Sophos verbessert Cybersicherheit, Produktivität und Effizienz mit Atlassian Cloud

Vereinfachung für Effizienz und Autonomie

Nach dem Upgrade von Jira Software und Confluence Server auf Data Center im Jahr 2019 belasteten die wachsende Mitarbeiteranzahl, die globale Expansion und die umfassende Nutzung der Atlassian-Tools die Infrastruktur von Sophos weiter. Bei so vielen Benutzern und so viel Aktivität wurde die Last immer unkontrollierbarer.

Auch das Tempo des Wandels nahm zu. "Alles geht immer schneller. Wenn die Geschwindigkeit im Business zunimmt, muss die IT nachziehen", erklärt Rajeev Kapur, Director of Enterprise Engineering. Das Team wollte aus Innovationsgründen neue Tools und agile Prozesse testen, aber die Integration neuer Technologien gestaltete sich schwierig, weil sich ihre Software hinter einer Firewall befand. Außerdem verbrachte die IT den Großteil ihrer Tage damit, Probleme zu lösen, und hatte wenig Zeit für strategische Projekte und zukunftsorientierte Initiativen.

Eine Cloud-Migration bot die Möglichkeit, an allen Fronten zu optimieren. "Es ist nicht wirtschaftlich, wenn wir mehrere Möglichkeiten haben, dasselbe zu tun", so Daniel Cave, Senior Infrastructure Engineer. "Die Umstellung auf die Cloud war eine Gelegenheit, das Chaos zu beseitigen und aus Technologie- und Prozesssicht Verbesserungen zu erzielen."

Dieser Fokus auf Optimierung und Vereinfachung wurde zum Leitmotiv für die Migration von Sophos. "Du musst einen wichtigen Grund für die Migration zur Cloud haben und ihn als Mantra für dein Team und deine Benutzer verwenden. Für uns waren das Einfachheit und Autonomie", erklärt Daniel. "Wir vertreten den Standpunkt, dass Benutzer für die Konfiguration und Verwaltung des Systems nicht ewig brauchen sollten. Es sollte einfach von selbst laufen und Benutzern Zeit für ihre eigentliche Arbeit lassen. ⁠– Durch die Umstellung auf Atlassian Cloud haben wir unseren Fokus darauf verlagert, die Akzeptanz zu fördern, die Effizienz zu verbessern und in die Zukunft zu blicken."

Migrationserfolg kommt in Wellen

Nachdem die Entscheidung zur Migration getroffen war, stellte sich als Nächstes die Frage nach dem "Wie". Sophos zog in Betracht, das gesamte System auf einmal umzustellen, entschied sich aber letztlich für die Optimize-and-Shift-Methode (den von Atlassian empfohlenen Ansatz). Die Instanzen sollten einzeln migriert werden, um so schnell wie möglich einen Mehrwert zu erzielen. Das Team hoffte, dass eine Staffelung des Projekts auch dazu beitragen würde, die Akzeptanz zu steigern.

Die IT begann den Planungsprozess mit einer Spinnennetzübung, um zu ermitteln, welche Confluence- und Jira Software-Projekte miteinander verknüpft waren, damit diese als Einheit migriert werden konnten. Dann rief sie eine Reihe wichtiger Stakeholder aus den einzelnen Geschäftsbereichen zusammen, die bei Migrationsplanung und -tests helfen und in ihren Teams als Champions fungieren sollten. "Es empfiehlt sich, die wichtigsten Entscheidungsträger aus jedem beteiligten Geschäftsbereich einzubeziehen – sowohl die technischen Mitarbeiter als auch die einflussreichsten Personen", erklärt Daniel. "Sie erhielten Einblick in das Nutzenversprechen, die Komplexität, die Möglichkeiten und Einschränkungen und sie trugen diese Informationen zurück in ihre Teams."

Die IT plante die nächste Phase rund um die Geschäftsbereiche, die die größten Auswirkungen erleben würden, wenn Fehler auftreten. Bei dieser Welle war noch mehr Zeit für Planung und Tests vorgesehen, um das Risiko zu minimieren. Rajeev sagt: "Das Stakeholder-Management und Benutzerakzeptanztests machen die Migration erfolgreich. Du musst absolut ehrlich und konsistent sein."

Um die Kommunikation mit den Stakeholdern zu erleichtern, hat ein Atlassian-Administrator eine interne Pressemitteilung erstellt, um die Erwartungen an die neue Funktionalität zu lenken und die Teams zu begeistern.

Partnerschaft und Problemlösung während des gesamten Prozesses

In jeder Phase der Migration von Sophos nutzte die IT-Abteilung Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) und Confluence Cloud Migration Assistant (CCMA) als Unterstützung bei der Planung und Implementierung. "Ich muss darauf vertrauen können, dass sich das Migrationstool um die allermeisten meiner Daten kümmern wird", erklärt Daniel. "Dann kann ich mich darauf konzentrieren, den kürzesten Weg zu einem funktionierenden System zu finden."

Adaptavist spielte auch eine unschätzbare Rolle bei der Bereitstellung von Fachwissen zur Migrationsplanung sowie bei Tests und technischem Support. Rajeev sagt: "Adaptavist war ein echter Teil unseres Projektteams. Durch die Einbeziehung eines Partners konnten wir dessen Wissen, seine Verbindungen zu App-Anbietern und seine Erfahrungen nutzen, um schneller migrieren zu können. Die Adaptavist-Mitarbeiter haben uns auch enorm bei der Benutzerinteraktion geholfen, indem sie Stakeholdern und Benutzern erklärt haben, welche Möglichkeiten Atlassian Cloud bietet."

Die APIs von Atlassian haben ebenfalls zur Rationalisierung des Prozesses beigetragen. "Die APIs für Atlassian Cloud verdeutlichen, was die Tools leisten. Während des gesamten Projekts gab es viele Fälle, in denen eine API Lösungen für das Management in großem Maßstab bereitstellte", erklärt Dan. "Zum Beispiel haben wir für die schrittweise Migration einen Prozess erstellt, bei dem vor dem Verschieben ein Schreibschutz für Inhalte aktiviert und nach Eintreffen in der Cloud-Umgebung wieder aufgehoben wurde. Dazu mussten wir die Jira-Berechtigungsschemata massenweise ändern – sowohl beim lokalen Deployment als auch später in der Cloud. Bei unserer ersten Iteration brauchte ein Techniker einige Stunden, um diese Aufgabe manuell zu erledigen. Bei der zweiten Iteration nutzten wir ein Skript auf der Basis der APIs, das diesen Schritt automatisierte."

Sophos nutzte die Ressourcen und die Anleitung von Atlassian und Adaptavist und konnte so den Großteil der Migration in etwa sechs Monaten abschließen. Das Team profitiert bereits von der Arbeit in der Cloud und freut sich auf weitere Verbesserungen in der Zukunft.

Die Freiheit, sich auf bessere Arbeitsumgebungen und Geschäftsergebnisse zu konzentrieren

Jetzt, da Sophos in Atlassian Cloud zusammenarbeitet, können Teams im gesamten Unternehmen und auf der ganzen Welt zuverlässig und ohne Unterbrechung arbeiten und die IT kann als produktiverer, strategischer Partner im Unternehmen dienen.

"Die Verfügbarkeit hat sich durch Atlassian Cloud definitiv verbessert. Die Arbeit unseres Teams dreht sich nicht mehr um Probleme mit Jira, sondern um die Funktionen des Tools", berichtet Rajeev. "Jetzt können wir darüber nachdenken, wie wir die Zufriedenheit unserer Benutzer steigern können, statt nur Stabilitäts- und Leistungsprobleme zu beheben."

Daniel sagt, dass diese Änderung sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für das gesamte Unternehmen von Bedeutung war. "Meine Position hat sich komplett geändert: Früher war ich Datenbankadministrator (DBA), jetzt befähige ich andere im Unternehmen. Wir sind nicht mehr nur ein Haufen Datenbankadministratoren oder Servertechniker. Wir stellen Mitarbeiter ein, die an Effizienz, Verbesserungen und der Nutzung von Systemen interessiert sind, und fördern sie gezielt. Diese Leute haben einen viel größeren Einfluss auf die betriebliche Effektivität des Unternehmens."

Was das Thema Effizienz betrifft: Sophos ist begeistert von der dank nativer Cloud-Funktionalität neu gewonnenen Produktivität. "Die Automatisierungsfunktionen von Jira Software helfen uns, schneller zu arbeiten, Dinge besser zu verwalten und neue Praktiken zu übernehmen", so Rajeev. "Wenn zum Beispiel ein Sprint beginnt, wird alles, was im Sprint enthalten ist, automatisch in Gang gesetzt, und die internen Kunden erhalten Statusaktualisierungen. Automatisierungen wie diese sind schneller, reibungsloser, einfacher und bieten Menschen, die Arbeit anfragen, ein besseres Erlebnis." Daniel fügt hinzu: "Automatisierung kann jeder nutzen, weil sie so einfach ist."

Letztlich hängt alles mit dem größten Migrationserfolg von Sophos zusammen: dem Erreichen ihres Ziels der Vereinfachung und Autonomie. "Wir haben einfache Produkte, die unkompliziert zu nutzen sind. Genau das möchten wir auch intern erzielen, damit unsere Mitarbeiter mehr Erfolg haben. Es sollte keine Belastung sein. Es sollte einfach funktionieren", so Daniel. "Seit der Migration zu Atlassian Cloud leisten wir nicht mehr nur Support, sondern konzentrieren uns auf die Prozessunterstützung und die Wertschöpfung für das Unternehmen."