Wie Jira und Confluence wissenschaftliche Entdeckungen vorantreiben und die teamübergreifende Zusammenarbeit am CERN unterstützen

Herausforderung: Das CERN benötigte zugängliche, zentralisierte Tools, um seiner weltweiten Community aus Experten und Wissenschaftlern zu helfen, bahnbrechende Forschungsarbeit in der Physik zu leisten.

Lösung: Das CERN konsolidierte seine Jira- und Confluence-Instanzen und migrierte zu Data Center. Projekte werden jetzt in Jira verwaltet und Confluence wird für Diskussionen und die Ideenfindung genutzt.

Ergebnis: Tausende von Experten am CERN nutzen Jira und Confluence für die gemeinsame Forschungsarbeit, und die Wartung der Data Center-Instanzen erfordert einen Bruchteil des vorherigen Aufwands.

Am CERN, dem Europäischen Laboratorium für Teilchenphysik, arbeiten Tausende von Physikern, Ingenieuren und anderen Experten zusammen, um die grundlegende Struktur der Materie zu ergründen. Die Forscher nutzen den Komplex aus Teilchenbeschleunigern und ‑entschleunigern am CERN, einschließlich des größten Beschleunigers, der jemals gebaut wurde, des berühmten Large Hadron Collider (LHC), um herauszufinden, aus welcher Materie unsere Welt besteht und welche Rolle die erforschten Teilchen spielen.

Mit den modernsten wissenschaftlichen Instrumenten der Welt, beispielsweise dem LHC, treibt das CERN bahnbrechende Grundlagenforschung voran. Hinter den Kulissen arbeiten die Teams mit den Tools von Atlassian.

Innerhalb von CERN sind Jira und Confluence die wichtigsten Tools, die die Zusammenarbeit zwischen den Wissenschaftlern und Ingenieuren ermöglichen. Neben den über 2.500 internen Mitarbeitern der Organisation arbeiten am CERN etwa 13.000 Wissenschaftler remote und persönlich zusammen.

Wenn zum Beispiel ein Teilchenbeschleuniger gewartet werden muss, ist möglicherweise die Genehmigung einer anderen Abteilung erforderlich, um neue Spezialgeräte zu kaufen. "Diese Art von abteilungsübergreifenden Interaktionen wäre ohne das richtige System extrem kompliziert", sagt Projektingenieur Brice Copy.

Beschleunigte Innovation mit Jira und Confluence

Autonomie, Experimentierfreude und akademische Freiheit haben beim CERN einen hohen Stellenwert. Die Teams dort benötigen Tools, die intuitiv und für jeden in der Community zugänglich sind und gleichzeitig den Datenschutz gewährleisten. Das CERN nutzt Jira und Confluence seit mehr als 20 Jahren, jetzt mit kostenlosen Data Center-Lizenzen, die gemeinnützigen Organisationen über die Atlassian Foundation zur Verfügung gestellt werden.

Die Organisation hatte sich zum Ziel gesetzt, mit digitalen Tools die Zusammenarbeit zu verbessern, und die Produkte von Atlassian halfen dem CERN dabei. „Aufgrund unserer Struktur und der hohen Anzahl und Häufigkeit von Interaktionen brauchen wir eine offenere Lösung“, erklärt Brice, der für die erste Implementierung von Jira für die Organisation verantwortlich war.

Heute nutzen viele Abteilungen am CERN Jira und Confluence, um Arbeit zu planen und nachzuverfolgen, Wissen auszutauschen und zusammenzuarbeiten und die übergeordnete Mission der Organisation zu unterstützen. "Die meisten Abteilungen am CERN kommen in irgendeiner Weise mit Jira und Confluence in Kontakt", sagt Brice. "Die Leute können ihre eigenen Tools auszuwählen, sodass die Nutzung von Jira und Confluence nicht verpflichtend ist, aber viele entscheiden sich dafür."

Die Mitarbeiter schätzen besonders die Flexibilität und Anpassbarkeit der Tools. "Die Tools sind sehr benutzerfreundlich und die Leute können sie an ihre Bedürfnisse anpassen", sagt Brice. "Die Verwendung von Jira im Projektmanagement fühlt sich anders an als in der Softwareentwicklung oder der Hardwarekommissionierung."

Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit sind auch deshalb wichtig, weil im CERN Menschen mit unterschiedlichem beruflichem Hintergrund arbeiten und eine Vielzahl von Disziplinen und Fachbereichen an der Arbeit beteiligt sind.

Organisationsweite Planung und Nachverfolgung in Jira, alles verbunden durch die "menschliche Seite" von Confluence

Das CERN mag über 70 Jahre alt sein, aber den Entwicklungsteams ist es gelungen, die lange Tradition der Organisation durch moderne Entwicklungspraktiken zu ergänzen. Zum Beispiel verwenden die Entwickler von CERN Kanban und agile Managementmethoden auf Basis von Jira, um die Software für die Beschleuniger zu entwickeln. "Die Steuerung des Beschleunigers erfordert eine Menge Konfiguration", sagt Brice. "Es gibt Millionen von Parametern, damit die Maschine das tut, was von ihr erwartet wird. Wir verwenden Jira, um Bugs, Probleme und die Qualität zu überwachen und qualitativ hochwertige Software zu erstellen."

Jira wird auch für viele andere Aufgaben verwendet, normalerweise in Verbindung mit Confluence. "Es wäre einfacher zu erklären, wofür wir Jira und Confluence nicht verwenden", so Brice. "Wir koordinieren damit die Analyse experimenteller physikalischer Daten und steuern die Entwicklung neuer Beschleunigerteile, um nur zwei der Aufgaben zu nennen, die in diesen Tools stattfinden. Außerhalb der akademischen und technischen Arbeit nutzen Teams in der Verwaltung, Operations, HR und Finanzen täglich Jira und Confluence."

"Wir verwenden Jira für die Planung, aber Confluence ist der Klebstoff, der all die Pläne zusammenhält", sagt Brice. "Confluence gibt unserer Arbeit in Jira eine menschliche Seite. Abseits von Vorgängen, Aufgaben und Terminen ist es unsere gemeinsame Anlaufstelle, um Dinge zu dokumentieren, Diskussionen zu führen und Ideen zu entwickeln. Zum Beispiel verwenden wir es gerne, um zwanglos zu planen, Ideen austauschen und durchzuspielen, bevor das eigentliche Projekt dann in Jira gestartet wird. All das geschieht in Confluence."

Die Mitarbeiter des CERN bereiten in Confluence zum Beispiel Wissenschaftskongresse vor, sammeln Vorschläge für Forschungsthemen und bewerten sie nach Relevanz und stellen sicher, dass nicht mehrere Wissenschaftler ähnliche Arbeiten präsentieren. Confluence ist auch in viele andere tägliche Teamvorgänge eingebunden, beispielsweise in die Dokumentation technischer Prozesse und das Onboarding.

Migration und Konsolidierung, um den wissenschaftlichen Anforderungen des CERN besser gerecht zu werden

2023 beschloss das CERN, seine zahlreichen lokalen Jira- und Confluence Server-Instanzen auf eine zentrale Instanz zu migrieren, die im Atlassian Data Center gehostet wird. Für die Planung und Durchführung der Migration war der Computertechniker Michal Kolodziejski mit seinem Team verantwortlich.

Vor der Migration verwendeten die Teams mehrere Legacy-Instanzen von Jira und Confluence, die verteilt in der Organisation betrieben wurden. In den Abteilungen arbeiten viele verschiedene Softwareentwicklungsteams und einige hatten sich bereits unabhängig voneinander für diese Tools angemeldet, bevor sie zentral von der IT angeboten wurden.

Michal war klar, dass alle Teams im CERN von einer Konsolidierung ihrer Vorgänge in zentralisierten Jira- und Confluence-Instanzen profitieren würden. "Wir sahen die Gelegenheit, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Benutzern zu verbessern, indem wir alle Daten in einer vollständig unterstützten Instanz zusammenführten, die jeder einzelnen Person zur Verfügung steht", sagt er.

Dieses Projekt bot zudem die perfekte Gelegenheit, die einzelnen Server-Deployments hinter sich zu lassen und auf Atlassian Data Center zu migrieren. Eine Migration hatte für alle Vorteile. Sie würde die Zusammenarbeit im CERN verbessern und gleichzeitig ein einheitliches Atlassian-Ökosystem bereitstellen, das viel effizienter zu verwalten wäre.

Vorbereitung und Partnerschaft ebnen den Weg für eine reibungslose, eintägige Migration

Im CERN war man sich bewusst, dass man für eine so groß angelegte Konsolidierung und Migration Expertenunterstützung benötigen würde. Aufgrund seiner Expertise im Atlassian-Ökosystem und der Unternehmenszusammenarbeit wurde hierfür der Solution Partner Itransition ausgewählt.

Itransition analysierte mehrere mögliche Softwareanbieter und kam zu dem Schluss, dass die Tools von Atlassian die beste und kostengünstigste Option wären. Darüber hinaus gab Itransition Empfehlungen zur Optimierung der Atlassian-Lizenzierung und ‑Abrechnung. Dazu gehörte auch die Beantragung einer kostenlosen Atlassian Community-Lizenz.

Michal leitete die Data Center-Migration von CERN und erhielt dabei große Unterstützung von Itransition und Atlassian. "Wir wussten es sehr zu schätzen, dass Atlassian alle Tools zur Verfügung stellte, die wir brauchten", erzählt er. "Der Support von Atlassian war auch bei einigen äußerst komplexen Problemen, die ich nicht selbst beheben konnte, sehr hilfreich."

Michal verbrachte einige Wochen mit der Vorbereitung auf die Migration und der Suche nach Lösungen für Hürden, wie zum Beispiel die Umstellung von vielen Authentifizierungssystemen auf Single-Sign-On (SSO). Sobald alles bereit war, verlief die Migration reibungslos. "Die Migration aller Benutzer und Daten auf die neue Infrastruktur hat lediglich einen ganzen Tag gedauert", erklärt er.

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."