Sjabloon voor RACI-diagram
Gemaakt door:
Verbeter de manier waarop je rollen en verantwoordelijkheden duidelijk maakt gedurende de hele levenscyclus van een project
Categorieën
- Projectmanagement
- Human Resources
- Whiteboard-sjabloon
BELANGRIJKSTE FUNCTIES
Afstemming tussen belanghebbenden
Taken volgen
Teamsamenwerking
Heb je ooit aan een project gewerkt waarbij niemand wist waar hij of zij verantwoordelijk voor was? Of erger nog, waarbij iedereen dacht dat een belangrijke taak door iemand anders zou worden uitgevoerd? Een RACI-diagramsjabloon lost deze veelvoorkomende problemen op het werk op door in kaart te brengen welke mensen er bij elke projectactiviteit betrokken zijn en op welke manier.
Door te documenteren wie verantwoordelijk, aansprakelijk, geraadpleegd en geïnformeerd is voor elke taak, krijg je een visuele roadmap waarmee je verwarring voorkomt, dubbel werk vermindert en ervoor zorgt dat niets over het hoofd wordt gezien. En het mooiste? Je kunt eenvoudig je eigen RACI-diagram aanmaken in Confluence om je team van start tot finish op één lijn te houden.
Wat is een sjabloon voor een RACI-model?
Een gratis RACI-modelsjabloon is een hulpmiddel voor resourceplanning waarmee teams de rollen en verantwoordelijkheden voor elke taak in een project duidelijk kunnen definiëren en documenteren. Zie het als de verantwoordelijkheidskaart van je project, waarmee je in één oogopslag ziet wie het werk doet, wie beslissingen neemt, wie input moet leveren en wie alleen updates nodig heeft.
De sjabloon biedt een consistent formaat voor het vastleggen van deze roltoewijzingen in verschillende projecten Het is dan makkelijker om te zien wie waarvoor verantwoordelijk is en zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien. Hoewel veel tools voor projectbeheer ingewikkeld zijn, blijft een RACI-model verrassend eenvoudig: het is meestal gewoon een matrix met aan de onderkant de taken en aan de bovenkant teamleden. Bij ieder kruispunt staat de juiste RACI-aanduiding.
Waar staat RACI voor?
De afkorting RACI staat voor de vier soorten kernverantwoordelijkheden die aan teamleden kunnen worden toegewezen:
R - Responsible (verantwoordelijke): de persoon (of personen) die het werk doet om de taak te voltooien. Voor elke taak is minstens één verantwoordelijk persoon nodig, maar er kan ook meer dan één verantwoordelijke zijn.
A - Accountable (eindverantwoordelijke): de persoon die verantwoordelijk is voor het eindresultaat en de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid heeft. Voor elke taak moet precies één eindverantwoordelijke zijn, zodat het altijd duidelijk is wie deze persoon is.
C - Consulted (te raadplegen personen): mensen van wie inbreng, expertise of de mening wordt gevraagd voordat beslissingen of acties worden genomen. Dit is meestal tweerichtingscommunicatie.
I - Informed (te informeren personen): mensen die op de hoogte moeten worden gehouden van de voortgang of beslissingen, maar die geen input hoeven te geven. Dit is eenrichtingscommunicatie.
Waar wordt een RACI-model voor gebruikt?
RACI-modellen worden gebruikt in complexe projecten waarbij meerdere teams of afdelingen efficiënt moeten samenwerken. Ze bieden een eenvoudige visuele referentie zodat er geen verwarring ontstaat over wie wat doet. Hiermee voorkom je dat na afloop met de vinger naar elkaar wordt gewezen.
Teams gebruiken RACI-modellen om workflows te stroomlijnen door duidelijk aan te geven wie er bij elke projectfase betrokken moet zijn. Dankzij deze duidelijkheid wordt de projectsamenwerking verbeterd doordat je vooraf verwachtingen stelt over de mate van betrokkenheid van elke persoon. Zo hoeven teamleden niet te zoeken tussen eindeloos veel e-mails om erachter te komen wie verantwoordelijk is voor een resultaat. Teamleden hoeven simpelweg alleen maar naar het RACI-model te kijken en dan zien ze direct wie ze moeten benaderen.
Soorten sjablonen voor het RACI-model
Hoewel het standaard RACI-model voor de meeste teams werkt, kun je je sjabloon aanpassen aan verschillende projectbehoeften:
RACI-basismodel: het klassieke model met vier rollen dat geschikt is voor de meeste projecten en teams.
RASCI: de 'S' van support is toegevoegd. Dit gaat over mensen die de verantwoordelijke persoon helpen, maar zelf niet primair verantwoordelijk zijn.
RACI-VS: de rollen voor 'Verify' (verifiëren) en 'Sign-off' (aftekenen) zijn toegevoegd voor gereguleerde sectoren met strenge goedkeuringsvereisten.
Wanneer je je eigen RACI-model maakt in Confluence, kun je beginnen met een basissjabloon en deze aanpassen op basis van de behoeften van je team.
Voordelen van het gebruik van een RACI-diagram
Verduidelijkt de rollen en verantwoordelijkheden
Een RACI-diagram elimineert dubbelzinnigheid door duidelijk te definiëren wie waarvoor verantwoordelijk is. Wanneer rollen expliciet worden toegewezen, kent iedereen zijn verantwoordelijkheden. Hierdoor wordt de kans op dubbel werk kleiner of, erger nog, dat niemand de verantwoordelijkheid op zich neemt. Voor elke taak is één verantwoordelijke persoon toegewezen, zodat van begin tot eind duidelijk is wie de verantwoordelijkheid heeft.
Teams kunnen ook een sjabloon voor rollen en verantwoordelijkheden gebruiken als aanvulling op het RACI-diagram, waarbij bredere rollen verder worden gedefinieerd dan specifieke taken.
Verbetert de verantwoording
Met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden is de kans groter dat teamleden hun verplichtingen nakomen. De transparantie van een RACI-diagram maakt het makkelijker om bij te houden wie verantwoordelijk is voor vertragingen of blokkades, waardoor een snellere oplossing mogelijk is. Managers kunnen onmiddellijk de juiste persoon identificeren om een probleem aan te pakken, zodat ze niet hoeven te gissen om te bepalen wie actie moet ondernemen.
Verbetert de communicatie
Een RACI-diagram geeft duidelijke verwachtingen over wie bij verschillende gesprekken en beslissingen moet worden betrokken. Door degenen aan te wijzen die geraadpleegd moeten worden en degenen die enkel geïnformeerd moeten worden, voorkom je zowel overcommunicatie (iedereen elke e-mail sturen) als ondercommunicatie (met uitzondering van de belangrijkste belanghebbenden).
Deze gerichte benadering van communicatie bevordert een cultuur van samenwerking waarbij informatie op het juiste moment naar de juiste mensen stroomt.
Stroomlijnt de besluitvorming
Een belangrijk knelpunt in het project is een onduidelijke beslissingsbevoegdheid. RACI-diagrammen lossen dit probleem op door te bepalen wie verantwoordelijk is voor elk product. Deze persoon heeft het laatste woord, wat verwarring en vertragingen in het goedkeuringsproces vermindert. Teams die regelmatig complexe beslissingen nemen, kunnen er nog meer baat bij hebben als ze een beslissingsdocument gebruiken om hun proces te formaliseren.
Verhoogt de efficiëntie van projecten
Door overbodige taken tot een minimum te beperken en de rollen in elke fase duidelijk te definiëren, helpen RACI-diagrammen teams om efficiënter te werken. Als iedereen precies weet waar ze verantwoordelijk voor zijn, kunnen ze zich op hun taken concentreren zonder dat ze naar gebieden worden getrokken waar ze niet nodig zijn. Deze afstemming leidt tot een vlottere workflow, waardoor het makkelijker wordt om deadlines te halen en doelen te bereiken die tijdens planningssessies zijn gesteld.
Hoe je een RACI-diagram aanmaakt
- 1
Identificeer projecttaken
Maak een lijst van alle belangrijke taken, resultaten en mijlpalen waarvoor roltoewijzingen zijn vereist. Zorg ervoor dat taken specifiek en relevant zijn voor de projectscope. Overweeg om een formeel projectplan te gebruiken om je taken voor complexe projecten te organiseren en bij te houden.
- 2
Definieer de rollen en belanghebbenden
Bepaal welke teamleden de vier RACI-rollen voor elke taak op zich nemen. Zet op een rij wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van het werk, wie verantwoordelijk is voor beslissingen, wie geraadpleegd moet worden en wie op de hoogte moet worden gehouden. Zorg ervoor dat deze toewijzingen aansluiten bij de werkelijke verantwoordelijkheden en expertise van elke persoon.
- 3
Bouw de RACI-matrix
Nu je taken en teamleden zijn geïdentificeerd, maak je een eenvoudige tabel of matrix aan. Maak een lijst aan van alle taken aan de linkerkant en alle teamleden aan de bovenkant. Wijs op elk kruispunt de juiste R-, A-, C- of I-aanduiding toe op basis van de betrokkenheid van elke persoon bij die taak.
- 4
Beoordeel toewijzingen
Als je concept klaar is, bekijk dan het diagram samen met de belangrijkste belanghebbenden van het project om te controleren of het nauwkeurig weergeeft hoe het werk moet verlopen. Zoek naar mogelijke problemen, zoals overbelaste teamleden of taken waarvoor geen duidelijke verantwoordelijkheid is weggelegd. Voer de nodige aanpassingen uit om de verantwoordelijkheden op de juiste manier in evenwicht te brengen.
- 5
Deel het diagram met het team
Nadat je RACI-diagram klaar is, deel je het met iedereen die betrokken is bij het projectplanningsproces. Geef uitleg over het diagram en beantwoord eventuele vragen. Zorg ervoor dat iedereen zijn of haar specifieke verantwoordelijkheden begrijpt, zodat je de uitvoering van het project aanzienlijk kunt verbeteren.
- 6
Monitoren en updaten
Onthoud dat de informatie in je RACI-diagram niet definitief is. Naarmate je project vordert, moet je het document regelmatig opnieuw bekijken en bijwerken. De verantwoordelijkheden kunnen veranderen naarmate de teamleden veranderen of de scope van het project wordt uitgebreid, dus behandel het als een actief document.
- 7
Voorbeeld van een RACI-diagram
Om je te helpen begrijpen hoe je een RACI-diagramsjabloon samenstelt, is hier een voorbeeld van hoe het eruit zou kunnen zien voor een webontwikkelingsproject.
In dit voorbeeld kun je zien hoe verantwoordelijkheden verschuiven tussen verschillende taken. De ontwerper is verantwoordelijk voor wireframes en visueel ontwerp, terwijl de ontwikkelaar toezicht houdt op de codering. De marketingleider is verantwoordelijk voor verschillende taken en je kunt zien dat hij of zij de uiteindelijke autoriteit heeft over de resultaten van het project.
Maak een RACI-diagram met Confluence-whiteboards
Confluence vereenvoudigt het maken, delen en bijwerken van RACI-diagrammen die je hele team in realtime kan bekijken. Met Confluence-whiteboards kun je interactieve RACI-diagrammen maken die als actieve documenten worden bijgewerkt naarmate je project vordert.
Het visuele karakter van whiteboards maakt het eenvoudig om verantwoordelijkheden in kleur te coderen of extra context toe te voegen door middel van plaknotities en opmerkingen. Je kunt zelfs taken rechtstreeks koppelen aan je actieplan of andere projectdocumentatie, zodat je een verbonden workspace hebt met alle projectinformatie op één plek.
Verbeter de projectsamenwerking met Confluence door je RACI-diagram en alle gerelateerde projectinformatie op één centrale locatie toegankelijk te houden voor alle betrokkenen, ongeacht waar ze werken.
Gerelateerde sjablonen
Projectplanning
Projectplansjabloon
Maak van chaotische projecten goed geoliede machines
Human Resources
Sjabloon teamposter
Zorg dat je team op één lijn zit over waar je teamleden aan moeten werken door een teamposter aan te maken.
Teamwork
Sjabloon vergadernotulen
Stel vergaderingsagenda's op, maak aantekeningen en deel actiepunten met je team.