わかりやすく魅力的なプロジェクトの手引きを Loom で作成しましょう
重要ポイント
プロジェクトの手引きがあると、関係者がプロジェクトの目標、タイムライン、ワークフロー、主要な決定事項を把握しやすくなります。
ナレーションとビジュアルを組み合わせることで、プロジェクトの重要な詳細をコンテキストに沿って説明しやすくなります。
プロジェクトの手引き動画を用意すれば、ライブでのミーティングの必要性が減り、チームが作業に集中する時間をより多く確保できます。
Loom を使用すると、画面の録画、ナレーションの追加、手引きの編集、主要な関係者との共有を簡単に行えます。
プロジェクトに複数の関係者が関わる場合、明確なコミュニケーションの有無が、着実な進捗と絶え間ないフォローアップの分かれ目となります。意見が増えるごとに、新たな障害が生じる可能性があります。プロジェクトの手引きは、プロジェクトが達成すべき目標、作業の進め方、関係者が知っておくべきことを説明するのに役立ちます。
Loom のようなツールを使用すると、画面の録画、ナレーション、非同期のフィードバックを 1 つの共有可能な動画に組み込んだプロジェクトの手引きを作成できます。プロジェクトの手引きを構成する重要なコンポーネントと、Loom によってプロセスがどう改善されるかをご説明します。
プロジェクトの手引きとは
プロジェクトの手引きとは、プロジェクトのゴール、ステータス、タイムライン、決定事項、またはワークフローに関する体系的な説明を示すものです。プロジェクトの手引きがあると、関係者は現状と最も重要な事項をすばやく把握できます。
プロジェクトの手引きを行う手段として、ライブ ミーティングという選択肢もありますが、そのための調整を行い、技術的な問題の発生を抑制することが簡単ではない場合もあります。プロジェクトの手引きに Loom を使用すると、関係者が自分のペースでレビューできる、明確で分かりやすい動画を作成できます。これにより、ミーティングなしでプロジェクトを進めることが非常に簡単になります。
プロジェクトの手引きを非同期で共有する理由
プロジェクトの手引きを非同期で共有すると、関係者全員を同じ部屋に集めたり、同じ通話に参加してもらったりしなくても、誰もが全体像を把握できます。多くのチームがこの手法に移行している理由は次のとおりです。
再利用可能なコンテキストを作成: 新しいチーム メンバー、あとから参加する関係者、または将来のプロジェクトにおいて、数週間後や数か月後でも同じ手引きを参照できます。
スケジュールのボトルネックを解消: 全員の予定が揃うのを待たずに、クリティカルなプロジェクトのコンテキストを共有できます。関係者は都合の良いときに動画を視聴できます。
理解度の向上: ライブ ミーティングとは異なり、視聴者は自分のペースで一時停止や再視聴を行い、複雑な部分を理解できます。
フィードバック ループのスピードアップ: タイムスタンプ付きのコメントやリアクションにより、議論について話し合うためのミーティングを新たに設定することなく、継続的に意思決定を進められます。
ミーティング疲れを軽減: チームはプロジェクトのゴール、ステータス、次のステップに関する足並みを揃えながら、集中して作業に取り組めます。
Loom でプロジェクトの手引きを作成する 6 つのステップ
適切な録画、編集、共有ツールがあれば、プロジェクトの手引きの作成がより簡単になります。画面の録画、ナレーション、組み込みの編集などの機能を備えた Loom を使用して、よりわかりやすく共有しやすい手引きを作成しましょう。
ステップ 1. 手引きで扱う内容を定義する
プロジェクトの手引きの録画を開始する前に、プロジェクトのどの部分を説明すべきなのかを定義します。効果的なプロジェクトの手引きには、次のような内容が含まれることが多いでしょう。
プロジェクトの目標: プロジェクトの主な目標と、それがより広範なビジネスの目標にどう結びつくのかを説明します。
現在のステータス: 完了した作業、進行中のタスク、残りのギャップなどを含め、プロジェクトの現状を共有します。
主要なマイルストーンまたはタイムライン: 関係者が把握しておくべきメジャーなマイルストーン、期限、またはフェーズの概要を記載します。大規模なプロジェクトを小規模なマイルストーンに分割することで、作業の追跡と管理が容易になります。
重要な決定事項: 予算の承認、スコープの変更、ツールの購入など、関係者のフィードバックが必要となる決定事項をハイライトします。
リスク、ブロッカー、または依存関係: プロジェクトに影響を与える可能性のある潜在的なリスク、ブロッカー、または依存関係を特定します。これらを早めに共有することで、進捗が遅れる前にチームが障害を回避する計画を立てやすくなります。
次のステップと担当者: 次に何を行うか、ならびに各アクション アイテムの担当者を明確にします。これにより、手引きを視聴した関係者に対して今後の道筋を明確に示せます。
プロジェクトの手引きでは、焦点を絞ることで内容がより明確になり、関係者が理解しやすくなります。
ステップ 2. プロジェクトの資料を録画できるように準備をする
明確で分かりやすいプロジェクトの手引きを録画するには、準備が鍵となります。録画を開始する前に、手引きで説明に使用する資料を集めましょう。こうした資料には、次のようなものが含まれます。
こうした資料を事前に準備しておくことで、手引きがより整理され、関係者が把握しやすくなります。手引きはできるだけ簡潔にしましょう。そうすることで、録画の途中で Jira ボード、ロードマップ、またはドキュメントを探すのに時間を取られません。
ステップ 3. Loom でプロジェクトの手引きを録画する
手引きを定義して資料を準備したら、録画の準備は完了です。
Loom アプリを開いて、[録画] をクリックします。小さなウィンドウが開き、画面のみを録画するか、デスクトップ全体を録画するかを選択できます。さらに、使用するマイクも選択できます。
録画を開始する準備ができたら、[録画を開始] を押します。Loom は画面上のすべての操作を自動的にキャプチャするため、プロジェクトの資料を順に説明していき、完了したら [録画を停止] を押すだけです。
Loom のような画面録画ツールを使用すると、関係者はライブ ミーティングに参加しなくても、プロジェクトの状況を視覚的に把握できます。これにより、関係者は都合の良い時間にプロジェクトの手引きを視聴できます。
ステップ 4. プロジェクトを明確に説明するナレーションを追加する
Loom では音声と画面を同時に収録できますが、すべてのステップをクリックしながら、明確なナレーションを入れるのは難しい場合があります。プロジェクトを明確に説明するための最善の方法は、ビデオのキャプチャが完了した後にナレーションを録音することです。
ここでのゴールは、画面に表示されている内容とその重要性を、ナレーションによって視聴者に伝えることです。音声によって優先度を明確にして、プロジェクトのさまざまな部分がどのように関連しているかを説明し、文章だけでは伝えるのが難しいコンテキストを追加します。
ビデオを録画した後は、何度でもナレーションを録音し直せます。明確かつ簡潔なナレーションを行うようにしましょう。
ステップ 5. 録画を編集してわかりやすくする
プロジェクトの手引きは簡潔でわかりやすいものであるべきですが、初めて行った録画には間や余分なコンテキスト、整理が必要な箇所が含まれるケースもあるでしょう。幸いなことに、Loom には 3 つの主要な機能を備えた組み込みエディターがあります。
トリミング: この機能を使用すると、音声波形を使用して動画の一部を削除できます。
トランスクリプトによる編集: トランスクリプトを使用して、動画の一部を特定して削除します。
つなぎ合わせ: 複数の動画をつなぎ合わせて、1 つの長い動画を作成します。
トリミング機能を使用して、録画の不要な部分を切り取ります。たとえば、数秒間、沈黙している箇所や、何かを探していた箇所を切り取ることができます。視聴体験を損なう可能性のある、気が散る部分や重複する部分もカットできます。
より焦点を絞った録画は、関係者にとって視聴や見直しを行いやすく、プロジェクトへの理解を深めるのに役立ちます。
ステップ 6. Loom を共有して、非同期でフィードバックを収集する
最後のステップは、関係者がコンテキスト内でレビューできるように、完成した Loom ビデオをチームがすでに使用しているツールで共有することです。たとえば、Slack、Teams、プロジェクト概要、または関連するタスクのスレッドで Loom を共有できます。
関係者は、Loom に質問やコメントを残すことで、非同期でフィードバックを提供できます。これにより、新たなライブ ミーティングを開かずともやり取りを行え、作業が簡単になります。
関係者のフィードバックは、作業が進みすぎる前に、次のステップを明確にし、リスクを明らかにして、プロジェクト計画を改善するのに役立ちます。寄せられたコメントは、チームが未解決の疑問を解決して、障害に備えるのにも役立ちます。
Loom を使ったプロジェクトの手引きのベスト プラクティス
Loom でプロジェクトの手引きを作成する際は、次のヒントを活用して、最終的な動画をより分かりやすく、より役立つ、後から見返しやすいものにしましょう。
明確な筋道を作成する: プロジェクトの手引きでは、開始から終了までの明確な筋道を示し、各ステージでプロジェクトがどのように進行するかを関係者が把握できるようにする必要があります。
混乱を想定する: プロジェクトの手引きにおいて、視聴者にとってわかりにくい部分があるかもしれません。わかりにくい部分を予測して、より簡潔で理解しやすくなるように作成しましょう。
重要なアクションに注目してもらう: ウォークスルーでは、何が変更されたのか、何が重要なのか、どのような対応が必要なのかを明確に示しましょう。
誰にとってもわかりやすい内容にする: 関係者の中には、プロジェクトで使用するツールやワークフローに詳しくない人もいます。知識や経験の異なる人が理解できるように、ウォークスルーを設計しましょう。
意思決定を後押しする: プロジェクトのウォークスルーを活用して、その後の意思決定の質を高め、プロジェクトを確実に成功に導きましょう。
プロジェクトに関するコミュニケーションをわかりやすく
プロジェクトのウォークスルーは、関係者間で認識をすばやく合わせるのに役立ちますが、その効果を最大限に引き出すには、簡潔で視覚的にわかりやすく、後から見返しやすい内容にすることが重要です。Loom を使えば、ナレーション、画面録画、非同期フィードバックを組み合わせることで、プロジェクトに関するコミュニケーションをよりわかりやすく伝えられます。
Loom は、プロジェクトのウォークスルーを、よりわかりやすく、視覚的で柔軟な情報共有へと変える、強力な非同期コラボレーション ツールです。ライブ ミーティングを行わなくても、関係者間の認識を共有しやすくなります。Loom を無料で試して、次回のプロジェクトのウォークスルーをよりシンプルに進めましょう。