Flo verbessert das Wohlbefinden mit den Collaboration-Produkten von Atlassian

Ein Katalysator für Zusammenarbeit

Schon zu Beginn stand Flo vor einer Reihe komplexer Herausforderungen. Einige sind für das Arbeitsgebiet des Unternehmens typisch. Es muss beispielsweise herausfinden, wie es Technologie für maschinelles Lernen mit den Gesundheitsdaten von echten Fachleuten kombinieren, oder den Datenschutz mit dem Aufbau einer Community vereinbaren kann. Flo hatte zudem mit Problemen zu kämpfen, von denen auch andere schnell wachsende Unternehmen in jeder Branche betroffen sind. Dazu gehören die Einführung moderner Praktiken, um die Geschwindigkeit und den Erfolg zu steigern, eine schnelle Skalierung ohne Einbußen bei der Vernetzung und Qualität sowie die Remote-Zusammenarbeit über weltweit verteilte Standorte hinweg. Für jede Herausforderung nutzte das Team die Cloud-Produkte von Atlassian, um an einer Lösung zu arbeiten.

Da sich Flo der Innovation und Sicherheit verpflichtet fühlt, entschied sich das Unternehmen, die Arbeit in die Cloud zu verlegen. Das ISO/IEC 27001-Zertifikat von Atlassian überzeugte Flo davon, dass die Lösung in Sachen Datenschutz und Risikomanagement eine Hilfe sein würde. "Wir haben gebührende Sorgfalt walten lassen und sichergestellt, dass die Sicherheitsfunktionen, Datenschutzpraktiken und Betriebseigenschaften von Atlassian unsere Anforderungen erfüllen. Wir haben festgestellt, dass Atlassian Cloud eine zuverlässige und ausgereifte Lösung ist, auf die auch andere Unternehmen vertrauen. Durch das Arbeiten in der Cloud können wir uns verstärkt auf unsere Plattformen konzentrieren und müssen uns bezüglich Tools oder Wartung keine Gedanken machen", erklärt CTO Roman Bugaev. "Außerdem ist die Cloud dank Features wie Audit-Protokollen sicherer und zuverlässiger, was die Einhaltung von Vorschriften angeht. Wenn wir mit Atlassian arbeiten, können wir sicher sein, dass unser System ordnungsgemäß verwaltet wird. Eine Reproduktion derselben internen Umgebung würde uns viel Zeit und Ressourcen kosten. Diese investieren wir lieber in unser eigenes Produkt."

Zu Beginn führte das Engineering Bitbucket Cloud für das Codemanagement, Confluence Cloud zum Speichern von Informationen und Jira Software Cloud – mit Add-ons wie Jira Misc Workflow Extensions – für eine effiziente, agile Produktentwicklung ein. Dank kostenloser Social-Media-Postings und interner Champions übernahm bald das ganze Unternehmen Atlassian-Lösungen, was den Austausch von Arbeitsergebnissen und Informationen zwischen Teams und Kunden deutlich einfacher machte. Von Entwicklern und Content-Autoren bis hin zu medizinischen Experten und Kundendienstmitarbeiterinnen – sie alle nutzen täglich eine Vielzahl von Atlassian-Produkten.

Aufbau einer Servicekultur mit verteilten Teams

Die Teams bei Flo bauen gerade eine Servicekultur auf, die das gesamte Unternehmen umfasst – technische und nicht-technische Rollen sowie vor Ort und remote arbeitende Kollegen. Dabei dienen Atlassian-Lösungen als Grundgerüst, das eine höhere Effizienz und Effektivität unterstützen soll.

Nicht-technische Teams wie die der Rechts- oder Compliance-Abteilung sehen beispielsweise in Jira Service Management nach, was zu tun ist, wenn Mitarbeiter entweder neu im Unternehmen anfangen, es verlassen oder eine andere Rolle übernehmen. Communications Manager Daria Grishechkina erzählt, dass ihr Team auch eine Reihe anderer Atlassian-Produkte verwendet, um mit wichtigen Stakeholdern im Unternehmen an der Erstellung von Inhalten zu arbeiten. Sie sagt: "Sämtliche Inhalte werden mehrmals von der Rechtsabteilung, von der medizinischen Abteilung und dem Produktmanagement korrigiert und bearbeitet. So wird sichergestellt, dass wir evidenzbasierte, vertrauenswürdige Informationen bereitstellen. Wir verwenden Atlassian für jeden Schritt – von der Erstellung über die Überprüfung bis hin zur Verbreitung."

Die technischen Teams von Flo nutzen ihre integrierte Atlassian-Plattform auch, um mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten und sämtliche Aspekte ihrer Arbeit zu optimieren. Das Engineering nutzt Jira Service Management nicht nur für das tägliche Produktmanagement und die agile Entwicklung, sondern auch um Serviceanfragen schnell zu verwalten, Warnungen zu überwachen und Bereitschaftspläne zu koordinieren – was bei so vielen verteilten Teams in verschiedenen Zeitzonen schwierig wird. "Wir hatten eine Überwachungslösung, aber wenn in Abwesenheit eine E-Mail eingeht, kann man auf diese nur schlecht reagieren", sagt Roman. "Es war eine wirklich gute Entscheidung, die Incident-Response-Funktionen von Opsgenie in Jira Service Management zu nutzen. Jetzt verfügen alle Produktentwicklungsteams über Servicedesks und Rotationspläne, die vorschreiben, wann sie Benachrichtigungen erhalten. Dadurch können wir schneller reagieren, wenn etwas schiefläuft."

Dank des vernetzten, strukturierten Servicemanagement- und Warnsystems konnte Flo die mittlere Problemlösungszeit um 99 % reduzieren und die mentale Belastung senken. Beides hat die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessert. "Früher mussten alle [für die Problembearbeitung] in Slack nachsehen. Jetzt haben es die Techniker mit den organisierten Workflows und Integrationen zwischen Jira Service Management und anderen Produkten deutlich einfacher. Sie sind weniger müde und haben mehr Spaß an der Arbeit", so Roman. "Dank der Atlassian-Tools und der gut organisierten und strengen Prozesse brauchen wir nicht mehr darüber nachzudenken, wie Aufgaben erledigt werden sollen. So können wir uns darauf konzentrieren, den Benutzern einen Mehrwert zu bieten."

Roman fügt hinzu, dass Integrationen zwischen Jira Service Management, Jira Software, Bitbucket, Confluence und anderen wichtigen Tools im Workflow (einschließlich Slack, Snyk und SonarQube) die DevOps- und ITSM-Praktiken von Flo erleichtern. Marketplace-Apps wie Dynamic Forms und Extensions for Jira Service Management bieten noch mehr Kontext und Anpassungsmöglichkeiten, die Zeiteinsparungen bringen und Mitarbeitern helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Beispielsweise arbeiten die IT-, die Entwicklungs- und die Sicherheitsabteilung mittels Atlassian-Tools zusammen, um Probleme zu lösen, Ursachen zu identifizieren und zukünftige Probleme zu verhindern. "Wir können die Problemursache einfacher erkennen, weil wir CI/CD-Pipelines haben, in denen wir alle Deployments sehen – nicht nur diejenigen, die mit Jira-Tickets verknüpft sind, sondern auch mit Confluence, Bitbucket und Slack verknüpfte Deployments", erklärt Roman. "Bitbucket ist in Slack integriert, sodass wir sehen können, wann eine Pipeline hinzugefügt wird. Und wenn sich ein Vorfall ereignet, lässt sich ganz einfach ein Slack-Channel erstellen, über den gemeinsam daran gearbeitet werden kann. In Opsgenie werden dann alle Vorfälle auf unserem Bildschirm angezeigt. Dadurch können wir Trends erkennen; entscheiden, ob Post-Mortem-Analysen angesetzt werden sollen, und Vorfälle mit Slack-Unterhaltungen verknüpfen, um den Verlauf nachzuverfolgen."

Egal, ob mehrere Techniker gemeinsam ein Problem behandeln oder medizinische Experten, Produktentwickler und Content-Autoren sich über gesundheitliche Erkenntnisse austauschen – Atlassian ist der wichtigste Servicekanal, über den Informationen zwischen Teams und Benutzern übermittelt werden. "Atlassian bringt all diese Teams zusammen", sagt Roman. "Dank der benutzerfreundlichen Bedienoberfläche und der Integrationen können unsere medizinischen Experten schnell einsteigen und mit der Arbeit beginnen." Denn je schneller sie zu arbeiten anfangen, desto schneller können sie Positives für ihr Unternehmen und ihre Kunden bewirken.

Hier steht der Mensch on vorderster Stelle

Aus dem einfachen Periodentracker von Flo ist eine fortschrittliche Gesundheits- und Wellness-App geworden und die Atlassian Cloud-Produkte haben sich mit dem Unternehmen weiterentwickelt. Während das Team seine Atlassian-Lösungen weiter ausbaute und integrierte, konnte Flo die Ergebnisse seiner harten Arbeit intern und in dem bereitgestellten Service nachvollziehen.

"Wir sind in einem stark umkämpften Markt tätig, daher müssen wir möglichst effizient arbeiten. Wir automatisieren und optimieren viel mit Atlassian und dadurch können wir Engpässe in unserem Prozess reduzieren und unsere Ziele schneller erreichen", erklärt Roman. "Wir sind beispielsweise von einem massiven Release pro Monat zu 10 bis 20 Produktions-Deployments pro Tag übergegangen. Außerdem haben wir den durchschnittlichen Entwicklungszyklus von 5,8 Tagen auf 2,9 Tage und die Standardabweichung von 19,8 Tagen auf 3,5 Tage reduziert."

Dank dieser Effizienz kann das Flo-Team nicht nur schneller arbeiten, es hat auch mehr Zeit und Energie übrig, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Roman sagt: "Unser großes, hoch gestecktes Ziel ist es, Frauen den Zugang zu Informationen zu ermöglichen, die sie brauchen, um ihre Gesundheit und sich selbst zu priorisieren. Bei uns sind alle Tools in einen nahtlosen Arbeitsbereich integriert. Das bedeutet, dass wir uns auf diese Mission und Produktziele konzentrieren können, anstatt darüber nachdenken zu müssen, wie wir Workflows organisieren oder was wir als Nächstes tun."

Flo ist bereits auf dem besten Weg, dieses Ziel zu erreichen. Und seine bisherigen Erfolge feuern das Unternehmen an, seinen Weg weiterzuverfolgen. Mit einer stärkeren Vernetzung könnte das Unternehmen Flo einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass Menschen auf der ganzen Welt ein besseres Verhältnis zu ihrem Körper und ihrer Gesundheit entwickeln.

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