trivago transformeert de vergadercultuur, samenwerking en reizen met Teamwork Collection van Atlassian met ingesloten AI

Uitdaging: Terwijl trivago, een toonaangevend wereldwijd platform voor het zoeken naar hotels, groeide en teams zich ontwikkelden, werden ze tegengehouden door de fragmentatie tussen teams en tools, verouderde technologie en inconsistente manieren van werken. Teams werden overspoeld met vergaderingen en hadden moeite om samen te werken, efficiënt te werken en hun werk op te schalen. 

Oplossing: Om de werkwijzen te moderniseren en één centraal platform te creëren, verenigt trivago teams met een System of Work dat is geïmplementeerd met Atlassian. De upgrade naar Teamwork Collection resulteerde in betere samenwerking en toegang tot de videocommunicatie-app van Loom en de zoek- en AI-mogelijkheden van Rovo voor organisaties. 

Impact: Met Teamwork Collection centraal in het System of Work vervangt trivago onnodige vergaderingen en lange documenten door snelle Loom-video's; trivago transformeert werksessies met Confluence-whiteboards en gebruikt Rovo om werknemers te helpen binnen enkele seconden antwoorden te vinden en actie te ondernemen.

Hotel? trivago. Teamwork? Atlassian.

trivago is een van de meest succesvolle Europese digitale bedrijven die wereldwijd is gegroeid. In de zeer competitieve reisbranche zijn snelheid, klantervaring en innovatie alles. Deze kwaliteiten worden vaak slechter naarmate een bedrijf groeit, maar trivago heeft geprobeerd de typische erosie van die sterke punten te vermijden door de structuur, de tools en het teamwerk te verbeteren. 

Het bedrijf heeft een nieuw doel gesteld: het snelst lerende en uitvoerende bedrijf op de markt zijn, het beste van AI benutten om de productiviteit en innovaties te verhogen en haar talentenbestand van meer dan 600 mensen in staat stellen om te presteren op een schaal van 6.000.

Om deze AI-first-ambitie te ondersteunen en de manier waarop teams werken te moderniseren, heeft trivago de Teamwork Collection van Atlassian gestandaardiseerd voor het hele personeelsbestand in alle technische en zakelijke teams, naast Jira Service Management en Jira Product Discovery als onderdeel van het bredere Atlassian-platform van het bedrijf.

Door hun manier van werken en systemen te verbeteren, kan trivago:

• Teams in het hele bedrijf met elkaar in contact brengen om de planning, communicatie en levering te verbeteren en te versnellen

• 340 uur aan vergaderingen verplaatsen naar Loom-inhoud, de resterende vergaderingen veel productiever en effectiever maken en lange Confluence-pagina's in korte, verteerbare video's veranderen

• Atlassian koppelen aan meer dan negen externe tools met Rovo, zodat mensen sneller en slimmer kunnen werken

• Brainstormen en samenwerken transformeren met Confluence-whiteboards, die ideeën automatisch ordenen en omzetten in taken in Jira

Laura Bennett, de Atlassian Suite-beheerder van trivago, zegt: "Teams zouden niet hoeven te schakelen tussen meerdere losgekoppelde tools. Door te investeren in het creëren van een System of Work met Atlassian, bieden we voor alles één centrale plek."

De diepere problemen oplossen: overvloed aan vergaderingen, silo's en het delen van kennis

trivago begon begin jaren 2000 met het gebruik van Jira en Confluence en vertrouwde op deze apps om het bedrijf vooruit te helpen. Laura vertelt dat er echter na verloop van tijd scheurtjes zijn ontstaan in de manier van werken.

In een intern onderzoek gaven werknemers aan dat vergaderingen hun grootste afleiding waren. Statusupdates, kleine beslissingen en korte demo's veranderden routinematig in lange vergaderingen met te veel mensen. Teamleden gebruikten post-its op de muur en maakten foto's om later notities over te schrijven. Dit was een vervelend, foutgevoelig proces dat het moeilijk maakte om actie te ondernemen. Al met al hebben deze praktijken de voortgang vertraagd, de focus verstoord en waren ze moeilijk op te schalen.

Na vergaderingen voegden facilitators notities toe aan Confluence, waar Laura zegt dat werknemers 'echt állés documenteren'. Maar de overvloed aan lange pagina's werd zelden opnieuw gebruikt.

Ondertussen stond er ook cruciale kennis in de andere tools van trivago (Google Drive, Slack, Microsoft-apps en meer), waardoor teamleden niet snel konden vinden wat ze nodig hadden en konden samenwerken tussen teams. Deze fragmentatie verhoogde de kosten, ondermijnde de zichtbaarheid en belemmerde de efficiëntie en standaardisatie.

Tegelijkertijd breidde trivago zijn AI-programma snel uit, maar de meeste AI-tools waren nog steeds niet gekoppeld aan het dagelijkse werk. Benodigde teams:

• Een uniform platform, mogelijk gemaakt door AI, dat toegankelijk is voor iedereen

• Een manier om documentatie en vergaderingen efficiënter, bruikbaarder en actiegerichter te maken

• Zoekopdrachten en automatisering die op veilige en slimme wijze verder kan reiken dan de hele toolset

Het was tijd voor trivago om zowel hun processen als platforms te heroverwegen.

Hoe een grap over het verbeteren van de interne communicatie leidde tot grove veranderingen in het hele bedrijf

Toen de leiders van trivago grapten dat ze een 'zakelijke TikTok' wilden (korte, boeiende inhoud), probeerden ze niet het volgende sociale netwerk te lanceren. Ze moesten deze diepgaandere uitdagingen oplossen. De manier waarop binnen het bedrijf werd gewerkt, kwam niet langer overeen met de manier waarop mensen communiceerden en beslissingen namen op de moderne werkplek.

Na het zien van een demo van Loom was Laura ervan overtuigd dat dit precies was wat ze zochten. Ze zegt: "Voorheen hadden we alleen tools voor het maken en annoteren van schermafbeeldingen, maar niets waarmee je snel video's kon maken en eenvoudig kon delen. Loom voldeed perfect aan beide wensen."

Omdat trivago al op Jira en Confluence vertrouwde, konden ze die apps samenvoegen en Loom en Rovo toevoegen — en dat allemaal voor veel minder dan wanneer ze Loom als zelfstandige app zouden kopen. "We wisten dat Loom een enorme verbetering van de kwaliteit van leven zou betekenen. Toen we Loom zagen als onderdeel van de Teamwork Collection, stonden we versteld van wat we konden krijgen voor een fractie van de kosten", herinnert Laura zich.

Aangezien trivago al was gemigreerd naar Atlassian Cloud en op het platform aan het standaardiseren was, was de beslissing eenvoudig. Door te investeren in de Teamwork Collection hadden ze eindelijk voor alles één plek, plus een kosteneffectieve manier om videocommunicatie en AI-mogelijkheden toe te voegen.

Samenwerking, vergaderingen en dagelijks werk transformeren met Teamwork Collection

Met Teamwork Collection van Atlassian centraal in het System of Work, verandert trivago de manier waarop teams dagelijks communiceren, samenwerken en beslissingen nemen.

Loom: de katalysator voor een nieuwe vergadercultuur

De teams van trivago hebben Loom snel omarmd als een manier om te transformeren wanneer en hoe ze vergaderen. In plaats van standaard voor vergaderingen te kiezen, stellen werknemers nu een eenvoudige vraag voordat ze een uitnodiging sturen: "Zou dit een Loom kunnen zijn?"

Ontwikkelaars waren enkele van de eerste kampioenen en gebruikten Loom om een snelle uitleg op te nemen en de voortgang te deblokkeren zonder in real time samen te werken. Vervolgens zagen andere teams hoe de app hun eigen werk kon ondersteunen door iets te laten zien in plaats van (of bovenop) te vertellen. Ze begonnen het voor alles te gebruiken, van basisstatusupdates en demo's tot uitleg van Confluence-pagina's en Jira-borden, tot OKR-controles: een gebied waar het bijzonder waardevol was. "Wat voorheen een persoonlijke uitleg was van de voortgang en bijdragen van OKR, kan nu vooraf worden opgenomen in Loom. Hierdoor kunnen we vergaderingen richten op beslissingen en escalaties in plaats van op statusrapportage, waardoor onze sessies zijn verkort en de voorbereiding is verbeterd", legt Laura uit.

Ze voegt eraan toe: "Met Loom als onderdeel van de Teamwork Collection van trivago hebben onze teams onnodige vergaderingen en lange Confluence-pagina's vervangen door snelle Loom-video's, waardoor communicatie sneller, boeiender en beter verteerbaar is geworden. De Teamwork Collection helpt ons onze vergadercultuur te verbeteren en de manier waarop we samenwerken en communiceren te transformeren."

Confluence-whiteboards en Live Docs: geen post-its meer, maar onmiddellijke actie

trivago-teams hebben hun vergaderingen nog beter gemaakt met Confluence-whiteboards. In plaats van te vertrouwen op fysieke whiteboards en post-its, gebruiken medewerkers de functie om op verschillende locaties samen te werken en snel thema's te clusteren. Ze hebben het proces ook vereenvoudigd met Rovo, door het te gebruiken om resultaten samen te vatten, ideeën snel om te zetten in Jira-tickets en artefacten doorzoekbaar te maken.

Laura zegt: "Onze retrospectieven waren vroeger handmatig en tijdrovend, met papieren post-its en foto's die de opvolging bemoeilijkten. Met Confluence-whiteboards en Rovo gebruiken we digitale retro's die eenvoudiger te faciliteren zijn en snel in actie kunnen worden omgezet."

Rovo: een AI-teamgenoot die medewekers helpt sneller en slimmer te werken

trivago heeft niet zomaar voor Rovo van Atlassian gekozen als hun AI-oplossing. "We hebben verschillende AI-oplossingen getest. Rovo voelt het meest intuïtief aan en maakt zoeken in organisaties snel en eenvoudig, zelfs voor mensen die geen eerdere ervaring met AI hebben", zegt Laura. "Nu kunnen we al onze teams en meer dan negen afzonderlijke apps, waaronder Slack, Microsoft-tools, GitHub, Workday en onze Atlassian-apps, veilig met elkaar verbinden, zodat we binnen enkele seconden kunnen vinden wat we nodig hebben en actie kunnen ondernemen."

In de jaarlijkse interne AI-gebruiksenquête van trivago gaf tot 20% van de medewerkers in verschillende technische functies en productrollen aan meer dan een uur per dag te besparen. Zowel technische als zakelijke teams passen Rovo toe om verschillende workflows te verbeteren:

• Juridische teams ontvangen verzoeken van [teams] en gebruik een agent voor automatische samenvattingen en categorisering, wat meer dan 200 uur per jaar bespaart. 

• Na de lancering van de campagne gebruikt de afdeling Marketing Rovo om de prestaties te analyseren en te optimaliseren.

• De afdeling Product en ontwikkeling vertrouwt op Rovo bij documentatie en codering voor productlanceringen en -verbeteringen.

Rovo vormt een aanvulling op de andere AI-investeringen van trivago en helpt het bedrijf bij de transitie van het simpelweg verbeteren van bestaande processen met AI naar een nieuwe kijk op werk waarbij AI centraal staat. De acceptatie van AI in de hele organisatie is toegenomen tot 90% — een stijging van meer dan 60% in twee jaar. Product Manager en AI-ambassadeur Sahil Maniar voegt hieraan toe: "AI bij trivago is niet langer een bijkomend experiment. Het maakt deel uit van de motor: beslissingen vormgeven, creativiteit vergroten en ons helpen groter te denken, niet alleen sneller te handelen."

Jira Product Discovery en Jira Service Management: aanvragen en roadmaps beheren en zelfs lezen

trivago rondt zijn Atlassian-platform af met Jira Product Discovery voor prioritering en roadmaps en Jira Service Management voor IT- en bedrijfsservicebeheer. Technische teams waren de eersten die deze apps binnen trivago gebruikten, maar bedrijfsteams hebben ze gebruikt om verschillende workflows te vereenvoudigen:

• Medewerkers gebruiken Confluence om de bibliotheekcatalogus van het bedrijf te doorzoeken, plus Assets in Jira Service Management om uitgecheckte boeken bij te houden.

• Product en marketing brachten bijna 100 medewerkers samen voor strategische planning en gebruikten Jira Product Discovery om ideeën vast te leggen en te prioriteren.

• Facility-, HR-, Global Procurement- en andere teams gebruiken Jira Service Management om de ontvangst en goedkeuringen van aanvragen te vereenvoudigen en tegelijkertijd de zichtbaarheid te vergroten.

Boeking bevestigd: een reis vol veranderingen voor het team in het verschiet

Door teams en tools samen te brengen met de Teamwork Collection van Atlassian bespaart trivago nu al duizenden uren en dollars per jaar, terwijl het teams helpt grote stappen te zetten om hun manier van werken opnieuw uit te vinden voor de volgende generatie.

Met het oog op de toekomst is trivago het volgende van plan:

• Het gebruik van Rovo opschalen, met de nadruk op het oplossen van echte bedrijfsproblemen, het versterken van teams en het creëren van nieuwe inkomstenbronnen

• Jira en Jira Service Management uitbreiden naar extra bedrijfsteams om een centraal platform te creëren voor aanvragen en samenwerking

• Strategie aan uitvoering koppelen met Jira Product Discovery en Atlassian Goals, zodat OKR's, roadmaps en levering allemaal op één plek beschikbaar zijn

Voor de teams van trivago is Atlassian meer dan een verzameling tools. Het is de ruggengraat van een verbonden System of Work dat hen helpt sneller kennis te delen, betere beslissingen te nemen en uiteindelijk de beste ervaring voor hun klanten te bieden. Laura zegt: "Door onze teams en gegevens te koppelen aan Teamwork Collection, besparen we kostbare tijd en geld. Dat is een belangrijke factor voor onze missie om onze klanten te helpen hetzelfde te doen."