Delivery Hero ottiene efficienza e risparmi centralizzando più di 40.000 dipendenti su un unico System of Work

Sfida: Delivery Hero ha raggiunto un'espansione tale da impiegare oltre 40.000 dipendenti in 11 marchi in circa 70 Paesi. La rapida crescita e le acquisizioni hanno ostacolato la collaborazione e la standardizzazione, aumentando al contempo costi, debito tecnologico, rischi e manutenzione necessaria.

Soluzione: Delivery Hero ha stretto una partnership con Atlassian e Adaptavist per riunire vari strumenti e istanze su diverse distribuzioni e passare a un unico System of Work basato su Atlassian Cloud Enterprise. 

Impatto: in seguito alla standardizzazione con un'unica piattaforma cloud sicura, i dipendenti sono più soddisfatti, efficienti, collaborativi e innovativi, e l'azienda ha registrato un risparmio sui costi del 69% solo nei primi tre anni.

La nostra mission è offrire la migliore esperienza a clienti e colleghi

Lanciata come startup per ordinare cibo online nel 2011, Delivery Hero è diventata la principale società di consegna a domicilio al mondo, gestendo oltre 10 milioni di consegne al giorno. Milioni di clienti contano su Delivery Hero per consegnare di tutto, dal cibo alle torce elettriche. È un lavoro molto impegnativo che richiede la collaborazione di oltre 40.000 dipendenti in quasi 70 paesi attraverso un unico System of Work basato su Atlassian.

Con il supporto di Atlassian e del suo Solution Partner, Adaptavist, Delivery Hero ha centralizzato molti strumenti e più di una decina di istanze Atlassian su più tipi di distribuzione in un'unica piattaforma Atlassian Cloud Enterprise. Ora, utenti e amministratori usufruiscono dei seguenti benefici:

• Più del 69% di risparmi sui costi solo nei primi tre anni

• Lavoro più efficiente, senza interruzioni causate da tempi di inattività o noiose attività amministrative 

• Meno preoccupazioni relativamente ai rischi, grazie a misure di sicurezza più solide e proattive

• Collaborazione su un'unica piattaforma di facile utilizzo, con nuove funzionalità che aiutano a fornire più valore, più velocemente

Fusioni e acquisizioni creano nuove opportunità, ma anche nuovi ostacoli

Le fusioni e le acquisizioni hanno aiutato Delivery Hero a incrementare la forza lavoro di cinque volte in altrettanti anni, ma hanno anche creato nuove sfide in termini di infrastruttura e collaborazione. Con un numero tanto elevato di persone che impiegano una grande varietà di strumenti, distribuzioni e istanze, collaborare al raggiungimento di obiettivi comuni era una vera impresa. 

La proliferazione degli strumenti comportava anche un aumento di costi e complessità. Oltretutto, con l'aumentare dei dipendenti di Delivery Hero cresceva anche il carico sui sistemi obsoleti dell'azienda, con conseguenti tempi di inattività per gli utenti e onerosi interventi di manutenzione per gli amministratori. 

L'Enterprise IT Solutions Team sapeva che era necessario trovare una soluzione a queste sfide. Più conosceva Atlassian Cloud, più ne era affascinato. La migrazione non solo avrebbe migliorato la collaborazione, la scalabilità, la sicurezza e i costi, ma avrebbe consentito anche di accedere a nuove app in grado di supportare gli obiettivi del team, come Atlassian Guard per la governance, Analisi per il processo decisionale basato sui dati e Rovo per la produttività e l'innovazione. La decisione era chiara: era giunto il momento di apportare un cambiamento in modo che Delivery Hero potesse continuare a occupare un ruolo importante per clienti e dipendenti.

Connetti strumenti e team diversi con un'unica soluzione centrale

Il team di Amministrazione Atlassian dell'IT Enterprise ha deciso di aiutare Delivery Hero a centralizzare e standardizzare i contenuti su Atlassian Cloud per migliorare la vita di utenti e amministratori, aumentando al contempo i profitti dell'azienda. 

La prima grande decisione del team riguardava la scelta dello strumento appropriato come hub per la collaborazione di Delivery Hero. Delivery Hero utilizzava Atlassian fin dall'avvio dell'attività e aveva acquisito diverse aziende che utilizzavano strumenti diversi, come Asana, Monday, SmartSheets, Salesforce e Zendesk. L'amministratore dei sistemi Atlassian Jousef Waggad afferma: "Dopo aver confrontato gli strumenti di collaborazione e produttività, sapevo che Atlassian avrebbe dovuto essere la nostra piattaforma n. 1. Tutto il resto sembrava troppo semplice o troppo complesso. Atlassian offriva funzionalità sufficientemente intuitive per i nostri utenti di base e abbastanza avanzate per i nostri utenti esperti."

Una partnership con AWS rende la transizione ancora più semplice

La sfida successiva è stata la creazione di un business case per ottenere il consenso della leadership. Con l'aiuto di Atlassian, Jousef e la team leader Shahinya "Sha" Häckel hanno spiegato come il consolidamento degli strumenti, la combinazione delle istanze Atlassian e la migrazione da Atlassian Server a Cloud Enterprise avrebbero consentito la collaborazione, ridotto i costi e la manutenzione, migliorato la sicurezza e fornito l'accesso a nuove funzionalità a sostegno dell'innovazione, come l'IA. 

I leader hanno compreso le potenzialità della proposta di Sha e Jousef e sono rimasti ancora più entusiasti nel sapere che Delivery Hero avrebbe potuto acquistare le licenze attraverso AWS Marketplace. "L'acquisto di licenze Atlassian Cloud attraverso AWS Marketplace semplifica l'approvvigionamento, migliora i controlli e consente di risparmiare denaro", spiega Sha. "Questo ha reso ancora più semplice la decisione di centralizzare le funzionalità con Atlassian".

Da soli è impossibile: l'unione delle forze rende il percorso il 40% più veloce e infinitamente più facile

Una volta approvati il consolidamento e la migrazione, Sha e Jousef hanno iniziato a pianificare come eseguire la migrazione dei dipendenti che usavano altri strumenti, spostare le istanze Server di Delivery Hero su Cloud e unire diverse istanze cloud che l'azienda aveva accumulato e acquisito nel tempo. 

"Non si trattava solo di consolidare e standardizzare all'interno di Atlassian, ma anche di riunire più entità sparse in tutto il mondo, ognuna con le proprie configurazioni e i propri processi", afferma Jousef. 

Jousef e Sha hanno sfruttato il loro coinvolgimento negli Advisory Services per gestire questa iniziativa ampia e complessa. "Il team Advisory Services di Atlassian ci ha aiutato a capire come funziona Atlassian Cloud, ha definito la nostra strategia e ci ha guidato nell'organizzazione di tutte le nostre aziende sulla piattaforma con la struttura più efficace e le licenze più efficienti a disposizione", ricorda Jousef. 

Nei mesi successivi, il team ha collaborato con Atlassian e Adaptavist per la preparazione, il consolidamento di più di una dozzina di istanze del server di Delivery Hero, la migrazione di tutte le istanze a un'unica piattaforma Atlassian Cloud, la gestione delle modifiche e l'onboarding. "Il processo di passaggio al cloud non può essere fatto da soli", dice Sha. "Insieme ad Atlassian e al nostro Solution Partner, abbiamo centralizzato e trasferito 40.000 utenti da più strumenti isolati a un'unica piattaforma Atlassian Cloud Enterprise in sei mesi, il 40% più velocemente di quanto inizialmente previsto".

Esperienze migliori e più veloci: obiettivo raggiunto ✅

Da quando ha completato il consolidamento e la migrazione, Delivery Hero ha già riscontrato miglioramenti enormi e continua a ottimizzare la sua piattaforma e a esplorare nuove funzionalità. Oltre ai continui risparmi sui costi, per Sha e Jousef le principali differenze riguardano efficienza, prestazioni, sicurezza e soddisfazione. 

Risparmi del 69% in tre anni

Delivery Hero prevede di ottenere un risparmio sui costi del 69% solo nei primi tre anni centralizzando le proprie organizzazioni e istanze e migrando tutte le istanze ad Atlassian Cloud Enterprise.  

Efficienza: maggiore standardizzazione, prestazioni migliorate e manutenzione ridotta 

La standardizzazione dei sistemi e delle modalità di lavoro all'interno dell'organizzazione non solo faciliterà la collaborazione tra i dipendenti, ma consentirà anche di ottenere prezzi più competitivi per i clienti ed economie di scala per l'azienda. 

La standardizzazione ha inoltre ridotto in misura significativa la manutenzione e ciò ha consentito agli amministratori e ai tecnici di Atlassian di concentrarsi su iniziative più strategiche. Queste le parole di Sha: "Prima, quando i nostri sistemi subivano interruzioni, ogni volta i quattro membri del team impiegavano fino a sette ore per risolvere il problema. Ora, su Atlassian Cloud Enterprise, non ci sono mai tempi di inattività, quindi possiamo dedicare oltre mille ore di tempo e impegno in più a lavori più importanti".

Sicurezza: più efficace e proattiva 

Da quando ha consolidato le istanze e ha effettuato la migrazione ad Atlassian Cloud Enterprise, il team IT aziendale ripone la massima fiducia nel proprio assetto di sicurezza. "La sicurezza era un problema, ma ce lo siamo lasciati alle spalle", afferma Sha. "Il piano Cloud Enterprise e Atlassian Guard non solo erano ideali per le dimensioni e i requisiti dell'azienda, ma ci hanno anche aiutato a ridurre in modo proattivo la perdita di dati e i rischi come lo shadow IT".

Soddisfazione degli utenti: in crescita

Lavorare su Atlassian Cloud è un'esperienza migliore sia per gli utenti sia per gli amministratori. "I nostri team dicono che nel complesso Atlassian Cloud è molto più facile da usare, promuove la collaborazione e consente loro di fare di più", afferma Jousef. "La gestione della piattaforma è molto più semplice anche per gli amministratori perché tutte le funzionalità, dai controlli utente all'acquisto delle app, sono centralizzate".

Inoltre: nuove funzionalità cloud e self-service

"Atlassian Cloud integra tantissime funzionalità e opzioni, il che significa una migliore esperienza utente e allo stesso tempo meno manutenzione. Se vogliamo ancora usare app di terze parti per migliorare la piattaforma, le integrazioni sono più semplici sul cloud", afferma Jousef.

Sha aggiunge che la soddisfazione è aumentata ancora di più non appena i dipendenti hanno cominciato a usare le funzionalità e le app cloud, ad esempio Atlassian Analytics, Automazione e Rovo. "Atlassian Analytics presenta ai team un quadro molto più chiaro sull'uso e sulle prestazioni", spiega Sha. 

"Grazie a Rovo", prosegue, "i dipendenti non sono più vincolati agli amministratori per task quali la creazione di automazioni. Basta che premano un pulsante e usino il linguaggio naturale al posto del codice".

Da "Non riusciamo a tenere il passo" a "Qual è il prossimo obiettivo?"

La mission di Delivery Hero è offrire la migliore esperienza, non solo per i propri clienti, ma anche per i dipendenti.

Sebbene in precedenza i silos e la proliferazione degli strumenti impedissero all'azienda di raggiungere questa missione, i processi di migrazione e consolidamento sono stati utili non solo a rimettersi in carreggiata, ma anche a spianare la strada per un futuro promettente. "Vogliamo attirare i migliori talenti e offrire a clienti e colleghi la migliore esperienza possibile", afferma Sha. "Ogni volta che sentivo parlare di nuove soluzioni o funzionalità che ci avrebbero aiutato a raggiungere l'obiettivo, pensavo che fossero opportunità straordinarie, ma incompatibili con una tale quantità di silos e sistemi basati su server. Ora tutto è possibile!".