Lutron alumbra el camino hacia la iluminación inteligente con SAFe y Jira Align

Cumplimiento de la directiva: la productividad aumenta más del 30 % en un año

Ben y su equipo llevaban un tiempo sufriendo estas dificultades y planteando distintas soluciones cuando una petición del equipo ejecutivo les sirvió de estímulo para actuar. El equipo ejecutivo de la empresa desafió al de ingeniería para que aumentaran la productividad en un 30 %, de modo que Lutron pudiera seguir el ritmo de las solicitudes que recibían por parte del equipo de ventas y de los clientes. Alcanzar ese objetivo conllevaría un cambio importante y el equipo de Ben pensó que SAFe, un marco probado para gestionar carteras de productos complejos, podría ser la respuesta.

Los equipos de software de Lutron estaban entusiasmados con la idea de dejar el modelo en cascada atrás, pero los equipos de hardware se mostraban escépticos. Para conseguir la aprobación, Ben y sus colegas colaboraron con Adaptavist y pusieron SAFe a prueba en un área de productos. Evaluaron los resultados, los compartieron con los ejecutivos y otros equipos y luego pasaron a otro proyecto de prueba.

Durante esta fase piloto, el equipo de ingeniería tuvo que oír que un marco como SAFe, que normalmente divide las iteraciones de tres meses en sprints más cortos, no funcionaría en un entorno de hardware. Cuando surgieron estas dudas, el equipo pidió a todo el mundo que no se centrara en la entrega, sino en el descubrimiento. "Los equipos decían: ‘No podemos entregar nada en dos semanas. Esta pieza tiene un plazo de entrega de 12 semanas'", recuerda Ben. Y nosotros les decíamos: "Vale, ¿y cuál es vuestro objetivo de aprendizaje para estas dos semanas?". Los resultados del aprendizaje se convirtieron en una forma clave de pensar a la hora de desglosar el trabajo y convencieron a los equipos de hardware de que podían lograr adoptar este marco".

Cambio de mentalidad: dar más prioridad a los resultados que a la actividad

Para guiarlos durante este proceso, Lutron invitó a Jon Kern de Adaptavist (coautor del Manifiesto ágil) para asesorar a sus equipos de software y hardware. Jon explicó que la metodología ágil pretende reducir la brecha del tiempo entre que se toma una acción y se recibe feedback, y animó al grupo a centrarse en los resultados y no en la actividad para ofrecer más valor. Lutron se tomó estas ideas en serio y trató de integrar lo aprendido en su cultura y flujos de trabajo, un valor importante para una mentalidad ágil.

Este cambio de mentalidad y de métodos comenzó a dar sus frutos rápidamente. En un año aproximadamente, el equipo de ingeniería había superado su objetivo y había aumentado la productividad en un 34 %, incluso más (por encima del 50 %) si se tiene en cuenta el crecimiento de la plantilla. Tras demostrar la eficacia de SAFe durante la fase piloto y conseguir la aprobación del equipo ejecutivo, Ben observó que el papel de su equipo pasaba de expertos a consultores. “En ese momento, los equipos de hardware empezaron a preguntar por SAFe y a pedirlo en lugar de que nosotros nos echásemos atrás”, dice.

"Es la única solución que se adapta a nuestras necesidades"

El equipo de Ben se sintió alentado por los éxitos y el entusiasmo que estaban cosechando con el marco SAFe, pero también se encontraron con nuevos desafíos relacionados con sus herramientas existentes. Cuando el equipo de ingeniería empezó a trabajar en un producto comercial de próxima generación, descubrieron que las herramientas de gestión de programas y cartera existentes (especialmente, Miro y Excel) habían llegado a su límite.

En una ocasión, los miembros del equipo se sentían frustrados por tener que introducir los mismos datos en distintas herramientas, las listas de priorización seguían mezclándose y no había una única fuente de información o visibilidad para todo el proyecto. Según dice Ben: “Ese proyecto puso fin a nuestros procesos. No éramos capaces de coordinar la comunicación necesaria para poder gestionar todas esas piezas a la vez y seguir por el mismo camino. Pusimos en marcha SAFe y Jira Align para poder gestionar toda esa complejidad”.

Adaptavist ayudó a Lutron a seleccionar, implementar y escalar una solución. Juntos eligieron Jira Align porque fue diseñado para ayudar a las organizaciones a respaldar métodos ágiles ampliados, como SAFe, y porque se podía integrar en el ecosistema de Atlassian existente de Lutron. “A largo plazo, Jira Align es la única solución que se ajusta a nuestras necesidades”, afirma Ben.

Reduce las dependencias y termina con la “MBWA”

Desde Adaptavist dejaron claro al equipo de Ben que Jira Align funciona mejor cuando se combina con mejoras en los procesos. "La herramienta está ahí para respaldar todo el proceso", afirma el asesor de gestión William Rojas. "En Lutron tuvieron que hacer primero algunas mejoras en procesos como la organización de los equipos, la planificación y el método de trabajo en general. Luego, con la herramienta, todo se volvió mucho más fluido y transparente".

Durante la implementación inicial, uno de los principales objetivos fue reorganizar y reestructurar los equipos para que fueran más interdisciplinares, de modo que no solo pudieran abordar antes las dependencias, sino también eliminar algunas de ellas por completo. Ben explica que esto inició una "cruzada para eliminar las dependencias" y utilizar Jira Align como alternativa a su método existente, al que llama cariñosamente "MBWA".

“Antes, para gestionar las dependencias, no hacíamos más que ir de un lado a otro de la oficina para hablar con los compañeros. Pero esto dejó de ser viable cuando el producto se volvió más complejo y las dependencias aumentaron exponencialmente ”.

Según Victor Volkodav, compañero de Ben y director sénior de Ingeniería, desde que empezaron a utilizar Jira Align, el equipo ha logrado su objetivo y ha reducido los paseos por la oficina al centralizar los datos en una única fuente de información: “Ahora consulto Jira Align en lugar de ir a hablar con alguien o llamar a 150 personas”.

Jon y el equipo de Adaptavist están impresionados por la dedicación de Lutron para transformar sus productos y procesos. “Al principio me preocupaba el gran salto que suponía para Lutron esta nueva forma de trabajar con Jira Align en el software y el hardware, Pero sus equipos pusieron fin a mis temores y superaron todos los desafíos a los que se enfrentaron”, admite Jon.

Un futuro mejor: alinear la estrategia con el trabajo para un crecimiento continuo

En la actualidad, en Lutron utilizan Jira Align y Jira Software para la planificación empresarial y la planificación del incremento de programa (PI), que trasladaron sin problemas a una implementación virtual cuando se desató la pandemia de COVID-19. Jira Align facilita la coordinación a nivel de cartera al proporcionar a los propietarios de los programas y a las partes interesadas de las carteras una única fuente de información sobre los objetivos, los elementos de trabajo y las dependencias del PI. Luego, cuando el equipo finaliza las sesiones de planificación del PI como parte de sus rituales SAFe, la información se transfiere automáticamente a Jira Software para que los ingenieros puedan ponerse a trabajar. A lo largo del sprint, los gestores de carteras pueden exportar fácilmente los datos de Jira Align para compartirlos con los directivos, de modo que puedan ver el progreso del equipo y mantener la ejecución en línea con la estrategia general de la empresa.

Mantener toda esta información en un solo lugar, desde las prioridades estratégicas hasta las dependencias, reduce las fricciones que se producen al trabajar en equipos grandes, especialmente cuando están dispersos geográficamente.

Según Rhodes Baker, director sénior de Producto y Tecnología y responsable de cartera de Lutron, “nada puede reemplazar por completo el valor de la comunicación en persona, pero Jira Align nos ayuda a aprovechar mejor el tiempo y a ceñirnos a las decisiones realmente importantes. Además, permite que todos dispongan de la misma información desde el principio”.

Disponer de herramientas que respalden el enfoque SAFe ha llevado las mejoras iniciales de Lutron al siguiente nivel. Desde la implementación de Jira Align, el departamento de Ingeniería ha eliminado muchas dependencias, ha mejorado la visibilidad del progreso y ha mejorado la relación entre la estrategia y el trabajo, lo que, según Ben, se ha traducido en “un cambio real y significativo en la velocidad de comercialización”. A esta afirmación, Victor añade que siguen ampliando SAFe y Jira Align a más equipos y funciones de Lutron, y que esperan que eso aporte más valor a sus clientes en el futuro.

Para impulsar la eficiencia y la innovación que buscaban, Adaptavist aconsejó a Lutron que no solo cambiara su forma de trabajar y organizarse en equipo, sino también su concepto del trabajo. “Una de las dificultades que intentamos resolver fue alejarnos del enfoque de gestión y control”, afirma Ben. “Si no se implementa una orientación estratégica e integrada con herramientas 'downstream', se mantiene el statu quo de siempre. Pero con Jira Align vemos las cosas de otra manera, y nos permite compartir información entre los equipos”.

Ben afirma que, gracias a un proceso y una plataforma más ágiles y sincronizados, las mejoras que se han hecho están allanando el camino hacia un futuro brillante para Lutron. “La capacidad de trabajar en todos estos equipos y ver cómo se genera una solución es transformadora”.

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