Szablon śledzenia wydatków
Rejestruj, kategoryzuj i zatwierdzaj wydatki w jednym miejscu, aby śledzić zwroty, budżety i oczekujące wydatki.
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
Zarządzanie projektami
Planowanie projektu
Czym jest szablon narzędzia do śledzenia wydatków?
Szablon narzędzia do śledzenia wydatków pozwala zarządzać wydatkami, zapewniając spójną strukturę przesyłania, oceniania i zatwierdzania wydatków. Eliminuje on potrzebę budowania systemów śledzenia od podstaw za każdym razem, gdy trzeba monitorować koszty.
Szablon zawiera gotowe pola na szczegóły wydatków, przepływy pracy w zakresie zatwierdzania i funkcje raportowania, co pozwala skupić się na faktycznym zarządzaniu budżetem, a nie na tworzeniu infrastruktury. Zespoły wykorzystują go, aby zachować wgląd w wydatki, przyspieszyć cykle zwrotu kosztów i podejmować trafniejsze decyzje finansowe w oparciu o rzeczywiste dane.
Kto powinien korzystać z szablonu narzędzia do śledzenia wydatków?
Zespoły finansowe mogą korzystać z szablonów zarządzania wydatkami, aby ujednolicić sposób przedkładania i zatwierdzania wydatków w całej organizacji. Menedżerowie projektów mogą wykorzystywać je do śledzenia kosztów konkretnych projektów na tle budżetów, co pozwala na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących przydzielania zasobów. Jednocześnie kierownicy działów uważają je za przydatne do monitorowania wydatków operacyjnych i identyfikowania możliwości ograniczania kosztów bez mikrozarządzania każdym zakupem.
Każda osoba zarządzająca budżetami, zajmująca się zwrotami kosztów lub nadzorująca wydatki operacyjne dostrzeże korzyści, jakie przynoszą narzędzia do uporządkowanego śledzenia wydatków. Szablon rodzi poczucie odpowiedzialności przez dokumentowanie, kto, ile i dlaczego wydał, ułatwiając wykrywanie trendów i dostosowanie wzorców wydatków.
Co zawiera szablon narzędzia do śledzenia wydatków?
Przepływy pracy
Przepływy pracy odwzorowują każdy wydatek od wstępnego złożenia przez przegląd, zatwierdzenie i ostateczną płatność. Zobacz, gdzie dokładnie w procesie umiejscowiony jest każdy wydatek, co zapobiega gubieniu lub zapominaniu elementów.
Dostosuj zmiany statusu w przepływie pracy, aby pasowały do hierarchii zatwierdzania, lub dodaj automatyzację, aby przekierować wydatki do właściwej osoby zatwierdzającej na podstawie kwoty lub kategorii. Przyspiesz przeglądy i utrzymuj przepływ pieniędzy zamiast pozostawać w stanie zawieszenia przy zatwierdzaniu.
Listy
Listy dają jasny widok wszystkich wydatków uporządkowanych według statusu, kategorii lub innych kryteriów, które mają znaczenie dla Twojego zespołu. Przefiltruj listę, aby szybko znaleźć oczekujące zwroty kosztów, zidentyfikować elementy o wysokiej wartości, które wymagają dodatkowego przeglądu, lub przejrzeć wszystkie wydatki z określonego działu.
Ten widok jest szczególnie przydatny podczas planowania projektu, gdy musisz zrozumieć wzorce wydatków i odpowiednio dostosować swoje podejście.
Raporty
Raporty umożliwiają wizualizację całkowitych wydatków, ich podział według kategorii i śledzenie, ile czasu zajmuje zatwierdzanie. Te informacje mają kluczowe znaczenie dla prognozowania przyszłych budżetów i dokonywania korekt, gdy zmieniają się trendy wydatków.
Ponadto używaj danych z raportu, aby określić, które kategorie stale przekraczają budżet lub które etapy zatwierdzania tworzą wąskie gardła. Ten wgląd wspiera lepsze planowanie strategiczne i pomaga zespołom dostosować podejście do wydatków w oparciu o rzeczywiste wyniki, a nie domysły.
Tablica scrum
Tablica Scrum oferuje wizualny sposób śledzenia wniosków dotyczących wydatków podczas przechodzenia przez różne etapy procesu zatwierdzania. Skonfiguruj kolumny, takie jak Do przeglądu, Zatwierdzone i Zapłacone, aby wszystko było uporządkowane i łatwe do przejrzenia na pierwszy rzut oka.
Ten widok sprawdza się dobrze w przypadku zespołów przeprowadzających planowanie iteracyjne, które wymaga szybkiej oceny, co zatwierdzono, co oczekuje oraz co nadal wymaga uwagi. Układ wizualny ułatwia dostrzeżenie wydatków, które utknęły na zbyt długo na jednym etapie.
Jak rozpocząć korzystanie z szablonu narzędzia do śledzenia wydatków
- 1
Wybór typu projektu pasującego do przepływu pracy
Wybierz odpowiedni typ projektu na podstawie sposobu działania zespołu. Projekt zarządzany przez zespół zapewnia elastyczną konfigurację i kontrolę, co dobrze się sprawdza, jeśli Twoje potrzeby w zakresie śledzenia wydatków są nieskomplikowane i obejmują jeden zespół.
Projekt zarządzany przez firmę jest bardziej uzasadniony, gdy wymagana jest współpraca różnych działów lub gdy chcesz utrzymywać spójne procesy w wielu zespołach. Przed podjęciem decyzji weź pod uwagę zakres projektu i liczbę osób, które będą potrzebowały dostępu do danych o wydatkach.
- 2
Tworzenie typów zgłoszeń do śledzenia wydatków
Dodaj typy zgłoszeń dla każdego rodzaju wydatków, które musisz śledzić. Możesz utworzyć typ zgłoszenia Wniosek o wydatki dla standardowych zakupów i typ Zwrot kosztów w przypadku wydatków pokrywanych z własnej kieszeni.
Uwzględnij pola niestandardowe dla ilości, kategorii, daty i wszelkich innych szczegółów, które musisz uwzględnić.
Użyj widoku listy w Jirze, aby śledzić i porządkować te wydatki w ramach projektu. Wbudowane funkcje Jiry obsługują zarządzanie budżetem i śledzenie kosztów, umożliwiając ustawianie limitów wydatków i otrzymywanie alertów, gdy kategorie zbliżają się do swoich progów.
- 3
Konfigurowanie przepływów pracy zatwierdzeń
Opracuj ścieżki zatwierdzania, które uwzględniają zmiany statusów wydatków, takie jak Przesłane → W trakcie przeglądu → Zatwierdzone → Zapłacone. Skorzystaj z przepływów pracy Jiry, aby zmapować ten proces i zapewnić zgodność wydatków z odpowiednim łańcuchem zatwierdzania w oparciu o wymagania Twojej organizacji.
Możesz tworzyć różne ścieżki dla małych i dużych wydatków lub kierować określone kategorie do konkretnych zatwierdzających, którzy mają wiedzę w tych obszarach. Ta struktura pozwala utrzymać spójny podstawowy szablon śledzenia wydatków, zapewniając jednocześnie elastyczność tam, gdzie jej potrzebujesz.
- 4
Dostosowanie tablic i raportów Scrum w celu uzyskania bardziej przejrzystych analiz
Skonfiguruj tablicę Scrum tak, aby wyświetlała wydatki w sposób odpowiadający procesowi przeglądu w zespole. Użyj tablicy, aby planować przeglądy wydatków, wizualizować oczekujące zatwierdzenia i śledzić elementy, które wymagają dalszych działań.
Skonfiguruj raporty tak, aby pokazywały całkowite wydatki, liczbę wydatków oczekujących na zatwierdzenie i podział na kategorie, aby mieć wgląd w dane śledzenia finansów potrzebne do podejmowania decyzji dotyczących zarządzania projektami. Raporty te dostarczają informacje pozwalających ocenić stan projektu i zrozumieć, gdzie wydatki rosną bardziej niż oczekiwano.
- 5
Udostępnianie członkom zespołu i dostosowywanie w razie potrzeby
Zaproś odpowiednich członków zespołu i ustaw uprawnienia, aby kontrolować, kto może wyświetlać, edytować lub zatwierdzać dane dotyczące wydatków. Zacznij od grupy podstawowej i rozszerz dostęp, gdy szablon okaże się przydatny.
Utwórz plan działania umożliwiający regularne przeglądanie i aktualizowanie szablonu, najlepiej zgodnie z osią czasu projektu dostosowaną do cykli budżetowych. Dostosuj pola, przepływy pracy i raporty, aby odzwierciedlały, jak faktycznie działa Twój zespół, zamiast zmuszać wszystkich do dostosowania się do sztywnego systemu.
Chcesz użyć tego darmowego szablonu?
Poznaj więcej szablonów, które usprawnią pracę zespołową
Zwiększ możliwości wszystkich, w każdym zespole. Sprawnie generuj, łącz i realizuj najambitniejsze pomysły we wszystkich aplikacjach Atlassian, korzystając z pełnej kolekcji gotowych przepływów pracy.