Free Intake Form Template
Capture, organize, and prioritize incoming requests with a standardized intake form template.
Ideal para
Gestión de proyectos
FUNCIONES CLAVE
Backlog
Automatización
Flujos de trabajo
Tablero
What is an intake form template?
An intake form template is a standardized document used to collect important information at the start of a new client relationship, project, request, or service.
It helps teams gather key details, including project scope, in one place to plan resources and start work with clearer direction. Using an intake form template makes information gathering more consistent, efficient, and organized.
Streamlines information gathering
An intake form template gives teams a clear, repeatable way to collect the details they need upfront. Instead of chasing information across emails, calls, or messages, teams gather everything in one organized format. This saves time and makes the intake process more efficient.
Improves planning and alignment
When teams collect the right information early, it’s easier to understand project needs, define scope, and plan resources. A standardized intake form template also reduces confusion by making everyone work from the same set of information.
That stronger alignment leads to smoother execution and better outcomes.
Reduces errors and manual inefficiencies
Digital intake form templates minimize mistakes that happen with handwritten notes, missing fields, or inconsistent documentation. They also reduce administrative work so information is easier to review, store, and share.
This improves accuracy while lowering the time and effort needed to manage intake.
¿Qué incluye la plantilla de formulario de admisión?
Backlog
Cuando un cliente envía un formulario de admisión usando la plantilla de formulario de admisión, puedes crear una incidencia y añadirla al backlog. Sirve como una lista centralizada de todas las solicitudes enviadas.
Puedes hacer seguimiento y gestionar fácilmente las tareas individuales que son esenciales para el proyecto para mantener a todos los equipos encaminados hacia un objetivo común.
Automatización
Con las funciones de automatización de flujo de trabajo, puedes reducir la clasificación manual y usar las respuestas de los formularios para asignar automáticamente propietarios, establecer fechas de vencimiento o etiquetar solicitudes. El tiempo que te ahorras en la clasificación manual lo puedes dedicar a centrarte en el proyecto.
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo de Jira definen el ciclo de vida de una solicitud, desde los estados Enviado para clasificación, Aprobado, En curso y Completado. Los flujos de trabajo determinan cómo se gestionan las solicitudes y te proporcionan una visión simplificada del estado actual de cada solicitud.
Tablero
Los paneles proporcionan visibilidad en tiempo real del volumen de entrada, cuellos de botella y tiempos de respuesta. Esto te ayuda a comprender mejor los recursos disponibles y cómo asignarlos adecuadamente para maximizar la eficiencia.
Cómo empezar a usar la plantilla de formulario de admisión
- 1
Define el propósito de tu formulario de admisión y crea un proyecto de Jira específico
Lo primero que debes hacer para empezar a usar la plantilla de formulario de admisión es definir el propósito de tu formulario de admisión. ¿Qué tipos de trabajo registrará el formulario de admisión y quién revisará las solicitudes?
Esta es una base importante que establecer antes de recibir envíos.
A continuación, crea un proyecto de Jira dedicado para separar las solicitudes entrantes de la actividad de ejecución. Usa proyectos dedicados de Jira Service Management (JSM) para la recepción y utiliza la automatización para mover las solicitudes aprobadas a proyectos de Jira para separar la actividad de ejecución de las solicitudes dirigidas al cliente.
- 2
Personaliza los campos de tu formulario de admisión para recopilar detalles clave
Una vez que hayas creado un proyecto de Jira específico y que hayas definido el propósito de tu formulario de admisión, puedes personalizar los campos del formulario, que es donde captas todos los detalles clave.
En la sección Campos aparecerán todos los campos disponibles para el tipo de actividad que hayas seleccionado, y puedes simplemente arrastrar y soltar campos para añadirlos a tu formulario. También debes eliminar cualquier campo innecesario para mantener tu plantilla de formulario de admisión lo más sencilla posible.
Para quitar un campo, selecciónalo y luego elige la opción Quitar campo o arrástralo de vuelta a la sección Campos.
- 3
Genera un flujo de trabajo estructurado que refleje tu proceso de admisión
Mapea tu proceso de revisión del mundo real y refléjalo en los estados de Jira. Esto facilita ver el estado actual de cada tarea y proyecto, lo que ayuda a mantener a los equipos en sintonía.
Incluir etapas claras de aprobación o rechazo facilita el control de cómo progresa la actividad.
Puedes configurar un estado Pendiente de aprobación, definir aprobadores y asignar aprobaciones y rechazos a estados específicos de Jira. Describe un proceso claro de toma de decisiones para simplificar las aprobaciones y los rechazos.
- 4
Automatiza el enrutamiento y la priorización para optimizar la clasificación
La clasificación puede ser uno de los aspectos que más tiempo consuma de la admisión de clientes y proyectos, por lo que puedes ahorrar mucho tiempo gracias a la automatización. Crea reglas de automatización que asignen las solicitudes o notifiquen a los revisores automáticamente.
Puedes crear una regla con Rovo, desde cero o a partir de una plantilla existente. Usa condiciones basadas en la prioridad o el departamento para garantizar un enrutamiento más rápido y preciso.
La automatización de Jira puede ayudar a agilizar este proceso, ahorrándote tiempo y asegurándose de que cada incidencia se dirija al equipo adecuado.
- 5
Monitoriza, revisa y optimiza tu flujo de trabajo de admisión según sea necesario
Una vez que hayas configurado tu flujo de trabajo de admisión, debes monitorizarlo a lo largo del tiempo para determinar si necesitas hacer alguna mejora. Usa paneles e informes en Jira para supervisar tu flujo de trabajo de admisión e identificar cuellos de botella y retrasos.
Luego puedes trabajar para resolver estas incidencias a medida que las vas identificando. Además, revisar periódicamente los flujos de trabajo y las reglas de automatización es una parte clave para mejorar la eficiencia con el tiempo.
Si ves cuellos de botella o retrasos, es señal de que debes optimizar tus flujos de trabajo de admisión y reglas de automatización.
Plantillas relacionadas
Plantilla de flujo de trabajo
Optimiza la eficiencia y la coordinación de los proyectos.
Plantilla de seguimiento de tareas
Organiza todas las tareas de los proyectos de equipo con esta plantilla de seguimiento de tareas de Jira.
Marketing
Plantilla de gestión de proyectos de Jira
Gestiona las actividades para completar un proyecto empresarial.
¿Quieres usar esta plantilla gratuita?
Explora más plantillas para potenciar el trabajo en equipo
Capacita a todo el mundo, sea del equipo que sea. Genera, conecta y presenta grandes ideas sin problemas en todas las aplicaciones de Atlassian mediante nuestra completa colección de flujos de trabajo listos para usar.