Por que a Pluxee Espanha mudou para a Atlassian

A Pluxee Spain, empresa líder na Espanha em soluções de benefícios e engajamento para funcionários, que atende milhares de empresas, precisava unificar um ambiente operacional fragmentado após uma grande transformação corporativa.

Ao consolidar as ferramentas anteriores de gerenciamento de projetos, conhecimento e fluxo de trabalho na plataforma Atlassian, a Pluxee criou um ambiente com mais governança, aprimorou a colaboração multifuncional e incorporou recursos de IA aos fluxos de trabalho diários.

O resultado: 4x mais tarefas gerenciadas todos os meses; automação alimentada por IA e triagem que aceleram os tickets; e uma plataforma conectada onde as equipes podem acessar conhecimento, tarefas e contexto relevantes — permitindo que pessoas e recursos de IA trabalhem com uma visão mais completa.

Ferramentas fragmentadas e lacunas de governança atrasam uma empresa em transformação

Quando a Pluxee Espanha evoluiu da Sodexo Espanha e integrou uma startup nativa digital, herdou uma mistura de ferramentas desconectadas e diferentes formas de trabalhar. A transição da empresa de vouchers físicos para uma plataforma de benefícios digitais exigia velocidade e capacidade de dimensionar, mas vários desafios surgiram no caminho:

• O conhecimento estava em toda parte, sem nenhuma maneira de encontrá-lo ou aplicá-lo. As informações da empresa ficavam em várias ferramentas e fontes desconectadas. Não havia uma fonte única de verdade, nenhuma maneira simples de pesquisar em todos os sistemas e uma conexão limitada entre o que as equipes sabiam e os tickets em que estavam realmente trabalhando.

• Os custos e a complexidade só aumentavam. Manter ferramentas paralelas significava licenças duplicadas, aumento de custos, gerenciamento de usuários fragmentado e uma sobrecarga administrativa cada vez maior.

• Lacunas de governança criaram complexidade adicional. As permissões eram vinculadas a indivíduos, o conteúdo se expandia em silos descontrolados e, quando os funcionários saíam, as informações podiam se tornar difíceis de acessar e administrar.

• O gerenciamento legado de tarefas não tinha visibilidade e escalabilidade. As solicitações e tarefas chegavam por canais diferentes, o que dificultava entender a responsabilidade, identificar gargalos, medir o progresso e coordenar o ticket com eficiência.

A Pluxee precisava de uma plataforma escalável e com governança que pudesse apoiar a organização, dando às equipes e à liderança maior visibilidade sobre como os tickets estavam realmente fluindo.

A consolidação gera economia e otimização

Ao desativar ferramentas anteriores e padronizar os principais recursos de colaboração, conhecimento e fluxo de trabalho no Atlassian Cloud Enterprise, a Pluxee reduziu o custo e a complexidade de gerenciar sistemas paralelos.

O gerenciamento centralizado de identidades por meio do Okta também simplificou o gerenciamento do ciclo de vida do usuário, reduzindo a sobrecarga administrativa e ajudando a eliminar licenças não utilizadas.

A maior mudança foi o que a consolidação tornou possível. Com o ticket, o conhecimento e o contexto da equipe cada vez mais conectados pela plataforma Atlassian, as equipes podem automatizar atividades, colaborar de forma mais eficaz e usar os recursos de IA com um contexto organizacional mais rico.

A mudança também alinhou a Pluxee Spain aos padrões de governança e segurança da Pluxee Global, dando à equipe de Cibersegurança confiança na plataforma e permitindo uma colaboração contínua com equipes no Brasil, em Portugal e além.

Gerenciando 4x mais tarefas por mês, com total visibilidade

Solicitações e tarefas de equipes internas e clientes externos chegavam por diferentes canais, o que dificultava entender a responsabilidade, identificar gargalos e medir o progresso.

Para resolver esses desafios, a Pluxee introduziu fluxos de trabalho estruturados por meio da plataforma Atlassian, transformando atividades antes fragmentadas em uma forma de trabalhar mais transparente e mensurável.

As equipes agora podem organizar tarefas, definir responsáveis e usar painéis para entender as cargas de trabalho, o progresso e as oportunidades de melhoria.

Automações pequenas, mas impactantes, também aceleram os repasses e a execução. Por exemplo, quando uma ação é concluída, uma tarefa de acompanhamento relacionada pode ser criada, vinculada e atribuída automaticamente à equipe adequada. O que antes exigia coordenação manual agora pode acontecer em segundos.

A Pluxee também está incorporando os Agentes Rovo a esses fluxos de trabalho multifuncionais, ajudando a identificar tarefas potencialmente duplicadas e recomendando possíveis próximos passos.

Durante a primeira fase dessa transformação do fluxo de trabalho, a Pluxee passou de gerenciar cerca de 1.000 ações internas e de clientes por mês no ambiente anterior para cerca de 4.000 por mês por meio dos fluxos de trabalho da Atlassian, ao mesmo tempo em que melhorou a visibilidade e reduziu os gargalos.
Isso é apenas o começo. Quanto mais conhecimento e contexto de fluxo de trabalho estiverem disponíveis em toda a plataforma Atlassian, mais oportunidades as equipes terão de se beneficiar da automação e da IA.

Um novo colega de equipe: Agentes Rovo identificam duplicatas, recomendam os próximos passos e compartilham conhecimento

Com o conhecimento, as tarefas e o contexto da equipe da Pluxee cada vez mais conectados por meio da plataforma Atlassian, o Rovo pode aproveitar um contexto organizacional mais amplo em vez de depender apenas das informações contidas em uma única ferramenta.

As equipes estão usando os Agentes e a Busca do Rovo para melhorar os fluxos de trabalho diários por meio de análises assistidas por IA, regra de detecção de duplicatas, recomendações e consultas em linguagem natural.

Detecção automatizada de duplicatas

O Customer Care Team da Pluxee criou um Agente Rovo para identificar tarefas potencialmente duplicadas, destacar a atividade anterior relacionada e ajudar as equipes a evitar tickets repetitivos.

Recomendações de próximos passos baseadas em IA

Os Agentes Rovo podem revisar casos gerenciados pelos fluxos de trabalho da Atlassian, analisar comentários e status relevantes e propor possíveis próximas ações, oferecendo às equipes e líderes uma maneira mais rápida de entender as prioridades e determinar os próximos passos.

Acesso em linguagem natural ao contexto da empresa

Com a Pesquisa Rovo, até mesmo colegas de áreas não técnicas podem encontrar casos relevantes e conteúdos do Confluence usando linguagem natural. As equipes podem simplesmente descrever o que estão procurando com as próprias palavras, tornando o conhecimento organizacional mais fácil de descobrir e reutilizar.

Mostre, não conte: solução de problemas e treinamento com o Loom

Na Pluxee, nem todo problema precisa de uma reunião, e nem toda explicação precisa de um textão.

As equipes técnicas usam o Loom para gravar demonstrações curtas, economizando tempo tanto para quem pede ajuda quanto para quem a fornece. Por meio da sua integração com a plataforma Atlassian, essas gravações também podem se tornar parte do conhecimento pesquisável da organização, em vez de criar outro silo de informações.

Solução de problemas via resposta em vídeo

Quando a equipe de infraestrutura recebe uma solicitação de suporte, os membros da equipe podem responder com uma gravação do Loom mostrando a quem solicitou como resolver o problema.

O solicitante recebe uma explicação visual clara mais rápido do que uma longa resposta por escrito poderia fornecer, sem que nenhuma das partes precise encontrar um horário para uma reunião adicional.

Treinamento e comunicações internas

Quando uma nova função é lançada ou um processo muda, as equipes podem gravar um vídeo curto para comunicar isso a toda a organização.

A transcrição automática do Loom torna os tutoriais pesquisáveis e acessíveis, ajudando a garantir que o conhecimento continue disponível após o compartilhamento do vídeo.