通过统一使用 Atlassian 产品，Udemy 解锁了协作能力，每年可节省 2400 小时

挑战：Udemy 是全球最受欢迎的在线学习平台之一，其业务在 3 年内增长了 4 倍。这种快速扩张阻碍了协作、协调、可见性和效率。

解决方案：Udemy 通过使用 Atlassian Cloud 工具进行集中管理，统一了整个企业的团队，克服了发展之痛。

影响：通过 Atlassian 将技术和业务部门连接起来，解锁了协作和可见性，从而帮助团队协同工作，以便更快地提供更多价值。

不断增长的扩张之痛激发了对新解决方案的需求

Shawn Kresal 多年来一直在政府组织和金融服务公司中晋升，但他渴望回到自己的技术根基，在一个更令人兴奋、更具创新性的组织中工作。他有计算机科学背景，但感觉生疏了，于是他转向 Udemy 在线课程，复习不同的编程语言（还有钢琴课作为娱乐）。

通过 Udemy，Shawn 不仅重新发现了自己对学习的热爱，还发现了一家以“让世界上的每个人都能更方便地学习”为使命并让他坚信这种使命的公司。巧合的是，Udemy 正在招聘第一位技术项目经理，而这正是 Shawn 当时在寻找的职位类型。这是一场命中注定的相遇。

Shawn 于 2019 年加入 Udemy 后，在新冠疫情期间受到电子学习热潮兴起（有人知道发面面包制作吗？）以及竞争日益激烈的就业市场的推动，公司在几年内实现了指数级增长。这种快速扩张迫使 Udemy 扩大团队与基础架构的规模。这帮助 Udemy 跟上了学习者的需求和创新的步伐，但也带来了协调、可见性、协作和效率方面的新挑战。

为了解决这些常见的扩张痛点，同时继续实现让学习更方便的愿景，Udemy 利用 Atlassian Cloud 工具集中了整个组织的团队，从而打造出一个新的团队合作中心来帮助企业扩大规模并取得成功。

在快速增长的过程中，旧的工作方式已经行不通

到 2023 年，Udemy 的员工人数在大约三年内翻了两番，旧的工作方式也开始出现问题。

Shawn 回忆道：“当我们还是一家小公司时，每个人都在做自己的事情，当时我们就像一台在高速运转的加速器。我们不需要扩大规模，只需要快速行动。但如今，光是我们的工程部门就比几年前整个公司的规模还要大。现在，‘大家都各司其职’却成就了一个巨大的减速器。”

随着领导层开始与产品和工程团队密切合作，他们提出了一些看似简单的问题：

“每个人都在做什么？”

“我们的前 3 大项目的最新进展如何？”

“我们需要调动哪些团队来推进工作？”

这些问题看似简单，却很难快速回答。Shawn 解释说：“没有办法获得这种可见性。我们可以召开一次有 30 人参加、花费相当高昂的会议，或者让十几个人去使用 Slack，然后再让另外 50 个人进行研究。但是，当一个团队使用 Asana，另一个团队使用 Google Sheets，还有一个团队把所有东西都放在 Wiki 中时，就没有办法以系统化、可扩展的方式获取这些信息了。”

让 Udemy 统一使用由 Atlassian Cloud 工具提供支持的单一工作系统

Shawn 和领导层一致认为，解决 Udemy 发展痛点的办法就是集中管理人员、流程和平台。Shawn 回忆说：“我们同意统一使用 Atlassian 产品。它很便捷。速度很快。它能满足大家的工作需求。它还能为我们的合作伙伴提供很高的可见性。”

Udemy 的企业文化崇尚实验和迭代；因此，幸运的是，团队对变革持开放态度。Shawn 说道：“他们明白，如果每个人都这样做，对我们来说将是一件好事。”

Shawn 的团队帮助串联起了整个组织，并利用 Atlassian 工具建立起一个工作系统。现在，所有 Udemy 员工都使用 Confluence Cloud Premium 作为他们的协作工作区和单一事实来源。在开发和维护 Udemy 产品的过程中，产品和工程团队依靠 Jira Cloud Enterprise 与非技术利益相关者进行协作。IT 开发人员也使用 Jira 管理整个公司的业务应用。

Shawn 解释说：“在大多数公司，当您需要什么东西时，就会发电子邮件、打电话或发送 1800 条 Slack 消息。在这里，这一切都不复存在。一切都会通过 Atlassian 完成。”

他补充说，现在每个人都统一在一个平台上开展工作，跨团队协作变得无限简单。“如果有人需要四个团队参与一个项目，您只需标记他们。然后，这些团队一起标记他们的工程师、设计师或研究人员。”

团队仍可自主选择工作方式，但每个人都必须在 Jira 和 Confluence 中跟踪他们的目标和路线图项目，以便进行集中报告。这样既提高了可见性和责任感，又节省了大量时间。

Shawn 说道：“我们通过 Confluence 来跟踪所有技术项目、项目进度和 OKR 摘要。这节省了大约 500 到 600 人小时的会议时间。过去，我们每个季度都要召开一次有 80 人参加的长会，花费巨大。于是我们想说，‘我们应该采纳勇敢的实验思维，同时取消一个季度内的所有会议。’通过 Jira 中的几个自定义字段和 Confluence 中的报告功能，我们基本上实现了整个流程的自动化，这让我感到不可思议。每个人都说，‘天哪，这太棒了！’”

统一使用 Atlassian Cloud 平台还有助于在新人加入公司和项目团队发生变化时节省时间并减轻心理负担。“我们的工程部门每天都有 400 多人在忙碌着。一个人可能会加入 4-5 个项目团队，而这些团队也是时有时无。您如何跟上这种情况的步伐？现在有了一个集中的地方。Shawn 表示：“每当有新团队成立时，它们只需通过 Slack 联系我，而我只需一分钟就能添加新团队。以前，我们的团队规模就已开始让我们不堪重负。现在有了 Atlassian，我们的流程实现了令人难以置信的简化。”

营销团队加入“提高可见性和问责制”的运动

首席营销官 Genefa Murphy 博士补充说：通过 Jira、Confluence 和 Loom 将 Udemy 的员工联系在一起，对技术和业务团队来说都是一场变革。

“为每个人提供一个获取信息、起草内容和获得反馈的中心场所是一件很有价值的举措。我们可以通过 Jira 与我们的产品团队进行互动，但即使您没有访问权限，仍然可以通过拉取到 Confluence 的 Jira 筛选器和仪表板来查看您需要的信息。这对于提高可视性和推动问责制来说意义重大。我们的部分团队成员也一直在使用 Loom 视频来扩大信息共享的规模，并为大家提供一种随时返回来查阅参考信息的方式。”

Shawn 补充说：“我们从营销团队那里得到了很好的反馈。它们需要询问多少人才能看到整个工程路线图或当前项目的仪表板？谁都不必问。他们可以自助服务。这对于清除我们营销人员的阻碍意义重大，并让他们有了更高的可见性。”

实验带来优化

Udemy 秉承其实验文化，经常测试最新的 Atlassian 功能和工具。它们加入了企业中心抢先体验计划，而该计划允许它们使用自己的品牌颜色、图片、可视化卡片、链接等内容来自定义 Confluence。Shawn 说道：“Wiki 页面通常是高度静态的，但有了企业中心，它就更像一本杂志或一个现代网页。我很期待能见证更多成果！”

整个公司的团队成员也在使用 Atlassian Intelligence 来节省时间和减轻精神负担。Shawn 说道：“Atlassian Intelligence 的搜索功能太棒了。它能很好地帮助我们找到特定信息，尤其是在有成千上万个页面需要梳理的情况下。大家也很喜欢“定义”这项功能。它们非常实用，因为我们有一个单独的内部字典，专门收录新员工可能不了解的 Udemy 术语和行业语言。现在，用户只需点击术语即可了解其含义。”

挖掘 Udemy 客户和同事的潜力

当 Udemy 忙于让客户更方便地学习时，他们同时也在忙于通过 Atlassian 解决方案让协作和信息更容易获取。

Shawn 说道：“使用 Atlassian 带来了时间和清晰度上的回报。没有什么比缺乏清晰度更拖累团队的了。以前，我们不得不参加很多会议，使用 Slack 为很多人发送消息，或是通读来自多个渠道的信息。获取任何信息的成本都非常高。现在，您可以进入 Atlassian 作为您的一站式商店，找到您需要的任何信息。”

Genefa 也见证了营销领域的新变化。“我们团队的核心目标是协调、进一步阐明和加速 Udemy 的工作。Atlassian 帮助我们做到了这一点。它通过提供一种简洁明了的方式让大家相互沟通和交流，从而使我们的各个团队保持步伐一致。它为每个人提供了一个中心场所，让我们能进一步阐明当前所开展的工作，从而有助于我们进行扩展。反过来，这也使我们能够加快速度，因为我们不必等待别人回复或开会，而是可以在此平台内进行即时沟通和交流。”Genefa 的同事兼客户与内容营销高级总监 Stephanie Wisdom 补充说：“Atlassian 为我们的工作提供了助力，因为它实现了协作。”

随着 Udemy 在进一步发展上进行投资，拥有一个集中的、人工智能支持的协作平台将继续带来回报。他们的公司相信“技能是发掘潜能的关键”，而通过携手 Atlassian 转变团队合作方式，员工也将解锁自己的潜能。