Шаблон для управления портфелем проектов

Что такое шаблон для управления портфелем проектов?

Шаблон для управления портфелем проектов обеспечивает структурированный подход к организации нескольких проектов одновременно и контролю над ними. Больше не нужно совмещать электронные таблицы и разрозненные инструменты — вы централизованно получаете представление обо всем, что происходит в портфеле. 

Поэтому становится проще выявлять конфликты ресурсов, отслеживать прогресс в достижении стратегических целей и принимать оптимальные решения о том, куда инвестировать время и бюджет. 

Каким должен быть хороший шаблон для управления портфелем проектов?

Профессиональный шаблон управления портфелем проектов задает структуру и привносит прозрачность, необходимые для эффективного управления несколькими проектами. Такой шаблон помогает не просто систематизировать информацию, но и принимать более эффективные решения о том, куда инвестировать ресурсы и каким проектам отдать приоритет. 

Шаблон должен обладать следующими свойствами.

• Ясность. Шаблон должно быть легко читать и делать из него выводы. Это означает четкую компоновку, единообразное оформление и представление информации в краткой, но понятной форме. Командам будет сложно использовать загроможденный данными и запутанный шаблон.

• Гибкость. Каждая организация работает по-своему, поэтому шаблон должен быть адаптирован к конкретным потребностям бизнеса. Управляете ли вы проектами по разработке программного обеспечения, маркетинговыми кампаниями или строительными инициативами, приведите шаблон в соответствие с вашим рабочим процессом.

• Комплексность. В шаблоне нужно отразить все, что помогает принимать верные решения, не перегружая пользователей ненужными подробностями. Сюда относятся сроки реализации проекта, требования к ресурсам, зависимости и отчеты о статусе проекта.

Хороший шаблон также помогает расставлять приоритеты потому что выявляет проекты, в отношении которых необходимо пойти на компромисс. Ясно видя ограничения по ресурсам и наложение сроков, вы сможете правильнее рассудить, какие проекты следует ускорить, а какие отложить. Такая прозрачность помогает командам защищать свои решения перед заинтересованными сторонами.

Преимущества использования шаблона для управления портфелем проектов

Больше не нужно постоянного переключать контекст и искать информацию — шаблон содержит все в систематизированном виде. Преимущества использования шаблона управления портфелем проектов заключаются в следующем.

• Одновременное управление проектами. При контроле нескольких проектов одновременно сложность их координации резко возрастает с ростом числа проектов. Шаблон предоставляет структуру для отслеживания результатов, сроков и зависимостей проектов по всему портфелю. Он дает возможность быстро оценить, какие проекты требуют вашего внимания, а какие продвигаются без сбоев.

• Централизованное управление запросами и портфелем. Используя шаблон, вы налаживаете единообразный процесс приема заявок по проектам, а не получаете их по электронной почте, в чате и в случайных разговорах. Все находится в одном месте, а значит сокращаются издержки на тайм-менеджмент и ничего не теряется. Команды знают, куда отправлять запросы, а вы знаете, где их найти.

• Экономия бюджета. Когда вы не понимаете, как распределяются расходы по проектам, можно перерасходовать бюджет. Шаблон портфеля проектов помогает отслеживать расходы в реальном времени и выявлять риск выхода за рамки бюджета до того, как это произойдет. Вы можете видеть, куда уходят средства, сравнивать запланированные расходы с фактическими и вносить коррективы для поддержания финансовой обеспеченности проектов.

• Простое отслеживание прогресса по проекту. Отслеживать проекты по нескольким инициативам одновременно практически невозможно без централизованной системы. Шаблон показывает, какие контрольные точки в каждом из проектов пройдены, а какие нет. Это позволяет легко выявлять задержки и быстро корректировать работу. Еще важнее то, что вы можете в любой момент проверить, соответствуют ли проекты стратегическим приоритетам, и приостановить или отменить те, которые утратили актуальность.