Doppelt hält besser: Hermes Einrichtungs Service migriert Jira und Confluence in die Atlassian Cloud

Herausforderung:

Das Ende des Supports für Atlassian Server-Lizenzen bot dem Hermes Einrichtungs Service die Chance zur strategischen Neuausrichtung.

Lösung:

Mit Unterstützung vom Solution Partner Jodocus (gehört jetzt zu Eficode) beim Lizenzmanagement und der Implementierung migrierte der Hermes Einrichtungs Service sowohl Jira als auch Confluence in die Atlassian Cloud.

Auswirkungen:

Durch ein effizientes Lizenzmanagement und garantierten Datenschutz setzen der Hermes Einrichtungs Service und Jodocus die Migration erfolgreich um und schaffen effizientere Prozesse.

Beim Hermes Einrichtungs Service wird richtig angepackt – und das nicht nur während der Auslieferung von Möbeln, großen Elektrogeräten und anderen großen und sperrigen Waren. Auch in Sachen IT legt das Logistikunternehmen eine Hands-on-Mentalität an den Tag: Eine Doppelmigration von Jira und Confluence hat die digitalen Prozesse und Kommunikation in die Cloud gebracht.

Als Teil der Hermes Group, die wiederum ein Teil der Otto Group ist, repräsentiert die Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG das 2-Mann-Handling-Geschäft in der Group. Der Logistikbetrieb versorgt jährlich rund fünf Millionen Haushalte mit großen, sperrigen Versandwaren.

Die Unternehmenszentrale und das größte Logistikzentrum des Hermes Einrichtungs Service haben ihren Standort in Löhne in Westfalen. Von dort aus werden alle logistischen Prozesse gesteuert. Die Waren werden über 3 Logistikzentren in Deutschland und Polen an die über 100 Depots in Deutschland und dem benachbarten Ausland verteilt. Mit insgesamt 8.000 Mitarbeitern im gesamten Partner-Netzwerk sorgt der Hermes Einrichtungs Service jeden Tag für reibungslose Warenversand- und Serviceabläufe. Das bedeutet: Prozesse müssen transparent bleiben und einwandfrei funktionieren. Bei der täglich anfallenden Arbeit darf sich das Logistikunternehmen keine Verzögerungen leisten. Das schließt auch die team- und abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit mit ein. Dabei nehmen verschiedene Lösungen eine zentrale Rolle ein. Erst wenn diese perfekt auf alle Geschäftsprozesse abgestimmt sind und diese miteinander verbinden, können alle Mitarbeiter von einem einfachen, uneingeschränkten und sicheren Austausch profitieren.

Challenge accepted: Auslaufender Support für Server Lizenzen

Bereits seit 18 Jahren ist der Hermes Einrichtungs Service treuer Atlassian-Kunde und setzt dabei auf Jira und Confluence, um den Betrieb reibungslos zu gestalten. Das Unternehmen vertraute 2006 zum ersten Mal auf Jira als zuverlässige Methode zur Verwaltung all seiner IT-Servicemanagement-Prozesse und Workflows – einschließlich Mapping und Optimierung. 2009 wurde Confluence als digitale, im Intranet des Unternehmens gehostete Wissensbank hinzugefügt. Beide Systeme sind mit dem Unternehmen gewachsen – zuletzt während der Pandemie, da sich in dieser Zeit die Nachfrage aufgrund des Onlineshopping-Booms stark erhöht hat. Gleichzeitig wuchsen auch Prozesszahl und Kommunikationsvolumen in den IT- und Service-Teams stark an. Vor allem als Mitarbeiter überwiegend von zu Hause arbeiteten und sich sowohl innerhalb ihrer Teams als auch teamübergreifend austauschen mussten, erwiesen sich die Lösungen von Atlassian als unverzichtbare Tools.

Allerdings stand das Logistikunternehmen Ende 2021 und Anfang 2022 vor einer wichtigen Entscheidung: Seine Server Lizenzen für Jira und Confluence liefen zu dieser Zeit aus. Mit Blick darauf, dass Atlassian angekündigt hatte, dass Anfang 2024 der Support für Server Lizenzen allgemein auslaufen würde, traf der Hermes Einrichtungs Service die strategische Entscheidung, vollständig in die Cloud zu migrieren.

Für Florian Schmidt, Application Service Manager beim Hermes Einrichtungs Service, war sofort klar: Auch nach Auslaufen der Server-Lizenzen soll die Reise mit Atlassian weitergehen: "Von Anfang an waren wir von Jira und Confluence begeistert. Darauf wollen wir in Zukunft nicht verzichten, sondern vielmehr darauf aufbauen. Für uns war die strategische Neuausrichtung auf Grundlage der Cloud-Lösungen von Atlassian der logische und vielversprechendste nächste Schritt."

Damit folgte das Logistikunternehmen der Strategie der Otto Group. Im März 2021 hat sich diese bereits für Atlassians Cloud-Enterprise-Plant entschieden, um ihre Atlassian-Lösungen sicher in die Cloud zu migrieren. Das Besondere dabei: Der Enterprise-Plan gewährleistet die Einhaltung der EBA- und BaFin-Vorgaben bei einer Auslagerung an einen Cloud-Anbieter sowie der aktuellen DSGVO-Compliance-Standards. Auch wenn die Otto Group als Mutterkonzern die Lizenz ursprünglich erstanden hat, profitieren bei einer Lizenzübertragung auch deren Tochterfirmen wie der Hermes Einrichtungs Service von einem umfassenden Datenschutz.

Mit dem richtigen Partner in Richtung Cloud-Zukunft

Somit stand der Migration in die Atlassian Cloud nichts mehr im Weg. „Wir hatten das Glück, die DSGVO-konformen Cloud-Enterprise-Lizenzen direkt über die Otto Group beziehen zu können”, erklärt Florian Schmidt. „Dadurch konnten wir uns hauptsächlich auf die technische Migration von Jira und Confluence konzentrieren. Darüber hinaus ist die Sicherheit sämtlicher Daten in der Cloud zu unserer vollsten Zufriedenheit.“

Bei der Auswahl des Solution Partners, der das Logistikunternehmen unter anderem in der Konfiguration, Anpassungen und Implementierung unterstützen sollte, vertraute der Hermes Einrichtungs Service ein weiteres Mal auf die Erfahrungen der Otto Group. „Wir wussten, dass die Otto Group bereits erfolgreich mit Jodocus zusammengearbeitet hat. Auf Empfehlung hin fiel die Wahl recht schnell auf die Cloud-Experten”, ergänzt Schmidt.

So hat Jodocus nicht nur das Lizenzmanagement effizient durchgeführt, sondern auch ein Team zusammengestellt, das unsere Daten vom Jira Server innerhalb von nur zwei Monaten in die Cloud übertragen hat. Die gemeinsamen Vorbereitungen für die Migration begannen Ende September 2021, wobei Jira schon Ende November in der Cloud einsatzbereit sein musste. Damit so eine umfangreiche Cloud-Migration auch funktioniert, durfte das Team nicht auf eingehende Tests verzichten.

"Je besser man die Migration vorbereitet und testet, desto besser fällt das Endergebnis aus, wenn das Cloud-Tool dann schlussendlich live geht", betont Tim Bossen, Migration Manager bei Jodocus. "Wir führten zum Beispiel einen Benutzerakzeptanztest (UAT) durch. Dadurch erhielten wir vorab wichtiges Feedback von den Anwendungstestern beim Hermes Einrichtungs Service, das wir während der eigentlichen Migration von Jira berücksichtigt haben."

Dabei stießen die Experten von Jodocus auf eine besondere Herausforderung. Bekannte Workflows des Kundenmanagements sollten in Jira auch in der Cloud verfügbar sein. Der Hermes Einrichtungs Service bildet zwar seine IT-Servicemanagementprozesse mithilfe von Jira ab, setzt aber zum Senden von Vorgängen seit längerer Zeit auf die Jira Marketplace-App "E-Mail This Issue". Die Experten von Jodocus richten alle App-Konfigurationen in der Cloud von Hand ein. Auch wenn sie diese vorab nicht testen konnten, verlief die Migration vollkommen problemlos. Florian Schmidt zeigt sich höchst zufrieden: "Im Großen und Ganzen war alles da, wo es sein sollte, das Timing hat gepasst und wir konnten den Betrieb ohne Probleme und Ausfälle fortsetzen."

Etwa ein halbes Jahr später – im Frühjahr 2022 – folgte die Migration von Confluence in die Cloud. Das gut eingespielte Team konnte sich mit der vorangegangenen Arbeit einen großen Vorteil verschaffen. Während der Migration von Jirahaben die Cloud-Experten eine effektive Datenoptimierung durchgeführt, was die Übertragung von Confluence wesentlich einfacher machte. Im Zuge dessen kümmerte sich Jodocus unter anderem um die Aussortierung inaktiver Accounts, das Speichern von E-Mail-Adressen sowie die Zuweisung von Administrator-Accounts. Außerdem hat der Service Provider Archive für alte Seiten angelegt und Datensätze sortiert.

Ein weiterer Pluspunkt: Im Rahmen der Migration hat Jodocus ebenfalls eine neue, benutzerfreundliche Confluence-Startseite eingerichtet. Über diese haben die Mitarbeiter Zugang zum Intranet sowie zum Unternehmenswiki, was ihre tägliche Arbeit sehr viel einfacher macht. "Mit der Hilfe und Unterstützung von Jodocus konnten wir Confluence auch schnell und reibungslos in die Cloud migrieren. Bei der Arbeit mit Jira und Confluence profitieren wir ab sofort von der umfangreichen Vorteilspalette, die die Cloud mitbringt”, freut sich Florian Schmidt. So können die Teams nun agiler und effektiver zusammenarbeiten.

Ein Migrationsprojekt, das sich rentiert

Vom Lizenzmanagement bis hin zur Implementierung: Die Cloud-Migrationen von Jiraund Confluence waren ein voller Erfolg, der vor allem durch die vertrauensvolle, offene und ehrliche Zusammenarbeit zwischen dem Entwicklerteam des Logistikunternehmens und den Experten von Jodocus zustande kam. Der Hermes Einrichtungs Service profitiert auf vielerlei Weise von dieser Partnerschaft: Der Wechsel von Server zu Cloud Enterprise erweist sich nicht nur in Sachen Sicherheit und Datenschutz als vorteilhaft. Auch die allgemeinen Wartungskosten fallen nun wesentlich geringer aus. Außerdem werden Tools und Add-ons in der Cloud automatisch aktualisiert und Testumgebungen lassen sich schnell und einfach aufbauen.

Florian weiß bereits ganz genau, wie sein Team die neu gewonnene Zeit sinnvoll nutzen wird: „Mit der neuen Grundlage können wir das System noch besser an uns und unsere Prozesse anpassen. Mit der Server-Version war es bislang zum Beispiel nicht möglich, automatisierte Mechanismen, zum Beispiel automatische Updates von Add-Ons, in Jira zu entwickeln und umzusetzen. Mit der Cloud ändert sich das nun.“

Workflows und Prozesse lassen sich in der Cloud nun noch besser skalieren und auf das Unternehmenswachstum ausrichten. Ein weiterer Vorteil: Dank einer speziellen Sicherheitsebene kann der Hermes Einrichtungs Service unkompliziert und sicher mit Drittanbieter-Tools arbeiten. So entwickelt das Logistikunternehmen gemeinsam mit Drittanbietern einen Nachfolger für sein Depot-Logistiksystem – und das direkt in Jira. Das wäre mit der Server-Version ohne ein komplexes Puffernetzwerk (Demilitarisierte Zone), das das interne und externe Netz zum Beispiel durch Firewalls voneinander trennt, nicht machbar gewesen. 

Für die Zukunft hat der Hermes Einrichtungs Service bereits konkrete Pläne. Das Logistikunternehmen möchte seine Lösungen weiter optimieren und zieht dafür beispielsweise den Umstieg auf Jira Service Management in Betracht, um das Kundenmanagement technisch noch agiler aufzustellen.

Fest steht: Mithilfe des Atlassian Platinum Solution Partners Jodocus hat der Hermes Einrichtungs Service seine Atlassian-Tools in die Cloud migrieren und somit zu einem effizienteren Betrieb sowie einer besseren Kommunikation beitragen können – damit auch alle Möbel und Großgeräte pünktlich zu Hause ankommen.