Die Marketingteams der Shopware AG optimieren die Zusammenarbeit mit Jira und Confluence Cloud

Herausforderung: Die sechs Teams in der Marketingabteilung von Shopware verwendeten alle ihre eigenen Tools. Das machte es schwierig, funktionsübergreifende Aufgaben zu organisieren, zu koordinieren und daran zusammenzuarbeiten.

Lösung: Seitdem Jira und Confluence nicht nur in der Entwicklung, sondern auch im Marketing eingesetzt werden, können die Teammitglieder den Überblick über anstehende Aufgaben behalten, Informationen auf einfache Weise sammeln und erfolgreich zusammenarbeiten.

Auswirkung: Dank mehr Transparenz, umfassenderer Dokumentation und besserer Strukturierung der gemeinsamen Arbeit arbeiten die Marketingteams von Shopware effizienter und effektiver zusammen.

Ein führender deutscher E-Commerce-Anbieter sucht nach einer neuen funktionsübergreifenden Kollaborationslösung

Sechs Teams in einer Abteilung nutzen alle ihre eigenen Tools. Das kann schnell zu Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit führen – wie man auch bei der Shopware AG feststellen musste. Um diese Herausforderung zu meistern, wurde in der Marketingorganisation Atlassian eingeführt.

Es steht außer Frage, dass die Technologiebranche von US-Unternehmen dominiert wird, wobei Microsoft, Apple und Meta die bekanntesten sind. Aber es gibt auch Erfolgsgeschichten in Deutschland, wie die Shopware AG. Das Unternehmen wurde Anfang der 2000er Jahre als traditionelle Online-Agentur gegründet und ist heute ein erfolgreicher Entwickler von modularen E-Commerce-Systemen.

Shopware beschäftigt rund 400 Mitarbeiter an zwei Standorten: in Schöppingen, Nordrhein-Westfalen, und in New York City. An diesen Standorten arbeiten mehr als 10 % der Mitarbeiter im Marketing. Obwohl sich die sechs Marketingteams des Unternehmens auf unterschiedliche Aufgaben und Bereiche konzentrieren, müssen sie bei der Kampagnenplanung, der Erstellung von Inhalten bis zu deren Umsetzung in digitalen Marketingkanälen, der Durchführung von Veranstaltungen und vielem mehr intensiv zusammenarbeiten. Die verschiedenen Teams stimmen sich ständig ab und ihre Prozesse bauen aufeinander auf.

Diese funktionsübergreifende Zusammenarbeit hat Shopware zum Erfolg verholfen, aber sie führte auch regelmäßig zu Herausforderungen. Jedes Marketingteam hatte seine eigenen Tools verwendet, um die Arbeit zu verwalten, was es den Teammitgliedern schwer machte, sich einen klaren Überblick über gemeinsame Projekte oder den Status einzelner Komponenten zu verschaffen oder proaktiv Ressourcenengpässe zu erkennen. Shopware erkannte, dass eine neue Lösung erforderlich war.

Eine bereits vorhandene Lösung bietet neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit im Marketing

Als Shopware mögliche Lösungen evaluierte, suchte das Unternehmen nach einem Produkt, das Teams die Möglichkeit bietet, schnell loszulegen und bei wechselnden Anforderungen zu iterieren. Zudem sollte es in ihre anderen Tools integrierbar sein. Marketingmanager schlugen vor, ein Tool in Betracht zu ziehen, das bereits im gesamten Unternehmen anerkannt war.

Jira war genau das Richtige. Die Entwickler von Shopware nutzten es seit 2010, somit waren viele Mitarbeiter, Marketingmanager und IT-Administratoren bereits damit vertraut. Da es die Anforderungen erfüllte und die Mitarbeiter bereits darauf vertrauten, sah Shopware keine Notwendigkeit, Alternativen in Betracht zu ziehen.

"Wir haben seit einiger Zeit intensiv mit verschiedenen Atlassian-Lösungen gearbeitet, und sowohl Confluence als auch Jira werden täglich von vielen Mitarbeitern genutzt. Es war daher sinnvoll, Jira auch im Marketing zu verwenden, um unsere Prozesse umzustrukturieren", erklärt Markus Merkwirth-Thimm, Partner Marketing Manager Technology.

"Mithilfe von Jira-Tickets kann jeder den Überblick behalten und Informationen sammeln. Das ermöglicht eine teamübergreifende Zusammenarbeit, wie das Organisieren von Sub-Tasks und deren Zuweisung an andere Teams. Die Funktionen in den Tickets, wie Komponenten, Tags und Erinnerungen, helfen ebenfalls enorm. Wir können mit dem Tool genau so arbeiten, wie wir es brauchen."

Die Vorbereitung ebnet den Weg für eine erfolgreiche Jira-Einführung

Marketing und IT begannen im Juni 2021, bei der Vorbereitung und Planung zusammenzuarbeiten. Dieser Prozess dauerte etwa drei Monate.

Shopware nutzte Jira zunächst lokal in den Marketingteams und migrierte dann in die Cloud. Die IT-Abteilung leitete die Migration und Konfiguration von Boards, Vorgangstypen und benutzerdefinierten Feldern. Das Marketing gab in mehreren Phasen Feedback, das die IT bei der iterativen Anpassung der benutzerdefinierten Felder berücksichtigte.

Im Rahmen dieser Einführung arbeiteten IT und Marketing zusammen, um interne Marketingprozesse neu zu definieren und Jira so einzurichten, dass eine optimale Aufgabenorganisation und Kapazitätsauslastung sichergestellt werden konnte. Mithilfe eines Kanban-Ansatzes hat das Marketingteam Jira so eingerichtet, dass es sich an seinen Arbeitsphasen ausrichtet:

• Backlog: Unsortierte und nicht priorisierte Sammlung demnächst anstehender Epics, Storys und Aufgaben

• Initiieren: Vorauswahl anstehender Aufgaben mit vorläufiger Priorisierung, hauptsächlich durch den Teamleiter

• Klarstellung: Anreicherung der Vorgangstypen mit relevanten Informationen (Briefings, Begleitmaterial usw.)

• In Arbeit: Aufgaben, die gerade in Arbeit sind

• In Überprüfung: Aufgaben, die derzeit geprüft werden

• Erledigt: Erledigte Aufgaben

Bessere Transparenz, Dokumentation und Struktur führen zu hoher Zufriedenheit

Um die Einführung zu unterstützen und die Akzeptanz zu fördern, hatten Shopware-Mitarbeiter die Möglichkeit, an Jira-Schulungen teilzunehmen, in denen sie die Grundlagen agiler Arbeitsmethoden erlernten und Tipps und Tricks für den täglichen Gebrauch von Jira erfuhren.

Anschließend bot Shopware regelmäßige Sprechstunden an, in denen Mitarbeiter Fragen an die Jira-Administratoren der Marketingabteilung stellen konnten. Ein spezifischer Slack-Channel bietet weiterhin einen Ort, an dem Mitarbeiter Ad-hoc-Fragen stellen und Best Practices austauschen können. Für neue, größere Anpassungen, wie die Erstellung der internen Kommunikations-Roadmap des Unternehmens, wurden die Teammitglieder zusätzlich geschult.

Im Laufe der Zeit fühlten sich die Mitarbeiter befähigt, teamspezifische und teamübergreifende Filter und Dashboards einzurichten, damit sie den Überblick über Storys und Aufgaben behalten konnten. Dieser umfassende Support hat zu einer hohen Zufriedenheit mit Jira geführt. Die Teammitglieder haben außerdem gelernt, dass sie am meisten von diesem Tool profitieren, wenn sie es möglichst intensiv nutzen.

Dank mehr Transparenz, umfassenderer Dokumentation und besserer Strukturierung der gemeinsamen Arbeit arbeiten die Marketingteams von Shopware jetzt effizienter und effektiver zusammen. Viele von ihnen können sich nicht mehr vorstellen, auf Jira zu verzichten.