijn. Brainstormsessies zijn er om je team vrijheid te geven, zodat iedereen de ruimte heeft om met ideeën te komen zonder bang te hoeven zijn voor kritiek.

Maar met alleen creatieve sessies kom je er niet. Whiteboards kunnen handig zijn om een losse verzameling ideeën om te zetten in een campagne, een project of een nieuw initiatief.

Het probleem met traditionele whiteboards is dat er veel aanpassingen bij komen kijken. Confluence-whiteboards bieden daarentegen digitale hulp bij het organiseren van je ideeën.

• Je kunt het verband tussen ideeën aangeven met stickers, lijnen en secties, net zoals je zou kunnen doen op een echt whiteboard met een stift.

• Begin met het toewijzen van Jira-taken en subtaken aan individuele teamleden, zodat je een brainstormsessie verlaat met meer dan alleen ideeën, namelijk met een takenlijst voor het team.

Sjablonen en speciale pagina's maken voor brainstormsessies en oefeningen voor creatieve ideeën

Een fysiek whiteboard is eigenlijk precies wat het woord doet vermoeden: een bord met veel witruimte. Maar Confluence-whiteboards kun je vooraf invullen met sjablonen voor best practices, zodat je een voorsprong hebt bij elke brainstormsessie:

• De sjablonen voor brainstormen worden gevuld met notities, zodat je kunt beginnen met die baanbrekende vragen die beginnen met 'wat als'.
• Met sjablonen voor retrospectieven kun je afrondende vergaderingen houden over oude projecten: de goede, de slechte en de vervelende onderdelen.
• Prioriteringsmatrixen verdelen het whiteboard in een raster, zodat je de beslissingen waarmee je team wordt geconfronteerd kunt ordenen (en dus prioriteiten kunt stellen).
• Handleidingen voor teamvorming zijn handig om gebruikers toe te wijzen aan specifieke projecten binnen je organisatie, wat kan leiden tot afzonderlijke brainstormsessies via Confluence.
• Conceptkaarten kunnen van cruciaal belang zijn voor het in kaart brengen van de resources en workflows van het team en het plannen van meerdere projecten tegelijk.

Er zijn geen functies die je zou verliezen als je overstapt op een digitaal whiteboard. Post-its? Die kun je gewoon gebruiken. Stempels? Gebruik die om te reageren en op je favoriete ideeën te stemmen. Alles wat je kunt doen met een fysiek whiteboard, kun je doen met een Confluence-whiteboard, zonder dat je last hebt van andere tijdzones. Het is net alsof jullie allemaal in dezelfde ruimte zijn.

De inspiratie van een team synchroniseren vanuit één enkele bron van waarheid

Bedrijfsbrede samenwerking is waar het om draait. Als je niet je hele team samen kunt brengen en met één whiteboard kunt werken, heb je misschien het gevoel dat je cruciale teamleden buiten beschouwing hebt gelaten. Het resultaat: je krijgt niet de inspiratie van verschillende invalshoeken en achtergronden door belangrijke vragen te stellen tijdens een brainstormsessie.

Maar Confluence verandert dat allemaal. Je kunt automatisch nieuwe updates synchroniseren met je Confluence-startpagina of projectspecifieke updates toevoegen aan een Confluence-whiteboard. We zijn ook van plan functies zoals '@'-vermeldingen te introduceren om ervoor te zorgen dat discussies met collega's eenvoudig kunnen worden doorverwezen en omgeleid.

In een traditionele whiteboard-omgeving kan het zijn dat iemand er minutenlang over doet. Met Confluence-whiteboards kun je virtueel brainstormen en in verschillende tijdzones blijven werken zonder ook maar een seconde te hoeven missen.

Er is ook een handige functie om deze whiteboards te integreren met Jira.

Je kunt Confluence-whiteboards gebruiken om een specifieke set taken, ideeën of opdrachten te groeperen. Slimme secties zorgen ervoor dat je Jira-issues niet hoeft te updaten na planningssessies. Jij en je team kunnen vooruitgang boeken zonder dat je terug hoeft te gaan om te herzien in Jira. In feite kun je secties instellen met geconfigureerde Jira-acties, die vervolgens van toepassing zijn op alle huidige Jira-tickets in de secties. Gebruik deze functie om onder andere velden zoals prioriteit, uitvoerder en storypoints massaal bij te werken.

Het werkt bovendien van twee kanten. Teamleden kunnen hun notities of weblinks uploaden naar het whiteboard, zodat iedereen ze kan verwijzen. Het resultaat: je virtuele brainstormsessies worden probleemloos samengevoegd tot een takenlijst, net zoals bij een tool voor projectbeheer.

Voeg afbeeldingen en links toe om je ideeën te illustreren en ze boeiender te maken

Op een gegeven moment heeft het 'analoge' whiteboard geen functies meer. Je kunt post-its op een whiteboard plakken en misschien zelfs een afbeelding afdrukken en die op het bord plakken. Maar als je eenmaal video's, webinars en digitale meetings hebt die deel moeten uitmaken van het project, heb je niets aan een whiteboard.

Er bestaat echter toch een nuttig whiteboard.

Op het Confluence-whiteboard kun je namelijk afbeeldingen vastzetten om je ideeën te laten zien. In tegenstelling tot bij een whiteboard met lange stukken tekst, kan een bord met afbeeldingen ideeën veel sneller overbrengen. Dit is vooral relevant bij visuele en ontwerpprojecten.

Als je een whiteboard aan het maken bent, kun je deze functie ook gebruiken om taken toe te wijzen aan je teamleden. Je kunt de nadruk leggen op virtuele brainstormsessies, zodat een copywriter weet waarover hij moet schrijven. Je kunt jezelf opnemen en zo live notities geven als feedback voor een ontwerper. Of je kunt gewoon een videolink plakken die je online hebt gezien, zodat je extra context en achtergrondinformatie kunt geven aan iedereen in je team die dat nodig heeft.

Start gezamenlijke whiteboardsessies voor teams die werken op afstand

Sommige functies in Confluence-whiteboards kunnen teamleden die werken op afstand helpen om gelijke tred te houden, zelfs als ze tijdens de eerste whiteboardsessie niet op de hoogte zijn van alle ontwikkelingen. Maar we hebben nog niet besproken hoe coöperatief dit proces kan zijn.

Met een Confluence-whiteboard zijn je sessies niet beperkt tot wie er in de ruimte is. Je kunt online een sessie samenstellen, op de computer of live in een vergaderruimte. Je kunt iedereen in je externe team erbij betrekken. Je hoeft teamleden die verspreid zijn over de hele wereld niet in de steek te laten en te wachten tot ze weer op de hoogte zijn van alles. En je hoeft hun spontane inzichten of reacties ook niet te missen.

Vergeet het wetenschappelijke belang van de status van de flow. Spontaniteit en live reacties zijn belangrijk voor creativiteit. Zoals in een studie werd bewezen, is 'het verrassingselement' een essentieel onderdeel van de flow. Als er tijdens brainstormsessies een goed idee naar voren komt, wordt meteen het gevoel van de flow gestimuleerd.

Dat is een effect dat je niet zo eenvoudig via e-mail kunt vastleggen. Er zijn live interacties en spontane reacties nodig om die creatieve flow te genereren, wat uiteindelijk leidt tot betere ideeën op je whiteboard.

Brainstormen en projectplanning zonder dat je Jira hoeft te verlaten

Als je Jira al gebruikt, weet je hoe belangrijk het is om je team bij elk project één enkele bron van waarheid te geven. Van bugtracking tot Kanban-tools voor projectbeheer, Jira heeft alles wat je nodig hebt om workflows te maken die je bedrijf draaiende houden.