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Nachdem wir den Team-Output mit SAFe im ersten Jahr um 30 % gesteigert hatten, verzeichneten wir im darauffolgenden Jahr mit der Einführung von Jira Align ein weiteres inkrementelles Produktionswachstum von etwa 30 %.

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Über 30 %

höherer Produkt-Output gegenüber dem Vorjahr

Lutron entwickelt mit SAFe und Jira Align intelligente Beleuchtungssysteme

Die Umstellung auf eine agile Bereitstellungsmethode ist schon für etablierte Softwareentwicklungsteams ein großes Unterfangen. Wenn aber Software- und Hardwareteams mit all ihren gegenseitigen Abhängigkeiten auf ein skaliertes agiles Bereitstellungs-Framework verlagert werden sollen, sind die Herausforderungen geradezu gewaltig. Lutron Electronics wusste nicht, wie es diesen Prozess angehen soll, aber der Solution Partner Adaptavist und Atlassian halfen dem Unternehmen dabei, die passende Lösung zu finden. Durch die Implementierung des Frameworks von Scaled Agile, Inc. (SAFe) zusammen mit Jira Align hat Lutron die Kultur, Prozesse und Plattformen im Unternehmen verändert, um nicht nur bessere Produkte, sondern auch eine bessere Erfahrung für Mitarbeiter und Kunden zu erzielen.

Seit 1960 ist Lutron Electronics führend im Bereich Lichtmanagement. Von Dimmern und Schaltern für Wohngebäude bis hin zu intelligenter gewerblicher Beleuchtung und automatischen Beschattungssystemen im Empire State Building und im Exxon-Hauptsitz in Houston (einem der größten gewerblichen Bauprojekte in den USA) verwenden täglich Hunderte Millionen Menschen die Produkte von Lutron – oft ohne es überhaupt zu wissen.

Als das Lichtmanagement noch neu war, konnten sich nur Unternehmen und vermögende Privatpersonen die Produkte von Lutron leisten. Im Laufe der Zeit wurde die Technologie jedoch erschwinglicher und alltäglicher. Als sich Beleuchtung von einem teuren, rein kommerziellen Produkt zu einem Erzeugnis für den Massenmarkt entwickelte, musste sich auch Lutron anpassen.

Das Lutron-Team war begeistert von dieser neuen Ausrichtung der Branche, wusste aber auch, dass sie erhebliche Änderungen an der Kultur, den Prozessen und den Tools des Unternehmens erforderte. Angesichts der komplexen Produkte und des ausgeklügelten Bereitstellungsmodells war dies eine große Herausforderung. Im Laufe der Zeit entwickelten sich die Produkte von Lutron zu einer Kombination aus Software (erstellt mit Code, der relativ schnell und einfach zu implementieren ist) und Hardware (physische Geräte, deren Herstellung und Versand einige Zeit in Anspruch nehmen). Die smarten Caséta-Dimmer enthalten zum Beispiel einen physischen Dimmer und Software zur Steuerung der Beleuchtung mit einer App oder einem Smart-Home-Gerät. Aufgrund der langen Vorlaufzeiten für die Entwicklung und Herstellung von Hardware wie dem Caséta-Schalter waren die Teams, die diese Teile der Produkte herstellten, sehr skeptisch gegenüber Risiken und Veränderungen. Softwareteams sind oft viel eher geneigt, neue Ideen auszuprobieren und sich schnell zu verändern.

Diese kulturellen Unterschiede und zeitlichen Einschränkungen machten es den Hardware- und Softwareteams von Lutron unglaublich schwer, zusammenzuarbeiten und Abhängigkeiten zu verwalten. "Ein Liniendiagramm aller Abhängigkeiten zwischen Hardware und Software würde wie ein Knäuel Spaghetti aussehen. All das muss für die Benutzer vereinfacht werden", so Ben Bard, Senior Director of Systems Engineering. "Unter anderem aus diesem Grund mussten wir SAFe einführen, unsere Bemühungen skalieren und ein Produkt wie Jira Align implementieren. Vorher war diese Mammutaufgabe nicht zu bewältigen."

Jetzt öffne ich Jira Align, statt herumzulaufen oder 150 Leute anzurufen."

Victor Volkodav
Senior Engineering Manager

Vorgabe erfüllt: Der Produkt-Output wächst in einem Jahr um über 30 %

Ben und seinem Team waren die zunehmenden Probleme schon eine Weile bewusst und sie hatten bereits über Lösungen nachgedacht, als eine Anfrage der Unternehmensführung sie zum Handeln motivierte. Das Führungsteam des Unternehmens forderte das Entwicklerteam heraus, die Produktivität um 30 % zu steigern, damit Lutron mit den Anforderungen seines Vertriebsteams und seiner Kunden Schritt halten kann. Um dieses Ziel zu erreichen, war eine große Veränderung erforderlich. Bens Team war der Meinung, dass SAFe, ein bewährtes Framework für die Verwaltung von Portfolios mit komplexen Produkten, die Antwort sein könnte.

Die Softwareteams von Lutron waren begeistert von der Idee, das Wasserfallmodell hinter sich zu lassen, aber die Hardwareteams waren skeptisch. Um Zustimmung zu erhalten, arbeiteten Ben und seine Kollegen mit Adaptavist zusammen und testeten SAFe zunächst nur in einem Produktbereich. Sie maßen die Ergebnisse, teilten sie mit Führungskräften und anderen Teams und wandten sich dann dem nächsten Testprojekt zu.

Während dieser Pilotphase bekam das Entwicklerteam manchmal zu hören, dass ein Framework wie SAFe, das normalerweise dreimonatige Iterationen in kürzere Sprints unterteilt, in einer Hardware-Umgebung nicht funktionieren kann. Wenn diese Bedenken geäußert wurden, bat das Team die Mitarbeiter, ihren Fokus von der Bereitstellung auf den Erkenntnisgewinn zu verlagern. "Die Hardwareteams teilten uns mit: 'Ich kann in zwei Wochen nichts liefern. Dieses Teil hat eine Vorlaufzeit von 12 Wochen'", erinnert sich Ben. "Unsere Antwort lautete: 'Gut, was ist dein Erkenntnisziel für den Zeitraum von zwei Wochen?' Der Erkenntnisgewinn wurde zu einer wichtigen Perspektive zum Aufschlüsseln der Arbeit und half den Hardwareteams, zu erkennen, dass sie das Ziel erreichen können."

Veränderung der Denkweise: Ergebnisse sind wichtiger als Aktivitäten

Da Lutron bei dieser Entwicklung Unterstützung benötigte, wurde Jon Kern von Adaptavist (Mitautor des Agile Manifests) gebeten, als Mentor für die Software- und Hardwareteams von Lutron zu fungieren. Jon war überzeugt, dass es bei Agile darum geht, die Zeitlücke zwischen dem Ergreifen einer Aktion und dem Einholen von Feedback zu verkleinern. Er ermutigte die Gruppe, sich auf Ergebnisse statt auf Aktivitäten zu konzentrieren, damit sie mehr Wert liefern können. Lutron nahm sich diese Ideen zu Herzen und konzentrierte sich darauf, das Lernen in die Kultur und die Workflows des Unternehmens zu integrieren – ein wichtiger Baustein für eine agile Denkweise.

Diese Veränderung sowohl der Denkweise als auch der Methoden zahlte sich schnell aus. Innerhalb von etwa einem Jahr hatte das Entwicklerteam sein Ziel übertroffen und den Output um 34 % gesteigert. Unter Berücksichtigung der vergrößerten Belegschaft waren es sogar über 50 %. Nachdem Ben in der Pilotphase die Wirksamkeit von SAFe bewiesen und die Zustimmung der Führungskräfte erhalten hatte, merkte er, wie sich die Rolle seines Teams vom Champion zum Berater änderte. "Zu diesem Zeitpunkt begannen die Hardwareteams, nach SAFe zu fragen und die Einführung zu fordern, statt Widerstand zu leisten", berichtet er.

Wer versäumt, strategische Leitlinien zu erfassen und diese Leitlinien in nachgelagerte Tools zu integrieren, verfestigt die alten Methoden. Doch Jira Align erhöht die Transparenz und ermöglicht es uns, Informationen teamübergreifend auszutauschen."

Ben Bard
Senior Director of Systems Engineering

"Die einzige Lösung, die unseren Anforderungen entspricht"

Bens Team wurde zwar durch die Erfolge und die Begeisterung, die es mit SAFe erzielt hatte, ermutigt, stieß jedoch bei den alten Tools auf neue Herausforderungen. Als das Entwicklerteam anfing, an einem kommerziellen Produkt der nächsten Generation zu arbeiten, stellte sich heraus, dass die vorhandenen Programm- und Portfoliomanagement-Tools (insbesondere Miro und Excel) an ihre Grenzen stießen.

In einem Fall waren die Teammitglieder unzufrieden, weil sie dieselben Daten in mehrere Tools eingeben mussten. Priorisierungslisten gerieten immer wieder durcheinander und es gab keine zentrale Informationsquelle und keinen einheitlichen Überblick über das gesamte Projekt. Ben erklärt: "Dieses Projekt brachte unsere Prozesse zum Kippen. Wir konnten die Kommunikation, die die einzelnen Beteiligten benötigten, um all diese Teile gleichzeitig verwalten zu können und auf Kurs zu bleiben, einfach nicht koordinieren. Um diese Komplexität zu bewältigen, entschieden wir uns schließlich für SAFe und Jira Align."

Adaptavist unterstützte Lutron bei der Auswahl, Implementierung und Skalierung einer Lösung. Die gemeinsame Wahl fiel auf Jira Align, weil es Unternehmen die Unterstützung skalierter agiler Methoden wie SAFe ermöglicht und in das bestehende Atlassian-Ökosystem von Lutron integriert werden konnte. "Langfristig gesehen ist Jira Align die einzige Lösung, die unseren Anforderungen entspricht", so Ben.

Die Möglichkeit, teamübergreifend zu arbeiten und zu sehen, wie sich eine mögliche Lösung zusammensetzt, ist bahnbrechend."

Ben Bard
Senior Director of Systems Engineering

Weniger Abhängigkeiten und kein "MBWA" mehr

Adaptavist war sich mit Bens Team einig darüber, dass Jira Align am leistungsstärksten ist, wenn auch Prozessverbesserungen vorgenommen werden. "Das Tool ist da, um den Prozess zu unterstützen", so Managing Consultant William Rojas. "Lutron musste zuerst einige Prozessverbesserungen bei der Teamorganisation, der Planung und dem Abarbeiten von Aufgaben vornehmen. Dann kam das Tool hinzu, das die Abläufe noch reibungsloser und transparenter machen sollte."

Ein großer Schwerpunkt bei der Erstimplementierung lag auf der Neuorganisation und Restrukturierung der Teams hin zu einer funktionsübergreifenden Zusammenarbeit. Ziel war es, Abhängigkeiten früher zu berücksichtigen und einige davon ganz zu beseitigen. Ben sagt, dies habe eine ganze Initiative zum Beseitigen von Abhängigkeiten ausgelöst und dafür gesorgt, dass Jira Align als Alternative zur bestehenden Methode genutzt wurde, die er als "MBWA" (Management by Walking Around) bezeichnet.

"Früher verwalteten wir Abhängigkeiten per MBWA (Management by Walking Around). Das heißt, wenn es etwas zu klären gab, gingen wir einfach zum Schreibtisch des jeweiligen Mitarbeiters – oft mehrmals am Tag. Als das Produkt komplexer wurde, nahmen aber auch die Abhängigkeiten enorm zu. Uns wurde klar, dass der bisherige Prozess nicht mehr funktionieren kann."

Bens Kollege, Senior Engineering Manager Victor Volkodav, berichtet, dass das Team seit Einführung von Jira Align sein Ziel erreicht und MBWA minimiert hat, weil Informationen jetzt zentral verfügbar sind: "Jetzt öffne ich einfach Jira Align, statt herumzulaufen oder 150 Personen anzurufen."

Jon und das Adaptavist-Team sind beeindruckt, wie sehr sich Lutron für die Transformation seiner Produkte und Prozesse einsetzt. "Anfangs hatte ich Bedenken, weil die Einführung der neuen Arbeitsweise mit Jira Align für Software und Hardware ein sehr großer Schritt für Lutron war", gibt Jon zu. "Die Teams haben mich aber eines Besseren belehrt und jede Herausforderung erfolgreich gemeistert."

Eine bessere Zukunft: Abstimmung von Strategie und Aufgaben für kontinuierliches Wachstum

Inzwischen nutzt Lutron Jira Align und Jira Software für die Geschäftsplanung und die Planung der Programminkremente (PI). Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, konnte das Unternehmen nahtlos auf eine virtuelle Implementierung umstellen. Jira Align erleichtert die Koordination auf Portfolioebene, indem es den Programmzuständigen und Portfolio-Stakeholdern eine zentrale Informationsquelle für PI-Ziele, Aufgabenelemente und Abhängigkeiten bietet. Wenn das Team die PI-Planungssitzungen im Rahmen seiner SAFe-Rituale abgeschlossen hat, werden die Informationen automatisch in Jira Software übertragen, damit das Engineering-Team mit der Arbeit beginnen kann. Während des Sprints können Portfoliomanager problemlos Daten aus Jira Align exportieren, um sie mit der Unternehmensführung zu teilen, damit diese Einblick in den Fortschritt des Teams hat und die Umsetzung auf die übergeordnete Geschäftsstrategie abgestimmt bleibt.

Dass all diese Informationen – von den strategischen Prioritäten bis hin zu den Abhängigkeiten – am selben Ort zugänglich sind, reduziert Reibungspunkte bei der Arbeit in großen Teams, insbesondere, wenn diese geografisch verteilt sind.

Rhodes Baker, Senior Manager of Product and Technology und Portfoliomanager bei Lutron, sagt: "Nichts kann den Wert persönlicher Kommunikation vollständig ersetzen. Jira Align hilft uns, diese wertvollen Minuten gezielt zu nutzen, indem es jede Interaktion auf die wirklich wichtigen Entscheidungen ausrichtet und eine gemeinsame Wissensbasis schafft, auf die sich alle stützen können."

Durch Tools, die den SAFe-Ansatz unterstützen, wurden die anfänglichen Verbesserungen bei Lutron weiter vorangebracht. Seit der Implementierung von Jira Align hat das Engineering viele Abhängigkeiten beseitigt, die Transparenz des Fortschritts verbessert und die Strategie besser mit der Arbeit verknüpft. All dies hat "eine echte, signifikante Verkürzung der Markteinführungszeit" bewirkt, wie Ben sagt. Victor fügt hinzu: "Wir weiten SAFe und Jira Align auf immer mehr Teams und Funktionen im ganzen Unternehmen aus und erwarten, dass dies in Zukunft zu einem Mehrwert für unsere Kunden führen wird."

Um die gewünschte Effizienz und Innovation zu erzielen, riet Adaptavist Lutron, nicht nur die Arbeitsweise und Organisation der Teams zu verändern, sondern auch ihre Einstellung zur Arbeit. "Eine der Herausforderungen war die Abkehr von einer Denkweise, bei der Management und Kontrolle im Mittelpunkt stehen", so Ben. "Wer versäumt, strategische Leitlinien zu erfassen und diese Leitlinien in nachgelagerte Tools zu integrieren, verfestigt die alten Methoden. Jira Align dagegen erhöht die Transparenz und ermöglicht es uns, Informationen teamübergreifend auszutauschen."

Mit einem agileren, besser abgestimmten Prozess und einer dazu passenden Plattform ebnen die vorgenommenen Verbesserungen laut Ben Lutron den Weg in eine glänzende Zukunft. "Die Möglichkeit, teamübergreifend zu arbeiten und zu sehen, wie sich eine mögliche Lösung zusammensetzt, ist bahnbrechend."

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