In che modo Mary's Meals offre pasti a più di 2,6 milioni di bambini ogni giorno di scuola con il supporto di Atlassian Cloud

Sfida: Mary's Meals aveva bisogno di un'infrastruttura tecnologica solida e scalabile per consentire ai team di continuare a espandere i programmi di alimentazione scolastica dell'organizzazione non profit a livello globale.

Soluzione: per adeguarsi alla crescita, Mary's Meals ha eseguito la migrazione delle proprie istanze Jira, Jira Service Management e Confluence da Data Center a Cloud.

Impatto: grazie a un sistema di lavoro basato su Atlassian Cloud, il team ha migliorato la scalabilità, le prestazioni, la sicurezza e l'efficienza del sistema, promuovendo la crescita e, in ultima analisi, riuscendo a offrire pasti al doppio dei bambini ogni giorno.

Offrire pasti a bambini di tutto il mondo richiede efficienza e resilienza IT

Mary's Meals ha iniziato servendo pasti a 200 bambini in Malawi più di 20 anni fa. Oggi è un'organizzazione internazionale che fornisce pasti scolastici giornalieri a più di 2,6 milioni di bambini in 16 Paesi. "Abbiamo a che fare con quel tipo di fame che sconvolge la vita quotidiana e ostacola l'istruzione, ma sentiamo di poter dare il nostro contributo. Ecco perché amo lavorare qui", afferma Stephen Neil, Head of Infrastructure and Operations.

Mary's Meals comprende una rete globale di programmi di alimentazione scolastica in 16 Paesi e più di 20 organismi per la raccolta fondi. Mary's Meals International è l'organizzazione centrale che coordina e supporta i numerosi team, di dipendenti e di volontari, che gestiscono le attività di alimentazione scolastica e raccolta fondi a livello globale.

Questa è una grande missione, che richiede una solida infrastruttura IT. Nel 2019, Mary's Meals ha creato un sistema di lavoro utilizzando Jira, Jira Service Management e Confluence. Questo sistema aiuta a connettere i team tecnici e programmatici di Mary's Meals, in modo che possano risolvere i problemi più velocemente per i team di tutto il mondo.

Mary's Meals sognava, e sogna tuttora, di espandersi in ancora più Paesi, ma per farlo era necessario anche aumentare le infrastrutture. Grazie al supporto di Atlassian Foundation e del Solution partner New Verve (ora parte di knowmad mood Ltd), Mary's Meals ha eseguito la migrazione da Atlassian Data Center ad Atlassian Cloud nel novembre 2024, consentendo all'organizzazione di continuare ad aggiungere programmi e servire pasti a più bambini per i decenni a venire.

Il prossimo passo verso la scalabilità: Atlassian Cloud

Prima della transizione ad Atlassian Cloud, Mary's Meals eseguiva tutti gli strumenti Atlassian su un singolo nodo Data Center. Questo sistema rispondeva alle esigenze dei team, ma era complesso e la sua gestione richiedeva molto tempo. Stephen sapeva che non sarebbe stato al passo con la crescita di Mary's Meals.

Stephen sospettava che le numerose personalizzazioni stessero causando problemi di velocità e prestazioni e l'utilizzo di un singolo nodo rendeva Mary's Meals vulnerabile a interruzioni del servizio. Il team riscontrava problemi di prestazioni quasi ogni settimana, il che a volte richiedeva il riavvio del sistema nel bel mezzo della giornata lavorativa, interrompendo il lavoro. Col passare del tempo, il suo team ha anche scoperto di dedicare sempre più tempo alla manutenzione della sicurezza.

"Presto avremmo comunque dovuto cambiare la dimensione dell'istanza su Data Center. Volevo introdurre un'infrastruttura più ridondante e scalabile e volevo accedere a nuove funzionalità Atlassian, come Rovo."

Migrazione rapida con il supporto di partner affidabili

La migrazione comporta un grande cambiamento, soprattutto per le organizzazioni non profit con risorse più limitate rispetto alle aziende tradizionali. Mentre Stephen pensava a come procedere, New Verve e l'Atlassian Foundation si sono fatte avanti per aiutare a pianificare una migrazione che fosse efficiente in termini di costi e riducesse al minimo le interruzioni.

"La pianificazione e la migrazione erano troppo complicate per occuparcene da soli", afferma Stephen. "Il nostro Solution partner e Atlassian Foundation ci hanno tranquillizzato spiegandoci esattamente a cosa andavamo incontro."

L'Atlassian Foundation offre programmi non profit gratuiti per supportare le organizzazioni nell'esplorazione del prodotto, nell'ottimizzazione e nel miglioramento delle competenze. Ciò include consigliare e guidare i team su quale modello, Data Center o Cloud, supporterà al meglio la missione e agevolare la transizione quando necessario. Grazie all'Atlassian Solution Grant, l'Atlassian Foundation ha finanziato la collaborazione di Mary's Meals con New Verve per la migrazione al cloud end-to-end.

"L'Atlassian Foundation ci sostiene da molti anni con le licenze Community. È stato un gesto estremamente generoso e incoraggiante", spiega Stephen.

New Verve ha subito eseguito una valutazione della preparazione, in cui ha approfondito esigenze e obiettivi di Mary's Meals. Ad esempio, ha controllato le app utilizzate da Mary's Meals su Data Center e ha scelto le migliori per le organizzazioni nel cloud che fossero in grado di completare la funzionalità nativa di Atlassian Cloud dopo la migrazione.

Dopo la valutazione, ha dedicato circa quattro settimane a test per risolvere i problemi. Quando tutto era pronto, la migrazione in sé è avvenuta in un fine settimana. "Non c'è stato alcun impatto negativo su nessuno dei nostri utenti. L'intero processo, dall'inizio alla fine, è durato circa quattro mesi", afferma Stephen. "Sono davvero grato ad Atlassian, non solo per aver finanziato l'implementazione, ma anche per il supporto ricevuto negli anni con le licenze Community fino ad oggi. È un programma davvero generoso e incoraggiante".

L'infrastruttura Cloud è adatta per offrire pasti a oltre 1 milione di bambini in più

Grazie alla potenza di Atlassian Cloud, Mary's Meals ha più che raddoppiato il numero di bambini che alimenta, passando da 1,3 milioni a più di 2,6 milioni ogni giorno. Sebbene sia stata la scalabilità la ragione che ha spinto Mary's Meals a eseguire la migrazione, il passaggio al cloud ha anche migliorato le prestazioni, l'efficienza e la sicurezza.

L'efficienza si traduce in guadagno di tempo e maggiore sicurezza

"Dopo la migrazione, non abbiamo riscontrato nessuno dei problemi di prestazioni che avevamo e la nostra compagnia di assicurazioni non ci ha contattato chiedendoci di correggere le vulnerabilità", afferma Stephen.

Il suo team è riuscito a sostituire la maggior parte degli elementi codificati su misura in Jira con l'automazione Atlassian. Grazie a nove app del Marketplace e alla funzionalità cloud nativa, ha creato una soluzione su misura per le sue esigenze. Tra le app del Marketplace particolarmente utili sono incluse Microsoft 365 per Jira e Statuspage per Jira Service Management. Al momento, risparmia almeno otto ore al mese in test e correzioni di sicurezza, che rialloca per gli "Innovation Days" i giorni dedicati alle attività strategiche ogni mese.

Risposte più rapide in più lingue con l'IA e Rovo

L'accesso a Rovo e alle funzionalità basate sull'IA si sta rivelando un'altra preziosa risorsa per Mary's Meals. "Stiamo iniziando ora a usare l'IA, ma i nostri team si affidano già a funzionalità che non sono disponibili in Data Center", afferma Stephen.

Ad esempio:

• In Jira, Rovo alleggerisce il carico di lavoro legato alla pianificazione suggerendo contenuti per progetti, task e sottotask, in modo che i team possano passare più rapidamente all'esecuzione.

• In Jira Service Management, i team dedicano meno tempo a gestire domande ripetitive grazie alle risposte suggerite dall'IA di Rovo.

• In Jira Service Management, le traduzioni IA facilitano la comunicazione tra team IT e agenti di servizio con affiliati in altri Paesi.

Stephen spera che in futuro Rovo possa aiutare gli affiliati a svolgere attività in autonomia condividendo le conoscenze di Confluence senza che l'utente debba aprire un ticket. Mary's Meals sta anche considerando di adottare Obiettivi Atlassian come potenziale strumento per collaborare con gli affiliati su iniziative strategiche e monitorare l'avanzamento verso obiettivi e risultati chiave.

Atlassian Cloud ha semplificato il lavoro dei team e migliorare il lavoro di squadra significa migliorare la vita dei bambini aiutati da Mary's Meals. "Il mio più grande risultato in questo ruolo è stato aiutare a costruire l'infrastruttura che abbiamo usato per raddoppiare il numero di bambini a cui offriamo un pasto completo", afferma Stephen. "Sono sicuro che con Atlassian Cloud, questo numero continuerà ad aumentare."