Bandhan Life объединяет команды с помощью Jira и Confluence Cloud

Задача: индийская компания Bandhan Life стремилась найти более эффективный способ наладить связь между командами и объединить работу всей организации, что улучшило бы сотрудничество, отслеживание, стратегическую согласованность и прозрачность.

Решение: эта компания по страхованию жизни расширила использование Jira и Confluence для создания единой системы совместной работы.

Результат: благодаря объединению почти всех команд на основе систем Jira и Confluence компания Bandhan Life не только достигла своих первоначальных целей, но и сэкономила время на управлении проектами и составлении отчетов.

Единая система работы для предоставления услуг страхования с помощью цифровых технологий

Bandhan Life — первая индийская страховая компания, которая стала практиковать цифровизацию и распределенную работу. Команда строит смелые планы стать лидером трансформации в своей сфере, оптимизируя работу сотрудников и партнеров и улучшая обслуживание клиентов.

Традиционно процессы, связанные со страхованием жизни, в значительной степени выполняются вручную и требуют большого количества бумажной работы и документации. Кроме того, страховые компании обрабатывают конфиденциальную информацию, подверженную риску мошенничества, поэтому забота о безопасности занимает важное место.

Для Bandhan Life переход на новую модель работы был амбициозной целью. Команда понимала, что для этого им нужно скорректировать свой рабочий процесс и приспособить платформу.

В поисках централизованной системы для согласованной коммуникации и совместной работы

В повседневной работе сотрудники Bandhan Life часто взаимодействуют с внешними исполнителями, например, когда они привлекают новых партнеров по распространению (таких как банки и страховые брокеры) для продажи полисов страхования жизни. Когда координировать их совместную работу стало очень трудно, ключевой приоритет был отдан цифровой трансформации с целью упрощения сотрудничества.

До того как компания Bandhan расширила использование инструментов Atlassian, сотрудники выполняли каждый рабочий процесс по-своему. Большинство из них отслеживали задачи в Excel и обсуждали деловые вопросы в Slack, Microsoft Teams и по электронной почте. Информация была разбросана по этим системам, поэтому людям приходилось выполнять поиск на разных платформах или спрашивать друг у друга.

Это не только создавало трения и замедляло работу, но и затрудняло составление отчетов и определение приоритетов. В 25 отделах шла работа более чем над 120 проектами, и руководству было крайне сложно следить за прогрессом и распределять ресурсы, особенно это касалось других офисов и сфер деятельности организации.

«На подготовку одного только отчета о ходе реализации проекта у нас уходило два рабочих дня, — объясняет вице-президент офиса генерального директора Шахид Хуссейн. — Его нужно было составить, проверить, затем снова отредактировать — и лишь затем представить вниманию руководства».

Исполнительный вице-президент по информационной безопасности и управлению информационными технологиями Киран Белсекар добавляет: «В нашей организации с распределенными командами было трудно вести проекты, проводить ежедневные контрольные встречи и отслеживать работу сотрудников. Все усердно работали, но, к сожалению, с точки зрения OKR цели не достигались».

Компания Bandhan Life нуждалась в более связной системе работы, которая позволяла бы отслеживать прогресс, координировать команды и видеть, как отдельные задачи вносят вклад в достижение крупных целей. «Мы хотели добиться прозрачности, чтобы направлять энергию на достижение организационных целей и не допускать разрозненности сотрудников», — говорит Киран.

Превращение Jira и Confluence в систему работы при поддержке Padah Solutions

Команда Bandhan Life обратилась к компании Padah Solutions как к партнеру по разработке системных решений за помощью в решении этой проблемы. Прити Кумар, основатель Padah Solutions, рекомендовала вместо внедрения нового инструмента расширить использование Atlassian. Технические команды Bandhan Life уже давно использовали Jira, поэтому имело смысл полностью перейти на Atlassian Cloud.

Чтобы удовлетворить потребности различных бизнес-подразделений, компания Padah Solutions развернула в Jira как доски Agile, так и доски каскадной модели. Кроме того, они интегрировали Jira с Microsoft Outlook и Teams, чтобы сотрудники Bandhan Life могли использовать эти инструменты более эффективно и централизовали взаимодействие.

«Компания Padah проанализировала наши требования и разработала эффективные решения, — рассказывает Шахид. — Мы часто встречались с их сотрудниками на протяжении всего процесса, и работа была завершена очень быстро благодаря их активному участию и опыту использования Jira».

Jira и Confluence — идеальные инструменты для культуры совместной работы в Bandhan Life

На сегодняшний день Atlassian Cloud является платформой для совместной работы практически всей организации. Команды используют Jira для совместной работы и отслеживания задач, а Confluence — в качестве централизованной базы знаний. «Инструменты Atlassian стали частью нашей культуры, — рассказывает Киран. — Любая инициатива начинается в Jira».

Сейчас команды компании Bandhan Life могут легко совместно работать на протяжении всего жизненного цикла проекта, независимо от числа участников.

Сначала команды создают детальные сквозные дорожные карты для расстановки приоритетов и планирования с помощью Планов Jira. Затем в Jira автоматически создаются задачи, назначаются исполнители и устанавливаются сроки выполнения. Сотрудники используют Jira и Confluence для коммуникации во время планирования и выполнения. Эти инструменты помогают всем оставаться на одной волне, управлять зависимостями и минимизировать задержки. «Почти каждый сотрудник в своей работе зависит от других. И с помощью Jira это легко понять, — говорит Шахид. — Отчеты четко показывают, какие команды зависят друг от друга в плане поддержки и результатов».

С помощью дашбоардов и фильтров в Jira можно легко отслеживать прогресс и ключевые контрольные точки. Это избавляет руководителей от необходимости вручную собирать информацию об обновлениях статуса или тратить дни на составление отчета. «Мы тратим меньше времени на выяснение того, на какой стадии находится тот или иной проект и какой из них наиболее важен, — отмечает Шахид. — Мы получаем информацию о ситуации в реальном времени, и это повышает взаимную ответственность».

Сотрудничество, коммуникация и прозрачность: объединение усилий для весомых результатов

После внедрения системы работы Atlassian в Bandhan Life отметили значительное повышение скорости, прозрачности и эффективности. «Наша организация четко ориентирована на результат. Мы поставили во главу угла цифровые технологии и перешли на новый стандарт работы без привязки к месту, а Jira и Confluence поддерживают нас на этом пути» — говорит Шахид.

Внедрение на 90 % в течение 90 дней

Заручившись помощью Padah Solutions при настройке Jira и Confluence в максимальном соответствии с потребностями команд, Bandhan Life довольно быстро справилась с внедрением. За три месяца инструменты Atlassian Cloud прочно вписались в повседневную работу 90 % пользователей.

На 30 % меньше затрат времени на управление проектами

Благодаря Jira и Confluence больше не нужно выпытывать информацию у заинтересованных сторон, чтобы оценить прогресс. В проектах Bandhan Life больше 100 досок Jira, на которых руководители видят всю необходимую им информацию. После перехода отслеживание проектов и управление ими отнимает на 30 % меньше времени, а значит на выполнение действительно важных задач его остается больше.

На 20 % повышается личная эффективность

До появления Jira и Confluence сотрудники были вынуждены каждый день тратить время на то, чтобы разобраться в системах, попросить помощи у коллег, распутать зависимости и получить необходимые подтверждения. С Jira и Confluence большая часть этих задач отпадает, а у каждого сотрудника высвобождается около полутора часов в день.

400 часов в год экономится на отчетности

До централизации работы в Atlassian Cloud командам приходилось выделять два дня на составление отчетов о ходе выполнения проекта для высшего руководства. В Jira почти все эти задачи автоматизированы. В результате экономится примерно 100 часов в квартал или 400 часов в год.

95 % всех сообщений фиксируются в Jira

Теперь почти все сообщения в рамках проекта (кроме задач по продажам на местах) не рассеяны по разным инструментам (Excel, электронная почта, Slack, Teams), а фиксируются и отслеживаются в Jira. Это помогает участникам чувствовать себя более информированными о прогрессе и статусе своих задач. «Мы получаем полное и наглядное представление еще до начала работы над задачами, — рассказывает Шахид. — Каждая инициатива заносится в Jira, и триггерное письмо информирует всех о ее запуске».

Расстановка приоритетов в реальном времени

Более наглядное представление и упрощение отчетности позволяют сотрудникам быстрее принимать решения и при необходимости корректировать их. В свою очередь, руководители могут совместно расставлять приоритеты в динамическом режиме, не полагаясь при этом на статические отчеты, а просматривая статусы проектов в Jira прямо во время собраний.

Поскольку каждый может видеть статус проекта и его значимость в реальном времени, не только руководству, но и сотрудникам на всех уровнях компании стало легче сосредоточиться на наиболее важных задачах. «Благодаря Jira и Confluence все участники автоматически определяют приоритетные задачи и естественным образом способствуют достижению лучших конечных результатов», — отмечает Шахид.

Подходящая платформа и надежные партнеры открывают новую эру для страхования Индии

Централизация в Jira и Confluence Cloud положительно сказалась не только на работе сотрудников Bandhan Life, но также принесла немало преимуществ дистрибьюторам полисов страхования, которые предлагает компания, и клиентам, заинтересованным в защите своего будущего. «Мы отмечаем ускорение не только в доставке продуктов, но и в привлечении партнеров», — рассказывает Шахид.

С инструментами Atlassian Cloud и поддержкой Padah Solutions команды Bandhan Life успешно воплощают свою концепцию удобного электронного страхования для сотрудников, партнеров и клиентов по всей стране.