Mit der Migration zu Atlassian Cloud ermöglicht Absolute Security die Zusammenarbeit und spart über 100 Wartungsstunden pro Jahr ein

Herausforderung: Absolute Security und das Unternehmen, das sie übernommen haben, hatten jeweils lokale Bereitstellungen von Jira und Confluence, die sich dem Ende des Supports näherten. Firewalls verhinderten die Zusammenarbeit.

Lösung: In Zusammenarbeit mit Highway Three Solutions migrierte Absolute innerhalb von sechs Monaten 20 Entwicklerteams von zwei Unternehmen auf eine sichere Atlassian Cloud-Plattform.

Auswirkung: Teams können jetzt problemlos zusammenarbeiten, Zeit für Innovation und Optimierung statt für Wartung aufwenden und auf neue Tools zugreifen, um die Produktentwicklung durchgängig zu verbessern.

Der Weg zur Zusammenarbeit und Innovation

Über 21.000 Unternehmen, Regierungsbehörden und Kunden aus dem Bildungswesen auf der ganzen Welt vertrauen Absolute Security (ehemals Absolute Software), um Cyber-Resilienz im Angesicht wachsender und sich ständig ändernder Bedrohungen zu gewährleisten. Der Aufbau einer hochmodernen Cyber-Resilienz-Plattform erfordert eine ebenso starke und sichere Kollaborationsplattform. Dafür wendet sich Absolute an Atlassian Cloud.

Die Teams von Absolute verwenden schon seit 2016 Atlassian Server-Tools. Nachdem Absolute viele Jahre über eine Cloud-Migration nachgedacht hatte, entschied man sich im Jahr 2023 für den Umstieg. Man hatte gerade ein anderes Unternehmen übernommen, das seine eigenen Atlassian Server-Produkte nutzte.

Durch die Migration von 25 Entwicklungsteams von zwei Unternehmen auf eine Atlassian Cloud-Plattform hat Absolute die Möglichkeit effizienterer Zusammenarbeit zwischen Teams und Organisationen eröffnet, Hunderte von Stunden für Wartungs- und manuelle Aufgaben eingespart und gleichzeitig neue Wege gefunden, Kunden – und das eigene Unternehmen – dabei zu unterstützen, widerstandsfähiger als je zuvor zu werden.

Bestätigung der Sicherheit und Auswahl des perfekten Partners

Zunächst hatten zwei Dinge Priorität: Absolute musste bewerten, ob die Atlassian Cloud ihre Anforderungen erfüllen würde, und musste den besten Migrationspfad bestimmen. Senior Program Manager Brendan Byers und sein Team hatten die Funktionen der Atlassian-Tools in der Cloud bereits auf Herz und Nieren geprüft, doch der Sicherheitsaspekt stand noch aus.

"Die Sicherheitsdokumentation von Atlassian hat uns den Bewertungsprozess erleichtert. Wir konnten einen aktuellen SOC2-Bericht ganz einfach überprüfen und die Verschlüsselung, Segmentierung und sichere Entsorgung unserer Daten sicherstellen, wenn sie nicht mehr benötigt werden", sagt er. "Die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Möglichkeit, unseren eigenen Identitätsanbieter zu verwenden, waren entscheidend. Wenn unser Sicherheits- und Risikoteam von der Sicherheit und der Risikominderung überzeugt ist, bin ich das auch", sagt er.

Brendan prüfte dann gemeinsam mit seinem Team, ob man die Migration selbst durchführen könnte. Obwohl sie das Fachwissen besaßen und auf die Unterstützung von Atlassian zählen konnten, wurde klar, dass die Hinzuziehung eines Partners zusätzliches Know-how und zusätzlichen Support bieten würde. "Wenn wir es selbst machen wollten, würde das bedeuten, dass ich und vielleicht ein oder zwei andere Personen uns ausschließlich auf die Migration konzentrieren müssten", sagt Brendan. "Wenn man seine eigenen Produkte und Projekte verwaltet, ist das einfach nicht machbar. Es war für uns viel sinnvoller, mit einem externen Migrationspartner zu arbeiten, der das schon oft gemacht hat und über Erfahrung aus vergangenen Migrationen verfügt."

Brendan wandte sich als Solution Partner an das kanadische Unternehmen Highway Three Solutions, weil "Highway Three diese Art der Migration jede zweite Woche durchführt". Die Spezialisierung des Unternehmens auf komplexe Migrationen stimmte Absolute zuversichtlich, dass man Parität in der Cloud erreichen und die Änderung für die Benutzer so reibungslos wie möglich gestalten könnte.

Gemeinsam fällt die Arbeit leichter – und es werden intelligente Lösungen gefunden

Highway Three führte zunächst eine Bewertung vor der Migration durch. Zusätzlich zu den beiden Servern von Absolute, auf denen Jira und Confluence liefen, stellte Highway Three fest, dass das Unternehmen über eine beträchtliche Datenmenge und mehrere Apps von Drittanbietern verfügte.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen und Probleme zu minimieren, entwickelte Highway Three einen maßgeschneiderten Migrationsplan für die folgenden sechs Monate. Während dieser Zeit arbeiteten Highway Three und Absolute zusammen an der Datenbereinigung, App-Evaluierung, Plattformeinrichtung, Datenmigration mit Jira Cloud Migration Assistant und Confluence Cloud Migration Assistant, Benutzerakzeptanztests, Schulungen und mehr.

Die Analyse der Marketplace-App-Sammlung von Absolute brachte eine besondere Erkenntnis. Nachdem Brendan und sein Team ihre bestehenden Apps mit Highway Three überprüft hatten, stellte man fest, dass mehrere nicht genutzt wurden oder dank der nativen Cloud-Funktionalität gar nicht erst benötigt wurden. Zum Beispiel würden einige Apps, die für das ältere Single-Sign-On-Programm von Absolute nötig waren, durch Atlassian Guard in der Cloud überflüssig werden. Außerdem hatte sich das Team bei der Automatisierung auf ScriptRunner verlassen, das durch Atlassian Automation in der Cloud ersetzt werden könnte. Durch diese Analyse stellte Absolute fest, dass die native Funktionalität von Atlassian Cloud die Anzahl der zu migrierenden Apps um 20 % reduzieren konnte.

Obwohl der Vorbereitungsprozess relativ reibungslos verlief, stand das Team vor einigen Herausforderungen, wie es bei großen Projekten üblich ist. Zum Beispiel war das Änderungsprotokoll für eine der wichtigsten Marketplace-Apps von Absolute so groß geworden, dass es für eine Migration zu umfangreich war. Mit Unterstützung von Highway Three und Atlassian wurden die Daten bereinigt und die Dateigröße reduziert, sodass die Verschiebung in die Cloud möglich wurde.

"Highway Three hat uns den Prozess und die Problemlösung erleichtert und geholfen, unsere Fristen einzuhalten", sagt Brendan. Natasha Martens von Highway Three fügt hinzu: "Es war eine Freude, Teil dieses Projekts zu sein. Es ist ein gutes Beispiel für eine Cloud-Migration, nicht nur, weil am Ende alles gutging, sondern auch, weil es Herausforderungen gab, die wir gemeinsam bewältigt haben."

Reibungslose Cloud-Migrationen: allein unmöglich

Als der Launch für Absolute immer näher rückte, bereitete man sich darauf vor, das Unterfangen an einem Wochenende abzuschließen. Die letzten Phasen der Migration verliefen reibungslos und laut Brendan waren die Benutzer dank der umfassenden Vorbereitung und Kommunikation angenehm überrascht, wie problemlos der offizielle Launch verlief. "Confluence und Jira dienten während des Prozesses als unsere zentrale Anlaufstelle. Das sorgte für eine transparente Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern während der gesamten Migration. Alle waren sehr besorgt über den Umstieg, aber die Teams wurden nicht unterbrochen und konnten ihre Arbeit fortsetzen."

Es gab nicht nur Erleichterung darüber, dass der Umstieg keine Arbeiten unterbrach, sondern auch darüber, dass man endlich zusammenarbeiten konnte. "Unsere größte Herausforderung bestand darin, dass mehrere unserer Teams nicht zusammenarbeiten konnten. Sie hatten eigene Jira Server-Systeme hinter separaten Firewalls. Die Nutzung einer Cloud-Instanz ermöglicht eine organisationsübergreifende Zusammenarbeit, die vorher einfach nicht möglich war", erklärt Brendan. "Um zum Beispiel in der Vergangenheit Designänderungen an einem Produkt vorzunehmen, mussten wir PDFs exportieren, um sie mit anderen betroffenen Teams zu teilen. Jetzt können wir einfach Links zum entsprechenden Jira-Ticket oder zur Confluence-Seite teilen."

Effizienz, Sichtbarkeit und Sicherheit in einer umfassenden Cloud-Plattform

Heute kommen verschiedene Abteilungen beider Unternehmen auf der Atlassian Cloud-Plattform zusammen, um bei der Entwicklung und Wartung der Produkte von Absolute zusammenzuarbeiten. Entwickler- und Operations-Teams verwalten ihre Aufgaben in Jira Cloud und nutzen gleichzeitig Confluence Cloud als vernetzten Arbeitsbereich, um mit Produkt- und Finanzteams zusammenzuarbeiten.

"Gute Kommunikation und das Wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, sind unerlässlich. Vor allem geht es aber darum, den Kunden die richtigen Funktionen so schnell wie möglich zur Verfügung zu stellen", sagt Brendan. "Jira ermöglicht es uns, Aufgaben zu unterteilen und auf kleinere Fragmente herunterzubrechen. Dank Confluence behalten wir den Überblick über das Gesamtbild und können langfristige Pläne und Verknüpfungen mit Details besser erkennen."

Den Benutzern von Absolute gefiel außerdem, dass sie Automatisierungsregeln in Atlassian Cloud verwenden können. So konnten sie Zeit bei manuellen Aufgaben (wie dem Klonen häufig verwendeter Epics und Sub-Tasks) sparen und sich in bestimmten Bereichen, wo früher technische Unterstützung erforderlich war, selbst helfen. "Wir verwendeten die Lösung ScriptRunner. Diese bot viele nützliche Automatisierungen, doch für ihre Bedienung war ein umfangreiches Wissen erforderlich. Mit den Automatisierungstools steht den Teammitgliedern jetzt eine Low-Code-/No-Code-Lösung zur Verfügung. Das Team hat diese Lösung ganz selbstverständlich angenommen", so Brendan. "Sie gibt Teams ein gewisses Maß an Freiheit, auf eine Art und Weise zu arbeiten, die sie am besten voranbringt."

Absolute sorgt mithilfe von Atlassian Guard für mehr Freiheit und Sicherheit. Das Team hatte seine lokalen Bereitstellungen bisher in Azure Active Directory für die Zugriffsverwaltung integriert. Die Migration zur Cloud ermöglichte es ihnen nicht nur, diese Integration zur Gewährleistung der Kontinuität aufrechtzuerhalten, sondern auch die Vorteile neuer Funktionen zu nutzen, die mehr Kontrolle und Transparenz versprechen. Brendan erklärt: "Wir haben festgestellt, dass die neuen Steuerelemente in Atlassian Guard einen umfassenderen Überblick über die aktuelle Nutzung und Benutzer bieten ... Die Funktion "Entdeckte Produkte" sorgt zudem für einen souveräneren Umgang mit Schatten-IT, obwohl wir sie bisher glücklicherweise nicht verwenden mussten."

Geringerer Wartungsaufwand lässt mehr Zeit, sich auf die Arbeit und auf Innovationen zu konzentrieren

Die Atlassian-Administratoren von Absolute genießen die neu gewonnene Freiheit, in der Cloud zu arbeiten, genauso sehr wie die Benutzer. Da Brendans Team sich keine Gedanken mehr über Serverwartung oder Sicherheitsupdates machen muss, konnte es seinen Fokus auf strategischere Ziele richten.

"Früher mussten wir die Mitarbeiter jeden Monat für ein oder zwei Tage von ihrer Hauptaufgabe abziehen, weil sie Wartungsarbeiten durchführen mussten. Wenn diese Verpflichtung wegfällt, gewinnen sie pro Jahr 100 Stunden mehr dazu, die sie in unsere eigene Entwicklungspipeline investieren können, was der entscheidende Aspekt unseres Geschäfts ist", erklärt er. "Das erweiterte Sicherheits-Framework hat nicht nur unsere Datenschutzmaßnahmen gestärkt, sondern auch Ressourcen freigemacht und die Notwendigkeit einer ständigen Sicherheitsüberwachung reduziert."

Brendan hat einen Teil der Zeit, die er zuvor mit Wartungsarbeiten verbracht hat, für die Erkundung neuer Tools verwendet, die Absolute helfen könnten, verschiedene Phasen seines Produktentwicklungsprozesses zu optimieren. Er erkennt zum Beispiel, wie man viele Teams mit Atlas einfacher auf Kurs halten und mit Jira Product Discovery die Ideenfindung und Priorisierung unterstützen könnte.

"Wir haben schnell gemerkt, dass Jira Product Discovery ein echter Glücksfall für unseren Ideenfindungsprozess ist. Früher hatten wir eine Vielzahl von Dokumenten, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen. Wenn wir einen zentralen Jira-Vorgang als Basis für Jira Product Discovery haben, können wir unsere Produktideen besser organisieren und in die richtige Reihenfolge bringen", erklärt Brendan.

Brendan hat auch mit Confluence-Datenbanken experimentiert, um aus mehreren Quellen stammende Daten zu organisieren. "Confluence-Datenbanken ermöglichen es uns, wichtige Informationen an einem zentralen Ort zu konsolidieren. Dadurch müssen Daten nicht mehr auf verschiedenen Seiten innerhalb unserer Instanz kopiert und eingefügt werden", fügt er hinzu. "Eine einzelne Änderung kann jetzt auf mehreren Seiten und sogar in anderen Datenbanken veröffentlicht werden. Wir haben bisher nur einen Bruchteil der zahlreichen Möglichkeiten gesehen, wie die Lösung unsere Prozesse rationalisieren und uns helfen kann, Zeit zu sparen und eine konkrete zentrale Informationsquelle zu erstellen."

Cyberbedrohungen entwickeln sich ständig weiter, daher muss Absolute mit seinen Ideen und deren Umsetzung immer einen Schritt voraus sein. Da die Unternehmensteams jetzt gemeinsam in Atlassian Cloud arbeiten, sehen sie sich besser denn je dazu in der Lage, ihren Kunden – und dem eigenen Unternehmen – zu helfen, ihre Cyber-Resilienz aufrechtzuerhalten.