Pluxee Spain이 Atlassian으로 전환한 이유

수천 개의 기업에 서비스를 제공하는 스페인의 직원 복지 및 참여 솔루션 선도 기업인 Pluxee Spain은 주요 기업 혁신 이후 파편화된 운영 환경을 통합해야 했습니다.

기존의 프로젝트 관리, 지식 및 워크플로 도구를 Atlassian 플랫폼으로 통합함으로써, Pluxee는 더 체계적으로 관리되는 환경을 조성하고, 부서 간 공동 작업을 개선하며, 일상적인 워크플로에 AI 기능을 도입했습니다.

그 결과, 매월 관리할 수 있는 작업이 4배 증가했고, 업무를 가속화하는 AI 기반 자동화 및 분류가 가능해졌으며, 팀이 관련 지식, 작업 및 컨텍스트에 액세스할 수 있는 연결된 플랫폼이 구축되어 팀원과 AI 기능이 더 완전한 상황을 파악하고 업무를 수행할 수 있게 되었습니다.

파편화된 도구와 거버넌스 공백은 변화하는 기업의 속도를 저해

Pluxee Spain이 Sodexo Spain에서 발전하고 디지털 네이티브 스타트업을 통합하면서, 서로 단절된 도구와 각기 다른 업무 방식을 그대로 이어받게 되었습니다. 회사가 실물 바우처에서 디지털 혜택 플랫폼으로 전환하는 과정에서는 속도와 확장이 요구되었지만, 여러 가지 과제가 가로막고 있었습니다.

• 지식은 어디에나 있었지만, 찾거나 적용할 방법이 없었습니다. 회사 정보는 서로 단절된 여러 도구와 출처에 흩어져 있었습니다. 단일 정보 출처가 없었고, 시스템 전반을 검색할 간단한 방법도 없었으며, 팀이 알고 있는 지식과 실제로 수행하는 업무 사이의 연결도 부족했습니다.

• 비용과 복잡성이 가중되고 있었습니다. 여러 도구를 병행하여 유지하는 것은 중복 라이선스, 비용 증가, 파편화된 사용자 관리 및 관리 부담의 증가를 의미했습니다.

• 거버넌스 공백으로 추가적인 복잡성이 발생합니다. 권한이 개인에게 종속되었고, 콘텐츠가 통제되지 않은 사일로로 확장되었으며, 직원이 퇴사할 때 정보에 접근하고 관리하기가 어려워질 수 있었습니다.

• 기존 작업 관리는 가시성과 확장성이 부족했습니다. 요청과 작업이 여러 채널을 통해 접수되므로, 소유자를 파악하고 병목 상태을 식별하며 진행률을 측정하고 업무를 효율적으로 조율하기 어려웠습니다.

Pluxee는 조직을 지원하는 동시에 팀과 경영진에게 업무가 실제로 어떻게 진행되고 있는지에 대한 더 높은 가시성을 제공할 수 있는 관리되고 확장 가능한 플랫폼이 필요했습니다.

통합으로 비용 절감과 간소화를 달성

이전 도구를 폐기하고 Atlassian Cloud Enterprise에서 키 공동 작업, 지식 및 워크플로 기능을 표준화하여, Pluxee는 병렬 시스템 관리의 비용과 복잡성을 줄였습니다.

Okta를 통한 중앙 집중식 ID 관리는 사용자 수명 주기 관리를 간소화하여 관리 오버헤드를 줄이고 사용하지 않는 라이선스를 제거하는 데 도움을 주었습니다.

더 큰 변화는 통합을 통해 가능하게 된 결과입니다. Atlassian 플랫폼을 통해 업무, 지식 및 팀 컨텍스트가 점점 더 연결됨에 따라, 팀은 활동을 자동화하고 더 효과적으로 공동 작업하며 더 풍부한 조직 컨텍스트를 바탕으로 AI 기능을 사용할 수 있습니다.

또한 이번 전환으로 Pluxee Spain은 Pluxee Global의 거버넌스 및 보안 표준을 준수하게 되었으며, 사이버 보안 팀은 플랫폼에 대한 확신을 얻고 브라질, 포르투갈 및 기타 지역의 팀과 원활한 공동 작업을 진행할 수 있게 되었습니다.

완벽한 가시성을 확보하면서 매월 4배 더 많은 작업을 관리

내부 팀과 외부 고객의 요청과 작업이 다양한 채널을 통해 접수되어, 소유자를 파악하고 병목 상태를 식별하며 진행률을 측정하기가 어려웠습니다.

이러한 도전 과제를 해결하기 위해 Pluxee는 Atlassian 플랫폼을 통해 체계적인 워크플로를 도입하여, 이전에 분산되어 있던 활동들을 더 투명하고 측정 가능한 작업 방식으로 전환했습니다.

이제 팀은 작업을 구성하고 소유권을 설정하며 대시보드를 사용하여 워크로드, 진행률 및 개선 기회를 파악할 수 있습니다.

작지만 영향력 있는 자동화도 핸드오프와 실행을 가속화합니다. 예를 들어, 작업이 완료되면 관련 후속 작업을 자동으로 생성하고 연결하며 적절한 팀에 할당할 수 있습니다. 이전에는 수동으로 조정해야 했던 일이 이제 몇 초 만에 이루어질 수 있습니다.

Pluxee는 또한 이러한 교차 기능 워크플로에 Rovo 에이전트를 적용하여, 잠재적으로 중복될 수 있는 작업을 식별하고 가능한 다음 단계를 추천하도록 지원합니다.

이 워크플로 전환의 첫 번째 단계에서 Pluxee는 이전 환경에서 매월 약 1,000건의 내부 및 고객 작업을 관리하던 수준에서 벗어나, 가시성을 개선하고 병목 상태를 줄이면서 Atlassian 워크플로를 통해 매월 약 4,000건을 관리하게 되었습니다.
이것은 시작에 불과합니다. Atlassian 플랫폼 전반에서 더 많은 지식과 워크플로 컨텍스트를 사용할 수 있을수록 팀이 자동화 및 AI의 이점을 누릴 기회가 더 많아집니다.

새로운 팀 동료: Rovo 에이전트는 중복 항목을 찾아내고 다음 단계를 추천하며 지식을 공유합니다.

Pluxee의 지식, 작업 및 팀 컨텍스트가 Atlassian 플랫폼을 통해 점점 더 연결됨에 따라, Rovo는 단일 도구에 포함된 정보에만 의존하는 대신 더 광범위한 조직 컨텍스트를 활용할 수 있습니다.

팀은 AI 지원 분석, 중복 탐지, 추천 및 자연어 쿼리를 통해 일상적인 워크플로를 개선하는 데 Rovo 에이전트와 검색을 사용하고 있습니다.

자동 중복 탐지

Pluxee의 고객 관리 팀은 잠재적으로 중복된 작업을 식별하고 관련된 이전 활동을 표시하며 팀이 반복적인 업무를 피할 수 있도록 돕는 Rovo 에이전트를 구축했습니다.

AI 기반 다음 단계 추천

Rovo 에이전트는 Atlassian 워크플로를 통해 관리하는 케이스를 검토하고 관련 댓글과 상태를 분석하며 가능한 다음 작업을 제안하여 팀과 리더가 우선 순위를 이해하고 다음 단계를 더 빠르게 결정하는 방법을 제공합니다.

회사 컨텍스트에 대한 자연어 액세스

Rovo 검색을 사용하면 기술직 이외의 동료도 자연어를 사용하여 관련 사례와 Confluence 콘텐츠를 찾을 수 있습니다. 팀은 찾고 있는 내용을 자신의 언어로 간단히 설명할 수 있으므로 조직의 지식을 더 쉽게 발견하고 다시 사용할 수 있습니다.

설명 대신 직접 보여주기: Loom을 활용한 문제 해결 및 교육

Pluxee에서는 모든 문제에 회의가 필요한 것은 아니며, 모든 설명에 장황한 글이 필요한 것도 아닙니다.

기술 팀은 Loom을 사용하여 짧은 설명 영상을 녹화하여 도움을 요청하는 사용자와 제공하는 팀원 모두의 시간을 절약합니다. Atlassian 플랫폼과의 통합을 통해 이러한 녹화 영상은 또 다른 정보 사일로를 만드는 대신 조직의 검색 가능한 지식의 일부가 될 수 있습니다.

동영상 답장을 통해 문제 해결

인프라 팀이 지원 요청을 받으면, 팀원은 요청자에게 이슈 해결 방법을 보여주는 Loom 영상으로 응답할 수 있습니다.

요청자는 양측 모두 추가 회의를 위해 시간을 낼 필요 없이, 긴 서면 답변보다 더 빠르게 명확한 시각적 설명을 받을 수 있습니다.

교육 및 내부 커뮤니케이션

새로운 기능이 릴리스되거나 프로세스가 변경될 때, 팀은 짧은 동영상을 녹화하여 조직 전체에 커뮤니케이션할 수 있습니다.

Loom의 자동 대화 기록 기능은 가이드를 검색 및 액세스 가능하게 하여, 동영상이 공유된 후에도 지식을 계속 활용할 수 있도록 돕습니다.