Processtroomdiagram: wat het is en hoe je er een maakt

Wat is een processtroomdiagram?

Processtroomdiagrammen bieden een manier om je workflow visueel te kunnen organiseren. In processtroomdiagrammen worden verschillende vormen gebruikt die met elkaar verbonden zijn door lijnen. Elke vorm stelt een aparte stap voor.

Een processtroomdiagram helpt bij het projectbeheer doordat je je workflows kunt schetsen en visualiseren. Een voorbeeld is een diagram dat weergeeft hoe je bestellingen van klanten verwerkt en afhandelt, vanaf het moment dat een bestelling is geplaatst tot de levering.

Waarom processtroomdiagrammen belangrijk zijn

Door je workflow te visualiseren, krijg je een beter inzicht in de scope van je project. Hierdoor kun je je project beter plannen op basis van je doelen en deadlines.

Een duidelijke visuele weergave van je processen helpt om het teamwork te verbeteren en om iedereen op één lijn te houden. Op deze manier heeft iedereen van begin tot eind inzicht in je bedrijfsprocessen en begrijpen ze hoe ze hier aan bijdragen.

Het maken van een processtroomdiagram kan de productiviteit verbeteren doordat activiteiten zonder toegevoegde waarde worden geëlimineerd. Je hebt voldoende ruimte voor ontwikkeling en verbetering als je geen kostbare tijd verspilt aan onnodige stappen.

Soorten stroomdiagrammen

Er zijn verschillende soorten stroomdiagrammen, die allemaal een ander doel hebben. Hieronder vind je meer informatie over enkele van de verschillende stroomdiagrammen die er bestaan:

• Basisstroomdiagram: eenvoudige stroomdiagrammen zijn ideaal voor het visualiseren van basisstappen zonder veel complexe elementen of details.
• Systeemstroomdiagram: systeemstroomdiagrammen laten zien hoe elk onderdeel van een systeem interageert met de andere onderdelen.
• Workflow-diagram: workflow-diagrammen visualiseren de stappen of processen die nodig zijn om een project te voltooien. Dit kan je helpen om de verspilling te beperken.
• Gegevensstroomdiagram: gegevensstroomdiagrammen laten zien hoe gegevens in je systeem en andere verbonden systemen worden verplaatst.
• Stroomdiagram voor beslissingen: deze stroomdiagrammen spelen een cruciale rol in het besluitvormingsproces. Ze helpen om eenvoudige vragen te beantwoorden, waardoor een definitieve beslissing kan worden genomen.
• Swimlane-stroomdiagram: met swimlane-stroomdiagrammen kun je visualiseren wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van een proces of project, of dat nu een individu of een groep is.

Onderdelen van een processtroomdiagram

Processtroomdiagrammen bevatten een aantal belangrijke symbolen die worden gebruikt om de informatie in het diagram in een context te plaatsen. Er worden verschillende symbolen gebruikt voor verschillende stappen in een processtroomdiagram met daartussen verbindingslijnen.

Voor elk proces of elke stap worden verschillende vormen en symbolen gebruikt, waaronder diamanten en rechthoeken. De symbolen worden door lijnen met elkaar verbonden. Verschillende soorten lijnen geven het begin en einde van het stroomdiagram aan. De richtingspijlen geven de stroomrichting van het diagram aan.

Het visualiseren van informatie met behulp van stroomdiagrammen kan een cruciale rol spelen in de projectplanning. Het is erg eenvoudig als je eenmaal weet wat de symbolen betekenen.

Stappen om een processtroomdiagram op te stellen

Het maken van een processtroomdiagram is geen hogere wiskunde, maar er zijn enkele basisrichtlijnen die je moet volgen. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding om je te helpen bij het opstellen van je volgende processtroomdiagram.

Identificeer het proces

Begin met een duidelijke definitie van het proces of de workflow die je gaat schetsen. Voor strategische planning is het van cruciaal belang om te kiezen welke projecten je wilt visualiseren en optimaliseren. Als je eenmaal een goed idee hebt van wat je stroomdiagram moet weergeven, kun je het gaan opzetten.

Bepaal de grenzen

Als het gaat om processtroomdiagrammen voor bedrijven, kun je altijd meer informatie toevoegen of een proces verder uitsplitsen door meer stappen toe te voegen. Als je een stroomdiagram maakt, wil je echter alleen de noodzakelijke gegevens toevoegen.

Zorg dat je de scope en de grenzen van je stroomdiagram hebt bepaald voordat je deze verder gaat uitwerken. Op die manier voorkom je dat je tijd verspilt aan het toevoegen van gegevens die het hoofddoel gecompliceerder maken. Details zijn nuttig, maar je wilt er niet te veel toevoegen.

Verzamel informatie

Dit is waar het delen van kennis een rol speelt. Nu is het tijd om gedetailleerde informatie te verzamelen over de stappen, input en output die bijdragen aan het proces. Zorg ervoor dat je het proces van begin tot eind volgt om te voorkomen dat je cruciale stappen mist.

Bepaal de volgorde van de stappen

Nu je weet welke stappen bij het proces horen dat je schetst, kun je ze in de juiste volgorde zetten om te beginnen met het organiseren van je stroomdiagram. Je stroomdiagram moet van begin tot eind in één consistente richting bewegen, waarbij elke stap je dichter bij de voltooiing van het proces brengt.

Teken het stroomdiagram

Bij processtroomdiagrammen staan de afzonderlijke stappen slechts voor een deel van het verhaal. Je moet ze met elkaar verbinden om het hele verhaal weer te kunnen geven. Maak je stroomdiagram compleet door symbolen en verbindingsstukken te gebruiken om afzonderlijke stappen met elkaar te verbinden en een nauwkeurige visuele weergave van het proces van begin tot eind te creëren.

Controleer en verbeter

Als je alles hebt georganiseerd en getekend, controleer je je stroomdiagram om er zeker van te zijn dat het correct, volledig en duidelijk is. Als er problemen zijn, kun je je stroomdiagram verbeteren.

Controleren en verbeteren is een eindeloze strijd. Zelfs nadat je een stroomdiagram hebt voltooid, moet je het regelmatig controleren en bijwerken om ervoor te zorgen dat het diagram correct blijft. Zorg ervoor dat je alle veranderingen in je stroomdiagram verwerkt zodra ze zich voordoen.

Het gebruik van processtroomdiagrammen

Een goed processtroomdiagram kan bedrijven verschillende voordelen bieden. Dit zijn enkele veelgebruikte toepassingen van processtroomdiagrammen:

• Procesverbetering: door processen te visualiseren, begrijp je hoe je ze kunt optimaliseren. Hierdoor kun je tijd en geld besparen.
• Training en onboarding: als je goed inzicht hebt in je trainings- en onboardingproces, kun je het vereenvoudigen en ervoor zorgen dat iedereen dezelfde training krijgt.
• Communicatie: met stroomdiagrammen kun je hiaten in de communicatie in verschillende projectfasen identificeren, zodat iedereen op elkaar afgestemd blijft.
• Documentatie: als je gebruikmaakt van visuele elementen kan iedereen de beste praktijken op het gebied van documentatie volgen, van projectdocumentatie tot teamdocumentatie.
• Naleving en kwaliteitsgarantie: door een stapsgewijze visuele weergave van een proces te maken, kun je mogelijke problemen met de naleving of kwaliteitsgarantie identificeren voordat het te laat is.

Beste praktijken voor het opstellen van effectieve processtroomdiagrammen

Een effectief stroomdiagram kan je helpen bedrijfsprocessen te optimaliseren en de productiviteit en projectsamenwerking te verbeteren. Hieronder staan enkele richtlijnen die je moet volgen om er zeker van te zijn dat je het goed doet.

Maak een eenvoudig processtroomdiagram. Voeg alleen belangrijke stappen en informatie toe.

Het gebruik van consistente symbolen en verbindingslijnen zorgt voor duidelijkheid in je processtroomdiagrammen, waardoor het makkelijker wordt om met je team samen te werken en de productiviteit te verhogen. Je kunt zelfs belanghebbenden bij het proces betrekken.

Er is nog steeds werk aan de winkel, zelfs als je stroomdiagram compleet is. Door stroomdiagrammen bij te werken en te controleren, kun je constant de processen visualiseren waarvan je bedrijf afhankelijk is.

Maak processtroomdiagrammen met Confluence-whiteboards

Processtroomdiagrammen kunnen bedrijven verschillende voordelen bieden, omdat ze de productiviteit en het teamwork verbeteren en tegelijkertijd onnodige stappen elimineren. Met Confluence-whiteboards kun je ideeën visualiseren en omzetten in taken.

Confluence brengt iedereen samen in een verbonden workspace om projecten vooruit te helpen. Teams kunnen op één plek projectplannen maken, bewerken en delen, zodat iedereen op elkaar afgestemd blijft.

Met de sjablonen voor stroomdiagrammen van Confluence kun je eenvoudig en snel effectieve stroomdiagrammen maken. Ook kun je post-its met een paar klikken omzetten in Jira-issues.

Gebruik Confluence-whiteboards om je workflow te visualiseren en je bedrijf te optimaliseren met processtroomdiagrammen.

Processtroomdiagram: veelgestelde vragen

Wat is een voorbeeld van een processtroomdiagram?

Een goed voorbeeld van een processtroomdiagram is de levering van producten. Je kunt een processtroomdiagram gebruiken om de levering van een product te visualiseren, vanaf het moment dat de klant contact met je opneemt tot het moment dat je klaar bent met de opdracht. De eerste stap kan zijn dat de klant contact met je opneemt (of omgekeerd), wat uiteindelijk leidt tot het punt waarop je de bestelling afhandelt. De klant ontvangt uiteindelijk een e-mail waarin staat dat zijn bestelling is aangekomen.

Je kunt processtroomdiagrammen voor bijna alles gebruiken, waaronder productie-, dienstverlenings-, productleverings- en projectbeheerprocessen.

Welke tools kun je gebruiken om processtroomdiagrammen te maken?

Confluence stelt je in staat om processtroomdiagrammen te maken die je bedrijfsprocessen correct weergeven. Confluence is eenvoudig te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een sjabloon voor een stroomdiagram, zodat je niet al het werk zelf hoeft te doen. Als je eenmaal een sjabloon hebt gekozen, kun je afzonderlijke stappen en symbolen toevoegen om het diagram duidelijker te maken. Confluence kan ook probleemloos worden geïntegreerd met Jira en verschillende externe tools.

Hoe vaak moeten processtroomdiagrammen worden bijgewerkt?

Als je een workflow of proces wijzigt zoals beschreven in een stroomdiagram, moet je het diagram dienovereenkomstig bijwerken. Je hebt niet veel aan een stroomdiagram als het niet up-to-date is. Je verwijdert of voegt waarschijnlijk meer stappen aan verschillende processen en workflows toe dan je denkt. Je moet je processtroomdiagrammen regelmatig controleren en bijwerken om er zeker van te zijn dat ze voortdurend waarde toevoegen aan je bedrijf.