Modèle de suivi des dépenses
Consignez, catégorisez et validez les dépenses au même endroit et suivez les remboursements, budgets et dépenses en attente.
FONCTIONNALITÉS CLÉS
Gestion de projet
Planification de projet
Qu'est-ce qu'un modèle de suivi des dépenses ?
Un modèle de suivi des dépenses permet de gérer les dépenses en fournissant une structure cohérente pour soumettre, examiner et approuver les dépenses. Il n'est plus nécessaire de créer des systèmes de suivi à partir de zéro chaque fois que vous devez contrôler les coûts.
Le modèle inclut des champs prédéfinis pour les détails des dépenses, les workflows d'approbation et les fonctionnalités de reporting, pour vous permettre de vous concentrer sur la gestion effective de votre budget plutôt que sur la mise en place d'une infrastructure. Les équipes l'utilisent pour maintenir la visibilité des dépenses, accélérer les cycles de remboursement et prendre de meilleures décisions financières basées sur des données réelles.
Qui devrait utiliser un modèle de suivi des dépenses ?
Les équipes financières peuvent utiliser des modèles de gestion des dépenses pour normaliser la façon dont les dépenses sont soumises et approuvées dans toute l'organisation. Les chefs de projet peuvent les utiliser pour suivre les coûts spécifiques à un projet par rapport aux budgets, pour leur permettre une meilleure prise de décision concernant l'attribution des ressources. Parallèlement, les responsables de service les trouvent utiles pour surveiller les dépenses opérationnelles et identifier les opportunités de réduction des coûts sans avoir à microgérer chaque achat.
Toute personne qui gère des budgets, traite des remboursements ou supervise les dépenses opérationnelles trouvera un intérêt dans les outils structurés de suivi des dépenses. Le modèle favorise la responsabilisation en documentant qui a dépensé quoi et pourquoi, facilitant l'identification des tendances et l'ajustement des habitudes de dépenses.
Quels éléments comporte le modèle de suivi des dépenses ?
Workflows
Les workflows cartographient chaque dépense, de la soumission initiale à l'examen, à l'approbation et au paiement final. Visualisez exactement où se situe chaque dépense dans le processus, pour éviter la perte ou l'oubli d'éléments.
Personnalisez les transitions de votre workflow selon votre hiérarchie d'approbation, ou ajoutez une automatisation pour acheminer les dépenses vers le bon approbateur en fonction du montant ou de la catégorie. Accélérez les examens et faites circuler l'argent au lieu de le laisser en suspens dans le processus d'approbation.
Listes
Les listes vous offrent une vue claire de toutes les dépenses organisées par état, catégorie ou tout autre critère pertinent pour votre équipe. Filtrez la liste pour trouver rapidement les remboursements en attente, identifier les éléments de valeur élevée qui nécessitent un examen supplémentaire, ou examiner toutes les dépenses d'un service spécifique.
Cette vue est particulièrement utile lors de la planification de projet lorsque vous devez comprendre les habitudes de dépenses et adapter votre approche en conséquence.
Rapports
Les rapports vous permettent de visualiser les dépenses totales, de ventiler les frais par catégorie et de suivre la durée des processus d'approbation. Ces informations sont essentielles pour prévoir les budgets futurs et procéder à des ajustements lorsque les tendances en matière de dépenses évoluent.
De plus, utilisez les données du rapport pour identifier les catégories qui dépassent systématiquement le budget ou les étapes d'approbation qui créent des goulots d'étranglement. Cette visibilité favorise une meilleure planification stratégique et aide les équipes à adapter leur approche en matière de dépenses en fonction des résultats réels plutôt que de conjonctures.
Tableau Scrum
Le tableau Scrum offre un moyen visuel de suivre les demandes de dépenses à mesure qu'elles passent par les différentes étapes de votre processus d'approbation. Configurez des colonnes telles que « À examiner », « Approuvé » et « Payé » pour que tout soit organisé et facile à consulter d'un seul coup d'œil.
Cette vue convient particulièrement aux équipes qui pratiquent la planification itérative, où il est nécessaire d'évaluer rapidement ce qui a été approuvé, ce qui est en attente et ce qui nécessite encore une attention particulière. La présentation visuelle permet de repérer facilement les dépenses qui sont bloquées à une étape depuis trop longtemps.
Comment se lancer avec le modèle de suivi des dépenses
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Choisissez un type de projet qui correspond à votre workflow
Sélectionnez le type de projet adapté au mode de fonctionnement de votre équipe. Un projet géré par l'équipe vous offre flexibilité et contrôle, ce qui convient bien aux besoins de suivi des dépenses simples et limités à une seule équipe.
À l'inverse, il est plus logique de recourir à un projet géré par l'entreprise en cas de collaboration entre services ou lorsque vous souhaitez assurer la cohérence des processus de plusieurs équipes. Tenez compte du périmètre de votre projet et du nombre de personnes qui devront avoir accès aux données de dépenses avant toute prise de décision.
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Créez des types de tickets pour le suivi des dépenses
Ajoutez un type de ticket pour chaque type de dépense que vous devez suivre. Par exemple, vous pouvez créer un type de ticket « Demande de dépense » pour les achats courants et un type « Remboursement » pour les dépenses personnelles.
Ajoutez des champs personnalisés pour le montant, la catégorie, la date et tous les autres détails de dépenses que vous souhaitez consigner.
Utilisez la vue Liste de Jira pour suivre et organiser ces dépenses dans votre projet. Les fonctionnalités intégrées de Jira assurent la gestion budgétaire et le suivi des coûts, ce qui vous permet de fixer des plafonds de dépenses et de recevoir des alertes à l'approche du seuil des catégories.
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Configurez des workflows pour les approbations
Générez des parcours d'approbation qui font passer les dépenses par des états tels que Envoyée → En cours d'examen → Approuvée → Payée. Utilisez les workflows Jira pour cartographier ce processus et vous assurer que les dépenses suivent la bonne chaîne d'approbation en fonction des exigences de votre organisation.
Vous pouvez créer différents parcours en fonction du type de dépenses (petites ou élevées), ou diriger certaines catégories vers des approbateurs spécifiques qui possèdent une expertise dans ces domaines. Cette structure maintient la cohérence de votre modèle de suivi des dépenses de base tout en vous offrant la flexibilité dont vous avez besoin.
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Personnalisez les tableaux et rapports Scrum pour obtenir des informations plus claires
Configurez votre tableau Scrum de sorte à afficher les dépenses d'une manière adaptée au processus d'examen de votre équipe. Utilisez ce tableau pour planifier les examens des dépenses, visualiser les approbations en attente et surveiller les éléments qui nécessitent un suivi.
Configurez les rapports de sorte à afficher les dépenses totales, le nombre d'approbations en attente et la ventilation par catégorie, afin de disposer des données de suivi financier dont vous avez besoin pour prendre les décisions de gestion de projet. Ces rapports permettent d'évaluer la santé du projet et de comprendre où les dépenses sont plus élevées que prévu.
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Partagez avec les membres de l'équipe et ajustez si nécessaire
Invitez les membres de l'équipe concernés et définissez les autorisations permettant de gérer l'accès en consultation, en modification et en approbation aux données de dépenses. Commencez par un groupe de base et élargissez l'accès à mesure que le modèle s'avère utile.
Élaborez un plan d'action pour réviser et mettre à jour régulièrement le modèle, idéalement en suivant un calendrier de projet qui correspond à vos cycles budgétaires. Ajustez les champs, workflows et rapports de sorte à refléter les méthodes de travail réelles de votre équipe plutôt que de forcer tout le monde à s'adapter à un système rigide.
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