Zusammenarbeit und Innovation: FLYERALARM setzt auf Atlassian Cloud

Challenge: FLYERALARM suchte einen schnellen Weg in die Cloud, um nach dem Support-Ende der Atlassian Server Produkte weiter effizient zusammenarbeiten zu können.

Solution: Mit der Hilfe von catworkx migrierte FLYERALARM Jira und Confluence in die Atlassian Cloud und führte Jira Service Management ein.

Impact: Mit der Atlassian Cloud können FLYERALARM Mitarbeitende weiterhin effektiv zusammenarbeiten: Die enge Vernetzung bringt Business- und Technologie-Teams näher zusammen.

FLYERALARM zählt zu den größten deutschen E-Commerce-Unternehmen für Marketing- und Druckprodukten im B2B-Bereich und ist eine der führenden Online-Druckereien in Europa. Seit seiner Gründung im Jahr 2002 ist FLYERALARM von einem Ein-Mann-Start-up zu einem internationalen Unternehmen gewachsen. Heute beschäftigt FLYERALARM mehr als 2.500 Mitarbeitende an 15 Produktions- und Partnerstandorten in Deutschland.

Als Branchenführer bietet FLYERALARM seinen Kunden hochwertigen Service sowie qualitative und schnelle Arbeit bei erschwinglichen Preisen. Diese hohe Servicequalität können die Teams mithilfe von Atlassian Tools und reibungsloser Zusammenarbeit dauerhaft aufrechterhalten.

Seit 2012 nutzt FLYERALARM für das Projektmanagement und als Ticketsystem die On-Premises-Version von Jira. Mit der Zeit hat das Unternehmen seine Atlassian-Plattform um zahlreiche weitere Atlassian Tools wie Confluence, Jira Service Management und Bitbucket erweitert. Als Atlassian ankündigte, den Support für seine Server-Produkte einzustellen, hat FLYERALARM den kosteneffizientesten Weg gewählt und Catworkx mit der Migration in die Atlassian Cloud beauftragt.

Mit Abschluss der Migration steht den Mitarbeitenden von FLYERALARM nun die vollständige Cloud-basierte Atlassian Plattform zur Verfügung. Dadurch sind sie noch enger miteinander vernetzt und profitieren von einer produktiven Zusammenarbeit.

Projektmanager Ben Verberkt hat seine Sicht auf den Migrationsprozess mit uns geteilt und verrät, wie sich das Unternehmen das volle Potential seiner Technologie- und Businessteams zunutze macht.

Welches Feedback hast Du seit der Migration in die Atlassian Cloud von den Kolleginnen und Kollegen bekommen? Welche Veränderungen konntet ihr feststellen?

Ben Verberkt, Projektmanager bei FLYERALARM: „Die Teams mögen den modernen Look der Atlassian Cloud. Obwohl sie sich visuell stark von der Server-Version unterscheidet, haben sich alle schnell in der neuen Umgebung zurechtgefunden. Denn das gesamte System ist selbsterklärend strukturiert, was den Übergang erleichtert hat. Besonders die Business Abteilungen sind mit den neuen Funktionen, die sie für ihre Projekte nutzen können, sehr zufrieden.

Der Übergang in die Cloud ist erst wenige Monate her. Deshalb können wir noch keine konkreten Aussagen zu Veränderungen und Ergebnissen machen. Was ich allerdings sagen kann: Wir konnten einen der größeren Prozesse durch die Migration verschlanken. Dadurch steht uns in der neuen Umgebung eine optimierte Arbeitsweise zur Verfügung. Mir ist auch aufgefallen, dass sich Viele nun aktiv damit auseinandersetzen, wie sie am besten mit den Tools arbeiten.“

Welche Atlassian Tools nutzen die Teams von FLYERALARM heute in der Cloud?

Ben Verberk: „Von der IT über das Gebäudemanagement und die Rechtsabteilung bis hin zum Content Management: Jira wird von verschiedenen Teams genutzt. Viele von ihnen verwalten damit sowohl ihre eigenen täglichen Aufgaben als auch Tätigkeiten, die Teil eines größeren Prozesses sind. Die Mitarbeitenden schätzen dabei sehr, dass sie ihre bevorzugte Ansicht wie Boards, Kalender oder Timeline individuell auswählen können – da ist für jeden Geschmack etwas dabei.

Dank der Filteroptionen innerhalb eines Jira-Projekts müssen Mitarbeitende nicht auf unterschiedlichen Boards zugreifen, sondern können gemeinsam auf einem Board arbeiten. Das sorgt dafür, dass Jira geordnet und übersichtlich bleibt.

Ein weiterer Vorteil: Die Bearbeitung von Tickets ist ebenfalls über verschiedene Ansichten möglich – zum Beispiel gefiltert nach Status oder nach Bearbeiterin bzw. Bearbeiter. Somit können Mitarbeitende Tickets bearbeiten, ohne die individuell bevorzugte Ansicht verlassen zu müssen.

Neben Jira kommt auch Confluence in vielen Geschäftsbereichen zum Einsatz – vorrangig zu Dokumentationszwecken, aber auch, um teamübergreifende Projekte zu koordinieren. Dadurch, dass Confluence mit Jira verbunden ist, können wir operative Tasks und die entsprechende Dokumentation einfach miteinander verbinden.

Über Jira Service Management erhält unser IT-Service-Team interne, wesentlich strukturiertere Anfragen. Dadurch kann es Prozesse effizienter bearbeiten und digitalisieren.

Darüber hinaus denken wir auch über Asset Management nach, um mittel- bis langfristig weitere Vorteile von JSM zu nutzen und Prozesse und Tools noch weiter zu verschlanken. Falls IT Support benötigt wird, stellen wir unseren Mitarbeitenden Anleitungen als Hilfestellung vor Erstellung von Tickets zur Verfügung. Dadurch sollte sich die Anzahl der Support Anfragen schnell reduzieren, da User das Problem so selber lösen können.“

Mit der Cloud-Migration kann FLYERALARM auch Atlassian Guard nutzen. Wie hilft Euch die Lösung dabei, die Sicherheit und/oder das Access Management zu verbessern?

Ben Verberkt: „Durch Atlassian Guard haben wir eine umfassende Sicht auf unsere Atlassian-Produkte, und behalten gleichzeitig die Kontrolle.

Davor hatten wir Crowd. Da Atlassian Guard jedoch an das Azure Active Directory (AD) angebunden ist, wollten wir alles über AD-Accounts verwalten. Dadurch findet nur die Lizenzierung innerhalb der Atlassian-Umgebung statt, sofern es sich nicht um Gastzugänge handelt.

Mittelfristig steigert die automatische Zuteilung von Lizenzen die Effizienz und reduziert die Anzahl entsprechender Anfragen.“

Welche Rolle hat catworkx bei der erfolgreichen Implementierung und Inbetriebnahme der Atlassian Tools gespielt?

Ben Verberkt: „Wir haben uns für catworkx als Partner entschieden, weil uns ihre Lizenz-Kompetenz überzeugt hat. Die Zusammenarbeit haben wir durchgehend als professionell, transparent und offen empfunden.

catworkx hat maßgeblich dazu beigetragen, dass die Migration reibungslos funktioniert hat, da sie vorab alle bestehenden Strukturen sorgfältig analysiert und eingehend getestet haben. Während der Vorbereitung und Testphase wurden beispielsweise Projekte bereinigt, die Anzahl der Anhänge reduziert und einige Boards gelöscht. Auch unsere kurzfristigen Anfragen und Wünsche während der Migration wurden problemlos umgesetzt.

Auch nach der Migration hat catworkx kleinere Anpassungen vorgenommen und Feedback zu Timeouts und Performance durch Problem-Tickets schnell umgesetzt.

Wie haben die Atlassian Tools den unterschiedlichen FLYERALARM-Teams dabei geholfen, funktionsübergreifend enger zusammenzurücken und gemeinsame Ziele zu erreichen?

Ben Verberkt: Die Atlassian-Tools, insbesondere Jira, haben maßgeblich dazu beigetragen, dass die verschiedenen FLYERALARM-Teams enger zusammenarbeiten können.

Im Laufe der Jahre haben nach und nach immer mehr Fachbereiche ihre Aufgaben in Jira abgebildet. Die Zusammenarbeit wurde dadurch positiv beeinflusst, weil Aufgaben und ihr Status transparent für betroffene Personen einsehbar sind.

Zudem ermöglicht die intuitive Verknüpfung von Aufgaben eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Teams. Denn mit Jira als zentralem System können die Aufgaben einfach miteinander vernetzt werden.

Diese Struktur erleichtert es, gemeinsame Ziele zu verfolgen und schafft zwischen den Fachbereichen Verständnis für die Arbeit der Anderen.