Door de overstap naar Atlassian Cloud, bespaart Roblox meer dan $ 150.000 per jaar terwijl de samenwerking en productiviteit wordt verhoogd

Een zoektocht naar een manier om voorop te blijven

Het online gamingplatform en de marktplaats van Roblox zijn hun beursintroductie begonnen met een waarde van meer dan $ 40 miljard. Roblox telt dagelijks meer dan 67 miljoen actieve gebruikers en wordt gespeeld door meer dan de helft van alle Amerikaanse kinderen jonger dan 16 jaar. Toch hebben veel mensen er nog nooit van gehoord. De meerderheid van degenen die het wel kennen, denkt misschien dat Roblox een gamingbedrijf voor kinderen is, maar Joe Cotant, Senior Technical Program Manager, zegt: "Het is zoveel meer."

Het is de missie van Roblox om een miljard mensen optimisme en beleefdheid te geven. Hoewel het platform snel populair werd bij kinderen, is de helft van de gebruikers ouder dan 13 en het snelst groeiende deel van gebruikers bestaat uit 17- tot 24-jarigen. Na de snelle groei tijdens en na de coronapandemie, de verschuiving van de sector naar cloudgebaseerde technologie en na het zien van demo's van de geweldige gebruikerservaring van Atlassian-cloudtools, zei Joe dat dit "het perfecte moment" was om verder te ontwikkelen. "Roblox bevindt zich in de voorhoede van gaming en metaverse. Dus kunnen we ook toonaangevend zijn op het gebied samenwerking en productiviteit", legt hij uit. En zo begon hun traject van Atlassian Data Center naar Cloud.

Beperkte resources? Geen probleem, met partnerschap is migratie mogelijk.

Toen Joe een cloudmigratie van Atlassian voorstelde aan de leiding van Roblox, was hij aangenaam verrast hoe makkelijk het was om goedkeuring te krijgen. "Ze zagen de voordelen. Er was grote belangstelling om onze OKR's [doelstellingen en belangrijkste resultaten] in Jira te volgen en andere gegevens en processen naar het Atlassian-platform over te brengen", herinnert hij zich.

Aangezien Joe op dat moment de enige voltijdmedewerker was die Atlassian-tools beheerde, nam hij contact op met de Atlassian Oplossingspartner van Roblox, Modus Create, voor strategische begeleiding, probleemoplossing, technische ondersteuning en verandermanagement. Samen evalueerden ze de Atlassian Data Center-omgevingen van het bedrijf en ontwikkelden ze een migratieplan. Na verschillende strategieën te hebben vergeleken, besloot het team dat hun Confluence-installatie eenvoudig genoeg was om te verplaatsen naar de cloud, maar Jira zou complexer zijn en een gefaseerde aanpak vereisen.

Het hele jaar werkten Joe, Modus Create en Atlassian samen om zich klaar te maken voor migratie. Joe en zijn collega van Modus Create, Distinguished Consultant Mike Rathwell, vergaderden regelmatig met hun Atlassian Cloud Migration Manager, Evan Golden. Evan faciliteerde contacten met de technische experts van Atlassian om problemen aan te pakken, inzicht te krijgen in de veranderingen op het cloudplatform en trainingsdocumentatie uit te wisselen, wat volgens Joe cruciaal was voor de implementatie en de tevredenheid.

Gedurende het proces heeft Joe werknemers in het hele bedrijf betrokken om inzicht te krijgen in hun usecases, hen de voordelen van cloudtools te laten zien en relaties op te bouwen met kampioenen die konden helpen bij de adoptie. "Er waren toen maar een paar van ons, tegenover ongeveer 3.000 werknemers, dus het feit dat we gebruik konden maken van de mensen die evangelisten van Atlassian waren en die deel uitmaakten van de individuele teams, heeft ons echt geholpen om dat bereik in de hele organisatie te krijgen", zegt hij.

Het migratieteam maakte er ook een punt van om tijdig en vaak met elkaar en de gebruikers van Roblox te communiceren via Slack, e-mail en meldingen van Atlassian-tool. Joe vertelt: "Veel communicatie, het contact met kampioenen op het gebied van cloudmigratie en het delen van documentatie hebben het migratieproces voor iedereen soepeler gemaakt."

Roblox, Atlassian en Modus erkenden tijdens de laatste fase van de migratie dat samenwerking de belangrijkste factor was voor voortgang. "Wat deze migratie tot een succes heeft gemaakt, was de verstandhouding tussen onze teams. Het was echt een partnerschap. Er was een heel goede verstandhouding tussen Atlassian, Modus en Roblox. We waren eerlijk, transparant en open tegen elkaar, zelfs wanneer we niet zo tevreden waren met hoe het ging", legt Joe uit. "En dit zou allemaal niet mogelijk zijn zonder Modus. Mike benaderde beslissingen op een objectieve manier en ik kon met hem ideeën uitwisselen."

Cloudmigraties kunnen intimiderend zijn, vooral voor bedrijven zoals Roblox met beperkte resources. Maar dankzij partnerschap is het mogelijk en net zo krachtig.

Het ecosysteem omarmen voor efficiëntie, besparingen en een betere ervaring

Nu heeft Roblox een krachtig, cloudgebaseerd samenwerkingsplatform om zijn werk mogelijk te maken, waaronder Jira voor productontwikkeling; Confluence voor documentatie; Trello voor niet-technisch projectmanagement; Beacon voor dreigingsdetectie; en Jira Service Management voor ondersteuning van bepaalde teams (met uitbreidingsplannen). "We zijn erin geslaagd om andere dubbele of repetitieve tools te elimineren, wat heel fijn was, en we zien de tools nu echt als een ecosysteem in plaats van als afzonderlijke tools", legt Joe uit.

De gebruikers zijn verspreid over verschillende afdelingen, van technische teams zoals Engineering en Product tot bedrijfsteams zoals Finance, People en Legal. De werknemers zijn vooral enthousiast over de cloudinterface van Atlassian en over de uitbreiding van Jira Service Management (JSM). Mike vertelt: "JSM ziet er in de Cloud zoveel mooier uit dan in Data Center. Er waren mensen die meteen naar JSM-projecten vroegen zodra we het nieuwe portaal hadden ingeschakeld."

Het People Team van Roblox gebruikt Zendesk bijvoorbeeld voornamelijk als ondersteuning. Het team wilde echter vooraf meer informatie verzamelen bij het verwerken van aanvragen van werknemers voor werken op afstand. Daarom werkten ze samen met Joe en Mike om dynamischere formulieren in Jira Service Management op te stellen. Nu kan het People Team alle benodigde informatie verzamelen tijdens de intake, waardoor er zo min mogelijk heen en weer hoeft te worden gecommuniceerd. De tool stuurt de aanvraag vervolgens automatisch door naar de juiste persoon voor goedkeuring. Joe zegt: "Het People Team is erg blij met de JSM-oplossing die we samen met hun hebben gemaakt, en sindsdien zijn we uitgebreid naar andere usecases. We zien dat onze JSM-voetafdruk in de loop van de tijd alleen maar groter wordt, en er zijn plannen om extra teams van Zendesk naar JSM te migreren."

Naast JSM zijn bedrijfsteams ook dol op Jira, waardoor het niet meer nodig is om andere tools zoals Google Forms, Wrike, Notion en op maat gemaakte apps te gebruiken. "Met Jira is wat vroeger de eerste keuze was overbodig: zelf een app maken, omdat Jira dat al doet", legt Mike uit. Joe voegt eraan toe: "Met de twee teams (Marketing Creative en Developer Relations) die we al van Wrike naar Jira hebben gemigreerd, besparen we per team $ 150.000 per jaar. De migratie van Notion die op dit moment bezig is, zal neerkomen op nog eens honderdduizenden dollars meer aan kostenbesparingen per jaar."

Joe en Mike zijn nu bezig met de migratie van Notion naar JWM, waarbij ze servicedesks opzetten voor meer dan 12 andere teams in het hele bedrijf (waaronder People Science & Analytics en Enterprise Applications), en de integratie van de Virtuele agent voor nog meer efficiëntie. Joe zegt: "Waar ik het meest enthousiast over ben, is het uitbreiden van de voetafdruk van ons Atlassian ecosysteem bij Roblox."

"Zelfs de mensen die ik voorheen niet kon overtuigen gebruiken de tools nu en ze kunnen niet meer zonder!"

Het is duidelijk dat Roblox alles over migratie weet wat er te weten valt, resultaten behaalt en een schare fans heeft verzameld met hun Atlassian-cloudtools.

Hoewel het voor het migratieteam heeft geloond om verbeteringen te zien in de manier waarop Roblox werkt, was het volgens Mike net zo indrukwekkend om mensen van gedachten te zien veranderen. "De verandering in de manier waarop mensen de tools zien had de grootste impact. Mensen hebben nu in de gaten dat de tools hun leven makkelijker maken. Ze kunnen nu hun tijd besteden aan belangrijk werk in plaats van aan andere bezigheden. Ze kunnen op het juiste moment de juiste informatie vinden," legt hij uit. "Zelfs de mensen die ik voorheen niet kon overtuigen gebruiken de tools nu en ze kunnen niet meer zonder!”

Joe voegt eraan toe: "In de loop der tijd hebben we mensen kunnen overtuigen door handmatige barrières weg te halen en door coole toevoegingen en integraties te gebruiken. We hebben uit eerste hand gezien dat mensen de operationele belasting van bepaalde processen kunnen verminderen en vervolgens kunnen overgaan op werk dat daadwerkelijk invloed heeft op het bedrijfsresultaat, zoals het uitrollen van nieuwe functies op ons eigen platform."

Door aan een geïntegreerd platform te werken, zijn ook veel van de inefficiënte, moeizame interne processen van Roblox geoptimaliseerd en zijn nieuwe (en betere) manieren ontdekt om samen te werken. "Voorheen zag ons team Atlassian als individuele tools en niet als een reeks producten. Maar nu kunnen we dingen zoals Jira-macro-opdrachten en Smart Links gebruiken binnen Confluence en Jira, wat de samenwerking zo veel gemakkelijker maakt," legt Joe uit. "Dit soort integraties zijn echt cruciaal geweest voor samenwerking, productiviteit en vindbaarheid."

Als het op vindbaarheid aankomt, heeft Joe gemerkt dat teamleden sneller en gemakkelijker vinden wat ze zoeken, niet alleen vanwege de superieure zoekfunctionaliteit van Atlassian Cloud, maar ook vanwege de opschoning die is uitgevoerd als onderdeel van het migratieproces. "Tijdens de migratie hebben we onze technische schuld kunnen aanpakken en veel van onze documentatie kunnen opschonen. Toen we eenmaal naar de cloud waren gemigreerd, waren mensen enthousiast over de uniforme, uitgebreide zoekervaring binnen het Atlassian-cloudplatform waarmee alle producten binnen het ecosysteem kunnen worden doorzocht. Dat alles verminderde het aantal uren aanzienlijk dat ze kwijt waren aan het zoeken naar inhoud en het verlenen van klantenondersteuning."

Toen Joe bij het bedrijf begon wist hij al meteen dat Roblox "zoveel meer" is dan een gamingplatform voor kinderen. Nu realiseren de teams van Atlassian zich dat hun tools hen kunnen helpen om nog veel meer te bereiken.