trivago transforme la culture de réunion, la collaboration et les voyages grâce à Atlassian Teamwork Collection, qui intègre l'IA

Défi : au fur et à mesure que trivago, l'une des principales plateformes mondiales de recherche d'hôtels, se développait et que ses équipes évoluaient, la fragmentation entre les équipes et les outils, les technologies héritées et les méthodes de travail incohérentes constituaient un frein. Les équipes étaient submergées par les réunions et avaient du mal à collaborer, à travailler efficacement et à développer leur activité. 

Solution : afin de moderniser ses pratiques et de créer une plateforme centrale unique, trivago unifie ses équipes grâce à un System of Work implémenté avec Atlassian. La mise à niveau vers Teamwork Collection a permis d'améliorer la collaboration et a donné accès à l'application de communication vidéo Loom et aux fonctionnalités de recherche d'entreprise et d'IA de Rovo. 

Impact : avec Teamwork Collection au cœur de son System of Work, trivago remplace les réunions inutiles et les longs documents par de courtes vidéos Loom, transforme les sessions de travail avec les tableaux blancs Confluence et utilise Rovo pour aider les collaborateurs à trouver des réponses et à agir en quelques secondes.

Un hôtel ? trivago. Du travail d'équipe ? Atlassian.

trivago compte parmi les entreprises numériques européennes qui ont le mieux réussi à développer leurs activités à l'échelle mondiale. Dans le secteur très concurrentiel des voyages, il est essentiel de faire preuve de rapidité et d'innovation, et de privilégier l'expérience client. Comme ces qualités se dégradent souvent à mesure qu'une entreprise se développe, trivago s'est efforcé d'empêcher l'affaiblissement traditionnel de ces points forts en améliorant sa structure, ses outils et son travail d'équipe. 

Elle s'est fixé de nouveaux objectifs : être l'entreprise apprenante et exécutrice la plus rapide du secteur, tirer le meilleur parti de l'IA pour générer des gains de productivité et d'innovation, et donner à ses plus de 600 talents les moyens d'accomplir le travail de 6 000 personnes.

Afin d'appuyer cette ambition axée sur l'IA et de moderniser ses méthodes de travail, trivago a déployé la Teamwork Collection d'Atlassian auprès de l'ensemble de ses équipes techniques et métier, aux côtés de Jira Service Management et Jira Product Discovery dans le cadre de la plateforme Atlassian de l'entreprise.

L'amélioration de ses méthodes de travail et de ses systèmes permet à trivago d'accomplir les choses suivantes :

• Relier toutes ses équipes dans le but de renforcer et d'accélérer la planification, la communication et la livraison

• Transformer 340 heures de réunions en contenu Loom, rendre les réunions restantes bien plus productives et efficaces, et convertir de longues pages Confluence en vidéos courtes et compréhensibles

• Connecter Atlassian à plus de neuf outils tiers à l'aide de Rovo, de sorte que les équipes puissent travailler plus rapidement et plus intelligemment

• Transformer le brainstorming et la collaboration à l'aide des tableaux blancs Confluence, qui organisent automatiquement les idées et les convertissent en tâches dans Jira

« Les équipes ne devraient pas avoir à jongler entre plusieurs outils déconnectés. En investissant dans la création d'un System of Work avec Atlassian, nous fournissons un espace qui centralise toutes nos activités », indique l'administratrice de la suite Atlassian de trivago, Laura Bennett.

Résoudre les problèmes plus profonds : surcharge de réunions, cloisonnement et partage des connaissances

trivago a adopté Jira et Confluence au début des années 2000 et s'est appuyé sur ces applications pour faire progresser son activité. Mais au fil du temps, Laura Bennett constate que des failles sont apparues dans leurs méthodes de travail.

Dans une enquête interne, les collaborateurs ont indiqué que les réunions étaient leur principale source de distraction. Actualiser l'état, prendre de petites décisions et effectuer des démonstrations rapides se transformaient régulièrement en longues réunions avec trop de participants. Les membres de l'équipe utilisaient des post-its sur les murs et prenaient des photos pour retranscrire les notes plus tard : un processus fastidieux et source d'erreurs qui rendait difficile la prise de mesures. Dans l'ensemble, ces pratiques ralentissaient la progression, perturbaient la concentration et étaient difficiles à reproduire à grande échelle.

Après les réunions, les animateurs ajoutaient des notes dans Confluence, où, selon Laura Bennett, les collaborateurs « documentaient absolument tout ». Mais la multitude de pages interminables était rarement réutilisée.

Par ailleurs, les connaissances essentielles se trouvaient également dans d'autres outils de trivago (Google Drive, Slack, les applications Microsoft, etc.), ce qui empêchait les membres de l'équipe de trouver rapidement ce dont ils avaient besoin et de collaborer avec les autres équipes. Cette fragmentation augmentait les coûts, réduisait la visibilité et nuisait à l'efficacité et à la standardisation.

Dans le même temps, trivago développait rapidement son programme d'IA, mais la plupart de ses outils d'IA étaient encore déconnectés du travail quotidien. Les équipes avaient besoin :

• D'une plateforme unifiée optimisée par l'IA et accessible à tous

• D'un moyen de rendre la documentation et les réunions plus efficaces, plus utilisables et plus exploitables

• D'une fonction de recherche et d'automatisation capable de couvrir l'ensemble de leurs outils, de manière sécurisée et intelligente

Il était temps pour trivago de repenser à la fois ses processus et ses plateformes.

Comment une plaisanterie sur l'amélioration des communications internes a profondément changé une entreprise

Quand les dirigeants de trivago ont dit en plaisantant qu'ils voulaient un « TikTok d'entreprise » (du contenu court et captivant), ils n'essayaient pas de lancer le prochain réseau social. Ils cherchaient simplement à résoudre des problèmes plus profonds. Les processus de l'entreprise ne correspondaient plus à la manière dont les personnes communiquaient et prenaient des décisions dans le monde de travail d'aujourd'hui.

Après avoir vu une démo de Loom, Laura était convaincue qu'il s'agissait de la solution idéale. « Auparavant, nous avions bien des outils pour prendre et annoter des captures d'écran, mais rien qui permettait de créer des vidéos rapidement et de les partager facilement. Loom répondait parfaitement à ces deux besoins », déclare-t-elle.

Comme elle utilisait déjà Jira et Confluence, l'entreprise a pu rassembler ces applications et y ajouter Loom et Rovo, le tout à un prix bien plus bas que le coût d'achat de Loom en tant qu'application autonome. « Nous savions que Loom améliorerait considérablement notre vie. Quand nous avons découvert la Teamwork Collection, dont Loom fait partie, nous avons été complètement bluffés par toutes les fonctionnalités offertes à moindre coût », se souvient Laura.

Étant donné que trivago avait déjà migré vers Atlassian Cloud et s'accordait sur la plateforme, la décision était simple à prendre. L'investissement dans la Teamwork Collection signifiait que l'entreprise disposerait enfin d'un endroit unique pour toutes ses activités, en plus de fonctionnalités de communication vidéo et d'IA rentables.

Transformer la collaboration, les réunions et le travail quotidien avec Teamwork Collection

Avec Atlassian Teamwork Collection au cœur de son System of Work, trivago redéfinit la manière dont les équipes communiquent, collaborent et prennent des décisions au quotidien.

Loom : le catalyseur d'une nouvelle culture de réunion

Les équipes de trivago ont rapidement adopté Loom pour transformer les modalités et la fréquence de leurs réunions. Au lieu d'organiser systématiquement des réunions, les collaborateurs posent désormais une question simple avant d'envoyer une invitation : « Est-ce que cela pourrait être une vidéo Loom ? »

Les développeurs ont été parmi les premiers à adopter Loom, l'utilisant pour enregistrer des présentations rapides et débloquer la progression sans avoir à collaborer en temps réel. Les autres équipes ont ensuite compris que l'application pouvait les aider dans leur travail en leur permettant de montrer plutôt que de raconter (ou en complément). Elles ont rapidement adopté cette application pour divers usages, allant des informations concernant l'état et démonstrations de base aux présentations de pages Confluence et de tableaux Jira, en passant par la gestion des OKR, un domaine où elle s'est révélée particulièrement efficace. « Ce qui était auparavant une présentation en personne de la progression et des contributions des OKR peut désormais être préenregistré dans Loom. Nous pouvons ainsi concentrer nos réunions sur les décisions et les remontées plutôt que sur le reporting de l'état, ce qui a raccourci nos sessions et amélioré notre préparation », explique Laura Bennett.

« Grâce à l'application Loom, offerte dans le cadre de la Teamwork Collection de trivago, nos équipes ont remplacé les réunions inutiles et les longues pages Confluence par de courtes vidéos, rendant ainsi la communication plus rapide, plus intéressante et plus compréhensible. La Teamwork Collection nous aide à améliorer notre culture de réunion et à transformer nos méthodes de collaboration et de communication », ajoute-t-elle.

Tableaux blancs et documents live Confluence : dites adieu aux post-its, et bonjour aux actions instantanées

Les équipes trivago ont encore plus amélioré leurs réunions grâce aux tableaux blancs Confluence. Au lieu de s'appuyer sur des tableaux blancs et des post-its physiques, les employés ont recours à cette fonctionnalité pour collaborer entre différents sites et regrouper rapidement les thèmes en clusters. Ils ont également simplifié le processus en se servant de Rovo pour résumer les résultats, transformer rapidement les idées en tickets Jira et rendre les artefacts consultables.

« Nos rétrospectives manuelles étaient chronophages et se composaient de post-its papier et de photos qui rendaient le suivi difficile. Grâce aux tableaux blancs Confluence et à Rovo, nous organisons désormais des rétrospectives numériques. Celles-ci sont plus faciles à animer et à traduire en actions concrètes », déclare Laura.

Rovo : un coéquipier IA qui aide les employés à travailler plus rapidement et plus intelligemment

trivago ne s'est pas automatiquement tournée vers la solution IA Rovo d'Atlassian. « Nous avons testé plusieurs solutions IA. Rovo nous a semblé l'option la plus intuitive. Elle a notamment facilité et accéléré la recherche d'entreprise, même pour les personnes qui n'ont aucune expérience préalable dans le domaine de l'IA », déclare Laura. « Nous pouvons désormais connecter en toute sécurité toutes nos équipes et plus de neuf applications distinctes, dont Slack, GitHub, Workday, les outils Microsoft et nos applications Atlassian, afin de trouver ce dont nous avons besoin et d'agir en quelques secondes. »

Dans l'enquête annuelle interne de trivago sur l'utilisation de l'IA, jusqu'à 20 % des employés occupant des postes techniques et produit ont dit gagner plus d'une heure par jour. Les équipes techniques et métier utilisent toutes Rovo pour améliorer divers workflows :

• L'équipe juridique reçoit des demandes de la part d'[autres équipes] et utilise un agent pour les résumer et les catégoriser automatiquement, ce qui lui permet de gagner plus de 200 heures par an. 

• Après le lancement de chaque campagne, l'équipe marketing utilise Rovo pour analyser et optimiser ses performances.

• Les équipes produit et de développement assurent la documentation et codent avec l'aide de Rovo dans le cadre de leurs travaux d'amélioration et de lancement de produits.

Rovo complète les autres investissements de trivago dans l'IA, aidant ainsi l'entreprise à passer de la simple amélioration de ses processus existants à la refonte totale de ses méthodes de travail. L'IA est désormais utilisée par 90 % des membres de l'organisation, soit une hausse de plus de 60 % en deux ans. « L'IA n'est plus une expérimentation secondaire chez trivago. Elle fait partie intégrante de notre travail, en nous aidant notamment à prendre des décisions, à démultiplier notre créativité, à voir plus grand, et pas seulement à aller plus vite. », ajoute Sahil Maniar, Product Manager et AI Ambassador.

Jira Product Discovery et Jira Service Management : gestion des demandes, feuilles de route et même lecture

trivago complète sa plateforme Atlassian avec Jira Product Discovery pour la priorisation et l'élaboration de feuilles de route, ainsi que Jira Service Management pour la gestion des services informatiques et d'entreprise. Bien que les équipes techniques aient été les premières à utiliser ces applications chez trivago, les équipes métier les ont adoptées pour simplifier divers workflows :

• Les employés utilisent Confluence pour parcourir le catalogue de la bibliothèque de l'entreprise, ainsi que l'outil Actifs de Jira Service Management pour suivre les livres empruntés.

• Les équipes produit et marketing ont pu rassembler près de 100 collaborateurs pour assurer la planification stratégique et se sont servies de Jira Product Discovery pour consigner et prioriser leurs idées.

• Les équipes chargées des installations, des RH, des achats mondiaux et d'autres fonctions utilisent Jira Service Management pour simplifier la réception des demandes et les approbations, tout en améliorant la visibilité.

Réservation confirmée : en route pour une transformation de l'équipe

Grâce à Atlassian Teamwork Collection, qui permet de regrouper les équipes et les outils, trivago économise déjà des milliers d'heures et de dollars chaque année, tout en aidant ses équipes à faire un grand pas en avant vers la réinvention de leur façon de travailler pour la prochaine génération.

Pour l'avenir, trivago prévoit :

• De développer l'utilisation de Rovo, en mettant l'accent sur la résolution de problèmes métier réels, l'autonomisation des équipes et la création de sources de revenus

• D'étendre Jira et Jira Service Management à d'autres équipes métier, en créant une plateforme centrale pour les demandes et la collaboration

• De relier la stratégie à l'exécution grâce à Jira Product Discovery et Atlassian Goals, afin que les OKR, les feuilles de route et les livraisons soient regroupés en un seul endroit

Pour les équipes de trivago, Atlassian est plus qu'une simple collection d'outils. C'est la colonne vertébrale d'un System of Work connecté qui les aide à partager plus rapidement leurs connaissances, à prendre de meilleures décisions et, au final, à offrir la meilleure expérience possible à leurs clients. Laura Bennett déclare : « En connectant nos équipes et nos données avec Teamwork Collection, nous économisons un temps et un argent précieux, ce qui est essentiel pour aider nos clients à faire de même. »