commIT erzielt digitale Transformation mit Atlassian Cloud

Herausforderung: Wachsende Projektvielfalt und komplexere Anforderungen erforderten bessere Zusammenarbeit und effizientere Abläufe bei der commIT – den IT-Diensten von Aarau und Baden

Lösung: Gemeinsam mit dem Solution Partner generativ optimierte das Team von commIT Jira-Cloud-Prozesse und migrierte Confluence in die Cloud. 

Ergebnis: Mit den Atlassian Cloud-Lösungen modernisierte die commIT ihr Wissensmanagement – und hat damit Prozesse vereinfacht, Projektmanagement verbessert, Effizienz & Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt.

Digitale Transformation: commIT verbessert Wissensarbeit und Effizienz mit der Atlassian Cloud

Als Hauptstadt des Schweizer Kantons Aargau beheimatet Aarau mehr als 21.000 Einwohner. Seit 2023 verfolgt die Stadt eine ambitionierte Digitalisierungsstrategie, die darauf abzielt, die Stadtverwaltung bis 2026 digital zu gestalten. So soll zum Beispiel die Infrastruktur modernisiert und nutzerorientierte Dienstleistungen digital werden. 

Dazu hat die commIT beigetragen, die sich 2019 aus den Informatikdiensten der Städte Aarau und Baden gebildet hat. Verantwortlich für insgesamt etwa 3.500 digitale Arbeitsplätze betreibt sie die IT-Infrastruktur und IT-Umgebung der beiden Städte. Sie begleitet öffentlich-rechtliche Institutionen in ihrer digitalen Transformation und steht beratend zur Seite. 

In den vergangenen Jahren stieg die Zahl der Projekte und Anforderungen seitens der User kontinuierlich. Die Organisation stand zunehmend unter Druck, noch klarere Prioritäten zu setzen, komplexe Themen zu koordinieren und dabei den Überblick zu bewahren. Um Orientierung zu stärken, effizient zusammenzuarbeiten und wirkungsvoll zu kommunizieren – intern wie extern –, wurden moderne, vernetzte Tools unverzichtbar und erfolgsrelevant. 

Als langjähriger Nutzer von Atlassian-Tools wie Confluence und Jira arbeitete die commIT daher mit dem Schweizer Digitalisierungsexperten und Atlassian Gold Solution Partner generativ zusammen, um die IT Confluence Instanzen der Kunden Aarau und Baden in die Cloud zu migrieren und die Zusammenarbeit durch optimierte Jira-Prozesse effizienter zu gestalten. 

Mit der Unterstützung von generativ, etablierte die commIT neue Standards, etwa für die Verwaltung von Projekten oder Berechtigungen. Zudem digitalisierte sie Prozesse wie das Projekt- oder Portfoliomanagement und führte entsprechende Onboardings und Schulungen für das Management der 3.500 User durch. Die Migration von Confluence wurde dabei in nur sechs Wochen abgeschlossen. Außerdem hat die commIT Atlassian Guard eingeführt, um die Sicherheit zu erhöhen und die Zugangsverwaltung zu vereinfachen. 

Mit den Cloud-Lösungen von Atlassian können die Mitarbeitenden der commIT Informationen und Projekte nicht nur transparent verwalten, sondern auch intern in Abhängigkeiten stellen und datenbasiert priorisieren – im Team sowie mit Kundinnen und Kunden wie den Städten Aarau und Baden. Die gewonnene Transparenz und Vernetzung stärkt nicht nur das interne Wissensmanagement, sondern auch die Handlungs- und Wandlungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld. So wird die commIT zu einem sichtbaren Treiber moderner Verwaltung im öffentlichen Sektor.

Riccarda Stampa, Leitung Betrieb IT bei commIT, erzählt von ihren Erfahrungen während der Migration und wie commIT mit Hilfe von Atlassian und generativ das interne Projektmanagement, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert hat.

Die IT-Verwaltung von Aarau vertraut schon lange auf Atlassian-Tools. Warum hat sich commIT dazu entschieden, den Nutzen dieser Tools weiter auszubauen und Confluence in die Cloud zu migrieren?

Riccarda Stampa, Leitung Betrieb IT bei commIT: In einer sich rasant digitalisierenden Welt steigen die Erwartungen an die digitalen Services einer öffentlich-rechtlichen Organisation – ebenso wie an ihre Attraktivität als moderner Arbeitgeber. Mit jedem Technologiesprung wächst der Anspruch, schnellere Ergebnisse zu liefern. Das zeigt sich unter anderem in einem deutlichen Anstieg unseres Projektvolumens. Damit sind auch die Anforderungen an unser Wissensmanagement und die interne Koordination gestiegen – oft unter erheblichem Druck. Unsere Mitarbeitenden sahen sich zunehmend mit der Herausforderung konfrontiert, eine Vielzahl an Themen parallel zu steuern, während relevante Informationen über verschiedenste Ablageorte verstreut waren. Das führte immer wieder zu Frustration und verlangsamten Entscheidungsprozessen.

Wir wollten unserem Team daher nicht nur helfen, den Überblick zu bewahren – sondern eine Arbeitsumgebung schaffen, in der Informationen vernetzt statt versteckt sind, Zusammenarbeit wieder Orientierung gibt und Raum für wirkungsvolle Lösungen entsteht.

Gleichzeitig war es uns wichtig, den Informationsaustausch und Wissenstransfer zwischen uns und unseren Kunden transparenter und übersichtlicher zu gestalten sowie unseren Stakeholdern Orientierung zu geben, zum Beispiel durch transparente Kostenmodelle. Wir wussten, dass hierfür vor allem Effizienz und Wissensmanagement entscheidend sind – und intelligente Tools.

Zum einen brauchten wir eine vollständig integrierte und professionelle Projektmanagementlösung. Diese sollte skalierbar und auf sich ändernde Bedürfnisse der commIT laufend anpassbar sein. Außerdem sollte sie die wichtigsten Informationen über den aktuellen Status aller laufenden Projekte und Programme, wie zum Beispiel relevante KPIs, zentral bündeln. Wir wollten beispielsweise in der Lage sein, schnell abzurufen, welche Projekte wie viele Ressourcen brauchen, wie hoch der In- und Output der Projekte ist und wie viele Themen in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet werden können. All das konnten wir mit cloudbasierten Optimierungen von Jira-Prozessen erreichen. 

Gleichzeitig standen wir auch vor der Frage, ob wir unsere Atlassian Server-Produkte in die Cloud migrieren sollten. Bei einem selbst gehosteten Rechenzentrum müssten wir alle Aspekte des Betriebs selbst übernehmen: Datensicherheit, Verfügbarkeit sowie die Bereitstellung der Hardware und Infrastruktur. 

Daher haben wir uns nach sorgfältiger Überlegung schließlich für Confluence Cloud entschieden. Kurz gesagt: Unsere wichtigsten Ziele für die Implementierung und Optimierung der beiden cloudbasierten Atlassian Tools Confluence und Jira waren die Steigerung der Effizienz und die Verbesserung der Projektübersichten. Wir wollen ein starker Partner für die digitale Transformation unserer Kunden sein und die Qualität unserer Arbeit für die Endkunden, die Bürgerinnen und Bürger, verbessern.

Wie ging der Prozess gemeinsam mit generativ vonstatten? Welche einzelnen Schritte mussten übernommen werden?

Riccarda Stampa: Der Prozess gemeinsam mit dem vierköpfigen Team von generativ verlief in mehreren sorgfältig geplanten Schritten. 

Für die Optimierung unserer Jira-Prozesse unterstützte uns das Team von generativ zunächst dabei, neue, benutzerfreundliche Workflows und Templates einzuführen, um das Projektmanagement und die Zusammenarbeit zu verbessern. generativ berücksichtigte alle spezifischen Projektmanagementanforderungen für das Multiprojektmanagement. Konkret half uns der Solution Partner dabei, die Projekte umfassend zu dokumentieren, Ziele und Scopes festzulegen sowie die Projektbeteiligten zu identifizieren. Darüber hinaus integrierte generativ die Anforderungen des Projektmanagement Offices (PMO) in die Organisation und half uns, Excel komplett durch Jira zu ersetzen. 

Als weiterer Schritt folgte die Migration von Confluence in die Cloud, die wir gemeinsam mit generativ in nur sechs Wochen abschließen konnten. Das Team stellte dabei sicher, dass alle technischen Aspekte reibungslos funktionierten und alle Informationen vollständig und ohne Datenverlust in die Cloud übertragen werden konnten. 

Außerdem kümmerte sich generativ um die Anbindung der Benutzer und sorgte durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On dafür, dass die Sicherheit zu jeder Zeit gewährleistet war. Vor der Migration überprüfte das Team alle bestehenden Add-Ons und Plug-Ins und übernahm die gesamte Inhaltsstruktur. Nach der Migration bereinigte es dann die Daten und baute eine neue Dokumentationsstruktur in Confluence mit vielen individuellen Templates auf. 

Damit unsere Mitarbeitenden noch sicherer und einfacher auf Jira- und Confluence-Projekte zugreifen können, haben wir im Rahmen der Migration Atlassian Guard final eingeführt. Als zentrale Identitäts- und Sicherheitsplattform für alle Atlassian Cloud-Produkte wird Guard der gesamten Instanz vorgeschaltet – dadurch verwalten wir alle Nutzer zentral und einheitlich, unabhängig davon, ob sie Confluence oder Jira verwenden. Denn mit einer zentralen Identitätsplattform für alle Atlassian Cloud Tools können wir die Nutzer mit den Atlassian Cloud Sites innerhalb des Unternehmens verbinden. Außerdem können wir so an einem zentralen Ort Passwörter verknüpfen, deaktivieren, löschen und zurücksetzen. 

Wie hat sich der Arbeitsalltag seit der Cloud-Migration und den Optimierungen bei commIT verändert?

Riccarda Stampa: Die Cloud-Lösungen von Atlassian haben unsere Arbeitsabläufe und den Zugriff auf gemeinsames Wissen erheblich vereinfacht - mit positivem Einfluss auf die Teamdynamik. 

Dank der optimierten Prozesse und einem zentralen Zugang zu Unternehmenswissen hat sich vor allem die Stimmung in unserem Team stark verbessert. Unsere Mitarbeitenden haben nun mehr Selbstständigkeit und Klarheit – das schafft Raum für unsere Arbeit und reduziert Sitzungen. 

Da wir Entscheidungen an einem Ort festhalten und raschen Zugriff auf Informationen vereinfachen, kann jedes Teammitglied Entscheidungen nachverfolgen aber auch Wissen aktiv mitgestalten, um so gemeinsam den Überblick zu behalten – und die Übersicht über Aufgaben, die erfolgreich abgeschlossen wurden, steigert das gemeinsame Vertrauen und die Motivation.

Zudem hat die Umstellung auf Jira unsere Entscheidungsprozesse transparenter und nachvollziehbarer gemacht. Die Prozesse sind vereinfacht und an die Bedürfnisse unserer Kunden angepasst, was innerhalb eines halben Jahres zu einer deutlich erhöhten Nutzung des Tools geführt hat. So profitieren auch Mitglieder, die das Tool nur gelegentlich nutzen, von verbesserten Informationsmöglichkeiten. 

Weiterhin müssen wir uns dank der neuen Confluence Cloud-Lösung nicht mehr selbst um Updates, das Monitoring oder Backups kümmern und können flexible Entscheidungen über die Anwendungsebenen und das Lizenzmodell treffen. Zusätzlich können wir durch die Anbindung an Atlassian Guard Benutzerkonten einfacher verwalten und profitieren gleichzeitig von einer erhöhten Sicherheit, da wir einschränken können, wer Inhalte exportieren darf oder wer auf die Schnittstellen von Jira oder Confluence zugreifen darf. 

Das Problem ist nicht, dass es an E-Mail Kommunikation fehlt – sondern dass Wissen unzugänglich bleibt, in Köpfen oder Kanälen verschwindet und Entscheidungen in Silos getroffen werden. Wenn Systeme die Zusammenarbeit behindern, statt zu ermöglichen, ist es Zeit, umzudenken.

Kurz gesagt: Das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und auch die Stimmung haben sich durch die optimierten Jira-Prozesse und die Cloud-Migration von Confluence erheblich verbessert und wir haben als IT-Dienstleister im öffentlich-rechtlichen Bereich wichtige Schritte erreicht.

Ich kann die Arbeit mit den Atlassian Cloud-Produkten anderen Organisationen und öffentlich-rechtlichen Institutionen wärmstens empfehlen. Neugierde, Mut zur Veränderung und Offenheit für Neues sind entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation.