In che modo Datasite ha ottenuto risparmi di oltre 500.000 dollari in cinque mesi in termini di produttività e ha trasformato lo sviluppo dei prodotti con Atlassian

Sfida: i team di Datasite, fornitore SaaS globale di soluzioni per la collaborazione e l'automazione dei flussi di lavoro basate sull'IA e impiegate per fusioni e acquisizioni, investimenti e progetti strategici, avevano bisogno di aumentare l'efficienza, rafforzare la conformità e passare da una pianificazione frammentata a un approccio dinamico in tempo reale. I team avevano troppi obiettivi e non disponevano di un'unica origine di riferimento, inoltre non avevano abbastanza tempo o concentrazione per far progredire il lavoro più significativo. I dirigenti non avevano la visibilità necessaria per monitorare l'avanzamento e le prestazioni. 

Soluzione: Datasite ha implementato Strategy Collection e Teamwork Collection di Atlassian, connesse a Jira Product Discovery e Jira Service Management, per creare una piattaforma unificata in grado di collegare i team permettendo loro di collaborare in modo più rapido ed efficiente.

Impatto: l'azienda è passata da report statici e una mentalità da fabbrica di funzionalità a un nuovo modo di lavorare più focalizzato sui risultati e sull'innovazione. Questa trasformazione ha già consentito di risparmiare migliaia di ore e di ottenere un ROI 10 volte superiore in pochi mesi.

Meno riunioni, più significato: la trasformazione di Datasite con Atlassian

Anche se non conosci Datasite, probabilmente ti è capitato di sentir parlare delle fusioni e delle acquisizioni facilitate dalla sua piattaforma. Nel 2025, Datasite ha sostenuto più di 39.000 progetti, tra cui quattro dei cinque principali affari a livello mondiale. Come afferma JR Harrell, EVP of Product Operations and Enablement: "È probabile che qualsiasi transazione importante di cui si parla sul Wall Street Journal, sul New York Times o sul Financial Times sia stata effettuata sulla nostra piattaforma".

La strategia e l'esecuzione di Datasite erano distribuite su vari strumenti e documenti statici, di conseguenza i team dovevano dedicare troppo tempo alle riunioni, alle ricerche e alla creazione di report invece di impegnarsi nella creazione e nell'innovazione. JR ha capito che l'azienda non aveva solo bisogno di un altro strumento, ma di un nuovo modo di lavorare. 

Per realizzare questo cambiamento, l'azienda si è rivolta ad Atlassian. Implementando Strategy Collection e Teamwork Collection di Atlassian, Datasite ha creato una piattaforma unificata che ha contribuito a:

• eliminare oltre 4.000 riunioni, con un risparmio di tempo corrispondente a più di 500.000 $, solo nei primi cinque mesi

• razionalizzare gli OKR da 216 a tre obiettivi aziendali e 12 risultati chiave

• sostituire i report statici e dispendiosi in termini di tempo con dashboard self-service in tempo reale

Dal momento che l'intera azienda lavora allo stesso modo sulla stessa piattaforma, i team di Datasite possono riunirsi per fornire un lavoro ancora migliore (e quindi anche offerte migliori per i clienti) in tempi più rapidi.

Una richiesta dei dirigenti innesca il passaggio a un modo di lavorare più connesso e produttivo

Prima di Atlassian, Datasite aveva più di 200 obiettivi e risultati chiave (OKR) ma non aveva un'unica origine di riferimento o un hub di collaborazione che aiutasse i team a raggiungere e monitorare tali obiettivi in tempo reale. Il calendario è diventato lo strumento di coordinamento predefinito da tutti, con prenotazioni spesso doppie o triple per i membri del team.  

Il Chief Product Officer Doug Cullen, a cui fa capo il Product Operations and Enablement Team di JR, ha riassunto così il problema: "Ho bisogno di una panoramica del reparto di produzione. Non un riepilogo o una presentazione, ma una visione in tempo reale di tutto, dalla strategia al lavoro nei diversi team".

Questa richiesta di una panoramica del reparto di produzione è stata il fattore determinante per la trasformazione di Datasite. Era giunto il momento di dire basta all'interminabile ciclo di riunioni e far evolvere i processi e le piattaforme in modo che i team potessero dedicare più tempo al lavoro più importante.

Le nuove soluzioni nascono da un partner di lunga data

JR ha scoperto che l'ottimizzazione della piattaforma Atlassian di Datasite avrebbe aiutato l'azienda a passare a una pianificazione più dinamica e in tempo reale e ad aumentare la collaborazione, la trasparenza e l'efficienza durante l'esecuzione. 

Per quanto riguarda la strategia, Datasite ha lanciato Strategy Collection di Atlassian (Focus, Talent e Align) per offrire ai leader la visione in tempo reale dalla strategia all'esecuzione. Per quanto riguarda l'esecuzione, l'azienda è passata a Teamwork Collection per connettere le istanze Jira e Confluence esistenti e allo stesso tempo ha aggiunto Loom per ridurre il sovraccarico di riunioni. Con Rovo presente in tutte queste app, i dipendenti di Datasite possono anche avvalersi di un collega del team IA in grado di aiutarli a trovare più velocemente le risposte, a prendere decisioni ancora migliori e ad automatizzare il lavoro. 

Il team di JR si è affidato ai servizi di consulenza di Atlassian per ottenere indicazioni strategiche e supporto tecnico nell'intero processo. "Se ti rivolgi ai servizi di consulenza di Atlassian, non ti serve un piano: devi solo conoscere i risultati che stai cercando di raggiungere", afferma JR. "Se riesci a spiegare il cosa e il perché, Atlassian può aiutarti a spiegare il come. Con il suo aiuto, abbiamo fatto incredibili passi in avanti in un breve periodo di tempo".

Creazione di una piattaforma unificata in cui i team passano dall'ideazione all'impatto

La connessione di Strategy Collection e Teamwork Collection con le altre app Atlassian di Datasite (Jira Product Discovery e Jira Service Management) ha dato vita a un System of Work unificato che è alla base dell'intero ciclo di vita del prodotto. È quello che Datasite definisce "framework dall'ideazione all'impatto".

"Ora disponiamo di un unico flusso di lavoro in cui possiamo tenere traccia del lavoro dall'ideazione alle fasi di esplorazione, sviluppo, rilascio, monitoraggio e misurazione", afferma JR. "Possiamo monitorare il flusso dall'inizio alla fine in Atlassian".

Ecco come funziona:

1. Datasite utilizza Teamwork Collection e Strategy Collection per unificare la definizione degli obiettivi e la pianificazione strategica e collaborare in queste attività.

2. Le idee vengono centralizzate tramite Jira Service Management e Jira Product Discovery, utilizzando gli agenti Rovo per valutare rapidamente le nuove iniziative.

3. Le idee approvate vengono trasferite in Jira, mentre le altre rimangono nel backlog di Jira Product Discovery con un contesto completo che potrà essere consultato in futuro.

4. I team utilizzano Teamwork Collection (Jira, Confluence, Loom) per l'esecuzione collaborativa, cioè la gestione della distribuzione in Jira, l'archiviazione delle conoscenze in Confluence e l'utilizzo di agenti Rovo e Loom per il self-service e la comunicazione.

5. I leader si affidano a dashboard in tempo reale per tenere traccia dei progressi e usano Strategy Collection per fare in modo che l'esecuzione sia sempre allineata alla strategia.

Questo framework ha garantito la panoramica del reparto di produzione desiderata dai leader, ma anche la collaborazione e la visibilità che servivano ai team per lavorare in modo più rapido ed efficiente. Doug afferma: "Tutti questi strumenti si uniscono in un modo pensato appositamente che crea questo effetto moltiplicatore di forze. Siamo riusciti a generare valore in sei mesi nel bel mezzo di un periodo molto, molto intenso per Datasite, e questo è stato rivoluzionario per noi".

Loom e Rovo: i nuovi acceleratori di Datasite

I dipendenti ora gravitano verso la nuova app Loom e Rovo, all'interno di Teamwork Collection. Hanno sostituito le infinite serie di riunioni con brevi video Loom e, durante le poche riunioni rimanenti, utilizzano la funzionalità di IA per prendere appunti in modo da ottenere risultati più efficienti.

Ad esempio, Datasite ha trasformato un'imponente riunione mensile di revisione aziendale in una conversazione mirata di portata inferiore guidata dalla piattaforma Atlassian. "Siamo passati da una revisione aziendale mensile di 2 ore con 125 persone a una riunione con 15 persone basata sul nostro framework Atlassian e a un breve riepilogo di Loom per tutte le altre persone. Abbiamo realizzato una riduzione del 90%, che rappresenta un enorme risparmio di tempo e denaro", spiega JR. "Questo riepilogo diventa anche parte delle nostre conoscenze a livello di organizzazione, quindi altre persone possono chiedere a Rovo di aggiornarle sulla riunione o di ricavarne informazioni specifiche".

Con Rovo, la leadership di Datasite può rispondere immediatamente a domande come "Quali iniziative stanno influendo sul tasso di abbandono in questo trimestre?" e creare report in tempo reale, eliminando la necessità di aggiornamenti manuali sullo stato. JR afferma che questo è stato un punto di svolta sia per i dipendenti che per i dirigenti. "All'inizio pensavo che sarebbe stato difficile convincere i dirigenti a passare a Rovo. Ora invece non riescono a farne a meno. La prima cosa che fanno al mattino è parlare con Rovo per ottenere informazioni self-service e vedere come vanno le cose in tempo reale".

Da report sul lavoro a lavoro di report

I team di Datasite si concentrano sul ROI in tutto ciò che fanno, anche in questa trasformazione. Solo nei primi mesi, i risultati sono stati sorprendenti.

"Non trascorriamo più ore ogni settimana a riferire i progressi del lavoro, ma abbiamo un nuovo mantra: 'Il lavoro è il report'", afferma JR. "Il nostro lavoro è incentrato sulla costruzione e sull'innovazione e il sistema riferisce i progressi del lavoro in tempo reale".

Doug afferma che questo cambiamento ha fornito la visibilità di cui aveva bisogno e molto altro ancora. "Strategy Collection e Teamwork Collection di Atlassian, unite a Rovo, forniscono ai nostri leader una chiara panoramica del reparto di produzione e ai team un unico hub per la collaborazione. Ciò ha permesso di migliorare l'allineamento strategico, il focus, l'efficienza e la visibilità, eliminando oltre 4.000 riunioni e realizzando un risparmio di tempo corrispondente a più di 500.000 $ in soli quattro mesi".

JR afferma che questi miglioramenti della piattaforma non solo supportano i nuovi modi di lavorare di Datasite, ma sono anche alla guida di un cambiamento culturale più profondo che sta raggiungendo i clienti. "Con Atlassian come System of Work, siamo passati da essere produttori di funzionalità a innovatori basati sui risultati. Una rivoluzione per i nostri team, i nostri clienti e la nostra attività".

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