Wie sich das über 150 Jahre alte Traditionsunternehmen Voith durch eine Migration zu Atlassian Cloud Premium modernisierte.

Herausforderung: Die Voith Group verwendet Jira und Confluence seit vielen Jahren als lokale Lösungen. Der Technologiekonzern hat beschlossen, in die Cloud zu migrieren, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Lösung: Atlassian und veniture halfen Voith bei den Vorbereitungen und der Migration, einschließlich der Erörterung von Sicherheits- und Datenschutzbedenken und Empfehlungen zu alternativen Verfahren.

Auswirkung: Durch die Migration in die Cloud hat Voith seine Ziele erreicht: moderne Systeme, die weniger Aufwand und Ausgaben erfordern, mit minimalen Änderungen für die Benutzer und ohne dass die Kunden den Wechsel bemerken.

In ihrer 155-jährigen Geschichte war die Voith-Gruppe von neuen Innovationen und kontinuierlicher Weiterentwicklung geprägt. Infolgedessen hat sich das Unternehmen von einer kleinen Schlosserei in einen internationalen Technologieriesen verwandelt. Aber um diesen Erfolg fortzusetzen, ist die richtige IT-Infrastruktur erforderlich. Und die Cloud bietet genau die richtigen zukunftsfähigen Funktionen. Das ist auch der Grund, warum Voith sich dafür entschieden hat, künftig über die Atlassian-Cloud auf Jira und Confluence zuzugreifen – mit dem Ziel, Änderungen für Benutzer und Kunden so gering wie möglich zu halten. 

Die Voith-Gruppe hat seit ihrer Gründung im Jahr 1867 ihren Sitz im schwäbischen Heidenheim an der Brenz. Die ehemalige Schlosserei hat ihr Portfolio in dieser Zeit jedoch erheblich erweitert: Heute stellt das Unternehmen in seinen drei Segmenten Maschinen und Systeme für die Energie-, Papier-, Rohstoff-, Transport- und Automobilmärkte her: Voith Paper, Voith Hydro und Voith Turbo. Voith hilft seinen Kunden auch bei ihrer digitalen Transformation. An seinen Standorten in über 60 Ländern beschäftigt das Familienunternehmen dafür rund 21.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Cloud oder nicht Cloud?

Voith legt besonderen Wert auf Softwareentwicklung und Forschung und Entwicklung (F&E), um seine Rolle als technologischer Vorreiter auf den Märkten für Wasserkraft, Papier und Antriebstechnologie zu stärken und auszubauen. Umso wichtiger ist es, dass die Mitarbeiter in diesen Bereichen effizient arbeiten können. Deshalb verwenden sie neben anderen Lösungen seit über einem Jahrzehnt eine lokale Atlassian-Lösung. Für die Dokumentation und den Wissenstransfer wird darüber hinaus Confluence verwendet. 

Voith war im Allgemeinen mit den lokalen Lösungen zufrieden, auch wenn sie einige Herausforderungen mit sich brachten, wie Michael Hersacher, IT-Projektmanager bei Voith, erklärt: "Immer wenn eine Sicherheitslücke entdeckt wird, veröffentlicht Atlassian sehr schnell ein Update, um sie zu schließen. Was natürlich großartig ist, aber es bedeutet auch, dass unsere Mitarbeiter, die die Server verwalten, reagieren und die Updates so schnell wie möglich veröffentlichen müssen – manchmal sogar mitten in der Nacht, damit die Frühschicht sofort mit der Arbeit beginnen kann." 

Voith geht es auch darum, sich selbst fit für die Zukunft zu machen, auch in der IT. Die ablaufenden Server-Lizenzen boten dem Technologieunternehmen daher eine gute Gelegenheit, die Migration in die Cloud in Betracht zu ziehen. Atlassian und sein Platinum Solution Partner, der bei der Migration assistierte, waren in der Lage, alle Bedenken in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz in der Cloud gleich zu Beginn ihrer Gespräche mit Voith auszuräumen. Sie führten auch eine Reihe von Machbarkeitsstudien durch, um eine erfolgreiche Datenmigration im Voraus zu garantieren. Aus diesen Gründen wurde für das Unternehmen ein Wechsel zu einem anderen Anbieter hinfällig.

Die technische und menschliche Ebene im Blick

Das Migrationsprojekt dauerte ungefähr sechs Monate, von März bis September 2022. Auf der technischen Seite begann das Projekt in Zusammenarbeit mit veniture mit einer Voranalyse und einer Testmigration von Anwendungsbenutzern in die Cloud. Das half dabei, potenzielle Probleme oder Fehler zu identifizieren, die vor der eigentlichen Migration behoben werden könnten. Letztlich verlief die Migration sogar besser als erwartet und es wurden nur ein paar Schwachstellen identifiziert (z. B. ein Add-on, das nach der Migration nicht mehr funktionierte). 

Der Testlauf war so ein voller Erfolg, dass Voith sich gegen eine zweite Testmigration entschied und direkt zum eigentlichen Migrationsprozess überging, bei dem veniture als Partner die technische Migration übernahm, während Voith seine Daten bereinigte, neue Prozesse einführte und Tests durchführte. Diese klare Trennung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie regelmäßige Koordinationsgespräche haben sich ebenfalls positiv auf die Zusammenarbeit ausgewirkt. Wo die Prozesse nicht mehr wie gewohnt funktionierten, schlugen veniture und Atlassian machbare Alternativen vor. Infolgedessen war Voith etwa ein halbes Jahr nach der Migration sogar in der Lage, einen Nachfolger für das defekte Add-on zu installieren. 

Voith demonstrierte den relevanten Mitarbeitern die Vorteile der neuen Lösungen, um den Benutzern den Übergang zu erleichtern und eine hohe Akzeptanz für den Zugriff auf Jira und Confluence über die Cloud sicherzustellen. Hierfür muss u. a. gewährleistet sein, dass die Mitarbeiter immer Zugriff auf die neuesten Versionen und Funktionen haben oder die Möglichkeit besitzen, andere Systeme, die im Unternehmen verwendet werden, über Konnektoren in die Cloud zu integrieren. Am Ende des Tages ist das Wichtigste für Michael Hersacher und sein Team jedoch, dass ihre Kollegen weitestgehend wie gewohnt weiterarbeiten und gleichzeitig die Erfahrung eines modernen Systems genießen können. "Wir wollten unser System fit für die Zukunft machen, um unsere derzeitige Arbeitsweise langfristig zu stabilisieren. Dabei sollte es jedoch nur minimale Änderungen für unsere Endnutzer geben. Bisher hatten wir so gut wie keine negativen Rückmeldungen, was in Schwaben das höchste Lob ist." Ein Grund dafür ist das neue Botschafterprogramm für Jira und Confluence, bei dem Mitglieder ihren Kollegen Informationen über neue Funktionen mitteilen und ihnen bei der Beantwortung von Fragen helfen.

Zusammenfassung

Das Managementteam von Voith hatte sicherlich Vorbehalte gegen die Migration in die Cloud, aber als diese behoben und die Vorteile klar dargelegt waren – keine Server mehr, die verwaltet werden müssen, zukunftsfähige Systeme, eine Vielzahl von Konnektoren –, erkannte es, dass die Migration der richtige Schritt für das Unternehmen war. Der anschließende Migrationsprozess war relativ schnell und so erfolgreich, dass der Backup-Server, der bereitgehalten wurde, nicht mehr benötigt wird. In den nächsten Jahren planen Michael Hersacher und sein Team, die Use Cases für Jira und Confluence genau zu verfolgen, um ihre IT-Infrastruktur möglichst effektiv zu gestalten.