Chat in Jira Service Management gebruiken

Zo maak je een chat aan of organiseer je een vergadering:

1. Ga in je serviceproject naar Incidenten en open het incident waarvoor je het chatkanaal wilt aanmaken.
2. Zoek in het gedeelte Details naar de velden Slack, Microsoft Teams en Zoom.
3. Maak een chat aan of organiseer een vergadering met je chat-tools.
4. Je kunt alle vooraf ingevulde gegevens van het kanaal of de vergadering aanpassen voordat je deze definitief aanmaakt.

Zodra je chat is aangemaakt of je vergadering is georganiseerd, wordt deze doorgelinkt naar het gedeelte met details van het incident.

Wil je niet dat je team tijd verliest doordat steeds kanalen handmatig moeten worden aangemaakt? Natuurlijk is er een manier om dat te automatiseren!

Met de actie Slack-kanaal maken voor incident uit de Jira-automatisering kun je automatisch een Slack-kanaal aanmaken voor incidenten en daar incidentresponders aan toevoegen, op basis van de voorwaarden die je in de regel specificeert. Je kunt zelfs de naam, omschrijving en leden van het kanaal aanpassen. Lees hoe je het aanmaken van Slack-kanalen automatiseert

Zodra het kanaal is aangemaakt, ontvang je een samenvatting van het incident. Je kunt vervolgens:

• responders, belanghebbenden en betrokken diensten toevoegen
• het incident aan iemand toewijzen
• updates naar belanghebbenden sturen
• de status en priority bijwerken
• chatberichten toevoegen als opmerkingen bij het incident, als interne notitie of als antwoord op de klant. Dit doe je via de knop Meer opties die je bij een chatbericht vindt.

Wanneer je een Zoom-vergadering start voor een incident, breng je niet alleen je team samen om het incident op te lossen, maar heb je ook de mogelijkheid om de volledige opname van de vergadering als opmerking bij een incident te plaatsen. Zo kun je deze op een later moment raadplegen.

Als je Jira Service Management hebt gekoppeld aan Zoom en Slack, kun je van bepaalde voordelen profiteren. Je krijgt bijvoorbeeld direct in het Slack-kanaal een melding wanneer een nieuwe vergadering voor een incident begint.

Hierdoor blijft je team op de hoogte en kun je al die tijd besparen die je anders zou besteden aan het uitnodigen van alle verplichte deelnemers.

Je kunt je integratie configureren op basis van je voorkeuren:

• Bewerk de integratie-instellingen om te kiezen of waarschuwingsacties als knoppen worden weergegeven en om extra waarschuwingsvelden op te nemen in de samenvatting van het incident dat naar je chatkanaal wordt gestuurd.
• Voeg filters toe om alleen bepaalde waarschuwingen te ontvangen. Er worden standaard geen filters toegevoegd.
• Selecteer de waarschuwingsactiviteit waarvan je een melding wilt ontvangen op je chatkanaal. Alle waarschuwingsactiviteiten zijn standaard geselecteerd.

Je kunt meerdere integraties toevoegen om waarschuwingsmeldingen te vereenvoudigen. Je kunt bijvoorbeeld een integratie maken die een bepaald chatkanaal alleen meldingen geeft van waarschuwingen met hoge prioriteit. Je kunt dan een andere integratie maken die melding geeft van waarschuwingen met lage prioriteit voor een ander kanaal.