Vorlage für eine Zusammenfassung

Eine Zusammenfassung resümiert in der Regel die wichtigsten Punkte eines größeren Dokuments oder Berichts. Es ist wichtig, zwischen einer Zusammenfassung und einer Projektübersicht zu unterscheiden. Beide enthalten wichtige Projektinformationen, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. 

Eine Zusammenfassung ist ein Destillat der wichtigsten Aussagen eines umfangreicheren Dokuments oder Vorschlags und richtet sich an stark beschäftigte Führungskräfte und Stakeholder. Eine gute Zusammenfassung ähnelt einem Filmtrailer. Sie erregt die Aufmerksamkeit des Publikums und vermittelt die relevantesten Informationen kurz und bündig.

Im Projektmanagement sind Zusammenfassungen wichtige Dokumente, die Schlüsselaussagen von Projektplänen bündeln und Entscheidungsträgern, Beteiligten und Stakeholdern einen kurzen Überblick über ein Projekt, seine Ziele und die erwarteten Ergebnisse bieten. Eine Vorlage für eine Zusammenfassung ist eine strukturierte Gliederung und ein Leitfaden zum Erstellen einer Zusammenfassung für einen Geschäftsplan oder ein Projekt.

Die wichtigsten Bestandteile einer Zusammenfassung

In einer gut strukturierten Zusammenfassung werden die wichtigsten Informationen klar und effektiv dargestellt. Die spezifischen Details können zwar je nach Projekt oder Businessplan variieren, aber in der Regel sollten Vorlagen für Zusammenfassungen die folgenden wesentlichen Komponenten enthalten:

• Name des Projekts oder Unternehmens: Gib deutlich den Namen des Projekts, der Initiative oder des Unternehmens an, auf das/die sich die Zusammenfassung bezieht.

• Zielsetzung oder Zweck: Formuliere die Ziele des Projekts klar und halte das Kernziel oder den Zweck in einer einzigen, überzeugenden Aussage fest. Betone, welchen Nutzen diese Zielsetzungen haben, um Teammitglieder und Stakeholder von Anfang an mit den Projektzielen in Einklang zu bringen.

• Umfang und Hintergrund: Gib relevante Kontextinformationen an, beispielsweise das zu lösende Problem, die Marktchance oder die Geschäftsanforderung.

• Methode oder Ansatz: Beschreibe kurz, wie das Projekt durchgeführt wird, einschließlich wichtiger Strategien, Frameworks oder Recherchemethoden.

• Wichtigste Erkenntnisse oder Ergebnisse: Hebe die wichtigsten Erkenntnisse, Meilensteine oder erwarteten Ergebnisse hervor.

• Wirkung und Nutzen: Erläutere die potenziellen geschäftlichen, finanziellen oder betrieblichen Vorteile des Projekts.

• Fazit und nächste Schritte: Fasse die Empfehlungen zusammen und skizziere die nächsten erforderlichen Maßnahmen.

Eine effektive Vorlage sorgt für Konsistenz und Vollständigkeit und hilft den Stakeholdern, die entscheidenden Elemente eines Projekts schnell zu verstehen.

Häufige Fehler beim Schreiben von Zusammenfassungen

Trotz ihrer Bedeutsamkeit sind Zusammenfassungen oft so verfasst, dass die Effektivität beeinträchtigt wird. Folgende häufige Fehler solltest du vermeiden:

• Zu vage oder allgemeine Formulierungen: Eine Zusammenfassung ohne spezifische Details kann die Stakeholder verwirren und weckt nicht ihr Interesse.

• Zu viele Details: Enthält die Zusammenfassung dagegen zu viele Hintergrundinformationen oder komplexe Erklärungen, verfehlt sie ebenfalls ihren Zweck.

• Keine Hervorhebung der wichtigsten Erkenntnisse: Die Stakeholder verlieren möglicherweise das Interesse, wenn sie die wichtigsten Punkte nicht schnell überblicken können.

• Fachjargon: Da nicht alle Stakeholder über das gleiche Fachwissen verfügen, sollte die Ausdrucksweise so einfach wie möglich sein.

• Fehlende Strukturierung und Formatierung: Lange, unstrukturierte Textabschnitte können die Leser überfordern. Verbessere die Lesbarkeit durch Absätze und Aufzählungszeichen.

• Missachtung der Anforderungen von Stakeholdern: Eine gute Zusammenfassung spricht direkt die Prioritäten und Bedenken der Zielgruppe an.

• Keine Überprüfung: Tippfehler, unklare Formulierungen oder fehlende Informationen können die Glaubwürdigkeit und Effektivität beeinträchtigen.

Wenn du diese typischen Fehler vermeidest, bist du auf dem besten Weg zu einer klaren, überzeugenden und für Stakeholder nützlichen Zusammenfassung.

Best Practices für die Zusammenfassung

Das Verfassen einer überzeugenden Zusammenfassung erfordert mehr als nur den Einsatz einer Vorlage. Um Klarheit und Wirkung zu maximieren, solltest du diese Best Practices berücksichtigen:

• Fasse dich kurz: Beschränke deine Zusammenfassung wann immer möglich auf eine Seite und konzentriere dich nur auf wichtige Informationen.

• Verwende normale Sprache: Vermeide nach Möglichkeit Fachjargon und übermäßig technische Begriffe, die Leser ohne umfassende Technikkenntnisse irritieren können.

• Achte auf eine visuell ansprechende Gestaltung: Nutze Aufzählungszeichen, Überschriften und fett formatierten Text, um die Lesbarkeit zu verbessern.

• Nenne die wichtigsten Punkte zuerst: Platziere die entscheidenden Informationen am Anfang, um Aufmerksamkeit zu erregen.

• Passe den Text an die Zielgruppe an: Achte darauf, dass der Ton und die Details zu den Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder passen.

• Untermauere Behauptungen mit Daten: Nenne konkrete Zahlen, Statistiken oder Beweise, die deine wichtigsten Punkte belegen.

• Rufe am Ende zum Handeln auf: Definiere klar, welche Schritte die Stakeholder als Nächstes unternehmen sollten.

Wenn du diese Best Practices befolgst, kann dir eine Zusammenfassung gelingen, die nicht nur informativ, sondern auch ansprechend und umsetzbar ist.