Компания trivago меняет культуру собраний, совместной работы и путешествий с помощью Atlassian Teamwork Collection со встроенным ИИ

Проблема. По мере того как trivago — ведущая глобальная платформа для поиска отелей — росла, а команды развивались, разделение работы между командами и инструментами, устаревшие технологии и непоследовательные рабочие процессы стали мешать развитию. Команды были перегружены собраниями, а продуктивно совместно работать и масштабировать свои задачи получалось с трудом. 

Решение. Чтобы модернизировать свой способ работы и создать единую центральную платформу, trivago объединяет команды с помощью решения System of Work, созданного Atlassian. Переход на Teamwork Collection помог улучшить совместную работу, а также открыл доступ к приложению Loom для коммуникаций с помощью видео и к ИИ Rovo с его возможностями поиска информации на корпоративном уровне. 

Результат. Используя Teamwork Collection как важнейшую часть System of Work, компания trivago заменяет ненужные собрания и объемные документы быстрыми видеороликами Loom, трансформирует рабочие сессии с помощью досок Confluence и предоставляет сотрудникам функции Rovo, чтобы они могли оперативно находить информацию и действовать.

Отель? trivago. Командная работа? Atlassian

trivago — одна из самых успешных европейских цифровых компаний, вышедших на международный уровень. В высококонкурентной туристической индустрии скорость, качество обслуживания клиентов и инновации решают все. Эти показатели часто снижаются по мере роста бизнеса, но компания trivago решила избежать типичного сценария путем улучшения структуры, инструментов и командной работы. 

Компания поставила перед собой новую цель: стать самой быстро обучающейся и успешной компанией в отрасли, использовать лучшие достижения ИИ для повышения производительности и инноваций, а также дать возможность своим сотрудникам, число которых превышает 600 человек, работать как 6000.

Чтобы вступить на этот путь внедрения ИИ и модернизировать методы работы, компания trivago начала стандартизировать процессы технических и бизнес-команд на базе Atlassian Teamwork Collection, а также сделала Jira Service Management и Jira Product Discovery частью своей расширенной платформы Atlassian.

Улучшение методов работы и систем помогло trivago справиться с самыми разными задачами:

• наладить связь между всеми командами в компании, чтобы улучшить и ускорить планирование, коммуникацию и поставку готовых решений;

• заменить 340 часов собраний контентом в Loom, а оставшиеся сделать намного продуктивнее и превратить длинные страницы Confluence в короткие и понятные видео;

• подключить к своей платформе Atlassian более девяти сторонних инструментов с помощью Rovo, чтобы сотрудники могли работать быстрее и эффективнее;

• трансформировать методы ведения мозговых штурмов и совместной работы с помощью досок Confluence, которые автоматически систематизируют идеи и превращают их в задачи Jira.

Лора Беннет, администратор систем Atlassian в компании trivago, делится результатом: «Командам не нужно переключаться между разрозненными инструментами. Инвестируя в создание системы работы на базе Atlassian, мы создаем единую центральную основу для всех процессов компании».

Решение более глубоких проблем, таких как избыток собраний, разрозненность и неэффективный обмен знаниями

Компания trivago внедрила Jira и Confluence в начале 2000-х годов и эти приложения хорошо служили ей для развития бизнеса. Но со временем, по словам Лоры, в их способе работы появились изъяны.

В ходе внутренних опросов сотрудники сообщали, что больше всего их отвлекают собрания. Повседневные встречи по статусам, принятию решений небольшой важности и коротким демонстрациям превратились в долгие и многолюдные собрания. Участники команды использовали записки на стенах и фотографировали их, чтобы потом расшифровать заметки. Это было утомительно, часто приводило к ошибкам и мешало им действовать. В целом такие методы работы замедляли прогресс, нарушали концентрацию и плохо масштабировались.

После встреч фасилитаторы добавляли заметки в Confluence — Лора говорит, что там сотрудники «документируют абсолютно все». Однако многочисленные длинные страницы редко использовались снова.

Кроме того, важнейшие знания хранились у trivago и в других инструментах: на Google Диске, в Slack, приложениях Microsoft и т. д. Это мешало участникам команды быстро находить то, что им нужно, и сотрудничать с другими командами. Фрагментация привела к росту затрат, ухудшению прозрачности и снижению эффективности, а также мешала стандартизации.

Компания trivago быстро расширяла свою программу ИИ, но большинство инструментов ИИ по-прежнему не применялись в повседневной работе. Командам требовалось следующее:

• Унифицированная и доступная для всех платформа на базе ИИ.

• Способ сделать документацию и собрания более эффективными, удобными и практичными.

• Возможности безопасного и интеллектуального поиска и автоматизации, действующие сразу во всем наборе инструментов.

Для компании trivago пришло время пересмотреть свои процессы и платформы.

Как одна шутка об улучшении внутренней коммуникации привела к серьезным изменениям в компании

Когда руководители trivago шутили, что им нужен «корпоративный TikTok» (с короткими интересными видео), они не собирались запускать социальную сеть. Им нужно было решить реальную проблему, причем достаточно глубокую. Методы работы, сложившиеся в trivago, перестали соответствовать современным представлениям о том, как сотрудники общаются и принимают решения в продвинутых компаниях.

Увидев демоверсию Loom, Лора поняла: это именно то, что они искали. Она говорит: «Раньше мы могли только создавать снимки экрана и добавлять в них пометки — у нас не было инструментов для быстрой записи и публикации видео. Loom отлично справляется с такими задачами».

Поскольку компания trivago уже использовала Jira и Confluence, можно было объединить эти приложения и добавить к ним Loom и Rovo. Стоимость такого пакета оказалась ниже, чем стоимость Loom отдельно. «Мы знали, что Loom значительно упростит нам работу. Когда мы увидели Loom в составе Teamwork Collection, нас поразило, что такие потрясающие возможности можно приобрести за столь небольшую цену», — вспоминает Лора.

Поскольку компания trivago уже перешла на Atlassian Cloud и занималась стандартизацией платформы, принять окончательное решение было несложно. Инвестировав в Teamwork Collection, она наконец-то получила все необходимые инструменты в виде единой системы, а заодно добавила возможности обмена видеороликами и средства ИИ, причем за небольшую цену.

Трансформация совместной работы, собраний и повседневной рутины с помощью Teamwork Collection

Благодаря набору инструментов Teamwork Collection, который занимает центральное место в System of Work компании Atlassian, компания trivago меняет способы повседневной коммуникации, совместной работы и принятия решений в командах.

Loom — катализатор новой культуры собраний

Команды trivago быстро приняли Loom как способ изменить время и способ проведения собраний. Сотрудники теперь не проводят собрания по любому поводу. Сначала они задаются простым вопросом: «А можно ли достичь того же, используя Loom?»

Разработчики были одними из первых приверженцев: они использовали Loom для записи быстрых пошаговых инструкций и тем самым поддерживали прогресс в работе без необходимости взаимодействовать в реальном времени. Затем другие команды увидели, как приложение может помочь им в их собственной работе, давая возможность показывать вместо того, чтобы рассказывать (или дополнять рассказы). Они начали использовать Loom для самых разных целей: от простых сообщений об обновлениях статусов и демонстраций работы до просмотра страниц Confluence и досок Jira, а также для сообщения о своем продвижении к достижению OKR — и здесь Loom оказался особенно полезным. «Раньше было необходимо очно рассказывать о своем прогрессе в достижении OKR, а теперь можно предварительно записать видео об этом в Loom. Поэтому мы теперь можем сконцентрироваться на принятии решений и эскалациях, а не на отчетах о статусе, что сокращает продолжительность собраний и упрощает подготовку к ним», — объясняет Лора.

Она добавляет: «Поскольку Loom входит в состав пакета Teamwork Collection, наши команды заменили длинные страницы Confluence и лишние собрания короткими видеороликами Loom. Это помогло ускорить коммуникацию, сделать сообщения интереснее и понятнее. Teamwork Collection помогает нам совершенствовать культуру проведения собраний и трансформировать методы совместной работы и коммуникации».

Доски Confluence и документы в режиме реального времени: прощайте, записки, да здравствуют быстрые действия!

Благодаря доскам Confluence команды trivago вывели рабочие встречи на новый уровень. Вместо физических досок и бумажных записок они используют их цифровой аналог — это упрощает совместную работу разных офисов и позволяет быстро группировать схожие темы. Для дополнительного упрощения этих процессов в компании используют Rovo: с помощью ИИ создают сводки результатов, быстро преобразуют идеи в заявки Jira и обеспечивают возможность поиска по созданным объектам.

Лора отмечает: «Раньше мы проводили ретроспективы вручную, и это занимало много времени, а использование бумажных записок и фотографий затрудняло контроль выполнения поставленных задач. Благодаря доскам Confluence и Rovo мы перешли на цифровые ретроспективы, которые проще организовать и можно быстро превратить в практические действия».

Rovo: ИИ-коллега, помогающий сотрудникам работать быстрее и эффективнее

Когда компания trivago решала, какую систему ИИ предложить своим сотрудникам, выбор пал на Atlassian Rovo отнюдь не по умолчанию. «Мы опробовали несколько решений ИИ. Система Rovo оказалась самой интуитивно понятной. С ней поиск корпоративной информации стал быстрым и легким даже для тех, кто раньше никогда не пользовался ИИ, — говорит Лора. — Теперь мы можем безопасно объединить все наши команды и более девяти отдельных приложений, включая Slack, инструменты Microsoft, GitHub, Workday и приложения Atlassian, чтобы за считаные секунды находить нужную информацию и принимать необходимые меры».

В ежегодном внутреннем опросе trivago об использовании ИИ до 20 % сотрудников, занимающих технические должности и должности, связанные с выпуском продуктов, сообщили, что экономят более часа каждый день. Как технические, так и бизнес-команды используют Rovo для улучшения различных рабочих процессов.

• Юридический отдел, получая запросы от команд, применяет агента для автоматического обобщения и классификации данных, что позволяет экономить более 200 часов ежегодно. 

• Отдел маркетинга использует Rovo после запуска кампании для анализа и оптимизации эффективности.

• Продуктовые команды и разработчики полагаются на помощь Rovo в разработке документации и написании кода для запуска и улучшения продуктов.

Rovo дополняет другие инвестиции trivago в ИИ, помогая компании перейти от простого улучшения существующих процессов с помощью ИИ к принципиальной трансформации, в ходе которой искусственный интеллект становится центром любых рабочих процессов. Распространение ИИ в организации возросло до 90 % — более чем на 60 % за два года. Менеджер по продуктам и амбассадор ИИ Сахил Маниар добавляет: «Искусственный интеллект в trivago — больше не побочный эксперимент. Он стал частью нашей основной системы: помогает принимать решения, расширять творческий потенциал и мыслить масштабнее, а не просто выполнять работу быстрее».

Jira Product Discovery и Jira Service Management: управление запросами, дорожными картами и даже материалами для чтения

Чтобы окончательно сформировать необходимый набор инструментов, компания trivago дополнила свою платформу Atlassian приложением Jira Product Discovery для определения приоритетов и составления дорожных карт, а также приложением Jira Service Management для управления ИТ и корпоративными услугами. Хотя технические команды trivago начали использовать эти приложения первыми, бизнес-команды тоже перешли на них для упрощения различных рабочих процессов:

• Сотрудники используют Confluence для просмотра корпоративной библиотеки, а Активы в Jira Service Management — для учета выданных книг.

• Продуктовая команда и отдел маркетинга собрали вместе почти 100 сотрудников для участия в стратегическом планировании и использовали Jira Product Discovery для сбора и приоритизации идей.

• Административно-хозяйственный отдел, отдел управления персоналом, глобальный отдел снабжения и другие команды используют Jira Service Management для более удобного приема и подтверждения запросов, а также для повышения прозрачности.

Бронирование подтверждено: впереди перемены в работе команд

Объединив команды и инструменты с помощью Atlassian Teamwork Collection, компания trivago уже экономит тысячи часов и долларов ежегодно, а команды серьезно переосмысливают методы работы, которые будут актуальны в будущем.

На будущее trivago планирует:

• Масштабировать использование Rovo, уделяя особое внимание решению реальных проблем бизнеса, расширению возможностей команд и открытию новых источников дохода.

• Подключить к Jira и Jira Service Management дополнительные бизнес-команды, создав тем самым центральную платформу для запросов и совместной работы.

• Связать стратегию с реализацией с помощью Jira Product Discovery и приложения Atlassian «Цели», чтобы вся информация, касающаяся OKR, дорожных карт и поставки, была собрана в одном месте.

Atlassian для команд trivago — это больше, чем набор инструментов. Инструменты Atlassian составляют основу объединенной системы System of Work, которая помогает быстрее делиться знаниями, принимать более эффективные решения и в конечном итоге предоставлять своим клиентам наилучший продукт. «Объединив команды и данные с помощью Teamwork Collection, мы экономим драгоценное время и деньги — ключевые факторы в реализации нашей миссии, — чтобы помогать нашим клиентам делать то же самое», — отмечает Лора.