smartOPTIMO migriert zu Atlassian Cloud für bessere Funktionalität und Leistung

Herausforderung: smartOPTIMO hatte bei seinen Atlassian-Produkten mit häufigen Serverausfällen seines Dienstleisters zu kämpfen und wollte Zugang zu neuen Funktionen und Innovationen.

Lösung: Die Migration sollte die Performance der Lösungen verbessern, einfache, einheitliche Prozesse wie SSO ermöglichen und dabei nur wenig für Mitarbeiter, Kunden und Partner ändern.

Auswirkung: Dank einer guten Vorbereitung lief die Migration nahezu problemlos, in der Cloud stehen zahlreiche neue Funktionen und Features zur Verfügung und die Lösungen laufen reibungslos.

Die Energiewende ist ein notwendiges, in vielen Bereichen aber auch kompliziertes Vorhaben. Das liegt nicht zuletzt daran, dass regenerative Energien volatil sind und nicht immer dann zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Hinzu kommt eine zunehmend dezentrale Energieerzeugung, etwa durch Photovoltaik-Anlagen, bei einem gleichzeitig steigenden Stromverbrauch, zum Beispiel durch Elektroautos. All dies führt zu der Notwendigkeit intelligenter Strom- und Energienetze, die sicherstellen, dass zu jeder Zeit und verlässlich ausreichend Energie zur Verfügung steht. Bestandteil dieser Netze sind intelligente Messsysteme, die Energiebedarf und -einspeisungen messen und das Steuern gewährleisten.

Schneller und effizienter Austausch sowohl intern als auch extern

Genau zu solchen Lösungen berät die smartOPTIMO GmbH & Co. KG ihre Kunden, entwickelt diese und unterstützt bei der Umsetzung. 2009 als gemeinsames Dienstleistungsunternehmen der Stadtwerke Osnabrück und Münster gegründet, gehört es inzwischen zu den führenden Stadtwerke-Netzwerken in Deutschland. Zu seinen Kunden und Gesellschaftern zählen auch weitere Stadtwerke, etwa die Bielefelder oder Gütersloher Stadtwerke. Die über 190 Mitarbeiter von smartOPTIMO arbeiten dabei auf Augenhöhe mit ihren Kunden zusammen und schaffen als Vermittler einen optimalen Austausch zwischen Kunden und Partnern. Hierbei hilft dem Unternehmen besonders das Asset Management, das in der Premium-Lizenz von Jira Service Management enthalten ist und es smartOPTIMO ermöglicht, SLA (Service Level Agreement) Prozesse mit Kunden vollständig in einer Lösung abzuwickeln.

Aber auch intern ist eine enge Zusammenarbeit und schnelle Wissensvermittlung für das Unternehmen entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die tägliche Zusammenarbeit reibungslos läuft. Deshalb setzt smartOPTIMO schon seit acht Jahren auf Atlassian-Lösungen: circa zweihundert Mitarbeiter nutzen Jira als Ticketsystem, um interne und externe Anfragen zu bearbeiten, während sie Confluence als Wiki verwenden – selbst die Essenspläne der Kantine sind hier für die Mitarbeiter einsehbar. Confluence ist außerdem das Standardtool für Kollaboration innerhalb von Teams und Projekten und ist zudem mit dem Product Lifecycle Management (PLM)-System von smartOPTIMO integriert. Dadurch werden technische Produktinformationen automatisch veröffentlicht.

Neue Möglichkeiten, mehr Zeit und bessere Sicherheitsvorkehrungen durch die Cloud

Bislang liefen die Atlassian Lösungen bei smartOPTIMO on-premise, die Mitarbeiter erlebten dabei jedoch regelmäßig Server-Ausfälle beim Dienstleister, was ihre Arbeit einschränkte. Der Zeitaufwand für die Fehlerbehebung nahm interne Kapazitäten in Anspruch, die an anderer Stelle gebraucht wurden. 

Vor allem aber war dem Management bei smartOPTIMO wichtig, schnell Zugang zu modernen Features, Verbesserungen und Innovationen ihrer IT-Lösungen zu erhalten. Darüber hinaus wollten sie ihren Mitarbeitern einfache, einheitliche Prozesse wie Single Sign-on bieten, ermöglicht mit Atlassian Guard Standard durch die Anbindung von Azure Directory in der Cloud. Gleichzeitig bietet Atlassian Guard Standard Unternehmen den Vorteil, dass sie granular einstellen und kontrollieren können, wer auf welche Dokumente zugreift. Da smartOPTIMO auf Confluence auch geschäftskritische Inhalte dokumentiert, die für die Auditierung wichtig sind, war Sicherheit ein wichtiger Punkt, denn bislang waren diese Dokumente hinter einer Firewall geschützt. Aus all diesen Gründen entschloss sich smartOPTIMO dann 2022, seine Atlassian-Lösungen zu migrieren.

Dieser Prozess begann im Oktober 2022 mit der Migration von Jira Service Management und wurde Ende März 2023 abgeschlossen. Dabei arbeitete das Team um Johannes Nazarov, Application Manager, und Martina Gerhardt, Application Managerin bei smartOPTIMO, eng mit dem Atlassian Solutions Partner catworkx zusammen. Denn intern gab es nicht genügend Ressourcen, um die Migration in Eigenregie durchzuführen. smartOPTIMO hat daher mit verschiedenen potenziellen Partnern gesprochen und sich schließlich aufgrund des professionellen Auftretens und des stimmigen Konzepts für catworkx entschieden. Beide Unternehmen eint eine strukturierte, transparente und agile Vorgehensweise. Wichtig war darüber hinaus beiden Seiten, die Migration sorgfältig Schritt für Schritt zu planen und durchzuführen. Beispielsweise prüften smartOPTIMO und catworkx gemeinsam die Möglichkeit einer hybriden On-Premises-/Cloud-Variante, verwarfen die Idee allerdings, da sie zu umständlich war. Stattdessen war ein direkter Schritt in die Cloud notwendig.

Während der Migration wollten die Projektverantwortlichen genügend Zeit für die interne Kommunikation des Migrationsprojekts einplanen, um sicherzustellen, dass sich alle Kollegen gut informiert und abgeholt fühlen. Dadurch hat sich die Projektdauer zwar um zwei Monate verlängert, doch diese zusätzliche Zeit war sinnvoll und notwendig, um das Change Management erfolgreich voranzutreiben und die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft zu erhöhen.

Migration verlief nahezu reibungslos

Der Migration gingen zwei erfolgreiche Testläufe voraus. Auch die zwischenzeitliche Entscheidung, mitten im Prozess den Namen der Instanz zu wechseln, hat keine größeren Probleme bereitet oder zu Verzögerungen im Zeitplan geführt. Wenn doch Fragen aufkamen, hat Atlassian smartOPTIMO und catworkx unterstützt und Experten eingebunden, die kurzfristig Hilfestellungen geben konnten.

Die Migration selbst wurde dann an einem Wochenende durchgeführt, um die Auswirkungen auf die Mitarbeiter, Kunden und Partner möglichst gering zu halten. So war das Ticketsystem lediglich einen Tag lang nicht verfügbar. Insgesamt aber war von den Änderungen für die Nutzer wenig zu spüren: „Das Feedback von unseren Kunden war einstimmig positiv – sie haben sich nur etwas gewundert, wie gut alles geklappt hat. Sie konnten direkt nach der Migration wie gewohnt weitermachen, nichts hat ihnen gefehlt“, erzählt Martina Gerhardt. „Und auch die Kolleginnen und Kollegen haben sich schnell zurechtgefunden, weil die Unterschiede im Look and Feel zu vorher dann doch nicht so groß waren.“

Auch Johannes Nazarov ist zufrieden: „Wir haben jetzt schon 95 Prozent der Anforderungen, die wir in der Serverwelt implementiert hatten, in der Cloud abgebildet. Bei den anderen fünf Prozent warten wir jetzt ab, inwieweit Atlassian diese entwickelt und bereitstellt. Gleichzeitig steht uns nun eine ganze Menge neuer Features und Funktionen zur Verfügung.“ So findet sich in der Cloud für beinahe jede On-Prem-Applikationen ein entsprechender Ersatz. Und noch ein großer Vorteil: Es gibt keine Serverausfälle mehr und auch die Fehlerbehebung hat sich deutlich verbessert. Nicht nur fallen Fehler früher auf, Atlassian kann smartOPTIMO auch schneller und proaktiv über diese informieren. Schlussendlich können die Mitarbeiter von smartOPTIMO dank der Cloud-Migration nicht nur besser zusammenarbeiten, auch Kunden und Partner profitieren von der schnelleren und sicheren Kommunikation.