Как Jira и Confluence изменили очную и онлайн-торговлю в Worten

Задача. Португальская розничная сеть Worten хотела объединить цифровую и офлайн-торговлю, интегрировав свою платформу электронной коммерции и сеть из 250 розничных магазинов.

Решение. Компания Worten внедрила Jira и Confluence, чтобы улучшить совместную работу, ускорить разработку и воплотить свою концепцию в жизнь.

Последствия. Теперь более 1500 сотрудников используют Teamwork Collection от Atlassian для межфункциональных рабочих процессов, обеспечив 5,5-кратную окупаемость инвестиций и экономию 12 000 часов в год.

Стать «ориентированной на цифровые технологии компанией с человеческим лицом»

По всей Португалии более 50 % людей живут менее чем в 30 минутах езды от магазина Worten. Потребители покупают в этой сети все: от электроники до мебели. С 2018 года компания Worten решила сделать этот процесс еще более удобным.

«Наша цель — стать цифровой компанией с физическими магазинами и человеческим лицом», — объясняет руководитель отдела цифровой трансформации Фелипе Феррейра. Цель состояла в том, чтобы создать интегрированный клиентский опыт, который объединил бы интернет-магазины с 250 магазинами сети Worten.

Для этого компания Worten создала новую системную архитектуру и платформу для совместной работы по всей организации. Jira и Confluence, входящие в набор инструментов Teamwork Collection от Atlassian, обеспечивают управление программами, мониторинг задач и отображение зависимостей. Сегодня почти 1500 сотрудников организации используют это решение, чтобы оставаться сосредоточенными, продуктивными и быть на связи, меняя представление о розничной торговле среди португальских потребителей.

Покупки в Интернете 🤝 покупки в розничных магазинах при поддержке Jira и Confluence

Компания Worten поставила перед собой цель создать по-настоящему многоканальную систему совершения покупок, в которой клиенты взаимодействуют с компанией как онлайн, так и в обычных магазинах. Раньше сайт и приложение Worten не были полностью интегрированы с розничными магазинами. Покупатели не могли вернуть товары, приобретенные онлайн, через физический магазин или в реальном времени проверить наличие в магазине. Теперь у них есть такая возможность, а также другие преимущества, например заказы с самовывозом через 15 минут и доставка на дом в течение 2 часов.

Для руководства изменениями компания Worten создала команду цифровой трансформации, возглавляемую Фелипе. «Нам важно было сохранить человеческий подход в работе нашей сети магазинов, — объясняет он. — Клиентам нужны удобные онлайн-сервисы, но еще они хотят приходить к нам, чтобы потрогать товары и поговорить с людьми».

Команда Фелипе была призвана помочь ИТ-отделу Worten с реализацией масштабного межфункционального проекта по поставке и внедрению новой архитектуры систем. «У нас много команд, работающих параллельно, и если они не могут без труда обмениваться информацией, работа стопорится», — поясняет Фелипе.

Раньше все команды Worten использовали разные инструменты, в том числе OneNote и Excel. Без централизованной платформы многие команды сталкивались с трудностями при совместной работе, вынуждены были тратить время на продолжительные собрания и длинные цепочки электронных писем.

После того как команда цифровой трансформации развернула Jira и Confluence, у 140 команд наконец появилось общее место для совместной работы. Когда кому-то требуется информация от коллег, можно просто упомянуть нужных участников команды и работать дальше. «С Jira и Confluence наши команды вместе могут творить чудеса, — говорит Фелипе. — Благодаря общим рабочим процессам и прозрачным взаимозависимостям мы понимаем друг друга с полуслова».

От логистики до юриспруденции — инструменты Atlassian помогают командам действовать

Команда цифровой трансформации Worten применила инструменты Atlassian, чтобы решить следующие задачи:

1. Объединить технические команды и команды разработки, чтобы ускорить работу над продуктом продукта и быстрее реагировать на отзывы клиентов.

2. Связать бизнес-функции с соответствующими ИТ-командами, чтобы быстрее решать проблемы в сфере ИТ.

3. Обеспечить связь между высшим руководством и повседневной работой команд, чтобы принятие решений было привязано к стратегическим целям.

Компания Worten проводила цифровую трансформацию поэтапно, начав с самых важных для бизнеса областей. Одной из них была основная система диспетчеризации логистики. «Эта система — сердце нашей организации: она контролирует доставку товаров нашим клиентам», — объясняет Фелипе.

Новая система диспетчеризации позволяет реализовать более сложные потоки онлайн-доставки и доставки из магазинов. В числе новых возможностей — самостоятельное планирование заказов для клиентов, автоматические входящие заказы для поддержания уровня запасов и вывоз ненужных продуктов для утилизации.

В компании Worten эти сложные процессы доставки контролируют 17 многопрофильных команд. Jira помогает согласовывать их работу в реальном времени благодаря наглядному представлению блокеров и прогресса. «Мы не смогли бы достичь этого без Jira, — говорит Фелипе. — Это лучшее решение для управления такими сложными процессами».

Возможность оптимизировать работу с помощью Jira заметили и в других командах, в частности в юридическом отделе. «Никогда бы не подумал, что юридическая команда может использовать Jira — ведь обычно они полагаются на электронную почту и телефонные звонки, — признается Фелипе. — Однако для них переход на Jira стал настоящим спасением. Благодаря максимально наглядному представлению нагрузки юристов и времени выполнения задач становится проще расставлять приоритеты в зависимости от срочности и перераспределять задачи, если кто-то уходит в отпуск».

Автоматизация и создание дорожных карт с Jira Premium

Компания Worten выбрала Jira Premium, чтобы использовать Планы Jira с функцией Advanced Roadmaps. На собраниях по планированию высшее руководство делится стратегическими приоритетами, а команда Фелипе добавляет их в Планы Jira, чтобы создавать дорожные карты, определять порядок выполнения задач и отслеживать межкомандные зависимости.

«Функция Advanced Roadmaps в Планах Jira помогает нам визуализировать „красные зоны“, и показывает, сколько заявок, задач или историй заблокировано в каждой команде», — объясняет Фелипе.

Кроме того, компания Worten начала использовать Автоматизацию Atlassian в Jira Premium для оптимизации повторяющихся процессов. Например, Jira автоматически напоминает командам о необходимости провести анализ для ежемесячных отчетов. В компании масштаба Worten таких автоматических напоминаний накапливается много. Экономия по 30 секунд на каждой задаче благодаря автоматизации сберегает для девяти команд в общей сложности 8 часов в месяц.

Общие процессы и знания организации на базе Confluence

Confluence служит централизованной базой знаний для компании Worten. «Здесь хранится вся необходимая нам информация и документация — от протоколов до итогов совещаний», — говорит Фелипе.

Так, Confluence в компании Worten играет незаменимую роль в расстановке приоритетов. На каждом сеансе планирования участники команды вносят заметки и основные выводы в свою интегрированную рабочую область. Соответствующие отчеты и дашбоарды из Jira интегрируются со страницами Confluence, позволяя командам обсуждать результаты и прогресс в реальном времени.

Кроме того, Confluence помогает компании Worten быстро вводить в курс дела новых сотрудников. Команда создала обучающие документы для разных отделов и ролей. Каждый из них содержит описания важных политик и процессов, а также руководства по использованию основных инструментов компании, включая Jira.

Новый способ работы как революция в построении взаимодействия с клиентами

Сегодня идеальное представление компании Worten о многоканальном взаимодействии с клиентами становится реальностью. Инструменты Atlassian для командной работы превращают совместную работу многофункциональных команд из мучения в удовольствие.

Используя Jira и Confluence для ускорения коммуникации, команды быстрее реагируют на отзывы клиентов и реализуют новые идеи. «Сложно даже подсчитать, сколько времени мы экономим благодаря Jira, — говорит Фелипе. С помощью Jira мы стали работать совершенно по-новому».

Как и в большинстве розничных компаний, деятельность Worten становится все сложнее. Но благодаря новому подходу и усовершенствованным инструментам для командной работы их команды не сбавляют темп. «Наши команды отзываются о Jira с большим энтузиазмом и увлеченностью, — говорит Felipe. Для меня как руководителя направления по цифровому преобразованию это лучшая обратная связь. Нам не нужно заставлять людей использовать Jira и Confluence, потому что эти продукты приносят реальную пользу».