Как создавать пользовательские и поля формул в Jira
Вы можете создать пользовательское поле в Jira примерно за пять минут без написания кода. Если ваша команда отслеживает бюджеты в электронной таблице или вручную оценивает приоритеты, вы можете перенести эти задачи в Jira примерно за пять минут.
Пользовательские поля собирают данные, а поля формул выполняют вычисления.
Как создать пользовательское поле в Jira
Любое пользовательское поле создается одинаково, а затем выбирается его тип. Администратор Jira создает пользовательские поля и управляет ими. Одни и те же действия лежат в основе создания как стандартного пользовательского поля, так и поля формулы.
Выбор типа поля для добавления в раздел Jira.
Откройте настройки схемы полей. Перейдите в настройки Jira, затем в раздел «Задачи», далее «Поля», а затем «Схемы полей».
Создайте новое поле. Выберите «Создать пользовательское поле».
Выберите тип поля. Выберите тип, подходящий для данных и действий с ними: текст, число, дата, поле выбора, пользователи или формула.
Дайте полю название, отражающее его содержимое. Понятное название, например «Уровень клиента» или «Утвержденный бюджет», подскажет любому, кто просматривает задачу, что содержит это поле.
Выберите, в каких проектах и для каких типов задач оно будет использоваться. Добавьте поле в нужную схему полей, а затем выберите, где оно будет отображаться в представлении задачи. Новые пользовательские поля по умолчанию отображаются не везде, поэтому добавляйте их, только если они нужны командам.
Пример: поле «Уровень клиента»
Предположим, ваша команда поддержки хочет сортировать заявки по значению аккаунта. Создайте пользовательское поле, выберите Список (с единичным выбором), назовите его «Уровень клиента» и задайте варианты «Корпорация», «Средний бизнес» и «Малый бизнес». Добавьте это поле в свои проекты поддержки, и вы сможете фильтровать и группировать все заявки по уровню клиента.
Примечание о типах проектов
В проектах компании администратор Jira централизованно создает пользовательские поля и предоставляет к ним доступ в разных проектах. В проектах команды администраторы проектов добавляют поля в настройках своего проекта. Если нужно, чтобы одно и то же поле вело себя одинаково в нескольких командах, используйте общее пользовательское поле компании — это обеспечит согласованность.
Схемы полей, экраны и контексты выполняют разные задачи.
Схемы полей определяют, какие поля доступны для каждого типа задачи в назначенных проектах, а также является ли поле обязательным или необязательным. Экраны управляют размещением и порядком полей при создании, просмотре и редактировании. Контексты полей управляют значениями по умолчанию и параметрами раскрывающихся списков для определенных проектов и типов задач.
Как создать поле формулы в Jira
Поле формулы создается на основе пользовательского поля, в которое затем добавляется вычисление. Возможно, вашему администратору потребуется сначала включить поля формул, после чего любой, кто может создавать пользовательские поля, сможет создать и такое поле. Ниже описаны шаги, которые позволят перейти от пустого поля к действующему вычисляемому значению.
Создайте пользовательское поле и выберите тип «Формула». Выполните описанные выше действия и выберите тип поля «Формула».
Дайте полю имя, отражающее его значение. Такие имена, как «Отклонение от бюджета» или «Дней до крайнего срока», делают результат понятным без дополнительных объяснений.
Напишите формулу. Ссылайтесь на другие поля по имени в фигурных скобках и объединяйте их с помощью операторов. Например, {Approved Budget} - {Actual Costs} возвращает отклонение от бюджета. Если не уверены в синтаксисе, опишите расчет обычным языком, и Rovo создаст его черновик.
Задайте тип выходного значения. Выберите число, текст, дату или продолжительность, чтобы результат правильно отображался и сортировался. Числовые результаты можно отформатировать как денежную единицу, процент или десятичное число.
Примените настройки через схему поля, а затем добавьте поле в экраны. Выберите проекты, в которых используется это поле, а затем добавьте его в представление задачи.
Храните любое значение, которое вы хотите использовать в расчетах, в поле типа «число», «дата» или «длительность», а не в текстовом поле. В полях типа «формула» математические операции могут выполняться только с полями, которые содержат данные соответствующего типа.
Примеры полей с формулами по ролям
Один и тот же тип поля решает разные задачи в зависимости от того, кто его использует. Для каждой из ролей ниже приведено по три формулы, которые можно адаптировать, подставив имена собственных полей. Все примеры взяты из реальных стартовых формул.
Финансовый менеджер
Перенесите отслеживание бюджета из электронных таблиц, чтобы фактические показатели можно было сопоставлять с прогнозом в реальном времени.
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Отклонение от бюджета | {Approved Budget} – {Actual Costs} | Число (денежная единица) |
Процент скорости выполнения работы | ({Actual Costs} / {Approved Budget}) * 100 | Число (в процентах) |
Оповещение о перерасходе | ЕСЛИ({Actual Costs} > {Approved Budget}; «Превышение бюджета»; «В рамках бюджета») | Текст |
Менеджер маркетинговых кампаний
Отслеживайте эффективность кампании и состояние бюджета на доске, а не в отдельном инструменте для контроля окупаемости инвестиций.
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Окупаемость кампании | ({Revenue} – {Campaign Cost}) / {Campaign Cost} | Число (в процентах) |
Затраты на одного потенциального клиента | {Campaign Cost} / {Leads Generated} | Число (денежная единица) |
Менеджер по продукту
Автоматизируйте системы приоритизации, чтобы бэклог сортировался по степени важности.
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Оценка RICE | ({Reach} * {Impact} * {Confidence}) / {Effort} | Номер |
Соотношение ценности и трудозатрат | {Business Value} / {Story Points} | Номер |
Группировка по приоритетам | ЕСЛИ({RICE} > 100; «P0»; ЕСЛИ({RICE} > 50; «P1»; «P2»)) | Текст |
Менеджер проекта
Будьте на шаг впереди рисков, рассчитывая время до крайнего срока и отмечая отстающие элементы.
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Руководитель инженерного отдела
Отслеживайте оставшиеся трудозатраты и изменения в объеме работ, не выясняя статус у разработчиков.
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Оставшиеся трудозатраты | {Original Estimate} – {Time Spent} | Продолжительность |
Процент расширения области проекта | (({Current Estimate} – {Original Estimate}) / {Original Estimate}) * 100 | Число (в процентах) |
Процент прогресса спринта | ({Time Spent} / {Original Estimate}) * 100 | Число (в процентах) |
Руководитель ИТ-операций
Отслеживайте соответствие SLA и в реальном времени отмечайте заявки, в которых вскоре может произойти нарушение.
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Время разрешения | РАЗН_ДАТ({Created}, {Resolved}) | Номер |
Риск нарушения SLA | ЕСЛИ(РАЗН_ДАТ(TODAY(), {SLA Due}) < 1, «Скоро будет нарушено», «В безопасности») | Текст |
Воздействие инцидента | {Users Affected} * {Downtime Minutes} | Номер |
Отдел кадров и управления персоналом
Точно отслеживайте прогресс адаптации и найма каждого кандидата.
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Процент адаптации | ({Tasks Completed} / {Total Tasks}) * 100 | Число (в процентах) |
Время до найма | РАЗН_ДАТ({Application Date}, {Offer Date}) | Номер |
Стаж сотрудника | РАЗН_ДАТ({Hire Date}, TODAY()) | Номер |
Распространенные формулы по примерам использования
Помимо конкретных ролей, эти формулы охватывают расчеты, которые команды используют чаще всего. Адаптируйте имена полей для своего проекта.
Финансовые расчеты
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Отклонение от бюджета (в процентах) | (({Approved Budget} – {Actual Costs}) / {Approved Budget}) * 100 | Число (в процентах) |
Итоговая сумма счета от поставщика | {Quantity} * {Unit Price} | Число (денежная единица) |
Общие расходы по проекту | {Labor Cost} + {Material Cost} + {Travel Cost} | Число (денежная единица) |
Фактические затраты на оплату труда | {Time Spent} * {Hourly Rate} | Число (денежная единица) |
Приоритизация и оценка
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Оценка RICE | ({Reach} * {Impact} * {Confidence}) / {Effort} | Номер |
Взвешенная оценка рисков | ({Probability} * 0,7) + ({Impact} * 0,3) | Номер |
Рейтинг риска | {Probability} * {Impact} | Номер |
Даты и сроки
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Гигиена текста и данных
Пример использования | Формула | Тип выходных данных |
Использование пользовательских полей и результатов формул в Jira
Поле полезно ровно настолько, насколько полезны действия, которые можно с ним выполнять. Когда в полях содержатся нужные данные, используйте их для решения задач следующим образом.
Фильтруйте данные и выполняйте поиск по ним с помощью JQL. Отправьте запрос к доске, чтобы найти задачи, у которых «отклонение от бюджета меньше 0» или «осталось дней меньше 5».
Получайте отчеты на дашбоардах. Отображайте итоговые результаты формулы по задачам в гаджете дашбоарда, например общий оставшийся бюджет по всем активным кампаниям.
Запускайте автоматизации. Запускайте правило автоматизации, когда значение пересекает пороговое значение. Например, можно оповестить потенциального клиента, если отклонение превысит десять процентов.
Рекомендации по работе с пользовательскими полями
Создать поле легко, а вот его поддержка требует определенных затрат, поэтому немного дисциплины не помешает, чтобы сохранить быстродействие Jira и точность отчетов.
Ищите, прежде чем создавать. Перейдите в настройки Jira, затем в раздел «Задачи», затем «Поля», затем «Схемы полей» и найдите то, что похоже на вашу идею. Если поле «Клиент» уже существует, не создавайте поле «Покупатель». Это приведет к разделению данных в ваших отчетах.
Давайте имя исходя из значения, а не типа. Название «Утвержденный бюджет» лучше, чем «Числовое поле 3». Благодаря понятным именам глоссарий не понадобится.
Выбирайте тип в соответствии с задачей. Храните значения, с которыми вы будете производить вычисления, в виде чисел или длительности, а значения, по которым вы будете выполнять фильтрацию, — в виде полей выбора.
По возможности используйте схемы полей повторно. Стандартные схемы позволяют похожим командам использовать одинаковые поля и вносят ясность в отчетность. Не создавайте одноразовые схемы, если у команды нет для этого веских причин.
Не превышайте лимит на схемы полей. Схема поля может содержать до 700 полей. Считайте это максимальным значением, а не целевым.
Архивируйте то, что не используете. Поля, которые никто не заполняет, создают информационный шум на каждом экране и в каждом отчете.
Часто задаваемые вопросы
Что такое схема полей Jira?
Схема полей Jira определяет, какие поля применяются к каждому типу задач в назначенных проектах. Она помогает администраторам централизованно управлять доступностью и обязательным статусом полей.
Как создать пользовательское поле в Jira?
Перейдите в настройки Jira, затем в раздел «Задачи», затем в раздел «Поля», затем в раздел Схемы полей и выберите «Создать пользовательское поле». Выберите тип поля, присвойте ему имя, а затем задействуйте его в проектах и на экранах, где оно необходимо.
Кто может создавать пользовательские поля в Jira?
Администратор Jira создает пользовательские поля и управляет ими. В проектах команды администратор проекта может добавлять поля в настройках своего проекта.
Как создать поле формулы?
Создайте пользовательское поле и выберите тип «Формула», назовите его в соответствии со значением, которое оно выводит, напишите формулу со ссылками на другие поля и задайте тип выходных данных. Затем добавьте его в нужную схему полей и на экраны.
Нужно ли мне знать синтаксис формул, чтобы создать формулу?
Нет. Вы можете напрямую использовать в ссылках названия полей и операторы либо описать вычисление обычным языком, чтобы Rovo сгенерировал формулу за вас.
На какие поля может ссылаться формула?
Формула может ссылаться на поля чисел, дат, текста и выбора в одной и той же задаче. Значения, которые вы планируете использовать в расчетах, рекомендуется хранить в виде чисел, дат или длительности, а не текста.
Почему значение моей формулы не обновляется сразу?
Поля с формулами обновляются автоматически при изменении связанного поля, но обновления могут быть асинхронными. Новое значение может появиться в задачах с небольшой задержкой. Поля с формулами рассчитываются для каждой задачи и не суммируют значения родительских или дочерних задач.