Aufgaben über Epics und Storys hinweg synchronisieren

In Jira gibt es keine isolierten Elemente. Das ist designbedingt. Verschiedene Teams nutzen und vertrauen Jira bei der Verwaltung ihrer Arbeit, und Automatisierungen sind die ideale Lösung, um permanente Updates und Routineaufgaben zu vermeiden. Du kannst Epics und Storys, übergeordnete Vorgänge und Sub-Tasks synchronisieren, und das sogar projekt- und produktübergreifend.

Im vorliegenden Use Case konzentrieren wir uns auf die Synchronisierung des Epic mit den dazugehörigen Storys und stellen sicher, dass sie immer verlinkt sind. Genauer gesagt: Wenn ein Epic als "Fertig" markiert ist, verschiebst du alle seine Storys ebenfalls nach "Fertig". Dadurch wird die Entstehung von Storys mit einem falschen Status verhindert.

Das Rezept der Automatisierung

Schritt 1: Wähle deinen Trigger aus

Jede Regel beginnt mit einem Trigger. In diesem Fall wählen wir den Trigger Vorgang weitergegeben und geben den Status als "Fertig" an. Das bedeutet lediglich, dass die Automatisierung mit der Abfrage beginnt, sobald der Status eines Vorgangs zu "Fertig" wechselt.

Auswählen des Triggers für Vorgangsaktionen

Schritt 2: Füge deine Bedingung hinzu

Eine Bedingung präzisiert die Regel, damit ihre Anwendung nicht zu weit gefasst ist. Wir verwenden an dieser Stelle die Bedingung Vorgangsfelder über das Drop-down-Menü und legen fest, dass es sich bei dem gesuchten Vorgangstyp um das Epic handelt.

Hinzufügen der Bedingung für Vorgangsfelder

Schritt 3: Füge eine Branch-Regel bzw. zugehörige Vorgänge hinzu

Und jetzt wird es wirklich spannend: In einem eigenen Branch lassen sich separat vom Regel-Trunk Aktionen an den von uns festgelegten, zugehörigen Vorgängen durchführen. So können wir beispielsweise an einem Sub-Task eines übergeordneten Vorgangs oder eines beliebigen verlinkten Vorgangs arbeiten. Für diese Regel wählen wir im Drop-down-Menü die Option "Storys" oder einen anderen Vorgang in der Epic aus.

Hinzufügen einer Branch-Regel bzw. zugehöriger Vorgänge

Schritt 4: Füge eine Bedingung hinzu

Wir fügen weitere klärende Bedingungen an dieser Stelle hinzu, um Storys auszuschließen, die sich bereits im Status "Fertig" befinden. Wir möchten nämlich nur auf Vorgänge reagieren, die einen falschen Status haben. Also wählen wir einen Status, der nicht "Fertig" ist.

Schritt 5: Füge eine Aktion hinzu

Wie immer endet unsere Regel mit einer Aktion. In diesem Fall wählen wir die Aktion Vorgang weitergeben aus. Wir könnten aber auch einfach den Status "Fertig" auswählen. Wir können sogar noch weitergehen und den Befehl zum Kopieren aus dem Trigger-Vorgang verwenden. Das bedeutet, dass Storys immer dem Status des Epic entsprechen, wenn sie die von uns festgelegten Bedingungen erfüllen. Sie bleiben dadurch stets synchronisiert.