Atlassian의 AI가 포함된 Teamwork Collection으로 미팅 문화, 공동 작업 및 출장을 혁신하는 trivago

도전 과제: 선도적인 글로벌 호텔 검색 플랫폼인 trivago가 성장하고 팀이 발전하면서, 팀과 도구 간의 분산화, 레거시 기술 및 일관성 없는 업무 방식이 발목을 잡았습니다. 팀은 미팅에 압도되어 공동 작업하고 효율적으로 일하고 업무를 확장하는 데 어려움을 겪었습니다. 

해결 방법: 관행을 최신화하고 하나의 중앙 집중식 플랫폼을 만들기 위해, trivago는 Atlassian으로 구현된 System of Work를 통해 팀을 통합하고 있습니다. Teamwork Collection으로의 업그레이드를 통해 공동 작업을 개선하고 Loom의 동영상 커뮤니케이션 앱과 Rovo의 엔터프라이즈 검색 및 AI 기능에 액세스할 수 있게 되었습니다. 

영향: System of Work의 핵심에 Teamwork Collection을 두고, trivago는 불필요한 미팅과 긴 문서를 간단한 Loom 동영상으로 대체하고 Confluence 화이트보드로 작업 세션을 혁신하고 Rovo를 사용하여 직원들이 몇 초 만에 답을 찾고 작업을 수행할 수 있도록 지원하고 있습니다.

호텔? trivago. 팀워크? Atlassian.

trivago는 전 세계적으로 확장에 성공한 유럽의 가장 성공적인 디지털 비즈니스 중 하나입니다. 경쟁이 치열한 여행 업계에서는 속도, 고객 경험 및 혁신이 전부입니다. 이 특성들은 비즈니스가 성장하면서 종종 약화되지만, trivago는 구조, 도구 및 팀워크를 개선하여 이 강점들이 침식되는 전형적인 현상을 피하고자 했습니다. 

회사는 새로운 목표를 설정했습니다. 스페이스에서 가장 빠르게 학습하고 실행하는 회사가 되고 최고의 AI를 활용하여 생산성 및 혁신 성과를 촉진하고 600명 이상의 인재 기반이 6,000명 규모로 확장할 수 있도록 지원하는 것입니다.

이 AI 우선 목표를 지원하고 팀의 업무 방식을 최신화하기 위해 trivago는 기술 팀 및 비즈니스 팀을 포함한 전체 인력에 대해 Atlassian의 Teamwork Collection을 표준화했으며, 회사의 광범위한 Atlassian 플랫폼의 일부로 Jira Service Management 및 Jira Product Discovery도 함께 도입했습니다.

업무 방식 및 시스템 개선은 trivago에 다음과 같은 도움이 되고 있습니다.

• 회사 전체의 팀을 연결하여 계획, 커뮤니케이션 및 제공을 개선하고 가속화

• 340시간의 미팅을 Loom 콘텐츠로 전환하여 남은 미팅의 생산성 및 효과성을 높이고 긴 Confluence 페이지를 짧고 이해하기 쉬운 동영상으로 바꿈

• 더 빠르고 스마트하게 일할 수 있도록 Rovo를 사용하여 Atlassian을 9개 이상의 타사 도구와 연결

• Confluence 화이트보드로 브레인스토밍 및 공동 작업을 혁신하여 아이디어를 자동으로 체계화하고 Jira에서 작업으로 전환

trivago의 Atlassian Suite 관리자인 Laura Bennett은 "팀은 연결되지 않은 여러 도구 간에 전환할 필요가 없어야 합니다. Atlassian과 함께 System of Work를 구축하는 데 투자함으로써 모든 것을 위한 하나의 중앙 집중식 공간을 제공합니다."

더 깊은 문제 해결: 미팅 과부하, 사일로 및 지식 공유

trivago는 2000년대 초에 Jira 및 Confluence를 도입했으며, 이 앱을 활용하여 비즈니스를 발전시켜 왔습니다. 하지만 시간이 지나면서 Laura는 그들의 업무 방식에 균열이 나타났다고 말합니다.

내부 설문 조사에서 직원들은 미팅이 가장 큰 방해 요소라고 답했습니다. 상태 업데이트, 소규모 의사 결정 및 간단한 데모조차도 너무 많은 인원이 참석하는 긴 미팅으로 이어지는 경우가 많았습니다. 팀원들은 벽에 스티키 메모를 붙이고 사진을 찍어 나중에 메모를 옮겨 적고는 했습니다. 이는 지루하고 오류가 발생하기 쉬운 과정으로, 작업을 수행하기 어렵게 만들었습니다. 전반적으로 이 관행은 진행률을 늦추고 집중력을 방해하고 확장하기 어려웠습니다.

미팅 후 진행자는 Confluence에 메모를 추가하는데, Laura에 따르면 직원들이 "모든 것을 빠짐없이 문서화"한다고 말합니다. 하지만 이렇게 많은 장문의 문서는 거의 다시 활용되지 않았습니다.

한편, 중요한 지식은 trivago의 다른 도구인 Google Drive, Slack, Microsoft 앱 등에도 분산되어 있어 팀원이 필요한 정보를 빠르게 찾고 팀 간에 공동 작업을 하는 데 방해가 되었습니다. 이 분산화로 인해 비용이 증가하고 가시성이 저하되고 효율성 및 표준화가 저해되었습니다.

동시에 trivago는 AI 프로그램을 빠르게 확장하고 있었지만 대부분의 AI 도구는 여전히 일상적인 업무와 연결되지 않은 상태였습니다. 팀에 필요한 것:

• 모든 사용자가 액세스할 수 있는 AI 기반 통합 플랫폼

• 설명서 및 미팅을 더욱 효율적이고 유용하고 실행 가능하게 만드는 방법

• 도구 세트 전반에 걸쳐 안전하고 지능적으로 도달할 수 있는 검색 및 자동화

trivago가 프로세스 및 플랫폼을 모두 재검토할 시간이었습니다.

내부 커뮤니케이션 개선에 대한 농담 하나가 회사 전체의 큰 변화로 이어진 방법

trivago의 리더들이 "기업용 TikTok"(짧고 흥미로운 콘텐츠)을 원한다는 농담을 했을 때, 이들은 차세대 소셜 네트워크를 제공하려는 것이 아니라 더 깊은 도전 과제들을 해결해야 했습니다. 회사 내에서 업무가 진행되는 방식이 현대의 직장에서 팀원들이 소통하고 의사 결정을 내리는 방식과 더 이상 정렬되지 않았습니다.

Loom 데모를 본 후 Laura는 이것이 바로 자신들이 찾고 있던 것이라고 확신했습니다. "이전에는 스크린샷을 찍고 주석을 다는 도구만 있었지만, 빠른 동영상 제작 및 간편한 공유를 제공하는 도구는 없었습니다. Loom은 두 가지 요구 사항을 모두 완벽하게 충족했습니다."

trivago는 이미 Jira 및 Confluence를 사용하고 있었기 때문에 이 앱들을 통합하면서 Loom 및 Rovo를 추가할 수 있었습니다. 이는 Loom을 독립형 앱으로 구입하는 것보다 훨씬 저렴했습니다. Laura는 "Loom이 업무 품질을 크게 개선할 것이라는 점을 알고 있었습니다. Teamwork Collection에 포함된 Loom을 보고, 우리는 몇 분의 일에 해당하는 비용으로 얻을 수 있는 것에 정말 놀랐습니다."라고 회상합니다.

trivago는 이미 Atlassian Cloud로 마이그레이션했고 플랫폼을 표준화하고 있었기 때문에 결정은 간단했습니다. Teamwork Collection에 투자한다는 것은 마침내 모든 것을 위한 하나의 장소를 갖게 되고 동영상 커뮤니케이션 및 AI 기능을 추가할 수 있는 비용 효율적인 방법을 얻게 된다는 의미였습니다.

Teamwork Collection으로 공동 작업, 미팅 및 일상 업무를 혁신

Atlassian의 Teamwork Collection을 System of Work의 중심에 두고, trivago는 팀이 매일 소통하고 공동 작업하고 의사 결정을 내리는 방식을 새롭게 바꾸고 있습니다.

Loom: 새로운 미팅 문화의 촉매제

trivago의 팀은 미팅 시기 및 방법을 혁신하기 위해 Loom을 빠르게 받아들였습니다. 직원들은 이제 무조건 미팅을 잡기보다는, 초대를 보내기 전에 간단한 질문을 합니다. "Loom으로 대신할 수 있습니까?"

초기 챔피언 중 일부는 개발자였으며, Loom을 사용해 빠른 안내를 녹화하고 실시간으로 공동 작업하지 않고도 순조롭게 진행했습니다. 그러면 다른 팀도 말로 설명하는 대신(또는 말로 설명하는 것과 더불어) 보여주는 방식으로 이 앱이 자신의 업무를 어떻게 지원할 수 있는지 알게 되었습니다. 기본적인 상태 업데이트와 데모부터 Confluence 페이지 및 Jira 보드 안내, 특히 유용했던 OKR 체크인까지 모든 용도로 사용하기 시작했습니다. Laura는 "이전에는 직접 만나서 진행했던 OKR 진행률 및 기여도 검토를 이제 Loom에서 미리 녹화할 수 있습니다. 따라서 상태 보고보다는 의사 결정과 에스컬레이션에 미팅을 집중할 수 있게 되어 세션 시간이 단축되고 준비가 개선되었습니다."라고 설명합니다.

그녀는 "Loom이 trivago의 Teamwork Collection의 일부가 되면서 저희 팀들은 불필요한 미팅 및 긴 Confluence 페이지를 빠른 Loom 동영상으로 대체했습니다. 커뮤니케이션이 더 빠르고 흥미로우며 이해하기 쉬워졌습니다. Teamwork Collection은 Atlassian의 미팅 문화를 개선하고 공동 작업 및 소통 방식을 혁신하는 데 도움이 되고 있습니다."

Confluence 화이트보드 및 라이브 문서: 스티키 메모와 작별하고 즉시 작업을 실행

trivago 팀은 Confluence 화이트보드로 미팅을 한층 더 업그레이드했습니다. 물리적인 화이트보드 및 스티키 메모에 의존하는 대신, 직원들은 이 기능을 사용하여 여러 위치에서 공동 작업하고 주제를 빠르게 분류합니다. 또한 Rovo를 사용하여 프로세스를 간소화했습니다. 결과를 요약하고 아이디어를 Jira 티켓으로 빠르게 전환하고 아티팩트를 검색 가능하게 만들었습니다.

Laura는 다음과 같이 말합니다. "Atlassian의 회고는 시간이 많이 걸리고 수동적이었는데, 종이 스티키 메모 및 사진을 사용하는 방식이어서 후속 조치가 어려웠습니다. 이제는 Confluence 화이트보드 및 Rovo를 사용하여 진행하기 쉽고 빠르게 작업으로 전환할 수 있는 디지털 회고를 실행하고 있습니다."

Rovo: 직원들이 더 빠르고 스마트하게 일할 수 있도록 도와주는 AI 팀 동료

trivago가 AI에 이유 없이 Atlassian의 Rovo를 선택한 것은 아닙니다. Laura는 "저희는 여러 AI 솔루션을 시범 운영했습니다. Rovo가 가장 직관적으로 느껴졌고 AI 경험이 없는 사용자도 엔터프라이즈 검색을 빠르고 쉽게 할 수 있도록 만들어 주었습니다."라고 말합니다. "이제 Slack, Microsoft 도구, GitHub, Workday 및 Atlassian 앱을 포함하여 모든 팀과 9개 이상의 별도의 앱을 안전하게 연결할 수 있으므로 필요한 것을 찾고 몇 초 만에 작업을 수행할 수 있습니다."

trivago의 연간 내부 AI 사용 설문 조사에서 기술 및 제품 역할의 직원 중 최대 20%가 매일 1시간 이상을 절약한다고 보고했습니다. 기술 팀 및 비즈니스 팀 모두 다양한 워크플로를 개선하기 위해 Rovo를 활용하고 있습니다.

• 법무 팀은 [팀]에서 요청을 받고 Agent로 자동으로 요약하고 분류하여 매년 200시간 이상을 절약합니다. 

• 캠페인 시작 후 마케팅 팀은 Rovo를 사용하여 성과를 분석하고 최적화합니다.

• 제품 및 개발 팀은 Rovo를 활용하여 제품 제공 및 개선을 위한 문서화와 코딩에 도움을 받습니다.

Rovo는 trivago의 다른 AI 투자를 보완하여 회사가 단순히 AI로 기존 프로세스를 개선하는 것에서 AI를 중심으로 업무를 재구상하도록 전환하는 데 도움을 줍니다. 조직 전체의 AI 도입률이 90%로 증가했습니다. 2년 만에 60% 이상 증가한 수치입니다. 제품 관리자 겸 AI 앰버서더 Sahil Maniar는 "trivago의 AI는 더 이상 부차적인 실험이 아닙니다. 엔진의 일부로서 의사 결정을 형성하고 창의성을 확장하고 단순히 더 빠르게 움직이는 것이 아니라 더 크게 생각할 수 있도록 도와줍니다."

Jira Product Discovery 및 Jira Service Management: 요청, 로드맵 관리 및 읽기까지

trivago는 우선 순위 지정 및 로드맵 작성을 위한 Jira Product Discovery와 IT 및 엔터프라이즈 서비스 관리를 위한 Jira Service Management를 통해 Atlassian 플랫폼을 완성합니다. 기술 팀이 trivago 내에서 이 앱을 처음 사용했지만, 비즈니스 팀도 다양한 워크플로를 간소화하기 위해 이를 도입했습니다.

• 직원들은 Confluence를 사용하여 회사 도서관 카탈로그를 탐색하고 Jira Service Management의 자산을 사용하여 대출된 도서를 추적합니다.

• 제품 및 마케팅 팀이 전략 계획을 위해 거의 100명의 공동 작업자를 모았고 Jira Product Discovery를 사용하여 아이디어를 수집하고 우선 순위를 정했습니다.

• 시설, HR, 글로벌 조달 및 기타 팀에서는 Jira Service Management를 사용하여 요청 입력 및 승인을 간소화하는 동시에 가시성을 높입니다.

예약 완료: 팀을 변화시키는 여정이 시작됩니다

Atlassian의 Teamwork Collection으로 팀과 도구를 하나로 모으는 것만으로도 trivago는 이미 매년 수천 시간과 비용을 절약하고 있으며, 팀이 다음 세대를 위한 업무 방식을 재구상하는 데 큰 발걸음을 내딛을 수 있도록 돕고 있습니다.

앞으로 trivago는 다음과 같은 계획을 가지고 있습니다.

• 실제 비즈니스 문제 해결, 팀 역량 강화 및 새로운 수익원 창출에 중점을 두고 Rovo 사용량 확장

• Jira 및 Jira Service Management를 추가 비즈니스 팀으로 확장하여 요청 및 공동 작업을 위한 중앙 집중식 플랫폼을 구축

• OKR, 로드맵 및 제공이 모두 한곳에서 이루어지도록 Jira Product Discovery 및 Atlassian 목표로 전략을 실행에 연결

trivago 팀에게 Atlassian은 단순한 도구의 모음 그 이상입니다. 연결된 System of Work의 핵심으로, 지식을 더 빠르게 공유하고 더 효과적인 의사 결정을 내리고 궁극적으로 고객에게 최고의 경험을 제공하는 데 도움이 됩니다. Laura는 "Teamwork Collection으로 팀과 데이터를 연결하는 것은 소중한 시간과 비용을 절약해 주고 있습니다. 이는 고객이 동일한 효과를 얻을 수 있도록 돕는 Atlassian의 사명에서 핵심 요소입니다."라고 말합니다.