Einwandfreies Arbeitsklima - Vaillant

Heiß begehrt: digitale Produkte und Services

Für die Vaillant Group spielt die Digitalisierung eine zentrale Rolle. Mit neuen digitalen Geschäftsmodellen und Produkten sollen Wachstumsfelder erschlossen und das Kerngeschäft erweitert werden. Dazu zählen Lösungen wie intelligentes Energiemanagement, aber auch erweiterte Serviceangebote für Endkunden und Fachhandwerker.

Die Nachfrage nach digitalen Dienstleistungen für das Handwerk wie auch nach „smarten“, integrierbaren Lösungen für Heizungsbesitzer steigt stark an. Zugleich verändern sich die Erwartungen an den Vertrieb seit einigen Jahren drastisch: Dienstleistungen und Produkte werden zunehmend online angefragt.

Zentrales Projekt-Controlling

Um sich intern und extern digital neu aufzustellen, startete Vaillant mit den zentralen Problembereichen: dem Projektmanagement und Controlling. Da Planview bereits in einem Unternehmensbereich zum Einsatz kam, arbeitete man zunächst an einem Konzept zur Integration von Planview, Jira und SAP. Dieses sah das Management der Projektstrukturpläne via Planview vor. Die Budgets – importiert von SAP – sollten mit den Elementen des Projektstrukturplans verknüpft werden. Gleichzeitig sollten Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, die Arbeitszeit über Planview zu buchen und direkt mit den Budgets zu vergleichen. Jira war zu diesem Zeitpunkt nur als Tool für das tägliche Task Management angedacht.

Es wurde jedoch schnell klar, dass dieser Ansatz aufgrund der ständigen Systemwechsel während der täglichen Arbeit für die Anwender nicht praktikabel ist. 

Zu diesem Zeitpunkt engagierte Vaillant im Jahr 2017 den Atlassian Platinum Partner brainbits. Gemeinsam mit dem Kölner Spezialisten für digitale Transformation entwickelte man eine Jira-zentrierte Lösung: SAP-Budgets konnten von nun an in Jira importiert und dort Epics zugeordnet werden. Die auf die Tickets gebuchten Zeiten wurden so automatisch den entsprechenden Budgets zugewiesen. Außerdem integrierte man den ein Freigabeprozess für Stundenbuchungen sowie eine Schnittstelle zur Budgetkontrolle und Abrechnung in SAP.

Als Teil der Implementierung dieses Konzepts führte brainbits einige bereits vorhandene, kleinere Jira-Server und Cloud Instanzen zu einer zentralen Serverinstanz zusammen. Die Lösung funktionierte – und der Erfolg schlug Wellen: Immer mehr Geschäftsbereiche erkannten den Mehrwert der Atlassian-Tools. Dies gab das Startsignal für die konzernweite Einführung und den umfassenden Ausbau Plattform auf andere Bereiche.

Integriertes Projektportfoliomanagement

Nach der Vereinheitlichung des Projektmanagements, nahmen sich Vaillant und brainbits des Ideen- und Projektportfoliomanagements an. Denn interne Projektanträge wurden bis dahin immer noch in Form von Word- oder Excel-Dateien per E-Mail an die verantwortlichen Entscheidungsträger geschickt. Ein unterstützendes Tools suchte man vergeblich – weder für Anfragen aus den Fachbereichen noch für die Priorisierung von Projekten oder die personelle und monetäre Umsetzung.

E-Mails landeten zum Teil bei Kollegen, die sich zu diesem Zeitpunkt im Urlaub befanden. Lange Reaktionszeiten und ständige Statusrückfragen brachte die Kommunikation ins Stocken. Vaillant geriet hier zunehmend an seine Grenzen. 

Die Umstellung auf Jira brachte bei Vaillant den gewünschten Effekt: Bereits sechs Monate nach der Einführung hat sich die Zahl der sichtbaren Projekte beinahe vervierfacht, die Zahl der beteiligten Mitarbeiter verdreifacht. Auf der gemeinsamen Plattform Jira Service Desk kommunizieren nun alle in den Entscheidungsprozess involvierten Personen miteinander, stimmen sich ab und dokumentieren zugleich ihre Schritte. Interne Nachfragen zum Status eines Antrags sind dank der Transparenz des Systems mittlerweile obsolet.

Verbesserung in allen Bereichen

Auch an den Vaillant-Standorten im Ausland drückte der Schuh: Kollegen fragten zunehmend Support aus der Deutschlandzentrale für Technologien an, die an ihrem Standort bisher noch nicht bekannt waren. Die Zahl der Anfragen stieg drastisch an und war über die klassischen Kommunikationswege kaum mehr zu bewältigen. Die entsprechenden Prozesse laufen heute über Jira Service Desk und konnten dadurch erheblich beschleunigt werden. Außerdem können die zuständigen Mitarbeiter die Qualität und Geschwindigkeit der Antworten nun überwachen und bewerten, was vorher in dieser Form nicht möglich war. Anfragen lassen sich  zudem in Echtzeit verfolgen.

Die Zahlen im Planungssupport sprechen für sich: Während 2018 noch rund 12 Stunden vergingen, bis die Kollegen der verschiedenen Vertriebsgesellschaften eine Antwort erhielten, so hat sich die Zeit dank Jira Service Desk auf durchschnittlich 6 Stunden und 9 Minuten halbiert. Die Problemlösungszeit ist von durchschnittlich 10 Tagen und 16 Stunden auf 8 Tage und 2 Stunden geschrumpft. Insgesamt ist die Zahl der gelösten Anfragen im Zeitraum eines Jahres von 676 auf 1031 gestiegen – und zwar mit derselben Anzahl an Bearbeitern.

Transparenz für alle Beteiligten

Auch im größten IT-Projekt der Unternehmensgeschichte – der weltweiten Umstellung auf SAP HANA – sorgen Jira und Confluence für Transparenz und effiziente Prozesse. So fungiert Confluence als zentrale Kollaborationsplattform für Anforderungserfassung und technische Dokumentation. Dabei übernahm brainbits die Integration mithilfe der Prozessmodellierungssoftware ARIS, über die die jeweils aktuellen Prozessversionen automatisch in Confluence eingespielt werden. 

Die Projektbeteiligten des SAP-Migrationsprojekts koordinieren sich mithilfe des Nexus-Frameworks - einem leichtgewichtigen Ansatz für agile Projektsteuerung in großen Teams. Auch hier sorgte brainbits mit Jira für eine entsprechende Tool-Unterstützung, wodurch sowohl Projektfortschritt als auch offenen Aufgaben für alle Mitwirkenden transparent gemacht werden.

Außerdem wurde das Testmanagement auf Jira aufgesetzt. Durch die weitreichende Integration der verschiedenen Anwendungsfälle ermöglicht Jira eine lückenlose Nachverfolgung - von der Prozessdefinition über die Anforderungserfassung und Feature-Entwicklung bis hin zum Testen der neu integrierten SAP-Prozesse.

Mit den Atlassian-Lösungen konnte Vaillant mithilfe seines Partners brainbits intern wie auch extern die Weichen für Wachstum und Digitalisierung stellen – und das offenbar erfolgreich. Der Spezialist für Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik konnte seinen Umsatz im Geschäftsjahr 2019 auf ein neues Rekordniveau von über 2,6 Milliarden Euro steigern.