Mary's Meals gestisce 20 programmi di alimentazione nelle scuole di tutto il mondo con il System of Work di Atlassian

Sfida: Mary's Meals aveva bisogno di un software per collaborazione valido, che permettesse di connettere più di 20 team che supportavano i programmi di alimentazione in 16 paesi e un movimento globale di sostenitori.

Soluzione: per adeguarsi alla crescita, Mary's Meals ha eseguito la migrazione delle proprie istanze Jira, Jira Service Management e Confluence da Data Center a Cloud.

Impatto: grazie a un System of Work basato su Atlassian Cloud, il team ha migliorato la scalabilità, le prestazioni, la sicurezza e l'efficienza del sistema, riuscendo a offrire pasti al doppio dei bambini ogni giorno.

Utilizzare la collaborazione per nutrire corpi e menti

Mary's Meals ha iniziato servendo pasti a 200 bambini in Malawi più di 20 anni fa. Oggi è un'organizzazione internazionale che fornisce pasti scolastici giornalieri a più di 2,6 milioni di bambini in 16 Paesi. "Abbiamo a che fare con quel tipo di fame che sconvolge la vita quotidiana e ostacola l'istruzione, ma sentiamo di poter dare il nostro contributo. Ecco perché amo lavorare qui", afferma Stephen Neil, Head of Infrastructure and Operations.

Mary's Meals comprende una rete globale di programmi di alimentazione scolastica in 16 Paesi e più di 20 organismi per la raccolta fondi. Mary's Meals International è l'organizzazione centrale che coordina e supporta i numerosi team, di dipendenti e di volontari, che gestiscono le attività di alimentazione scolastica e raccolta fondi a livello globale.

Questa è una grande missione, che richiede una solida infrastruttura IT. Nel 2019, Mary's Meals ha creato un sistema di lavoro utilizzando Jira, Jira Service Management e Confluence. Questo sistema aiuta a connettere i team tecnici e programmatici di Mary's Meals, in modo che possano risolvere i problemi più velocemente per i team di tutto il mondo.

Mary's Meals sognava, e sogna tuttora, di espandersi in ancora più Paesi, ma per farlo era necessario anche aumentare le infrastrutture. Grazie al supporto di Atlassian Foundation e del Solution partner New Verve (ora parte di knowmad mood Ltd), Mary's Meals ha eseguito la migrazione da Atlassian Data Center ad Atlassian Cloud nel novembre 2024, consentendo all'organizzazione di continuare ad aggiungere programmi e servire pasti a più bambini per i decenni a venire.

Il prossimo passo verso la scalabilità: Atlassian Cloud

Prima della transizione ad Atlassian Cloud, Mary's Meals eseguiva tutti gli strumenti Atlassian su un singolo nodo Data Center. Questo sistema rispondeva alle esigenze dei team, ma era complesso e la sua gestione richiedeva molto tempo. Stephen sapeva che non sarebbe stato al passo con la crescita di Mary's Meals.

Stephen sospettava che le numerose personalizzazioni stessero portando a problemi di velocità e prestazioni, e il singolo nodo significava che qualsiasi interruzione del servizio poteva causare interruzioni a livello di sistema. Il suo team ha anche scoperto di dedicare sempre più tempo alla manutenzione della sicurezza. 

"Presto avremmo comunque dovuto cambiare la dimensione dell'istanza passando a Data Center. Volevo introdurre un'infrastruttura più ridondante e scalabile e volevo accedere a nuove funzionalità di Atlassian, come Rovo."

Liberare il potenziale di tutti i team con licenze scontate

Mary's Meals sapeva che gli strumenti giusti, come le app Atlassian, potevano effettivamente aumentare l'efficienza, aiutandoli a ottenere un maggiore impatto. Tuttavia, all'inizio gli strumenti di classe enterprise sembravano irraggiungibili con il budget di un'organizzazione non profit. Ecco perché Stephen ha scoperto con entusiasmo le licenze scontate per organizzazioni non profit messe a disposizione da Atlassian Foundation.

Con uno sconto del 75%, Mary's Meals ha potuto investire nell'acquisto di tecnologia di classe enterprise più adatta ai suoi team. Mary's Meals ha anche avuto accesso al supporto per organizzazioni non profit fornito dalla Atlassian Foundation, ricevendo un Atlassian Solution Grant per finanziare una collaborazione con New Verve, nostro Solution partner. New Verve ha supportato Mary’s Meals durante la migrazione da Atlassian Data Center ad Atlassian Cloud.

L'infrastruttura Cloud è perfetta per offrire pasti a oltre 1 milione di bambini in più

Grazie alla potenza di Atlassian Cloud, Mary's Meals ha più che raddoppiato il numero di bambini che alimenta, passando da 1,3 milioni a più di 2,6 milioni ogni giorno. Sebbene sia stata la scalabilità la ragione che ha spinto Mary's Meals a eseguire la migrazione, il passaggio al cloud ha anche migliorato le prestazioni, l'efficienza e la sicurezza.

L'efficienza si traduce in guadagno di tempo e maggiore sicurezza

"Dopo la migrazione, non abbiamo riscontrato nessuno dei problemi di prestazioni che avevamo e la nostra compagnia di assicurazioni non ci ha contattato chiedendoci di correggere le vulnerabilità", afferma Stephen.

Il suo team è riuscito a sostituire la maggior parte degli elementi codificati su misura in Jira con l'automazione Atlassian. Grazie a nove app del Marketplace e alla funzionalità cloud nativa, ha creato una soluzione su misura per le sue esigenze. Tra le app del Marketplace particolarmente utili sono incluse Microsoft 365 per Jira e Statuspage per Jira Service Management. Al momento, risparmia almeno otto ore al mese in test e correzioni di sicurezza, che rialloca per gli "Innovation Days" i giorni dedicati alle attività strategiche ogni mese.

Risposte più rapide in più lingue con l'IA e Rovo

L'accesso a Rovo e alle funzionalità basate sull'IA si sta rivelando un'altra preziosa risorsa per Mary's Meals. "Stiamo iniziando ora a usare l'IA, ma i nostri team si affidano già a funzionalità che non sono disponibili in Data Center", afferma Stephen.

Ad esempio:

• In Jira, Rovo alleggerisce il carico di lavoro legato alla pianificazione suggerendo contenuti per progetti, task e sottotask, in modo che i team possano passare più rapidamente all'esecuzione.

• In Jira Service Management, i team dedicano meno tempo a gestire domande ripetitive grazie alle risposte suggerite dall'IA di Rovo.

• In Jira Service Management, le traduzioni IA facilitano la comunicazione tra team IT e agenti di servizio con affiliati in altri Paesi.

Stephen spera che in futuro Rovo possa aiutare gli affiliati a svolgere attività in autonomia condividendo le conoscenze di Confluence senza che l'utente debba aprire un ticket. Mary's Meals sta anche considerando di adottare Obiettivi Atlassian come potenziale strumento per collaborare con gli affiliati su iniziative strategiche e monitorare l'avanzamento verso obiettivi e risultati chiave.

Atlassian Cloud ha semplificato il lavoro dei team e migliorare il lavoro di squadra significa migliorare la vita dei bambini aiutati da Mary's Meals. "Il mio più grande risultato in questo ruolo è stato aiutare a costruire l'infrastruttura che abbiamo usato per raddoppiare il numero di bambini a cui offriamo un pasto completo", afferma Stephen. "Sono sicuro che con Atlassian Cloud, questo numero continuerà ad aumentare."

Semplificare lo sviluppo interno e i lavori sull'infrastruttura con Jira e Rovo

Mary's Meals usa Jira per monitorare e gestire tutti i progetti di sviluppo interni e gli aggiornamenti dell'infrastruttura. L'organizzazione gestisce diverse applicazioni personalizzate, tra cui portali di pagamento per la raccolta fondi e un'app di gestione del programma per registrare la presenza degli studenti e la quantità di scorte alimentari.

Il team condotto da Stephen, che si occupa di infrastruttura e operazioni, utilizza Jira per garantire la manutenzione e l'espansione di queste applicazioni, così da poter continuare a soddisfare le esigenze di più programmi e bambini man mano che la portata di Mary's Meals cresce. Rovo è utile anche in questo ambito, ad esempio, suggerendo contenuti per progetti, task e sottotask in modo che i team possano passare all'esecuzione più velocemente.

Il team ha utilizzato Jira anche per pianificare e implementare il suo progetto di trasformazione digitale. Questa iniziativa ha garantito a tutti gli affiliati l'accesso a uno stack di strumenti condiviso, che include Salesforce per la gestione dei donatori, un sistema di gestione dei contenuti e Jira Service Management. Tutti gli affiliati nazionali utilizzano Jira per integrare questi strumenti e imparare a usarli, aumentandone l'adozione e l'utilizzo.

Favorire la collaborazione per più di 1.000 lavoratori fornendo pasti a oltre 1 milione di bambini in più al giorno

Quando i team di Mary's Meals lavorano in modo più efficiente, possono offrire risultati migliori e su larga scala per i bambini di tutto il mondo. Dal 2019, i bambini che ricevono un pasto ogni giorno di scuola grazie a Mary's Meals sono passati da 1,3 milioni a più di 2,6 milioni. "Il mio più grande risultato in questo ruolo è stato aiutare a costruire l'infrastruttura che abbiamo usato per raddoppiare il numero di bambini a cui offriamo un pasto completo", afferma Stephen. "Con Atlassian Cloud e il nostro sistema di lavoro, sono sicuro che questo numero continuerà ad aumentare."

L'organizzazione sta avendo un impatto enorme, anche grazie all'utilizzo del sistema di lavoro di Atlassian.

"Nel corso degli anni, il nostro uso degli strumenti Atlassian è aumentato. Ora sono fondamentali per le operazioni dei team di tutta l'organizzazione, inclusa la pianificazione dei progetti e l'offerta dei principali servizi di supporto", afferma Stephen. "Ampliando il sistema di lavoro di Atlassian, è aumentato anche l'apprezzamento verso il cloud per la scalabilità, la continuità aziendale e l'innovazione. Non vediamo l'ora di continuare il nostro viaggio sulla piattaforma di Atlassian Cloud!"