Как компания Datasite за пять месяцев сэкономила более $500,000 благодаря повышению производительности и трансформировала разработку продуктов с помощью Atlassian

Проблема. Datasite — глобальный поставщик решений SaaS для совместной работы и автоматизации рабочих процессов на базе ИИ, предназначенных для поддержки слияний и поглощений, а также для инвестиционных и стратегических проектов. Командам в компании требовалось повысить эффективность и соответствие требованиям и перейти от фрагментированного планирования к динамической системе, обновляемой в реальном времени. Без единого источника информации и с таким огромным количеством целей командам не хватало ни времени, ни внимания на работу над действительно важными задачами, а руководителям недоставало наглядности для отслеживания прогресса и производительности. 

Решение. Компания внедрила Strategy Collection и Teamwork Collection в сочетании с Jira Product Discovery и Jira Service Management. Так у Datasite появилась единая платформа, которая объединяет команды и помогает им работать вместе быстрее и эффективнее.

Влияние. Компания перешла от статичных отчетов и подхода, ориентированного на производство функций, к новому методу работы, который ставит на первое место результаты и инновации. Эта трансформация уже сэкономила тысячи часов и обеспечила 10-кратную окупаемость инвестиций за несколько месяцев.

Меньше собраний — больше смысла: трансформация Datasite с помощью Atlassian

Даже если вы никогда не слышали о компании Datasite, то наверняка слышали о слияниях и поглощениях, которым способствовала ее платформа. В 2025 году компания поддержала более 39 000 проектов, включая четыре из пяти крупнейших глобальных сделок. Как говорит Джейар Харрелл, исполнительный вице-президент по администрированию и подготовке к использованию продуктов, «любая крупная сделка, о которой вы читаете в The Wall Street Journal, The New York Times или Financial Times, скорее всего, была совершена на платформе Datasite».

Стратегия и выполнение Datasite охватывали множество разрозненных инструментов и статичных документов, поэтому команды тратили слишком много времени на собрания, поиск информации и составление отчетов, вместо того чтобы заниматься внедрением и инновациями. Джейар понял, что компании нужен не просто другой инструмент — нужен новый метод работы. 

За помощью с такой трансформацией руководители обратились в Atlassian. Внедрив Strategy Collection и Teamwork Collection, компания Datasite создала единую платформу, которая помогла сделать следующее:

• всего за первые пять месяцев убрать более 4000 собраний и сэкономить более 500 000 долларов США благодаря освобождению времени;

• сократить OKR с 216 до трех целей в масштабе компании и 12 ключевых результатов;

• заменить статичные отчеты, отнимающие много времени, дашбоардами, информация на которых доступна для самостоятельного поиска и обновляется в реальном времени.

Поскольку вся компания работает одинаково на одной платформе, команды Datasite могут объединить усилия, чтобы повысить эффективность и быстрее заключать сделки с клиентами.

Обращение руководителя стало катализатором перехода к более продуктивной и интегрированной работе

До Atlassian у компании Datasite было более 200 целей и ключевых результатов (OKR), но не было единого источника достоверной информации или центра совместной работы, чтобы команды могли работать над достижением этих целей и отслеживать результаты в реальном времени. Инструментом координации по умолчанию был календарь, но разные участники команды часто назначали друг другу по две или три встречи на одно время.  

Директор по продуктам Дуг Каллен, которому подчиняется команда Джейара по администрированию и подготовке к использованию продуктов, резюмировал проблему: «Мне нужно подробное представление деятельности компании — не описание, не презентация, а представление в реальном времени всего происходящего: от стратегии до работы команд».

Необходимость в подробном представлении деятельности компании стала катализатором трансформации Datasite. Настало время вырваться из бесконечного цикла собраний и усовершенствовать процессы и платформы, чтобы у команд появилось время на самые важные задачи.

Новые решения от долгосрочного партнера

Джейар обнаружил, что оптимизация платформы Atlassian в Datasite поможет компании перейти к более динамичному планированию в реальном времени и улучшит качество совместной работы, прозрачность и эффективность в ходе выполнения. 

Что касается стратегии, в Datasite начали использовать Strategy Collection от Atlassian (Focus, Talent и Align), чтобы руководители могли в реальном времени видеть ход ее реализации, чего им так не хватало. Компания перешла на Teamwork Collection и объединила существующие экземпляры Jira и Confluence, а также добавила Loom, чтобы сократить количество собраний. Благодаря работе Rovo во всех этих приложениях сотрудники Datasite получили ИИ-партнера, который помогает быстрее находить ответы, принимать еще более эффективные решения и автоматизировать задачи. 

На протяжении всего процесса команда Джейара пользовалась консультационными услугами Atlassian, чтобы получать стратегическое руководство и техническую поддержку. «С консультационными услугами Atlassian не нужен план — достаточно понимать, каких результатов вы хотите добиться, — говорит Джейар. — Если вы можете объяснить "что" и "почему", Atlassian подскажет "как". С такой поддержкой мы за небольшой срок добились ошеломляющего прогресса».

Создание единой платформы, на которой команды переходят от идеи к результату

Объединение Strategy Collection и Teamwork Collection с другими приложениями Atlassian (Jira Product Discovery и Jira Service Management) позволило Datasite создать единую систему работы, которая лежит в основе всего жизненного цикла продуктов. Компания называет это «системой, ориентированной на переход от идей к результату».

«Теперь у нас есть единый рабочий процесс, позволяющий отслеживать работу от идеи до исследования, разработки, выпуска, мониторинга и оценки, — говорит Джейар. — В решениях Atlassian мы видим весь поток работ от начала до конца».

Вот как это работает.

1. Datasite использует Teamwork Collection и Strategy Collection, чтобы наладить совместную работу и объединить усилия по постановке целей и стратегическому планированию.

2. Идеи централизованы в Jira Service Management и Jira Product Discovery, а для быстрой сортировки и оценки новых инициатив используются агенты Rovo.

3. Одобренные идеи передаются в Jira, а остальные сохраняются в бэклоге Jira Product Discovery с полным контекстом для дальнейшего рассмотрения.

4. Команды используют Teamwork Collection (Jira, Confluence, Loom) для совместного выполнения задач — управления поставкой в Jira, хранения знаний в Confluence, а также для самообслуживания и общения с помощью Loom и агентов Rovo.

5. Для отслеживания прогресса в реальном времени руководители используют дашбоарды, а Strategy Collection помогает проследить, чтобы выполнение не расходилось со стратегией.

Эта система предоставила руководителям подробное представление деятельности компании, которого они хотели, а также упростила совместную работу команд и обеспечила наглядность, необходимую для более быстрой и эффективной работы наглядность. Дуг говорит: «Все эти инструменты объединены целенаправленно, что усиливает их эффективность. Нам удалось повысить ценность за шесть месяцев в разгар очень напряженного периода в Datasite, и это стало для нас поворотным моментом».

Loom и Rovo: новые ускорители Datasite

Среди приложений в Teamwork Collection сотрудники проявили наибольший интерес к Loom и Rovo. На замену непрекращающимся собраниям пришли короткие видеоролики Loom, а секретарь на базе ИИ в приложении сделал оставшиеся собрания эффективнее.

Например, масштабное ежемесячное собрание, посвященное обзору бизнес-ситуации Datasite, превратили в небольшую концентрированную встречу с опорой на платформу Atlassian. «От ежемесячных двухчасовых собраний по обзору бизнеса, в которых участвовали 125 человек, мы перешли к небольшим встречам с 15 участниками на основе данных из инструментов Atlassian, а остальным сотрудникам присылаем краткий обзор в Loom. Это на 90 % меньше, благодаря чему мы значительно сэкономили время и деньги, — объясняет Джейар. — Кроме того, так обзор становится частью знаний организации. Остальные сотрудники могут попросить Rovo кратко рассказать об этой встрече или найти конкретную информацию, которая там обсуждалась».

Благодаря Rovo руководители Datasite могут мгновенно отвечать на вопросы типа «Какие инициативы влияют на коэффициент оттока в этом квартале?» и создавать отчеты в реальном времени без необходимости обновлять статус вручную. По словам Джейара, это в корне изменило ситуацию как для сотрудников, так и для руководителей. «Сначала мне казалось, что пересадить руководство на Rovo будет непросто, но теперь они просто неразлучны. Утром первым делом открывают чат с Rovo и самостоятельно ищут информацию или смотрят, как обстоят дела в реальном времени».

Не «мы отчитываемся о работе», а «работа отчитывается сама за себя»

Команды Datasite стремятся к окупаемости инвестиций во все, что они делают, включая эту трансформацию. Уже в первые несколько месяцев были достигнуты поразительные результаты.

«Вместо еженедельных отчетов, которые занимали несколько часов, мы перешли на новый принцип: работа отчитывается сама за себя, — говорит Джейар. — Мы занимаемся разработкой и инновациями, а система составляет отчеты в реальном времени».

Дуг подтверждает, что это изменение привнесло с собой необходимую наглядность — и не только. «Strategy Collection, Teamwork Collection и Rovo дают нашим руководителям подробное представление деятельности компании и служат единым центром совместной работы команд. Это помогло согласовать стратегию, повысить концентрацию внимания, эффективность и наглядность. Всего за четыре месяца мы заменили этими инструментами более 4000 собраний, а освобожденное время позволило сэкономить более 500 000 долларов США».

По словам Джейара, эти улучшения платформы не только поддерживают новые методы работы Datasite, но и способствуют более глубокому изменению культуры, которое замечают и клиенты компании. «Использование системы Atlassian System of Work позволило нам из фабрики по производству новых функций превратиться в инноватора, ориентированного на результат. Это положительно повлияло на наши команды, клиентов и саму компанию».

Готовы к полному преображению System of Work? Начните использовать Strategy Collection, чтобы полностью раскрыть потенциал организации.