Modèle de planification d'événements

Planifiez, organisez et suivez toutes vos activités importantes dans un calendrier visuel centralisé et facile à utiliser.

Utiliser le modèle

Idéal pour

Gestion de projet
Marketing

FONCTIONNALITÉS CLÉS

Planification des tâches
Priorisation
Gestion des pipelines

Qu'est-ce qu'un modèle de calendrier d'événements ?

Un modèle de calendrier d'événements est un cadre prédéfini qui vous aide à organiser, planifier et gérer des activités et des événements de toute taille et de toute complexité. Ce modèle regroupe tout au même endroit, des conférences d'entreprise aux lancements de produits, afin que rien ne soit oublié ni négligé.

Outil de gestion d'événements

Le modèle de calendrier d'événements est votre centre de commande pour gérer et suivre tous les événements dans Jira. Il consolide l'ensemble de votre écosystème d'événements dans une plateforme unifiée, transformant les informations dispersées en un système organisé auquel votre équipe peut facilement accéder et qu'elle comprend facilement. Lorsque tout, des plus petites réunions d'équipe aux événements majeurs de l'entreprise, est stocké au sein d'un même lieu accessible, moins de temps est passé à rechercher des informations et davantage à organiser des événements réussis.

Organisateur visuel

Le modèle présente visuellement vos événements par jour, semaine ou mois, ce qui vous permet de repérer facilement les conflits de calendrier avant qu'ils ne surviennent. Cette vue d'ensemble vous permet, à vous et à votre équipe, de gérer plus efficacement votre temps et de ne jamais avoir de double engagement ni de vous surcharger. Le modèle de calendrier d'événements s'intègre parfaitement à notre logiciel de gestion de projets marketing pour aider les équipes à visualiser les événements et les échéances des campagnes.

Quels éléments comporte le modèle de calendrier d'événements ?

Calendrier

La section Calendrier affiche tous les événements programmés, pour une meilleure compréhension ce qui vous attend. Vous pouvez classer et afficher les événements par périodes (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles), ce qui vous laisse vous concentrer sur ce qui compte le plus à l'instant présent ou planifier avec un temps d'avance.

Utiliser un modèle gratuit de calendrier d'événements

Chronologie

La vue Chronologie affiche les événements par ordre chronologique, ce qui facilite la détection des tâches qui se chevauchent et des échéances imminentes. Cette vue est utile pendant l'exécution du projet pour suivre les étapes importantes à différentes étapes et s'assurer que rien d'important n'est oublié dans la confusion. Utilisez Jira pour cartographier les dépendances entre les tâches afin que votre équipe puisse anticiper les goulots d'étranglement et ajuster les calendriers.

Utiliser le modèle gratuit de calendrier de projet

Tableau Kanban

Un tableau Kanban organise les événements dans des colonnes telles que « À faire », « En cours » et « Terminé ». Cette approche visuelle de la gestion des workflows vous permet, à vous et à votre équipe, de passer d'une étape à l'autre par simple glisser-déposer, ce qui clarifie les tâches qui requièrent votre attention immédiate.

Essayer le tableau Kanban Jira

Listes

Les listes permettent d'organiser des événements, des tâches ou des étapes importantes sous forme de texte, dans un format simple à puces. Cette vue épurée permet de mettre à jour et de modifier rapidement les détails d'un événement, ce qui est idéal pour apporter des changements à la volée. Grâce à l'intégration de Confluence et Loom, vous pouvez intégrer des mises à jour vidéo directement dans la documentation de votre événement, afin d'apporter un contexte supplémentaire et d'améliorer la collaboration.

Utiliser le modèle gratuit de suivi des tâches

Comment vous lancer avec le modèle de calendrier d'événements

1
Définir les catégories d'événements
Identifiez et classez les événements que vous souhaitez suivre, tels que les réunions d'équipe, les présentations clients, les lancements de produits ou les campagnes marketing. La création de catégories pertinentes qui correspondent à vos besoins spécifiques facilitera considérablement le filtrage et la recherche d'événements à mesure que votre calendrier se remplira. Il est particulièrement important d'établir votre framework d'événements pendant la phase de lancement du projet.
2
Ajouter les détails des événements
Ajoutez toutes les informations essentielles pour chaque événement, y compris un titre, une description, la date, l'heure, le lieu et d'autres informations pertinentes. Faire preuve de minutie à ce stade permet d’éviter toute confusion par la suite. Votre futur vous et toutes les parties prenantes vous remercieront d’avoir intégré, dès le départ, tous les éléments essentiels lors de la création de votre plan de projet.
3
Définir des rappels et des alertes
Ne comptez pas uniquement sur votre mémoire. Définissez des rappels automatiques pour chaque événement afin d'être prévenu(e) en amont. Ces alertes sont essentielles pour respecter les échéances et honorer les rendez-vous, en particulier lorsque vous gérez plusieurs événements en parallèle ou que vous utilisez un modèle de calendrier annuel complexe.
4
Partager et collaborer
Partagez votre calendrier avec les membres de l’équipe et toutes les parties prenantes afin que chacun reste en phase. Un modèle de calendrier d’événements permet à chacun d’ajouter ou de mettre à jour des informations selon les besoins, pour une collaboration efficace en temps réel. Cette transparence permet d'éviter les malentendus et d'aligner les équipes, ce qui est un atout clé pour une prise de décision et une gestion de projet efficaces.
5
Passez en revue et adaptez le modèle
Consultez régulièrement votre calendrier pour vous assurer que toutes les informations sont exactes et à jour. Comme des changements surviennent inévitablement, ajustez les dates, les horaires et les détails en conséquence.
Grâce à la revue et à la mise à jour de votre calendrier d’événements, ce dernier reste une source d’informations fiable pour toutes les personnes concernées et facilite la planification des capacités à mesure que votre programmation évolue.
6
Suivi de l'avancement
Surveillez l'exécution de vos événements et des tâches associées pour garantir que tout est effectué dans les temps. Le suivi des étapes importantes et des résultats vous permet d’évaluer l’efficacité de votre processus de planification d’événements, d’affiner votre approche à l'avenir et d’améliorer votre productivité globale.
Utilisez ces données pour fixer des objectifs lors de votre prochain événement ou élaborer un plan d'action en vue d’améliorations.