Plantilla del backlog del producto

Primero, introduce los nombres o descripciones de las tareas del proyecto. La coherencia de los nombres en el tablero será de gran ayuda para tu empresa a largo plazo. Estas son algunas de las prácticas recomendadas: 

• Utiliza verbos para describir las acciones necesarias.

• Crea nombres específicos según la función o sus capacidades y sé coherente. 

• Utiliza nombres cortos para que las tareas sean fáciles de recordar y encontrar. 

• No inventes palabras nuevas; usa la jerga más habitual en tu sector para el tema en cuestión.

Añade las fechas de inicio y fin de cada tarea, así como la fecha de entrega de todo el proyecto. Sin embargo, los plazos no son lo único de lo que tienes que preocuparte. También debes hacer lo siguiente:

• Establecer entregas claras para cada tarea e indicar la fecha de vencimiento. 

• Dejar margen para los bucles de comentarios de las partes interesadas necesarias.

• Tener en cuenta las iteraciones de tu cronograma. 

• Limitar el número de tareas de un solo sprint.

• Divide las tareas grandes en tareas más pequeñas para que el equipo pueda realizarlas con mayor facilidad.

A continuación, asigna las tareas a tu equipo para que todos sepan quién es responsable de qué. La claridad y la autonomía impulsan y motivan a tu equipo. Por ello, intenta hacer lo siguiente:

• Asigna las tareas a los miembros del equipo que cuenten con las habilidades necesarias para llevarlas a cabo.

• Fomenta la colaboración entre el equipo. 

• Da instrucciones y comentarios claros. 

Tu equipo no puede hacerlo todo a la vez. Debe saber cuánto depende cada tarea de las demás y la metodología lean puede ayudarte con ello. Recuerda que debes ordenar las tareas según su importancia para que el equipo sepa qué hay que hacer primero.

• En la metodología lean se aplica el enfoque just-in-time, que consiste en crear lo que se necesita cuando se necesita. 

• Para ello, hay que tener en cuenta tanto las necesidades de los clientes como de la empresa. 

El contexto es esencial. Debes explicar el motivo por el que quieres que tu equipo haga una determinada tarea. Las historias de usuario no solo sirven para revelar el propósito de la actividad, sino también para solucionar problemas. Además, debes proporcionar contexto por los siguientes motivos:

• Las historias de usuario dejan claro cómo debe ser una función o una solución para el cliente. 

• Explican las cosas desde el punto de vista del usuario. 

• Indican claramente quiénes son los usuarios, qué quieren que haga el producto y el resultado deseado. 

La estimación del esfuerzo te ayudará a fijar plazos razonables y a asignar los recursos de forma adecuada. Puedes pensar en ello como una previsión del tiempo que se necesitará para terminar cada tarea. Recuerda que debes hacer estimaciones generales, practicar la mejora continua y aprender de las estimaciones anteriores. Otros aspectos que debes tener en cuenta:

• Indica las estimaciones en horas, días o semanas. 

• Puedes utilizar puntos de historia para hacer las estimaciones. El ejercicio de póker de planificación puede resultarte útil, ya que permite al equipo comentar un elemento del backlog y llegar a un consenso sobre el tiempo estimado que se necesitará. 

• Basándote en tareas similares anteriores, sigue esta fórmula para calcular el ritmo al que vais: tiempo estimado dividido por el tiempo real empleado. 

Por último, automatiza las tareas manuales que hacen perder tiempo a tu equipo. Puedes usar varias herramientas, por ejemplo: 

• Github: automatiza las solicitudes de incorporación de cambios y las actualizaciones con GitHub. 

• Jira Service Management: conecta los equipos de desarrollo o TI con los flujos de trabajo de los equipos de atención al cliente.

• Slack: gestiona y automatiza los flujos de trabajo de los tickets y las solicitudes mediante Slack.